Hotel & Travel Assistant
Recepcja AI dla hoteli, kurortów i biur podróży, która podaje rzeczywiste ceny pokoi i wysyła pokoje jako karty na WhatsApp, rezerwuje pobyty, wycieczki, stoliki w restauracji i transfery z lotniska, wysyła linki do płatności zaliczki oraz przyjmuje prośby gości w trakcie pobytu.
Przegląd
Hotel & Travel Assistant to recepcja hotelu, hotelu butikowego, kurortu lub biura podróży na WhatsApp, Instagramie i czacie na stronie. Działa całą dobę i odpowiada w języku gościa, także na wiadomości głosowe.
Rezerwuje cztery rzeczy, a każdą z nich można włączyć lub wyłączyć: pokoje, wycieczki i wyjazdy jednodniowe, stoliki w restauracji oraz transfery z lotniska i po mieście.
W trakcie pobytu goście proszą na czacie o ręczniki, naprawę lub room service, a prośba trafia do właściwego działu. Gdy potrzebny jest człowiek, przekazuje rozmowę Państwa zespołowi.
Najważniejsze cechy
- Prawdziwe ceny, nigdy zmyślone. Wycena jest liczona na podstawie stawki bazowej każdego typu pokoju, Państwa sezonów (wyższe lub niższe stawki, minimalna liczba nocy, stop-sell), dodatkowych dorosłych, dzieci, wyżywienia i opłaty miejscowej.
- Ostatni pokój nigdy nie zostanie obiecany dwa razy. Pokoje zablokowane przez zapytania i potwierdzone pobyty są liczone noc po nocy. Rezerwacja może być prośbą, którą potwierdza recepcja, albo potwierdzona od razu, dopóki są wolne pokoje.
- Prośby gości trafiają do właściwego zespołu. Prośby są kierowane do pokojówek, utrzymania, room service, spa, recepcji lub concierge’a. Goście mogą wysłać zdjęcie tego, co jest zepsute, i dowiadują się, kiedy zespół zaczyna pracę i kiedy kończy.
Instalacja i konfiguracja
- Zainstaluj Hotel & Travel Assistant w Ustawienia › MonoStore › Aplikacje lub otwórz link instalacyjny app.monochat.ai/apps/mr7QNnHY8X4gDd3ZL. Jeśli nie mają Państwo konta MonoChat, link pozwoli najpierw się zarejestrować i zainstaluje aplikację za Państwa.
- Otwórz kartę Rozpocznij na stronie głównej MonoChat i wybierz Set up your business (Skonfiguruj swoją firmę), a następnie Set up the business (Skonfiguruj firmę). Formularz pyta o What kind of business? (Jaki rodzaj firmy?) (hotel, hotel butikowy, B&B lub pensjonat, kurort albo biuro podróży lub organizator wycieczek; ten wybór włącza lub wyłącza pokoje, wycieczki, transfery i restaurację oraz ustawia typowe wiadomości automatyczne), Business name (Nazwa firmy), telefon, adres, Booking sites you are listed on (Serwisy rezerwacyjne z Państwa ofertą), How should rooms, tours and tables be booked? (Jak mają być rezerwowane pokoje, wycieczki i stoliki?) (asystent podaje cenę i przyjmuje prośbę, którą potwierdza Państwa zespół, albo potwierdza od razu, dopóki są miejsca), godziny zameldowania i wymeldowania, walutę, strefę czasową oraz godziny pracy zespołu na każdy dzień. Zaznacz Also load sample data so I can see it full (Wczytaj też przykładowe dane, abym zobaczył wszystko wypełnione), jeśli każdy ekran ma być wypełniony przykładowymi rekordami. Kliknij Save and continue (Zapisz i kontynuuj).
- Otwórz Hotel › Rooms and rates (Pokoje i stawki) i dodaj typy pokoi z ich stawką bazową, liczbą pokoi i zdjęciami, a następnie sezony. Dodaj Extras (Dodatki), które goście mogą kupić, oraz wycieczki, trasy transferów i ustawienia restauracji, jeśli z nich Państwo korzystają. Sprawdź też karty Stays and payments (Pobyty i płatności), Departments (Działy), Automatic messages (Wiadomości automatyczne), How it talks (Styl rozmowy) i Handover (Przekazanie).
- Otwórz Hotel desk (Recepcja hotelu) w menu po lewej stronie i kliknij zielony przycisk zasilania (Turn on, Włącz) w nagłówku. Panel Turn the assistant on (Włącz asystenta) wyświetla listę tego, czego jeszcze brakuje, i tego, co zostanie uruchomione; włącz przełącznik Assistant answers guests (Asystent odpowiada gościom) i potwierdź. Plakietka obok tytułu zmieni się z Off (Wyłączony) na On (Włączony). Przycisk zasilania widzi i może włączać lub wyłączać asystenta tylko osoba, która może zarządzać automatyzacjami w przestrzeni roboczej.
- Wybierz Try it on your own phone (Wypróbuj na własnym telefonie) na karcie Rozpocznij i napisz na własny numer tak, jak zrobiłby to gość: zapytaj o pokój na swoje daty, dotknij More photos (Więcej zdjęć) lub Book (Zarezerwuj) na karcie pokoju, zapytaj o wycieczkę, transfer lub stolik.
- Każda wiadomość automatyczna ma własny przełącznik, a szablony WhatsApp są pisane i zgłaszane na Państwa numerze za Państwa. Nic nie jest wysyłane w godzinach ciszy ani do osób, które napisały stop.
- Kampanie są wysyłane stopniowo jako zatwierdzone wiadomości marketingowe WhatsApp, są domyślnie wyłączone i pomijają osoby, z którymi kontaktowano się w ostatnich 14 dniach.
