Hotel & Travel Assistant
Una recepción con IA para hoteles, resorts y agencias de viajes que presupuesta las tarifas reales de sus habitaciones y las envía como tarjetas de WhatsApp, gestiona reservas de estancias, excursiones, mesas de restaurante y traslados al aeropuerto, envía enlaces de pago del depósito y atiende las solicitudes de los huéspedes durante su estancia.
Descripción general
Hotel & Travel Assistant es la recepción de un hotel, hotel boutique, resort o agencia de viajes en WhatsApp, Instagram y el chat web. Funciona las 24 horas y responde en el idioma del propio huésped, también a mensajes de voz.
Gestiona cuatro tipos de reserva, y usted activa o desactiva cada una: habitaciones, excursiones y viajes de un día, mesas de restaurante, y traslados al aeropuerto y por la ciudad.
Durante la estancia, los huéspedes piden toallas, una reparación o servicio de habitaciones en el chat, y la solicitud llega al departamento adecuado. Cuando hace falta una persona, se la pasa a su equipo.
Aspectos destacados
- Precios reales, nunca inventados. El presupuesto se calcula a partir de la tarifa base de cada tipo de habitación, sus temporadas (tarifas más altas o más bajas, noches mínimas, cierre de venta), adultos adicionales, niños, el régimen de comidas y la tasa turística.
- La última habitación nunca se promete dos veces. Las habitaciones retenidas por solicitudes y las estancias confirmadas se cuentan noche a noche. Una reserva puede ser una solicitud que confirma su recepción, o confirmarse al instante mientras haya habitaciones libres.
- Las solicitudes de los huéspedes llegan al equipo adecuado. Las solicitudes se asignan a pisos, mantenimiento, servicio de habitaciones, spa, recepción o conserjería. Los huéspedes pueden enviar una foto de lo que está roto, y reciben aviso cuando el equipo empieza y cuando termina.
Instalación y configuración
- Instale Hotel & Travel Assistant desde Configuración › MonoStore › Aplicaciones, o abra el enlace de instalación app.monochat.ai/apps/mr7QNnHY8X4gDd3ZL. Si no tiene una cuenta de MonoChat, el enlace le permite registrarse primero e instala la app por usted.
- Abra la pestaña Primeros pasos en la página de inicio de MonoChat y elija Set up your business (Configure su negocio), y después Set up the business (Configurar el negocio). El formulario le pide What kind of business? (¿Qué tipo de negocio?: hotel, hotel boutique, B&B o casa de huéspedes, resort, o agencia de viajes u operador turístico; esto activa o desactiva habitaciones, excursiones, traslados y el restaurante y establece los mensajes automáticos habituales), Business name (nombre del negocio), teléfono, dirección, Booking sites you are listed on (portales de reservas en los que aparece), How should rooms, tours and tables be booked? (¿cómo se reservan habitaciones, excursiones y mesas?: el asistente presupuesta y toma una solicitud que su equipo confirma, o confirma al instante mientras haya disponibilidad), las horas de check-in y check-out, la moneda, la zona horaria y el horario de su equipo para cada día. Marque Also load sample data so I can see it full (cargar también datos de ejemplo) si quiere ver todas las pantallas llenas de registros de ejemplo. Haga clic en Save and continue (Guardar y continuar).
- Abra Hotel › Rooms and rates (Habitaciones y tarifas) y añada sus tipos de habitación con su tarifa base, cuántas habitaciones tiene y fotos, y después sus temporadas. Añada los Extras que los huéspedes pueden comprar, y sus excursiones, rutas de traslado y la configuración del restaurante si los utiliza. Revise también las pestañas Stays and payments (Estancias y pagos), Departments (Departamentos), Automatic messages (Mensajes automáticos), How it talks (Cómo habla) y Handover (Traspaso).
- Abra Hotel desk (Recepción del hotel) en el menú de la izquierda y haga clic en el botón verde de encendido (Turn on, Activar) de la cabecera. El panel Turn the assistant on (Activar el asistente) indica lo que aún falta y lo que se pondrá en marcha; active Assistant answers guests (El asistente responde a los huéspedes) y confirme. La etiqueta junto al título cambia de Off a On. Solo quien puede gestionar automatizaciones en el espacio de trabajo ve el botón de encendido y puede activar o desactivar el asistente.
- Elija Try it on your own phone (Pruébelo en su propio teléfono) en la pestaña Primeros pasos y escriba a su propio número como lo haría un huésped: pida una habitación para sus fechas, toque More photos (Más fotos) o Book (Reservar) en una tarjeta de habitación, pregunte por una excursión, un traslado o una mesa.
- Cada mensaje automático tiene su propio interruptor, y las plantillas de WhatsApp se redactan y se envían a aprobación en su número por usted. Nada se envía en horas de silencio ni a quien haya pedido que se detenga.
- Las campañas salen poco a poco como mensajes de marketing de WhatsApp aprobados, están desactivadas por defecto y excluyen a las personas contactadas en los últimos 14 días.
