Hotel & Travel Assistant
Een AI-receptie voor hotels, resorts en reisbureaus die uw echte kamerprijzen noemt en kamers als WhatsApp-kaarten verstuurt, verblijven, tours, restauranttafels en luchthaventransfers boekt, betaallinks voor de aanbetaling stuurt en tijdens het verblijf de verzoeken van gasten opneemt.
Overzicht
Hotel & Travel Assistant is de receptie van een hotel, boetiekhotel, resort of reisbureau op WhatsApp, Instagram en webchat. Hij werkt dag en nacht en antwoordt in de eigen taal van de gast, ook op spraakberichten.
Hij boekt vier dingen, en u zet elk onderdeel aan of uit: kamers, tours en dagtrips, restauranttafels, en luchthaven- en stadstransfers.
Tijdens het verblijf vragen gasten in de chat om handdoeken, een reparatie of roomservice, en het verzoek gaat naar de juiste afdeling. Zodra er een mens nodig is, draagt hij over aan uw team.
Highlights
- Echte prijzen, nooit verzonnen. De prijsopgave wordt berekend op basis van het basistarief per kamertype, uw seizoenen (hogere of lagere tarieven, minimumnachten, stop-sell), extra volwassenen, kinderen, de maaltijdoptie en toeristenbelasting.
- De laatste kamer wordt nooit twee keer beloofd. Kamers die door aanvragen worden vastgehouden en bevestigde verblijven worden nacht voor nacht geteld. Een boeking kan een aanvraag zijn die uw receptie bevestigt, of direct bevestigd worden zolang er kamers vrij zijn.
- Verzoeken van gasten komen bij het juiste team. Verzoeken worden doorgezet naar housekeeping, onderhoud, roomservice, spa, receptie of conciërge. Gasten kunnen een foto sturen van wat kapot is en horen wanneer het team begint en wanneer het klaar is.
Installeren en instellen
- Installeer Hotel & Travel Assistant via Instellingen › MonoStore › Apps, of open de installatielink app.monochat.ai/apps/mr7QNnHY8X4gDd3ZL. Heeft u nog geen MonoChat-account, dan kunt u zich via de link eerst registreren en wordt de app voor u geïnstalleerd.
- Open het tabblad Aan de slag op uw MonoChat-startpagina en kies Set up your business (Uw bedrijf instellen), daarna Set up the business (Het bedrijf instellen). Het formulier vraagt om What kind of business? (Wat voor soort bedrijf?) (hotel, boetiekhotel, B&B of pension, resort, of reisbureau of touroperator; deze keuze zet kamers, tours, transfers en het restaurant aan of uit en stelt de gebruikelijke automatische berichten in), de Business name (Bedrijfsnaam), telefoonnummer, adres, Booking sites you are listed on (Boekingssites waarop u staat), How should rooms, tours and tables be booked? (Hoe moeten kamers, tours en tafels worden geboekt?) (de assistent geeft een prijsopgave en neemt een aanvraag aan die uw team bevestigt, of bevestigt direct zolang er plaats is), check-in- en check-outtijden, valuta, tijdzone en de tijden van uw team per dag. Vink Also load sample data so I can see it full (Laad ook voorbeeldgegevens zodat ik alles gevuld zie) aan als u wilt dat elk scherm met voorbeeldrecords wordt gevuld. Klik op Save and continue (Opslaan en doorgaan).
- Open Hotel › Rooms and rates (Kamers en tarieven) en voeg uw kamertypes toe met hun basistarief, het aantal kamers dat u heeft en foto’s, en daarna uw seizoenen. Voeg Extras (Extra’s) toe die gasten kunnen kopen, en uw tours, transferroutes en restaurantinstellingen als u die gebruikt. Controleer ook de tabbladen Stays and payments (Verblijven en betalingen), Departments (Afdelingen), Automatic messages (Automatische berichten), How it talks (Hoe hij praat) en Handover (Overdracht).