Ekran po ekranie
Hotel & Travel Assistant znajduje się w pozycji Hotel desk (Recepcja hotelu) w menu po lewej stronie (ikona dzwonka); lista jego ekranów ma nagłówek Hotel. Poniższe zrzuty ekranu pokazują aplikację z wczytanymi przykładowymi danymi (Aurora Bay Hotel).
Nagłówek listy ma dwa przyciski skrótów: + otwiera nową rezerwację, a dzwonek nową prośbę gościa. Obok nich znajdują się plakietka On / Off (Włączony / Wyłączony) i przycisk zasilania. To, które karty Państwo widzą, zależy od tego, co zostało włączone: Reservations (Rezerwacje), Occupancy (Obłożenie), Rooms and rates (Pokoje i stawki) i Extras (Dodatki) pojawiają się, gdy pokoje są włączone, Tour bookings (Rezerwacje wycieczek) i Tours (Wycieczki), gdy włączone są wycieczki, Tables (Stoliki), gdy włączona jest restauracja, a Transfers (Transfery), gdy włączone są transfery.
Karta Rozpocznij
Po instalacji karta Rozpocznij na stronie głównej MonoChat otrzymuje kroki aplikacji: Set up your business (Skonfiguruj swoją firmę), Turn the assistant on (Włącz asystenta) i Try it on your own phone (Wypróbuj na własnym telefonie), obok ogólnych kroków, takich jak Połącz kanał i Zaproś swój zespół. Każdy krok jest odhaczany po wykonaniu, a Nie teraz ukrywa krok, który chcą Państwo pominąć. Krok Turn the assistant on pokazuje, czego jeszcze brakuje (na przykład Business name and currency (Nazwa firmy i waluta) lub At least one room type with a rate and a number of rooms (Co najmniej jeden typ pokoju ze stawką i liczbą pokoi)), oraz które wiadomości automatyczne zaczynają działać razem z asystentem.
Konfiguracja firmy
Set up the business (Skonfiguruj firmę) otwiera ten formularz. Zawiera wszystko, czego asystent potrzebuje, zanim komukolwiek odpowie, a każdą część można później zmienić osobno na jej karcie.
| Pole | Do czego służy |
|---|---|
| What kind of business? (Jaki rodzaj firmy?) | Hotel, hotel butikowy, B&B lub pensjonat, kurort albo biuro podróży lub organizator wycieczek. Włącza lub wyłącza pokoje, wycieczki, transfery i restaurację oraz ustawia typowe wiadomości automatyczne. Biuro podróży zaczyna z wyłączonymi pokojami i włączonymi wycieczkami. |
| Business name (Nazwa firmy), Phone (Telefon), Address (Adres) | To, co asystent mówi gościom o Państwa firmie. Nazwa firmy jest wymagana. |
| Booking sites you are listed on (Serwisy rezerwacyjne z Państwa ofertą) | Oddzielone przecinkami, na przykład Booking.com, Expedia, Airbnb. Zapytania, w których pada jedna z tych nazw, są liczone jako pochodzące z serwisu rezerwacyjnego. |
| How should rooms, tours and tables be booked? (Jak mają być rezerwowane pokoje, wycieczki i stoliki?) | The assistant quotes and takes a request; your team confirms it (Asystent podaje cenę i przyjmuje prośbę; potwierdza ją zespół) albo The assistant confirms at once while there is room (Asystent potwierdza od razu, dopóki są miejsca). |
| Check-in from (Zameldowanie od), Check-out until (Wymeldowanie do) | Godziny podawane gościom. |
| Currency (e.g. EUR, TRY, AED) (Waluta, np. EUR, TRY, AED) | Trzyliterowy kod używany przy każdej cenie. Wymagane. |
| Time zone (Strefa czasowa) | Puste pole oznacza strefę czasową przestrzeni roboczej. |
| Dni tygodnia | Team hours (Godziny pracy zespołu): kiedy recepcja lub biuro odpowiada na wiadomości. Poza nimi asystent przyjmuje wiadomość. Włącz lub wyłącz każdy dzień i ustaw Opens (Otwarcie) i Closes (Zamknięcie). |
| Also load sample data so I can see it full (Wczytaj też przykładowe dane, abym zobaczył wszystko wypełnione) | Wypełnia każdy ekran przykładowymi pokojami, gośćmi i rezerwacjami. |
Kliknij Save and continue (Zapisz i kontynuuj). Następny krok jest podany w komunikacie: dodaj typy pokoi i stawki albo, w przypadku biura podróży, wycieczki.
Przycisk Sample data (Przykładowe dane) w kroku Try it on your own phone (Wypróbuj na własnym telefonie) otwiera ten sam panel przykładowych danych co karta Sample data: pokazuje, co jest wczytane, i ma przycisk Load sample data (Wczytaj przykładowe dane).
Dzisiaj
Wszystko, co wymaga dziś uwagi, na jednym ekranie. Data jest pod tytułem, a karty u góry pokazują, ile pozycji ma każda z nich: Arrivals (Przyjazdy), Departures (Wyjazdy), In-house (W hotelu), Booking requests (Zapytania rezerwacyjne), Guest requests (Prośby gości), Tables (Stoliki), Transfers (Transfery), Messages taken (Przyjęte wiadomości) i Ratings (Oceny) (oraz Tours (Wycieczki), gdy wycieczki są włączone). Licznik obok Today (Dzisiaj) w menu sumuje przyjazdy, wyjazdy i otwarte prośby gości.