Pantalla por pantalla
Hotel & Travel Assistant se encuentra en Hotel desk (Recepción del hotel) en el menú de la izquierda (el icono de la campana); su lista de pantallas lleva el encabezado Hotel. Las capturas siguientes muestran la app con sus datos de ejemplo cargados (Aurora Bay Hotel).
La cabecera de la lista tiene dos botones de acceso rápido: + abre una nueva reserva y la campana abre una nueva solicitud de huésped. Junto a ellos están la etiqueta On / Off y el botón de encendido. Las pestañas que ve dependen de lo que haya activado: Reservations (Reservas), Occupancy (Ocupación), Rooms and rates (Habitaciones y tarifas) y Extras aparecen cuando las habitaciones están activadas, Tour bookings (Reservas de excursiones) y Tours (Excursiones) cuando lo están las excursiones, Tables (Mesas) cuando lo está el restaurante y Transfers (Traslados) cuando lo están los traslados.
Tarjeta de primeros pasos
Tras la instalación, la pestaña Primeros pasos de la página de inicio de MonoChat recibe los pasos de la app: Set up your business (Configure su negocio), Turn the assistant on (Activar el asistente) y Try it on your own phone (Pruébelo en su propio teléfono), junto a los pasos generales como Conectar un canal e Invitar a su equipo. Cada paso se marca cuando está hecho, y Ahora no oculta un paso que quiera omitir. El paso Turn the assistant on muestra lo que aún falta (por ejemplo Business name and currency, nombre del negocio y moneda, o At least one room type with a rate and a number of rooms, al menos un tipo de habitación con tarifa y número de habitaciones) y qué mensajes automáticos se ponen en marcha con el asistente.
Configure su negocio
Set up the business (Configurar el negocio) abre este formulario. Contiene todo lo que el asistente necesita antes de poder responder a nadie, y cada parte se puede cambiar después en su propia pestaña.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| What kind of business? (¿Qué tipo de negocio?) | Hotel, hotel boutique, B&B o casa de huéspedes, resort, o agencia de viajes u operador turístico. Activa o desactiva habitaciones, excursiones, traslados y el restaurante y establece los mensajes automáticos habituales. Una agencia de viajes empieza con las habitaciones desactivadas y las excursiones activadas. |
| Business name (Nombre del negocio), Phone (Teléfono), Address (Dirección) | Lo que el asistente cuenta de usted a los huéspedes. El nombre del negocio es obligatorio. |
| Booking sites you are listed on (Portales de reservas en los que aparece) | Separados por comas, por ejemplo Booking.com, Expedia, Airbnb. Las consultas que mencionan uno se cuentan como procedentes de un portal de reservas. |
| How should rooms, tours and tables be booked? (¿Cómo se reservan habitaciones, excursiones y mesas?) | The assistant quotes and takes a request; your team confirms it (el asistente presupuesta y toma una solicitud; su equipo la confirma), o The assistant confirms at once while there is room (el asistente confirma al instante mientras haya disponibilidad). |
| Check-in from (Check-in desde), Check-out until (Check-out hasta) | Las horas que se comunican a los huéspedes. |
| Currency (e.g. EUR, TRY, AED) (Moneda) | Un código de tres letras, usado para todos los precios. Obligatorio. |
| Time zone (Zona horaria) | Si se deja vacío, se usa la zona horaria del espacio de trabajo. |
| Días de la semana | Team hours (Horario del equipo): cuándo la recepción o su oficina responde a los mensajes. Fuera de ese horario, el asistente toma nota del mensaje. Active o desactive cada día y fije Opens (Abre) y Closes (Cierra). |
| Also load sample data so I can see it full (Cargar también datos de ejemplo) | Llena todas las pantallas con habitaciones, huéspedes y reservas de ejemplo. |
Haga clic en Save and continue (Guardar y continuar). El siguiente paso se indica en un mensaje: añada sus tipos de habitación y tarifas o, en el caso de una agencia de viajes, sus excursiones.
El botón Sample data (Datos de ejemplo) del paso Try it on your own phone abre el mismo panel de datos de ejemplo que la pestaña Sample data: muestra lo que está cargado e incluye Load sample data (Cargar datos de ejemplo).
Hoy
Todo lo que requiere atención hoy, en una sola pantalla. La fecha aparece bajo el título, y las pestañas de la parte superior muestran cuántos elementos tiene cada una: Arrivals (Llegadas), Departures (Salidas), In-house (Alojados), Booking requests (Solicitudes de reserva), Guest requests (Solicitudes de huéspedes), Tables (Mesas), Transfers (Traslados), Messages taken (Mensajes recogidos) y Ratings (Valoraciones) (además de Tours cuando las excursiones están activadas). El contador junto a Today (Hoy) en el menú suma llegadas, salidas y solicitudes de huéspedes abiertas.
Cada fila muestra el huésped, el estado, el tipo de habitación, las fechas, el número de huéspedes, el régimen de comidas, la hora de llegada y cualquier petición especial, con el importe pendiente To pay (Por pagar) a la derecha. Un icono de robot indica que lo reservó el asistente; un icono de advertencia indica que una solicitud va con retraso. Use el lápiz para abrir el registro, o los botones de la fila para confirmar una solicitud, hacer el check-out de un huésped o abrir la conversación.