- Open Hotel desk (Hotelreceptie) in het linkermenu en klik op de groene aan/uit-knop (Turn on, Aanzetten) in de koptekst. Het paneel Turn the assistant on (Zet de assistent aan) toont wat er nog ontbreekt en wat er gaat starten; zet Assistant answers guests (Assistent beantwoordt gasten) aan en bevestig. De badge naast de titel verandert van Off (Uit) in On (Aan). Alleen wie automatiseringen in de workspace kan beheren, ziet de aan/uit-knop en kan de assistent aan- of uitzetten.
- Kies op het tabblad Aan de slag voor Try it on your own phone (Probeer het op uw eigen telefoon) en stuur uw eigen nummer een bericht zoals een gast dat zou doen: vraag een kamer voor uw data, tik op More photos (Meer foto’s) of Book (Boeken) op een kamerkaart, of vraag naar een tour, een transfer of een tafel.
- Elk automatisch bericht heeft een eigen schakelaar, en WhatsApp-templates worden voor u geschreven en op uw nummer ingediend. Er gaat niets de deur uit tijdens stille uren of naar iemand die stop heeft gezegd.
- Campagnes gaan beetje bij beetje de deur uit als goedgekeurde WhatsApp-marketingberichten, staan standaard uit en slaan mensen over die in de afgelopen 14 dagen zijn bereikt.
Scherm voor scherm
Hotel & Travel Assistant staat onder Hotel desk (Hotelreceptie) in het linkermenu (het belpictogram); de lijst met schermen heeft de kop Hotel. De schermafbeeldingen hieronder tonen de app met de voorbeeldgegevens geladen (Aurora Bay Hotel).
De koptekst van de lijst heeft twee snelknoppen: + opent een nieuwe reservering en de bel opent een nieuw gastverzoek. Daarnaast staan de badge On / Off (Aan / Uit) en de aan/uit-knop. Welke tabbladen u ziet, hangt af van wat u heeft aangezet: Reservations (Reserveringen), Occupancy (Bezetting), Rooms and rates (Kamers en tarieven) en Extras (Extra’s) verschijnen als kamers aanstaan, Tour bookings (Tourboekingen) en Tours als tours aanstaan, Tables (Tafels) als het restaurant aanstaat en Transfers als transfers aanstaan.
Kaart Aan de slag
Na de installatie krijgt het tabblad Aan de slag op uw MonoChat-startpagina de stappen van de app: Set up your business (Uw bedrijf instellen), Turn the assistant on (Zet de assistent aan) en Try it on your own phone (Probeer het op uw eigen telefoon), naast de algemene stappen zoals Een kanaal verbinden en Uw team uitnodigen. Elke stap wordt afgevinkt als die klaar is, en Niet nu verbergt een stap die u wilt overslaan. De stap Turn the assistant on toont wat er nog ontbreekt (bijvoorbeeld Business name and currency (Bedrijfsnaam en valuta) of At least one room type with a rate and a number of rooms (Minstens één kamertype met een tarief en een aantal kamers)) en welke automatische berichten met de assistent starten.
Uw bedrijf instellen
Set up the business (Het bedrijf instellen) opent dit formulier. Het bevat alles wat de assistent nodig heeft voordat hij iemand kan antwoorden, en elk onderdeel kan later op een eigen tabblad worden gewijzigd.