Każdy wiersz pokazuje gościa, status, typ pokoju, daty, liczbę gości, wyżywienie, godzinę przyjazdu i ewentualne specjalne życzenia, a po prawej kwotę pozostałą To pay (Do zapłaty). Ikona robota oznacza, że rezerwację zrobił asystent; ikona ostrzeżenia oznacza, że prośba jest spóźniona. Ołówek otwiera rekord, a przyciski w wierszu pozwalają potwierdzić prośbę, wymeldować gościa lub otworzyć rozmowę.
Rezerwacje
Każdy pobyt, od pierwszej prośby do wymeldowania. Filtruj za pomocą Requests (Zapytania), Upcoming (Nadchodzące), In-house (W hotelu), Departures today (Wyjazdy dzisiaj), Deposit due (Zaliczka do zapłaty), Past (Minione) i All (Wszystkie), szukaj po nazwisku lub kodzie i sortuj listę. New reservation (Nowa rezerwacja) dodaje pobyt przyjęty telefonicznie lub w recepcji.
Wiersz pokazuje kod rezerwacji i gościa, status (Request (Zapytanie), Confirmed (Potwierdzona), In-house (W hotelu), Departed (Wyjechał), Cancelled (Anulowana), Declined (Odrzucona), No-show (Niestawienie się) lub Expired (Wygasła)), typ pokoju, daty i liczbę nocy, gości oraz wyżywienie. Po prawej widać kwotę łączną oraz to, co zapłacono, lub zaliczkę, która jest jeszcze do zapłaty. Zapytanie ma przycisk z ptaszkiem do potwierdzenia: gość dostaje wtedy potwierdzenie i prośbę o zaliczkę. Zapytania starsze niż Answer requests within (hours) (Odpowiadaj na zapytania w ciągu (godziny)) są oznaczane jako spóźnione. Licznik obok Reservations (Rezerwacje) w menu to liczba oczekujących zapytań.
Obłożenie
Jak bardzo obiekt jest zajęty w ciągu najbliższych 14 dni. Każdy wiersz to typ pokoju z liczbą pokoi, a każda kolumna to noc. Komórka pokazuje pokoje zajęte danej nocy w stosunku do liczby pokoi tego typu: liczą się zapytania, potwierdzone pobyty i goście w hotelu. Wiersz Total (Razem) sumuje wszystkie typy pokoi i podaje procent.
Kolory pokazują, jak pełna jest dana noc: Under half (Poniżej połowy), Half or more (Połowa lub więcej), 80% or more (80% lub więcej), Full (Pełne) i Overbooked (Nadrezerwacja). Asystent korzysta z tego samego liczenia noc po nocy, więc nigdy nie oferuje pokoju, który nie jest wolny.
Prośby gości
To, o co goście przebywający w hotelu proszą na czacie: ręczniki, naprawa, room service, masaż, taksówka. Asystent przypisuje każdą prośbę do jednego z Państwa działów (zob. Departments (Działy)). Filtruj za pomocą Open (Otwarte), New (Nowe), In progress (W toku), Done (Gotowe) i All (Wszystkie), a prośbę można dodać samodzielnie przyciskiem New guest request (Nowa prośba gościa).
Wiersz pokazuje kod prośby, pokój, gościa, status, dział i treść prośby, ile czasu minęło od jej wpłynięcia, kto się nią zajmuje oraz ewentualne zdjęcia wysłane przez gościa. Użyj On it (Zajmuję się tym; ikona osoby), aby przejąć nową prośbę, ptaszka, aby oznaczyć ją jako Done (Gotowe), i ołówka, aby ją otworzyć. Gdy włączona jest opcja Tell the guest when the team starts and when it is done (Informuj gościa, kiedy zespół zaczyna i kończy), gość dowiaduje się o obu etapach.
Stoliki
Stoliki w restauracji zarezerwowane na czacie lub przez Państwa zespół. Filtruj za pomocą Today (Dzisiaj), Tomorrow (Jutro), Requests (Zapytania), Upcoming (Nadchodzące), Past (Minione) i All (Wszystkie), a rezerwację można dodać przyciskiem New table booking (Nowa rezerwacja stolika).
Wiersz pokazuje godzinę, gościa i liczbę osób, status, ewentualną okazję i stolik. Przyciski w wierszu zmieniają się wraz z rezerwacją: potwierdź zapytanie, oznacz grupę jako Seated (Przy stoliku) w dniu rezerwacji, oznacz ją jako Done (Gotowe) lub oznacz No-show (Niestawienie się) po upływie godziny. Godziny rezerwacji, liczbę gości na godzinę i największą grupę ustawia się na karcie Tours, transfers and restaurant (Wycieczki, transfery i restauracja).
Transfery
Transfery z lotniska, z dworca i po mieście. Filtruj za pomocą Requests (Zapytania), Upcoming (Nadchodzące), Today (Dzisiaj), Past (Minione) i All (Wszystkie), a transfer można dodać przyciskiem New transfer (Nowy transfer). Karta Routes (Trasy) wyświetla obsługiwane trasy z ceną za pojazd i liczbą mieszczących się osób; Add a route (Dodaj trasę) dodaje trasę, a trasę można wyłączyć bez jej usuwania.
Wiersz pokazuje datę i godzinę, gościa, status, trasę i pojazd, numer lotu, liczbę osób i ich bagaż oraz cenę. Transfery zawsze potwierdza Państwa zespół, który dodaje też kierowcę; ikona ostrzeżenia oznacza, że zapytanie jest spóźnione lub nie ma jeszcze kierowcy. Gdy dodadzą Państwo kierowcę, gość dostaje jego imię, samochód i telefon.
Goście
Każdy, kto pisze do Państwa na WhatsApp, Instagramie lub czacie na stronie. Filtruj za pomocą All (Wszyscy), In-house (W hotelu), VIP i Opted out (Wypisani), a gościa można dodać przyciskiem New guest (Nowy gość).