Reservas
Todas las estancias, desde la primera solicitud hasta el check-out. Filtre con Requests (Solicitudes), Upcoming (Próximas), In-house (Alojados), Departures today (Salidas de hoy), Deposit due (Depósito pendiente), Past (Pasadas) y All (Todas), busque por nombre o código y ordene la lista. New reservation (Nueva reserva) añade una estancia que tomó por teléfono o en el mostrador.
Una fila muestra el código de reserva y el huésped, el estado (Request (Solicitud), Confirmed (Confirmada), In-house (Alojado), Departed (Salida realizada), Cancelled (Cancelada), Declined (Rechazada), No-show (No presentado) o Expired (Caducada)), el tipo de habitación, las fechas y noches, los huéspedes y el régimen de comidas. A la derecha ve el total y lo pagado o el depósito aún pendiente. Una solicitud tiene un botón de verificación para confirmarla: el huésped recibe entonces la confirmación y la solicitud de depósito. Las solicitudes más antiguas que Answer requests within (hours) (Responder a las solicitudes en (horas)) se marcan como retrasadas. El contador junto a Reservations en el menú es el número de solicitudes en espera.
Ocupación
Su nivel de ocupación en los próximos 14 días. Cada fila es un tipo de habitación con su número de habitaciones, y cada columna una noche. Una celda muestra las habitaciones retenidas esa noche sobre el total de ese tipo: cuentan las solicitudes, las estancias confirmadas y los huéspedes alojados. La fila Total suma todos los tipos de habitación y da el porcentaje.
Los colores muestran lo llena que está una noche: Under half (Menos de la mitad), Half or more (La mitad o más), 80% or more (80 % o más), Full (Completo) y Overbooked (Sobrerreservado). El asistente usa el mismo recuento noche a noche, así que nunca ofrece una habitación que no esté libre.
Solicitudes de huéspedes
Lo que piden en el chat los huéspedes alojados: toallas, una reparación, servicio de habitaciones, un masaje, un taxi. El asistente asigna cada solicitud a uno de sus departamentos (consulte Departments, Departamentos). Filtre con Open (Abiertas), New (Nuevas), In progress (En curso), Done (Hechas) y All (Todas), y añada una usted mismo con New guest request (Nueva solicitud de huésped).
Una fila muestra el código de la solicitud, la habitación, el huésped, el estado, el departamento y lo que se pidió, hace cuánto llegó, quién se ocupa y las fotos que haya enviado el huésped. Use On it (Me encargo; el icono de persona) para tomar una solicitud nueva, la marca de verificación para marcarla como Done y el lápiz para abrirla. Cuando Tell the guest when the team starts and when it is done (Avisar al huésped cuando el equipo empieza y cuando termina) está activado, el huésped recibe aviso de ambos pasos.
Mesas
Mesas de restaurante reservadas en el chat o por su equipo. Filtre con Today (Hoy), Tomorrow (Mañana), Requests (Solicitudes), Upcoming (Próximas), Past (Pasadas) y All (Todas), y añada una con New table booking (Nueva reserva de mesa).
Una fila muestra la hora, el huésped y el número de comensales, el estado, la ocasión si la hay y la mesa. Los botones de la fila siguen la reserva: confirmar una solicitud, marcar el grupo como Seated (Sentados) ese día, marcarlo como Done (Hecho), o marcar un No-show (No presentado) una vez pasada la hora. Las horas de reserva, los comensales por franja y el grupo más grande se configuran en Tours, transfers and restaurant (Excursiones, traslados y restaurante).
Traslados
Traslados al aeropuerto, a la estación y por la ciudad. Filtre con Requests (Solicitudes), Upcoming (Próximos), Today (Hoy), Past (Pasados) y All (Todos), y añada uno con New transfer (Nuevo traslado). La pestaña Routes (Rutas) muestra las rutas que cubre con su precio por vehículo y cuántas personas caben; Add a route (Añadir una ruta) añade una, y una ruta se puede desactivar sin eliminarla.
Una fila muestra la fecha y la hora, el huésped, el estado, la ruta y el vehículo, el número de vuelo, cuántas personas y su equipaje, y el precio. Los traslados siempre los confirma su equipo, que además asigna al conductor; un icono de advertencia indica que una solicitud va con retraso o aún no tiene conductor. Cuando usted añade al conductor, el huésped recibe el nombre, el coche y el teléfono.
Huéspedes
Todas las personas que le escriben por WhatsApp, Instagram o el chat de su sitio web. Filtre con All (Todos), In-house (Alojados), VIP y Opted out (Dados de baja), y añada un huésped con New guest (Nuevo huésped).
Una fila muestra el nombre, el teléfono, el país y de dónde llegó el huésped (Website (Sitio web), Booking site (Portal de reservas), Ad (Anuncio), Referral (Recomendación), Walk-in (Sin reserva previa), WhatsApp o Instagram), con la fecha en que escribió por última vez. Abra un huésped para editar sus datos o iniciar la conversación.