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| What kind of business? (Wat voor soort bedrijf?) | Hotel, boetiekhotel, B&B of pension, resort, of reisbureau of touroperator. Zet kamers, tours, transfers en het restaurant aan of uit en stelt de gebruikelijke automatische berichten in. Een reisbureau begint met kamers uit en tours aan. |
| Business name (Bedrijfsnaam), Phone (Telefoon), Address (Adres) | Wat de assistent gasten over u vertelt. De bedrijfsnaam is verplicht. |
| Booking sites you are listed on (Boekingssites waarop u staat) | Gescheiden door komma’s, bijvoorbeeld Booking.com, Expedia, Airbnb. Aanvragen die er een noemen, tellen als afkomstig van een boekingssite. |
| How should rooms, tours and tables be booked? (Hoe moeten kamers, tours en tafels worden geboekt?) | The assistant quotes and takes a request; your team confirms it (De assistent geeft een prijsopgave en neemt een aanvraag aan; uw team bevestigt die), of The assistant confirms at once while there is room (De assistent bevestigt direct zolang er plaats is). |
| Check-in from (Check-in vanaf), Check-out until (Check-out tot) | De tijden die gasten te horen krijgen. |
| Currency (e.g. EUR, TRY, AED) (Valuta, bijv. EUR, TRY, AED) | Een code van drie letters, gebruikt voor elke prijs. Verplicht. |
| Time zone (Tijdzone) | Leeg betekent de tijdzone van de workspace. |
| Dagen van de week | Team hours (Teamtijden): wanneer de receptie of uw kantoor berichten beantwoordt. Daarbuiten noteert de assistent een bericht. Zet elke dag aan of uit en stel Opens (Opent) en Closes (Sluit) in. |
| Also load sample data so I can see it full (Laad ook voorbeeldgegevens zodat ik alles gevuld zie) | Vult elk scherm met voorbeeldkamers, -gasten en -boekingen. |
Klik op Save and continue (Opslaan en doorgaan). De volgende stap verschijnt in een melding: voeg uw kamertypes en tarieven toe, of voor een reisbureau uw tours.
De knop Sample data (Voorbeeldgegevens) bij de stap Try it on your own phone (Probeer het op uw eigen telefoon) opent hetzelfde paneel met voorbeeldgegevens als het tabblad Sample data: het toont wat er geladen is en heeft Load sample data (Voorbeeldgegevens laden).
Vandaag
Alles wat vandaag aandacht nodig heeft, op één scherm. De datum staat onder de titel, en de tabbladen bovenaan tonen hoeveel items elk heeft: Arrivals (Aankomsten), Departures (Vertrekken), In-house (In huis), Booking requests (Boekingsaanvragen), Guest requests (Gastverzoeken), Tables (Tafels), Transfers, Messages taken (Genoteerde berichten) en Ratings (Beoordelingen) (plus Tours als tours aanstaan). Het getal naast Today (Vandaag) in het menu telt aankomsten, vertrekken en openstaande gastverzoeken bij elkaar op.
Elke rij toont de gast, de status, het kamertype, de data, het aantal gasten, de maaltijdoptie, de aankomsttijd en eventuele speciale wensen, met rechts het bedrag dat nog To pay (Te betalen) is. Een robotpictogram betekent dat de assistent het heeft geboekt; een waarschuwingspictogram betekent dat een aanvraag te laat is. Gebruik het potlood om het record te openen, of de knoppen op de rij om een aanvraag te bevestigen, een gast uit te checken of het gesprek te openen.
Reserveringen
Elk verblijf, van de eerste aanvraag tot het uitchecken. Filter met Requests (Aanvragen), Upcoming (Komend), In-house (In huis), Departures today (Vertrekken vandaag), Deposit due (Aanbetaling open), Past (Afgelopen) en All (Alle), zoek op naam of code en sorteer de lijst. New reservation (Nieuwe reservering) voegt een verblijf toe dat u telefonisch of aan de balie heeft aangenomen.
Een rij toont de boekingscode en de gast, de status (Request (Aanvraag), Confirmed (Bevestigd), In-house (In huis), Departed (Vertrokken), Cancelled (Geannuleerd), Declined (Afgewezen), No-show of Expired (Verlopen)), het kamertype, de data en nachten, de gasten en de maaltijdoptie. Rechts ziet u het totaal en wat er betaald is of de aanbetaling die nog openstaat. Een aanvraag heeft een vinkknop om hem te bevestigen: de gast krijgt dan de bevestiging en het verzoek voor de aanbetaling. Aanvragen die ouder zijn dan Answer requests within (hours) (Aanvragen beantwoorden binnen (uren)) worden als te laat gemarkeerd. Het getal naast Reservations in het menu is het aantal wachtende aanvragen.