Wiersz pokazuje imię i nazwisko, telefon, kraj i źródło, z którego przyszedł gość (Website (Strona internetowa), Booking site (Serwis rezerwacyjny), Ad (Reklama), Referral (Polecenie), Walk-in (Bez rezerwacji), WhatsApp lub Instagram), wraz z datą ostatniej wiadomości. Otwórz gościa, aby edytować jego dane lub rozpocząć rozmowę.
Pokoje i stawki
Typy pokoi, które Państwo sprzedają. Karta Room types (Typy pokoi) wyświetla każdy z nich z krótkim kodem, łóżkami, widokiem, metrażem i liczbą mieszczących się gości, a po prawej stawkę bazową za noc, liczbę posiadanych pokoi i liczbę zdjęć. Użyj Add room type (Dodaj typ pokoju), ołówka do edycji i kosza do usunięcia (rezerwacje zachowują jego nazwę; typ pokoju można też ukryć).
Karta Seasons (Sezony) podnosi lub obniża stawkę w wybrane daty (Higher rate (Wyższa stawka), Lower rate (Niższa stawka) lub Same rate (Ta sama stawka)), ustawia minimalną długość pobytu lub zamyka sprzedaż typu pokoju (Stop-sell), dla jednego typu pokoju lub dla wszystkich. Asystent korzysta z tego wszystkiego, aby obliczyć podawaną cenę.
Dodatki
Rzeczy, które goście mogą dodać do pobytu: późne wymeldowanie, romantyczne powitanie, masaż w spa, kolacja. Każdy dodatek ma cenę per stay (za pobyt), per night (za noc), per person (za osobę) lub per person per night (za osobę za noc) i może być oferowany In the pre-arrival message (W wiadomości przed przyjazdem). Użyj Add an extra (Dodaj dodatek), edytuj ołówkiem lub usuń koszem. Ukryj dodatek, aby przestać go oferować; pobyty, które już go mają, zachowują go na rachunku.
Lokalny przewodnik
Restauracje, plaże, atrakcje, kawiarnie i apteki, które chętnie Państwo polecają. Gdy gość pyta, co robić lub gdzie zjeść, asystent odpowiada na podstawie tej listy. Filtruj za pomocą Shown (Widoczne), Hidden (Ukryte) i All (Wszystkie), a miejsce można dodać przyciskiem New place (Nowe miejsce). Wiersz pokazuje rodzaj miejsca, odległość, adres, poziom cen i to, czy ustawiono pinezkę na mapie.
Kampanie
Oferty dla dawnych gości, gości wycieczek lub osób, które pytały, ale nie zarezerwowały. New campaign (Nowa kampania) przygotowuje kampanię; wiersz pokazuje jej nazwę, do czego zachęca (Book a stay (Zarezerwuj pobyt), Book a tour (Zarezerwuj wycieczkę) lub Book a table (Zarezerwuj stolik)), status oraz liczbę wysłanych wiadomości i odpowiedzi. Dopóki Campaigns (marketing) (Kampanie (marketing)) jest wyłączone w Automatic messages (Wiadomości automatyczne), ekran o tym informuje i można przygotowywać tylko wersje robocze. Przykładowej kampanii nie można wysłać.
Oceny
Oceny wystawiane przez gości po pobycie lub wycieczce. Filtruj za pomocą To handle (Do obsłużenia), Low ratings (Niskie oceny) i All (Wszystkie). Wiersz pokazuje gwiazdki, gościa, to, czy chodziło o pobyt czy wycieczkę, typ pokoju i kod rezerwacji. Pięć gwiazdek otrzymuje Państwa link do opinii; niższe oceny trafiają tutaj, aby zespół mógł się nimi zająć. Kliknij ptaszek (Mark handled, Oznacz jako obsłużone), gdy sprawa zostanie załatwiona.
Przyjęte wiadomości
Gdy asystent nie może pomóc gościowi, na przykład przy ofercie grupowej lub specjalnej prośbie do kuchni, zapisuje tu prośbę z imieniem gościa, telefonem i kanałem. Każda notatka ma status Open (Otwarta), dopóki nie klikną Państwo ptaszka, aby oznaczyć ją jako załatwioną. Pilne notatki mają ikonę ostrzeżenia.
Państwa firma
To, co asystent mówi gościom o samym obiekcie. Nigdy nie mówi o firmie niczego, czego nie ma tutaj ani na pozostałych kartach.
| Pole | Do czego służy |
|---|---|
| Business name (Nazwa firmy), Phone (Telefon), Address (Adres) | Państwa dane kontaktowe. |
| About the business (one or two sentences) (O firmie, jedno lub dwa zdania) | Krótki opis, z którego asystent może korzystać. |
| Kind of business (Rodzaj firmy) | Hotel, hotel butikowy, B&B lub pensjonat, kurort albo biuro podróży lub organizator wycieczek. |
| Facilities (pool, spa, parking, Wi-Fi, pets, accessibility…) (Udogodnienia: basen, spa, parking, Wi-Fi, zwierzęta, dostępność…) | Asystent odpowiada na pytania o obiekt na podstawie tego tekstu. |
| Booking sites you are listed on (Serwisy rezerwacyjne z Państwa ofertą) | Zapytania, w których pada jedna z tych nazw, są liczone jako pochodzące z serwisu rezerwacyjnego. |
| Review page link (Link do strony z opiniami) | Miejsce, w którym zadowoleni goście są proszeni o wystawienie opinii, na przykład Państwa link Google lub TripAdvisor. |
| Map link (Link do mapy), Website (Strona internetowa), Instagram | Linki, które asystent może udostępniać. |
| Currency (Waluta), Time zone (Strefa czasowa), Language of automatic messages (Język wiadomości automatycznych) | Używane do cen, godzin i wiadomości automatycznych. |
| Emergency number (Numer alarmowy) | Numer, który asystent może podać. |
| Godziny pracy zespołu, Closed on (holidays) (Zamknięte w dni (święta)) | Kiedy recepcja lub biuro odpowiada na wiadomości; święta po jednej dacie w wierszu (YYYY-MM-DD). |
| House rules and policies (Regulamin i zasady) | Dzieci, zwierzęta, palenie, dokument tożsamości przy zameldowaniu, odwiedziny. |
| Other questions and answers (Inne pytania i odpowiedzi) | Jedna para w wierszu: Q: … / A: … |
Pobyty i płatności
Jak pokoje są rezerwowane na czacie, wyżywienie, zaliczka, anulowanie i płatność. Typy pokoi, stawki i sezony znajdują się na karcie Rooms and rates (Pokoje i stawki).