Habitaciones y tarifas
Los tipos de habitación que vende. La pestaña Room types (Tipos de habitación) muestra cada uno con su código corto, camas, vistas, tamaño y cuántos huéspedes caben, y a la derecha la tarifa base por noche, cuántas habitaciones tiene y el número de fotos. Use Add room type (Añadir tipo de habitación), el lápiz para editar y la papelera para eliminar uno (las reservas conservan su nombre; también puede ocultarlo).
La pestaña Seasons (Temporadas) sube o baja la tarifa para ciertas fechas (Higher rate (Tarifa más alta), Lower rate (Tarifa más baja) o Same rate (Misma tarifa)), fija una estancia mínima o cierra un tipo de habitación (Stop-sell, cierre de venta), para un tipo de habitación o para todos. El asistente usa todo esto para calcular el precio que presupuesta.
Extras
Lo que los huéspedes pueden añadir a una estancia: salida tardía, una bienvenida romántica, un masaje en el spa, una cena. Cada extra tiene un precio per stay (por estancia), per night (por noche), per person (por persona) o per person per night (por persona y noche), y se puede ofrecer In the pre-arrival message (En el mensaje previo a la llegada). Use Add an extra (Añadir un extra), edite con el lápiz o elimine con la papelera. Oculte un extra para dejar de ofrecerlo; las estancias que ya lo tienen lo mantienen en la factura.
Guía local
Los restaurantes, playas, lugares de interés, cafeterías y farmacias que le gusta recomendar. Cuando un huésped pregunta qué hacer o dónde comer, el asistente responde a partir de esta lista. Filtre con Shown (Visibles), Hidden (Ocultos) y All (Todos), y añada un lugar con New place (Nuevo lugar). Una fila muestra el tipo de lugar, a qué distancia está, la dirección, el nivel de precios y si tiene un marcador en el mapa.
Campañas
Ofertas para antiguos huéspedes, clientes de excursiones o personas que preguntaron pero no reservaron. New campaign (Nueva campaña) prepara una; una fila muestra su nombre, lo que pide a las personas (Book a stay (Reservar una estancia), Book a tour (Reservar una excursión) o Book a table (Reservar una mesa)), el estado y cuántos mensajes se enviaron y cuántos respondieron. Mientras Campaigns (marketing) (Campañas) esté desactivado en Automatic messages (Mensajes automáticos), la pantalla lo indica y solo puede preparar borradores. Una campaña de ejemplo no se puede enviar.
Valoraciones
Valoraciones que dan los huéspedes tras una estancia o una excursión. Filtre con To handle (Por gestionar), Low ratings (Valoraciones bajas) y All (Todas). Una fila muestra las estrellas, el huésped, si fue una estancia o una excursión, el tipo de habitación y el código de reserva. Las cinco estrellas reciben su enlace de reseñas; las valoraciones más bajas llegan aquí para que su equipo haga el seguimiento. Haga clic en la marca de verificación (Mark handled, Marcar como gestionada) una vez resuelta.
Mensajes recogidos
Cuando el asistente no puede ayudar a un huésped, por ejemplo con una oferta para grupos o una petición especial para la cocina, anota aquí la solicitud con el nombre, el teléfono y el canal del huésped. Cada nota está Open (Abierta) hasta que hace clic en la marca de verificación para darla por hecha. Las notas urgentes llevan un icono de advertencia.
Su negocio
Lo que el asistente cuenta a los huéspedes sobre el propio establecimiento. Nunca dice nada del negocio que no figure aquí o en las otras pestañas.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Business name (Nombre del negocio), Phone (Teléfono), Address (Dirección) | Sus datos de contacto. |
| About the business (one or two sentences) (Sobre el negocio, en una o dos frases) | Una breve descripción que el asistente puede usar. |
| Kind of business (Tipo de negocio) | Hotel, hotel boutique, B&B o casa de huéspedes, resort, o agencia de viajes u operador turístico. |
| Facilities (pool, spa, parking, Wi-Fi, pets, accessibility…) (Instalaciones: piscina, spa, aparcamiento, Wi-Fi, mascotas, accesibilidad…) | El asistente responde a las preguntas sobre el establecimiento a partir de este texto. |
| Booking sites you are listed on (Portales de reservas en los que aparece) | Las consultas que mencionan uno se cuentan como procedentes de un portal de reservas. |
| Review page link (Enlace a la página de reseñas) | Dónde se pide a los huéspedes satisfechos que dejen una reseña, por ejemplo su enlace de Google o TripAdvisor. |
| Map link (Enlace al mapa), Website (Sitio web), Instagram | Enlaces que el asistente puede compartir. |
| Currency (Moneda), Time zone (Zona horaria), Language of automatic messages (Idioma de los mensajes automáticos) | Se usan para los precios, las horas y los mensajes automáticos. |
| Emergency number (Número de emergencia) | Un número que el asistente puede facilitar. |
| Horario del equipo, Closed on (holidays) (Cerrado (festivos)) | Cuándo la recepción o su oficina responde a los mensajes; festivos, una fecha por línea (AAAA-MM-DD). |
| House rules and policies (Normas de la casa y políticas) | Niños, mascotas, fumar, documento de identidad en el check-in, visitas. |
| Other questions and answers (Otras preguntas y respuestas) | Un par por línea: Q: … / A: … |
Estancias y pagos
Cómo se reservan las habitaciones en el chat, los regímenes de comidas, el depósito, la cancelación y el pago. Los tipos de habitación, las tarifas y las temporadas están en Rooms and rates (Habitaciones y tarifas).