Bezetting
Hoe vol u de komende 14 dagen zit. Elke rij is een kamertype met het aantal kamers, en elke kolom een nacht. Een cel toont de kamers die die nacht bezet zijn van het totaal van dat type: aanvragen, bevestigde verblijven en gasten in huis tellen allemaal mee. De rij Total (Totaal) telt alle kamertypes op en geeft het percentage.
Kleuren tonen hoe vol een nacht is: Under half (Minder dan de helft), Half or more (De helft of meer), 80% or more (80% of meer), Full (Vol) en Overbooked (Overboekt). De assistent gebruikt dezelfde telling per nacht, dus hij biedt nooit een kamer aan die niet vrij is.
Gastverzoeken
Waar gasten in huis in de chat om vragen: handdoeken, een reparatie, roomservice, een massage, een taxi. De assistent zet elk verzoek door naar een van uw afdelingen (zie Departments (Afdelingen)). Filter met Open, New (Nieuw), In progress (In behandeling), Done (Klaar) en All (Alle), en voeg er zelf een toe met New guest request (Nieuw gastverzoek).
Een rij toont de verzoekcode, de kamer, de gast, de status, de afdeling en wat er gevraagd werd, hoe lang geleden het binnenkwam, wie het oppakt en eventuele foto’s die de gast stuurde. Gebruik On it (Ik pak het op, het persoonspictogram) om een nieuw verzoek op te pakken, het vinkje om het als Done (Klaar) te markeren en het potlood om het te openen. Als Tell the guest when the team starts and when it is done (Laat de gast weten wanneer het team begint en wanneer het klaar is) aanstaat, hoort de gast over beide stappen.
Tafels
Restauranttafels die in de chat of door uw team zijn geboekt. Filter met Today (Vandaag), Tomorrow (Morgen), Requests (Aanvragen), Upcoming (Komend), Past (Afgelopen) en All (Alle), en voeg er een toe met New table booking (Nieuwe tafelreservering).
Een rij toont de tijd, de gast en de groepsgrootte, de status, een eventuele gelegenheid en de tafel. De knoppen op de rij volgen de boeking: bevestig een aanvraag, markeer het gezelschap op de dag zelf als Seated (Geplaatst), markeer het als Done (Klaar), of markeer een No-show zodra de tijd voorbij is. Boekingstijden, gasten per tijdstip en de grootste groep stelt u in op Tours, transfers and restaurant (Tours, transfers en restaurant).
Transfers
Transfers van en naar luchthaven, station en stad. Filter met Requests (Aanvragen), Upcoming (Komend), Today (Vandaag), Past (Afgelopen) en All (Alle), en voeg er een toe met New transfer (Nieuwe transfer). Het tabblad Routes toont de routes die u rijdt met hun prijs per voertuig en hoeveel personen erin passen; Add a route (Route toevoegen) voegt er een toe, en een route kan worden uitgezet zonder hem te verwijderen.
Een rij toont de datum en tijd, de gast, de status, de route en het voertuig, het vluchtnummer, het aantal personen en hun bagage, en de prijs. Transfers worden altijd door uw team bevestigd, dat ook de chauffeur toevoegt; een waarschuwingspictogram betekent dat een aanvraag te laat is of nog geen chauffeur heeft. Wanneer u de chauffeur toevoegt, krijgt de gast de naam, de auto en het telefoonnummer.
Gasten
Iedereen die u schrijft via WhatsApp, Instagram of de chat op uw website. Filter met All (Alle), In-house (In huis), VIP en Opted out (Afgemeld), en voeg een gast toe met New guest (Nieuwe gast).
Een rij toont de naam, het telefoonnummer, het land en waar de gast vandaan kwam (Website, Booking site (Boekingssite), Ad (Advertentie), Referral (Doorverwijzing), Walk-in (Binnenloper), WhatsApp of Instagram), met de datum waarop de gast voor het laatst schreef. Open een gast om de gegevens te bewerken of het gesprek te starten.
Kamers en tarieven
De kamertypes die u verkoopt. Het tabblad Room types (Kamertypes) toont elk type met de korte code, bedden, uitzicht, afmeting en hoeveel gasten erin passen, en rechts het basistarief per nacht, hoeveel kamers u heeft en het aantal foto’s. Gebruik Add room type (Kamertype toevoegen), het potlood om te bewerken en de prullenbak om er een te verwijderen (reserveringen behouden de naam; u kunt het type ook op verborgen zetten).