| Pole | Do czego służy |
|---|---|
| The assistant quotes and books rooms (Asystent podaje ceny i rezerwuje pokoje) | Włącza lub wyłącza rezerwację pokoi. |
| How should rooms be booked? (Jak mają być rezerwowane pokoje?) | The assistant quotes and takes a request; reception confirms it (Asystent podaje cenę i przyjmuje prośbę; potwierdza ją recepcja) albo The assistant confirms at once while rooms are free (Asystent potwierdza od razu, dopóki są wolne pokoje). |
| Check-in from (Zameldowanie od), Check-out until (Wymeldowanie do) | Godziny podawane gościom. |
| Minimum nights (Minimalna liczba nocy), Bookable up to (days ahead) (Rezerwacja do (dni naprzód)) | Najkrótszy pobyt i z jakim maksymalnym wyprzedzeniem goście mogą rezerwować. |
| Children are up to (age) (Dzieci do (wiek)) | Starsi goście liczą się jako dorośli. |
| Answer requests within (hours) (Odpowiadaj na zapytania w ciągu (godziny)) | Starsze zapytania są oznaczane w panelu jako spóźnione. |
| City tax per adult per night (Opłata miejscowa za dorosłego za noc) | Doliczana do wyceny. 0: brak. |
| Reception staff who get new reservations in turn (Pracownicy recepcji, którzy po kolei dostają nowe rezerwacje) | Nowe rezerwacje są przypisywane im po kolei. Puste: nikt nie jest przypisywany automatycznie. |
| Wyżywienie | RO, BB, HB, FB i AI, każde z przełącznikiem, polem Name guests see (Nazwa widoczna dla gości) i ceną Per person per night (Za osobę za noc) doliczaną do stawki za pokój. Meal plan quoted when the guest does not choose (Wyżywienie podawane, gdy gość nie wybierze) ustawia wartość domyślną. Co najmniej jedno musi pozostać włączone. |
| Deposit (% of the stay) (Zaliczka (% pobytu)) | 0: bez zaliczki. 100: pełna przedpłata. |
| Deposit due within (days) (Zaliczka płatna w ciągu (dni)) | Od potwierdzenia; nigdy później niż w dniu przyjazdu. |
| Free cancellation until (days before arrival) (Bezpłatne anulowanie do (dni przed przyjazdem)), Cancellation terms guests should know (Warunki anulowania, które goście powinni znać) | To, co asystent mówi gościom o anulowaniu. |
| Send a payment link when the guest taps Pay now (Wyślij link do płatności, gdy gość dotknie Zapłać teraz) | Z integracją płatności prośby o zaliczkę zawierają link do płatności, a wpłaty są rejestrowane automatycznie. Bez niej goście dostają zamiast tego treść pola How to pay (without a link) (Jak zapłacić (bez linku)). |
Wycieczki, transfery i restauracja
Co asystent może rezerwować oprócz pokoi. Same wycieczki i trasy transferów dodaje się na ich własnych kartach.
| Pole | Do czego służy |
|---|---|
| The assistant offers and books tours (Asystent oferuje i rezerwuje wycieczki) | Włącza wycieczki i wyjazdy jednodniowe. How should tours be booked? (Jak mają być rezerwowane wycieczki?) wybiera prośbę potwierdzaną przez zespół lub natychmiastową rezerwację, dopóki są wolne miejsca. |
| Notice needed (hours) (Wymagane wyprzedzenie (godziny)), Bookable up to (days ahead) (Rezerwacja do (dni naprzód)) | Jak późno i z jakim maksymalnym wyprzedzeniem można zarezerwować wycieczkę, transfer lub stolik. |
| Tours: what guests should know (Wycieczki: co goście powinni wiedzieć) | Co zabrać, anulowanie, dzieci, odbiór z innych hoteli. |
| The assistant takes transfer requests (airport, station, city) (Asystent przyjmuje zapytania o transfery (lotnisko, dworzec, miasto)) | Włącza transfery. Transfery zawsze potwierdza zespół, który dodaje też kierowcę. |
| Transfers: what guests should know (Transfery: co goście powinni wiedzieć) | Gdzie czeka kierowca, czas oczekiwania przy opóźnionych lotach, foteliki dziecięce. |
| The assistant books tables at the restaurant (Asystent rezerwuje stoliki w restauracji) | Włącza restaurację, wraz z polami How should tables be booked? (Jak mają być rezerwowane stoliki?) i Restaurant name (Nazwa restauracji). |
| Booking times every (minutes) (Godziny rezerwacji co (minuty)), Guests per booking time (Goście na godzinę rezerwacji), Largest party in the chat (Największa grupa na czacie) | Jak oferowane są stoliki. |
| Godziny serwowania kolacji | Opens (Otwarcie) i Closes (Zamknięcie) dla każdego dnia. Ostatnia godzina rezerwacji przypada 45 minut przed zamknięciem. |
| Restaurant: what guests should know (Restauracja: co goście powinni wiedzieć) | Styl menu, dress code, godziny śniadań, godziny room service. |
Działy
Goście przebywający w hotelu mogą o coś poprosić na czacie. Asystent przypisuje każdą prośbę do jednego z tych działów, a panel pokazuje ją w sekcji Guest requests (Prośby gości). Jest ich sześć: Housekeeping (Pokojówki), Maintenance (Utrzymanie), Room service and restaurant (Room service i restauracja), Spa and wellness (Spa i wellness), Reception (Recepcja) i Concierge. Włącz lub wyłącz każdy z nich i zmień Name (Nazwa) widoczną dla gości. Tell the guest when the team starts and when it is done (Informuj gościa, kiedy zespół zaczyna i kończy) wysyła gościowi informację na obu etapach. Kliknij Zapisz.