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| The assistant quotes and books rooms (El asistente presupuesta y reserva habitaciones) | Activa o desactiva la reserva de habitaciones. |
| How should rooms be booked? (¿Cómo se reservan las habitaciones?) | The assistant quotes and takes a request; reception confirms it (el asistente presupuesta y toma una solicitud; recepción la confirma), o The assistant confirms at once while rooms are free (el asistente confirma al instante mientras haya habitaciones libres). |
| Check-in from (Check-in desde), Check-out until (Check-out hasta) | Las horas que se comunican a los huéspedes. |
| Minimum nights (Noches mínimas), Bookable up to (days ahead) (Reservable con hasta (días de antelación)) | La estancia más corta y con cuánta antelación pueden reservar los huéspedes. |
| Children are up to (age) (Se consideran niños hasta (edad)) | Los huéspedes mayores cuentan como adultos. |
| Answer requests within (hours) (Responder a las solicitudes en (horas)) | Las solicitudes más antiguas se marcan como retrasadas en la recepción. |
| City tax per adult per night (Tasa turística por adulto y noche) | Se suma al presupuesto. 0: ninguna. |
| Reception staff who get new reservations in turn (Personal de recepción que recibe las nuevas reservas por turnos) | Las nuevas reservas se les asignan una tras otra. Vacío: no se asigna a nadie automáticamente. |
| Regímenes de comidas | RO, BB, HB, FB y AI, cada uno con un interruptor, el Name guests see (Nombre que ven los huéspedes) y un precio Per person per night (Por persona y noche) que se suma a la tarifa de la habitación. Meal plan quoted when the guest does not choose (Régimen presupuestado cuando el huésped no elige) fija el régimen por defecto. Mantenga al menos uno activado. |
| Deposit (% of the stay) (Depósito (% de la estancia)) | 0: sin depósito. 100: pago anticipado completo. |
| Deposit due within (days) (Plazo del depósito (días)) | Tras la confirmación; nunca después de la llegada. |
| Free cancellation until (days before arrival) (Cancelación gratuita hasta (días antes de la llegada)), Cancellation terms guests should know (Condiciones de cancelación que deben conocer los huéspedes) | Lo que el asistente explica a los huéspedes sobre la cancelación. |
| Send a payment link when the guest taps Pay now (Enviar un enlace de pago cuando el huésped toca Pay now) | Con una integración de pagos, las solicitudes de depósito incluyen un enlace de pago y los pagos se registran automáticamente. Sin ella, los huéspedes reciben en su lugar How to pay (without a link) (Cómo pagar (sin enlace)). |
Excursiones, traslados y restaurante
Lo que el asistente puede reservar además de las habitaciones. Las excursiones y las rutas de traslado se añaden en sus propias pestañas.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| The assistant offers and books tours (El asistente ofrece y reserva excursiones) | Activa las excursiones y los viajes de un día. How should tours be booked? (¿Cómo se reservan las excursiones?) elige entre una solicitud que confirma el equipo o la reserva al instante mientras haya plazas libres. |
| Notice needed (hours) (Antelación necesaria (horas)), Bookable up to (days ahead) (Reservable con hasta (días de antelación)) | Con qué poca y con cuánta antelación se puede reservar una excursión, un traslado o una mesa. |
| Tours: what guests should know (Excursiones: lo que deben saber los huéspedes) | Qué llevar, cancelación, niños, recogida en otros hoteles. |
| The assistant takes transfer requests (airport, station, city) (El asistente toma solicitudes de traslado: aeropuerto, estación, ciudad) | Activa los traslados. Los traslados siempre los confirma el equipo, que además asigna al conductor. |
| Transfers: what guests should know (Traslados: lo que deben saber los huéspedes) | Dónde espera el conductor, tiempo de espera para vuelos retrasados, sillas infantiles. |
| The assistant books tables at the restaurant (El asistente reserva mesas en el restaurante) | Activa el restaurante, con How should tables be booked? (¿Cómo se reservan las mesas?) y el Restaurant name (Nombre del restaurante). |
| Booking times every (minutes) (Horas de reserva cada (minutos)), Guests per booking time (Comensales por franja), Largest party in the chat (Grupo más grande en el chat) | Cómo se ofrecen las mesas. |
| Horario de cenas | Opens (Abre) y Closes (Cierra) por día. La última hora de reserva es 45 minutos antes del cierre. |
| Restaurant: what guests should know (Restaurante: lo que deben saber los huéspedes) | Estilo de la carta, código de vestimenta, horario del desayuno, horario del servicio de habitaciones. |
Departamentos
Los huéspedes alojados pueden pedir cosas en el chat. El asistente asigna cada solicitud a uno de estos departamentos, y la recepción la muestra en Guest requests (Solicitudes de huéspedes). Hay seis: Housekeeping (Pisos), Maintenance (Mantenimiento), Room service and restaurant (Servicio de habitaciones y restaurante), Spa and wellness (Spa y bienestar), Reception (Recepción) y Concierge (Conserjería). Active o desactive cada uno y cambie el Name (Nombre) que ven los huéspedes. Tell the guest when the team starts and when it is done (Avisar al huésped cuando el equipo empieza y cuando termina) envía al huésped una actualización en ambos pasos. Haga clic en Save (Guardar).