Het tabblad Seasons (Seizoenen) verhoogt of verlaagt het tarief voor bepaalde data (Higher rate (Hoger tarief), Lower rate (Lager tarief) of Same rate (Zelfde tarief)), stelt een minimumverblijf in of sluit een kamertype (Stop-sell), voor één kamertype of voor allemaal. De assistent gebruikt dit allemaal om de prijs te berekenen die hij noemt.
Extra’s
Dingen die gasten aan een verblijf kunnen toevoegen: late check-out, een romantisch welkom, een spamassage, een diner. Elke extra heeft een prijs per stay (per verblijf), per night (per nacht), per person (per persoon) of per person per night (per persoon per nacht), en kan worden aangeboden In the pre-arrival message (In het bericht voor aankomst). Gebruik Add an extra (Extra toevoegen), bewerk met het potlood of verwijder met de prullenbak. Zet een extra op verborgen om hem niet meer aan te bieden; verblijven die hem al hebben, houden hem op de rekening.
Lokale gids
De restaurants, stranden, bezienswaardigheden, cafés en apotheken die u graag aanraadt. Als een gast vraagt wat er te doen is of waar hij kan eten, antwoordt de assistent vanuit deze lijst. Filter met Shown (Zichtbaar), Hidden (Verborgen) en All (Alle), en voeg een plek toe met New place (Nieuwe plek). Een rij toont het soort plek, hoe ver weg het is, het adres, het prijsniveau en of er een kaartmarkering is ingesteld.
Campagnes
Aanbiedingen aan eerdere gasten, tourgasten of mensen die informatie vroegen maar niet boekten. New campaign (Nieuwe campagne) bereidt er een voor; een rij toont de naam, waartoe mensen worden uitgenodigd (Book a stay (Verblijf boeken), Book a tour (Tour boeken) of Book a table (Tafel reserveren)), de status en hoeveel er zijn verzonden en beantwoord. Zolang Campaigns (marketing) (Campagnes (marketing)) uitstaat onder Automatic messages (Automatische berichten), meldt het scherm dat en kunt u alleen concepten voorbereiden. Een voorbeeldcampagne kan niet worden verzonden.
Beoordelingen
Beoordelingen die gasten na een verblijf of een tour geven. Filter met To handle (Af te handelen), Low ratings (Lage beoordelingen) en All (Alle). Een rij toont de sterren, de gast, of het om een verblijf of een tour ging, het kamertype en de boekingscode. Vijf sterren krijgen uw reviewlink; lagere beoordelingen komen hier terecht zodat uw team kan opvolgen. Klik op het vinkje (Mark handled, Als afgehandeld markeren) zodra u het heeft afgehandeld.
Genoteerde berichten
Als de assistent een gast niet kan helpen, bijvoorbeeld bij een groepsaanbieding of een speciaal verzoek voor de keuken, noteert hij het verzoek hier met de naam, het telefoonnummer en het kanaal van de gast. Elke notitie staat op Open totdat u op het vinkje klikt om hem als afgehandeld te markeren. Dringende notities hebben een waarschuwingspictogram.
Uw bedrijf
Wat de assistent gasten over de accommodatie zelf vertelt. Hij zegt nooit iets over het bedrijf dat niet hier of op de andere tabbladen staat.