Wiadomości automatyczne
Wiadomości wysyłane przez firmę bez udziału asystenta. Nic nie jest wysyłane, gdy asystent jest wyłączony, do osób, które się wypisały, ani w godzinach ciszy.
| Wiadomość | Kiedy jest wysyłana |
|---|---|
| Booking confirmations (Potwierdzenia rezerwacji) | Dla pobytów, wycieczek, stolików i transferów potwierdzanych przez zespół; asystent swoje rezerwacje potwierdza na czacie. Jeśli jest zaliczka, następuje po nich prośba o zapłatę. |
| Deposit reminder (Przypomnienie o zaliczce) | Gdy zaliczka jest wymagalna i jeszcze niezapłacona: kwota i Pay now (Zapłać teraz) (link do płatności lub sposób zapłaty). |
| Before arrival (Przed przyjazdem) | Kilka dni przed zameldowaniem: adres i godzina zameldowania z przyciskami Book a transfer (Zamów transfer), See extras (Zobacz dodatki) i Ask a question (Zadaj pytanie). |
| Welcome on check-in (Powitanie przy zameldowaniu) | Gdy gość zostaje zameldowany: numer pokoju i menu z pokojówkami, restauracją i pomocą. |
| Reminders the evening before (Przypomnienia wieczorem dzień wcześniej) | Dla wycieczek, stolików i transferów, z przyciskami I will be there (Będę), Change (Zmień) i Cancel (Anuluj). Na dotknięcie odpowiedź przychodzi od razu, a zespół zostaje powiadomiony. |
| Guest request updates (Informacje o prośbach gości) | Gdy zespół zaczyna zajmować się prośbą z pokoju i gdy ją kończy oraz gdy do transferu zostaje przypisany kierowca. |
| Receipts (Potwierdzenia płatności) | Dla każdej płatności dokonanej przez link lub zarejestrowanej przez zespół. |
| Rating after the stay (Ocena po pobycie) | Po wymeldowaniu lub wycieczce: Great (Świetnie), Okay (W porządku) lub Not happy (Niezadowolony). 5 gwiazdek otrzymuje Państwa link do opinii; niższe oceny są zapisywane dla zespołu. |
| Campaigns (marketing) (Kampanie (marketing)) | Pozwala wysyłać oferty do dawnych gości i osób, które pytały. Domyślnie wyłączone, nigdy do osób, które się wypisały. |
Pod przełącznikami ustawia się Evening reminder at (Wieczorne przypomnienie o), Before-arrival message (days before) (Wiadomość przed przyjazdem (dni wcześniej)), Ask for a rating after check-out (hours) (Poproś o ocenę po wymeldowaniu (godziny)) oraz Quiet from (Cisza od) i Quiet until (Cisza do). Sekcja WhatsApp templates (Szablony WhatsApp) pokazuje status każdego szablonu na Państwa numerze (na przykład Approved (Zatwierdzony) lub Waiting for Meta (Oczekuje na Meta)); Submit missing templates (Zgłoś brakujące szablony) pisze i zgłasza te, których jeszcze brakuje, w języku wiadomości automatycznych.
Styl rozmowy
To, co robi asystent, jest ustalone; to, jak brzmi, zależy od Państwa, a zmiana obowiązuje od następnej wiadomości.
| Pole | Do czego służy |
|---|---|
| What it calls itself (Jak się przedstawia) | Imię asystenta. Jeśli pole pozostanie puste, asystent po prostu odpowiada w imieniu firmy, nie podając imienia. |
| Tone (Ton) | Profesjonalny, przyjazny, ciepły lub bezpośredni. |
| How it addresses guests (Jak zwraca się do gości) | Formally (Formalnie) lub Casually, by first name (Swobodnie, po imieniu). |
| Emojis (Emoji) | Brak, najwyżej jedno, gdy pomaga, lub swobodnie. |
| Answer length (Długość odpowiedzi) | Krótkie, zrównoważone lub szczegółowe. |
| Fallback language (Język zapasowy) | Asystent zawsze odpowiada w języku, w którym pisze dany gość; ten język jest używany tylko wtedy, gdy nie da się go rozpoznać. |
| Anything else it should know (Co jeszcze powinien wiedzieć) | Dodawane do instrukcji dosłownie: zasady obiektu, rzeczy, których nigdy nie wolno obiecywać. Nie może uchylić zasady, że asystent nie zmyśla faktów. |
Przekazanie
Gdy gość prosi o rozmowę z człowiekiem, jest niezadowolony lub pyta o coś, na co asystent nie ma odpowiedzi, asystent przekazuje rozmowę. Wybierz Who picks it up (Kto przejmuje rozmowę) (zespół, jedną osobę z imienia i nazwiska lub nikogo), godziny za pomocą Opens at (Otwarcie o) (0–23) i Closes at (Zamknięcie o) (1–24), Which days (Które dni) (codziennie lub tylko w dni robocze) oraz Time zone (Strefa czasowa), według której liczone są godziny. Poza tymi godzinami rozmowa nie jest przekazywana. Kliknij Zapisz.