Mensajes automáticos
Mensajes que envía el negocio sin el asistente. No se envía nada mientras el asistente está desactivado, a las personas que se dieron de baja ni durante las horas de silencio.
| Mensaje | Cuándo se envía |
|---|---|
| Booking confirmations (Confirmaciones de reserva) | Para estancias, excursiones, mesas y traslados que confirma el equipo; el asistente confirma las suyas en el chat. Si hay depósito, a continuación llega la solicitud de pago. |
| Deposit reminder (Recordatorio del depósito) | Cuando el depósito vence y aún no se ha pagado: el importe y Pay now (Pagar ahora) (enlace de pago o cómo pagar). |
| Before arrival (Antes de la llegada) | Unos días antes del check-in: la dirección y la hora de entrada, con Book a transfer (Reservar traslado), See extras (Ver extras) y Ask a question (Hacer una pregunta). |
| Welcome on check-in (Bienvenida en el check-in) | Cuando se hace el check-in de un huésped: el número de habitación y un menú para limpieza, restaurante y ayuda. |
| Reminders the evening before (Recordatorios la noche anterior) | Para excursiones, mesas y traslados, con I will be there (Allí estaré), Change (Cambiar) y Cancel (Cancelar). Cada toque se responde al momento y se avisa al equipo. |
| Guest request updates (Actualizaciones de solicitudes de huéspedes) | Cuando el equipo empieza con una solicitud de la habitación y cuando la termina, y cuando se asigna un conductor a un traslado. |
| Receipts (Recibos) | Por cada pago hecho a través del enlace o registrado por el equipo. |
| Rating after the stay (Valoración tras la estancia) | Después del check-out o de una excursión: Great (Genial), Okay (Bien) o Not happy (No estoy satisfecho). Las 5 estrellas reciben su enlace de reseñas; las valoraciones más bajas se anotan para el equipo. |
| Campaigns (marketing) (Campañas) | Le permite enviar ofertas a antiguos huéspedes y a personas que preguntaron. Desactivado por defecto, nunca a personas que se dieron de baja. |
Debajo de los interruptores se configuran Evening reminder at (Recordatorio de la noche a las), Before-arrival message (days before) (Mensaje previo a la llegada (días antes)), Ask for a rating after check-out (hours) (Pedir una valoración tras el check-out (horas)), y Quiet from (Silencio desde) y Quiet until (Silencio hasta). La sección WhatsApp templates (Plantillas de WhatsApp) muestra el estado de cada plantilla en su número (por ejemplo Approved (Aprobada) o Waiting for Meta (Esperando a Meta)); Submit missing templates (Enviar las plantillas que faltan) redacta y envía a aprobación las que aún faltan, en el idioma de los mensajes automáticos.
Cómo habla
Lo que hace el asistente es fijo; cómo suena lo decide usted, y un cambio se aplica desde el siguiente mensaje.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| What it calls itself (Cómo se llama a sí mismo) | Un nombre para el asistente. Si lo deja vacío, simplemente responde en nombre del negocio sin dar un nombre. |
| Tone (Tono) | Profesional, cercano, cálido o directo. |
| How it addresses guests (Cómo se dirige a los huéspedes) | Formally (De usted) o Casually, by first name (De tú, por el nombre de pila). |
| Emojis | Ninguno, como mucho uno cuando ayude, o libremente. |
| Answer length (Longitud de las respuestas) | Breve, equilibrada o detallada. |
| Fallback language (Idioma de reserva) | Siempre responde en el idioma en que escribe cada huésped; este solo se usa cuando no puede determinarlo. |
| Anything else it should know (Cualquier otra cosa que deba saber) | Se añade a sus instrucciones tal cual: normas de la casa, cosas que nunca debe prometer. No puede anular la regla de que no inventa datos. |
Traspaso
Cuando un huésped pide hablar con una persona, está descontento o pregunta algo para lo que el asistente no tiene respuesta, este traspasa la conversación. Elija Who picks it up (Quién la atiende: un equipo, una persona concreta o nadie), el horario con Opens at (Abre a las, 0–23) y Closes at (Cierra a las, 1–24), Which days (Qué días: todos los días o solo entre semana) y la Time zone (Zona horaria) en la que se interpreta el horario. Fuera de este horario no hace el traspaso. Haga clic en Save (Guardar).