Przykładowe dane
Pokazuje, czy przykładowe dane są wczytane. Wczytywanych jest 5 typów pokoi ze zdjęciami, sezonami i dodatkami, 14 gości i ich pobyty we wszystkich statusach (z zaliczkami i płatnościami), wycieczki i ich rezerwacje, stoliki w restauracji, transfery, prośby z pokoi, lokalne polecenia, oceny i robocza kampania. Państwa własne rekordy nie są zmieniane. Do przykładowych gości nigdy nie są wysyłane wiadomości, ale można wypróbować asystenta na własnym numerze na przykładowych pokojach i wycieczkach. Load again (Wczytaj ponownie) wczytuje dane od nowa, a Remove sample data (Usuń przykładowe dane) usuwa wszystkie przykładowe wiersze; Państwa prawdziwe rekordy pozostają nietknięte. Proszę je usunąć, zanim napiszą prawdziwi goście.
Panel rezerwacji
Kliknij rezerwację, aby ją otworzyć. U góry widać gościa i telefon, typ pokoju, daty i liczbę nocy, gości, wyżywienie, status i to, kto dokonał rezerwacji, lot przylotowy, cenę każdej nocy, kwotę łączną, to, co zapłacono, wymaganą zaliczkę i jej termin oraz saldo.
- Check in (Zamelduj) (po wpisaniu Room number (Numer pokoju)), No-show (Niestawienie się) i później Check out (Wymelduj) przeprowadzają pobyt przez kolejne etapy; zapytanie ma zamiast tego przyciski Confirm (Potwierdź) i Decline (Odrzuć). Save the room number (Zapisz numer pokoju) zapisuje pokój.
- Change the stay (Zmień pobyt): nowe Check-in (Zameldowanie), Check-out (Wymeldowanie), Room type (Typ pokoju), Adults (Dorośli), Children (Dzieci), Rooms (Pokoje) lub Meal plan (Wyżywienie). Cena jest obliczana ponownie; puste pola pozostają bez zmian. Kliknij Save the change (Zapisz zmianę).
- Extras (Dodatki): wybierz Extra (Dodatek) i Quantity (Ilość), a następnie kliknij Add (Dodaj). Cena zależy od jednostki dodatku i jest doliczana do rachunku.
- Details and notes (Szczegóły i notatki): Special requests (Specjalne życzenia), Arrival time (Godzina przyjazdu), Flight (Lot), Child ages (Wiek dzieci) i Notes (for the team) (Notatki (dla zespołu)), których goście nigdy nie widzą.
- Payments (Płatności): Send the payment request (Wyślij prośbę o płatność), Copy the payment link (Skopiuj link do płatności), Check the payment (Sprawdź płatność) lub Record a payment (Zarejestruj płatność) przyjętą w recepcji lub przelewem. Najpierw pobierana jest zaliczka, potem saldo, a każda płatność dostaje potwierdzenie.
- Cancel the reservation (Anuluj rezerwację) zwalnia pokój; gość dostaje krótką wiadomość o anulowaniu.
Panel typu pokoju
Otwórz typ pokoju na karcie Rooms and rates (Pokoje i stawki), aby go edytować: Name (Nazwa), Short code (Krótki kod), Description (Opis), Beds (Łóżka), View (Widok) i Size (m²) (Metraż (m²)); kto mieści się w jednym pokoju (Adults at most (Maks. dorosłych), Children at most (Maks. dzieci), Guests at most (Maks. gości), Guests in the base rate (Goście w stawce bazowej)); stawka za pokój za noc (Base rate (Stawka bazowa), Each extra adult (Każdy dodatkowy dorosły), Each child (Każde dziecko)); Rooms of this type (Pokoje tego typu) (ile można sprzedać każdej nocy), Minimum nights (Minimalna liczba nocy) i Order (Kolejność); Amenities (Udogodnienia); Photo links (Linki do zdjęć) (jeden link https w wierszu, maksymalnie 15, pierwszy jest zdjęciem na karcie); Video link (Link do wideo) oraz Active (the assistant offers it) (Aktywny (asystent go oferuje)). Sezony podnoszą lub obniżają stawkę bazową.
Włączanie asystenta
Przycisk zasilania w nagłówku otwiera ten panel. U góry wyświetla listę tego, czego jeszcze brakuje: Business name and currency (Nazwa firmy i waluta), Team hours (Godziny pracy zespołu), co najmniej jedna włączona funkcja spośród pokoi, wycieczek, transferów lub stolików, At least one room type with a rate and a number of rooms (Co najmniej jeden typ pokoju ze stawką i liczbą pokoi), gdy pokoje są włączone, At least one tour (Co najmniej jedna wycieczka), gdy włączone są wycieczki, oraz Transfer routes with prices (Trasy transferów z cenami) (zalecane).
Włącz przełącznik Assistant answers guests (Asystent odpowiada gościom) i potwierdź. Pod przełącznikiem widać, co zostaje uruchomione razem z asystentem (odpowiedzi na czacie, zapytania o rezerwację pokoi, stoliki, transfery, prośby gości, odpowiedzi na przyciski i każda włączona wiadomość automatyczna), a co pozostaje wyłączone, na przykład Campaigns (marketing) (Kampanie (marketing)). Ostrzeżenie przypomina, gdy przykładowe dane są nadal wczytane, a kolejne, gdy w przestrzeni roboczej działa także inny bot.
Raport
Raporty › Hotel desk (Recepcja hotelu) podsumowuje ostatnie 30 dni:
- Stays (Pobyty): Booking requests (Zapytania rezerwacyjne), Confirmed (Potwierdzone), Booked by the assistant (Zarezerwowane przez asystenta), Nights (Noce), Stay value (Wartość pobytów) i Booked ahead (average) (Wyprzedzenie rezerwacji (średnio)).
- Where bookings come from (Skąd pochodzą rezerwacje): zapytania, potwierdzenia, noce i przychód według źródła (strona internetowa, serwis rezerwacyjny, reklama, WhatsApp, Instagram, gość bez rezerwacji, polecenie).
- Money (Pieniądze): Payments (Płatności) i Paid online (Zapłacone online).
- Guest requests (Prośby gości): prośby, załatwione i Average time to done (Średni czas do załatwienia) oraz prośby według działów.
- Restaurant tables (Stoliki w restauracji), Tours (Wycieczki) i Transfers (Transfery): rezerwacje, nakrycia lub goście, niestawienia się i wartość.
- Ratings (Oceny), pobyty według statusu, zarezerwowane typy pokoi oraz Campaigns (Kampanie) z liczbą wysłanych wiadomości i odpowiedzi.
Funkcje
Karty pokoi
Zdjęcie, łączna cena pobytu, metraż, łóżka i widok, z przyciskami Więcej zdjęć i Zarezerwuj ten pokój. Na WhatsApp kilka pokoi przychodzi jako karuzela, którą można przesuwać.
Zaliczki i płatności
Po potwierdzeniu gość otrzymuje prośbę o zaliczkę z przyciskiem Zapłać teraz. Z integracją płatności wysyłany jest link do płatności, a wpłata jest rejestrowana automatycznie; bez niej wysyłane są Państwa instrukcje płatności.
Dodatki i obłożenie
Odbiór z lotniska, późne wymeldowanie, pakiet spa lub romantyczną kolację można dodać za pobyt, za noc lub za osobę. Widok na 14 dni pokazuje sprzedane pokoje według typu pokoju i nocy.
Przed przyjazdem i powitanie
Kilka dni przed zameldowaniem: adres i godzina zameldowania z przyciskami Zamów transfer, Zobacz dodatki i Zadaj pytanie. Przy zameldowaniu: numer pokoju i małe menu: Sprzątanie, Restauracja i Potrzebuję pomocy.
Wycieczki i stoliki
Wyjazdy wycieczek z liczbą miejsc, cenami dla dorosłych i dzieci, miejscem zbiórki i sezonem. Stoliki w restauracji w godzinach kolacji, liczba gości na godzinę i największa grupa.
Transfery
Trasy z cenami za pojazd i liczbą mieszczących się osób. Gdy dodają Państwo kierowcę, gość dostaje imię, samochód i telefon. Przypomnienia wieczorem dzień wcześniej zawierają przyciski Będę, Zmień i Anuluj.
Oceny i kampanie
Ocena po pobycie kieruje zadowolonych gości do Państwa linku do opinii. Kampanie do dawnych gości, gości wycieczek lub osób, które pytały, ale nie zarezerwowały, są domyślnie wyłączone.
Raporty
Z 30 dni: zapytania rezerwacyjne według źródła, potwierdzenia, noce i wartość pobytów, z jakim wyprzedzeniem goście rezerwują, płatności, prośby gości według działów, wycieczki, stoliki, transfery, oceny i odpowiedzi na kampanie.
Zrzuty ekranu
Hotel & Travel Assistant wysyłający wolne pokoje jako karty z cenami na daty gościa
Lista rezerwacji z zapytaniami, potwierdzonymi pobytami i zaliczkami do zapłaty
Pobyt z cenami za noc, zaliczką, saldem, dodatkami i zmianami
Widok dzisiejszy z przyjazdami, wyjazdami i gośćmi w hotelu
Prośby gości przekazane do właściwego działu, z bieżącą informacją dla gościa
Raport recepcji hotelu z rezerwacjami według źródła, nocami, wartością pobytów i płatnościamiFAQ
Dla jakich firm jest przeznaczony?
Hotele, hotele butikowe, kurorty i biura podróży. Rezerwuje pokoje, wycieczki i wyjazdy jednodniowe, stoliki w restauracji i transfery, a każdą z tych funkcji można włączyć lub wyłączyć.
Jak oblicza ceny pokoi?
Na podstawie stawki bazowej każdego typu pokoju, Państwa sezonów (wyższe lub niższe stawki, minimalna liczba nocy, stop-sell), dodatkowych dorosłych, dzieci, wyżywienia i opłaty miejscowej. Nigdy nie zmyśla ceny.
Czy może sam potwierdzać rezerwacje?
To Państwo decydują. Rezerwacja może być prośbą, którą potwierdza recepcja, albo potwierdzona od razu, dopóki są wolne pokoje. Pokoje są liczone noc po nocy, więc ostatni pokój nigdy nie zostanie obiecany dwa razy.
Czy goście mogą zapłacić zaliczkę na czacie?
Tak. Po potwierdzeniu gość otrzymuje prośbę o zaliczkę z przyciskiem Zapłać teraz. Z integracją płatności wysyłany jest link do płatności i rejestrowana wpłata; bez niej wysyłane są Państwa instrukcje płatności.
Co dzieje się w trakcie pobytu?
Goście proszą na czacie o ręczniki, naprawę lub room service. Prośba trafia do właściwego działu, goście mogą wysłać zdjęcie i dowiadują się, kiedy zespół zaczyna pracę i kiedy kończy.
Jakie kanały i języki obsługuje?
WhatsApp, Instagram i czat na stronie, całą dobę, w języku gościa, także z wiadomościami głosowymi.