Datos de ejemplo
Muestra si los datos de ejemplo están cargados. Carga 5 tipos de habitación con fotos, temporadas y extras, 14 huéspedes y sus estancias en todos los estados (con depósitos y pagos), excursiones y sus reservas, mesas de restaurante, traslados, solicitudes desde las habitaciones, recomendaciones locales, valoraciones y una campaña en borrador. Sus propios registros no se modifican. A los huéspedes de ejemplo nunca se les escribe, pero puede probar el asistente en su propio número con las habitaciones y excursiones de ejemplo. Load again (Volver a cargar) los recarga, y Remove sample data (Eliminar datos de ejemplo) elimina todas las filas de ejemplo; sus registros reales no se tocan. Elimínelos antes de que escriban huéspedes reales.
Panel de la reserva
Haga clic en una reserva para abrirla. En la parte superior se muestran el huésped y su teléfono, el tipo de habitación, las fechas y noches, los huéspedes, el régimen de comidas, el estado y quién la reservó, el vuelo de llegada, el precio de cada noche, el total, lo pagado, el depósito pendiente y su fecha, y el saldo.
- Check in (Registrar entrada; después de escribir el Room number, número de habitación), No-show (No presentado) y más adelante Check out (Registrar salida) hacen avanzar la estancia; una solicitud tiene en su lugar Confirm (Confirmar) y Decline (Rechazar). Save the room number (Guardar el número de habitación) guarda la habitación.
- Change the stay (Cambiar la estancia): nuevo Check-in, Check-out, Room type (Tipo de habitación), Adults (Adultos), Children (Niños), Rooms (Habitaciones) o Meal plan (Régimen de comidas). El precio se vuelve a calcular; los campos vacíos se quedan como están. Haga clic en Save the change (Guardar el cambio).
- Extras: elija un Extra y una Quantity (Cantidad) y haga clic en Add (Añadir). El precio sigue la unidad del extra y se suma a la factura.
- Details and notes (Detalles y notas): Special requests (Peticiones especiales), Arrival time (Hora de llegada), Flight (Vuelo), Child ages (Edades de los niños) y Notes (for the team) (Notas para el equipo), que los huéspedes nunca ven.
- Payments (Pagos): Send the payment request (Enviar la solicitud de pago), Copy the payment link (Copiar el enlace de pago), Check the payment (Comprobar el pago), o Record a payment (Registrar un pago) cobrado en el mostrador o por transferencia bancaria. Primero se pide el depósito y después el saldo, y cada pago recibe un recibo.
- Cancel the reservation (Cancelar la reserva) libera la habitación; el huésped recibe un breve mensaje de que se ha cancelado.
Panel del tipo de habitación
Abra un tipo de habitación en Rooms and rates (Habitaciones y tarifas) para editarlo: Name (Nombre), Short code (Código corto), Description (Descripción), Beds (Camas), View (Vistas) y Size (m²) (Tamaño (m²)); quién cabe en una habitación (Adults at most (Máximo de adultos), Children at most (Máximo de niños), Guests at most (Máximo de huéspedes), Guests in the base rate (Huéspedes incluidos en la tarifa base)); la tarifa por habitación y noche (Base rate (Tarifa base), Each extra adult (Cada adulto adicional), Each child (Cada niño)); Rooms of this type (Habitaciones de este tipo: cuántas se pueden vender cada noche), Minimum nights (Noches mínimas) y Order (Orden); Amenities (Servicios); Photo links (Enlaces de fotos: un enlace https por línea, hasta 15, el primero es la foto de la tarjeta); un Video link (Enlace de vídeo) y Active (the assistant offers it) (Activo: el asistente lo ofrece). Las temporadas suben o bajan la tarifa base.
Activar el asistente
El botón de encendido de la cabecera abre este panel. En la parte superior indica lo que aún falta: Business name and currency (Nombre del negocio y moneda), Team hours (Horario del equipo), al menos una de las opciones habitaciones, excursiones, traslados o mesas activada, At least one room type with a rate and a number of rooms (Al menos un tipo de habitación con tarifa y número de habitaciones) cuando las habitaciones están activadas, At least one tour (Al menos una excursión) cuando las excursiones están activadas, y Transfer routes with prices (Rutas de traslado con precios; recomendado).
Active Assistant answers guests (El asistente responde a los huéspedes) y confirme. Debajo del interruptor ve lo que se pone en marcha con el asistente (respuestas en el chat, solicitudes de reserva de habitaciones, mesas, traslados, solicitudes de huéspedes, respuestas a botones y cada mensaje automático activado) y lo que sigue desactivado, como Campaigns (marketing) (Campañas). Una advertencia le avisa si los datos de ejemplo siguen cargados, y otra si hay otro bot activado también en el espacio de trabajo.
Informe
Informes › Hotel desk resume los últimos 30 días:
- Stays (Estancias): Booking requests (Solicitudes de reserva), Confirmed (Confirmadas), Booked by the assistant (Reservadas por el asistente), Nights (Noches), Stay value (Valor de las estancias) y Booked ahead (average) (Antelación de reserva (media)).
- Where bookings come from (De dónde vienen las reservas): solicitudes, confirmadas, noches e ingresos por origen (sitio web, portal de reservas, anuncio, WhatsApp, Instagram, sin reserva previa, recomendación).
- Money (Dinero): Payments (Pagos) y Paid online (Pagado en línea).
- Guest requests (Solicitudes de huéspedes): solicitudes, hechas y Average time to done (Tiempo medio hasta completarse), y solicitudes por departamento.
- Restaurant tables (Mesas de restaurante), Tours (Excursiones) y Transfers (Traslados): reservas, cubiertos o huéspedes, no presentados y valor.
- Ratings (Valoraciones), estancias por estado, tipos de habitación reservados y Campaigns (Campañas) con enviados y respondidos.
Funciones
Tarjetas de habitación
Una foto, el total de la estancia, tamaño, camas y vistas, con los botones Más fotos y Reservar esta habitación. En WhatsApp, varias habitaciones llegan como un carrusel deslizable.
Depósitos y pago
Tras la confirmación, el huésped recibe la solicitud de depósito con Pagar ahora. Con una integración de pagos se envía un enlace de pago y el pago se registra automáticamente; sin ella, se envían sus instrucciones de pago.
Extras y ocupación
Recogida en el aeropuerto, salida tardía, un paquete de spa o una cena romántica se pueden añadir por estancia, por noche o por persona. Una vista de 14 días muestra las habitaciones vendidas por tipo de habitación y noche.
Antes de la llegada y bienvenida
Unos días antes del check-in, la dirección y la hora de entrada con Reservar traslado, Ver extras y Hacer una pregunta. En el check-in, el número de habitación y un pequeño menú: Limpieza, Restaurante y Necesito ayuda.
Excursiones y mesas
Salidas de excursiones con plazas, precios de adultos y niños, punto de encuentro y temporada. Mesas de restaurante dentro de su horario de cena, comensales por franja y el grupo más grande.
Traslados
Rutas con precios por vehículo y cuántas personas caben. Cuando usted añade al conductor, el huésped recibe el nombre, el coche y el teléfono. Los recordatorios de la noche anterior incluyen Allí estaré, Cambiar y Cancelar.
Valoraciones y campañas
Una valoración tras la estancia lleva a los huéspedes satisfechos a su enlace de reseñas. Las campañas dirigidas a antiguos huéspedes, a clientes de excursiones o a quienes preguntaron pero no reservaron están desactivadas por defecto.
Informes
En 30 días: solicitudes de reserva por origen, confirmaciones, noches y valor de las estancias, con cuánta antelación reservan los huéspedes, pagos, solicitudes de huéspedes por departamento, excursiones, mesas, traslados, valoraciones y respuestas a campañas.
Capturas de pantalla
Hotel & Travel Assistant enviando habitaciones libres como tarjetas con precios para las fechas del huésped
Lista de reservas con solicitudes, estancias confirmadas y depósitos pendientes
Una estancia con precios por noche, depósito, saldo, extras y cambios
Vista de hoy con llegadas, salidas y huéspedes alojados
Solicitudes de huéspedes enviadas al departamento adecuado, con el huésped siempre informado
Informe de recepción del hotel con reservas por origen, noches, valor de las estancias y pagosPreguntas frecuentes
¿Para qué negocios está pensado?
Hoteles, hoteles boutique, resorts y agencias de viajes. Gestiona reservas de habitaciones, excursiones y viajes de un día, mesas de restaurante y traslados, y usted activa o desactiva cada una.
¿Cómo calcula los precios de las habitaciones?
A partir de la tarifa base de cada tipo de habitación, sus temporadas (tarifas más altas o más bajas, noches mínimas, cierre de venta), adultos adicionales, niños, el régimen de comidas y la tasa turística. Nunca inventa un precio.
¿Puede confirmar reservas por sí solo?
Usted elige. Una reserva puede ser una solicitud que confirma su recepción, o confirmarse al instante mientras haya habitaciones libres. Las habitaciones se cuentan noche a noche, así que la última habitación nunca se promete dos veces.
¿Pueden los huéspedes pagar un depósito en el chat?
Sí. Tras la confirmación, el huésped recibe la solicitud de depósito con Pagar ahora. Con una integración de pagos envía un enlace de pago y registra el pago; sin ella, se envían sus instrucciones de pago.
¿Qué ocurre durante la estancia?
Los huéspedes piden toallas, una reparación o servicio de habitaciones en el chat. La solicitud llega al departamento adecuado, los huéspedes pueden enviar una foto y reciben aviso cuando el equipo empieza y cuando termina.
¿Qué canales e idiomas admite?
WhatsApp, Instagram y chat web, las 24 horas, en el idioma del propio huésped, también mensajes de voz.