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Business name (Bedrijfsnaam), Phone (Telefoon), Address (Adres) | Uw contactgegevens. |
| About the business (one or two sentences) (Over het bedrijf (één of twee zinnen)) | Een korte beschrijving die de assistent kan gebruiken. |
| Kind of business (Soort bedrijf) | Hotel, boetiekhotel, B&B of pension, resort, of reisbureau of touroperator. |
| Facilities (pool, spa, parking, Wi-Fi, pets, accessibility…) (Voorzieningen (zwembad, spa, parkeren, wifi, huisdieren, toegankelijkheid…)) | De assistent beantwoordt vragen over de accommodatie op basis van deze tekst. |
| Booking sites you are listed on (Boekingssites waarop u staat) | Aanvragen die er een noemen, tellen als afkomstig van een boekingssite. |
| Review page link (Link naar reviewpagina) | Waar tevreden gasten wordt gevraagd een review achter te laten, bijvoorbeeld uw Google- of TripAdvisor-link. |
| Map link (Kaartlink), Website, Instagram | Links die de assistent kan delen. |
| Currency (Valuta), Time zone (Tijdzone), Language of automatic messages (Taal van automatische berichten) | Gebruikt voor prijzen, tijden en de automatische berichten. |
| Emergency number (Noodnummer) | Een nummer dat de assistent kan doorgeven. |
| Teamtijden, Closed on (holidays) (Gesloten op (feestdagen)) | Wanneer de receptie of uw kantoor berichten beantwoordt; feestdagen één datum per regel (YYYY-MM-DD). |
| House rules and policies (Huisregels en beleid) | Kinderen, huisdieren, roken, legitimatie bij check-in, bezoekers. |
| Other questions and answers (Andere vragen en antwoorden) | Eén paar per regel: Q: … / A: … |
Verblijven en betalingen
Hoe kamers in de chat worden geboekt, maaltijdopties, de aanbetaling, annulering en betaling. Kamertypes, tarieven en seizoenen staan op Rooms and rates (Kamers en tarieven).
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| The assistant quotes and books rooms (De assistent geeft prijsopgaven en boekt kamers) | Zet het boeken van kamers aan of uit. |
| How should rooms be booked? (Hoe moeten kamers worden geboekt?) | The assistant quotes and takes a request; reception confirms it (De assistent geeft een prijsopgave en neemt een aanvraag aan; de receptie bevestigt die), of The assistant confirms at once while rooms are free (De assistent bevestigt direct zolang er kamers vrij zijn). |
| Check-in from (Check-in vanaf), Check-out until (Check-out tot) | De tijden die gasten te horen krijgen. |
| Minimum nights (Minimumaantal nachten), Bookable up to (days ahead) (Boekbaar tot (dagen vooruit)) | Het kortste verblijf en hoe ver vooruit gasten kunnen boeken. |
| Children are up to (age) (Kinderen tot (leeftijd)) | Oudere gasten tellen als volwassenen. |
| Answer requests within (hours) (Aanvragen beantwoorden binnen (uren)) | Oudere aanvragen worden op de balie als te laat gemarkeerd. |
| City tax per adult per night (Toeristenbelasting per volwassene per nacht) | Wordt aan de prijsopgave toegevoegd. 0: geen. |
| Reception staff who get new reservations in turn (Receptiemedewerkers die om de beurt nieuwe reserveringen krijgen) | Nieuwe reserveringen worden een voor een aan hen toegewezen. Leeg: niemand wordt automatisch toegewezen. |
| Maaltijdopties | RO, BB, HB, FB en AI, elk met een schakelaar, de Name guests see (Naam die gasten zien) en een prijs Per person per night (Per persoon per nacht) die bij het kamertarief wordt opgeteld. Meal plan quoted when the guest does not choose (Maaltijdoptie in de prijsopgave als de gast niet kiest) bepaalt de standaard. Laat er minstens één aanstaan. |
| Deposit (% of the stay) (Aanbetaling (% van het verblijf)) | 0: geen aanbetaling. 100: volledige vooruitbetaling. |
| Deposit due within (days) (Aanbetaling verschuldigd binnen (dagen)) | Na bevestiging; nooit later dan de aankomst. |
| Free cancellation until (days before arrival) (Gratis annuleren tot (dagen voor aankomst)), Cancellation terms guests should know (Annuleringsvoorwaarden die gasten moeten kennen) | Wat de assistent gasten over annuleren vertelt. |
| Send a payment link when the guest taps Pay now (Stuur een betaallink als de gast op Nu betalen tikt) | Met een betaalintegratie bevatten verzoeken voor de aanbetaling een betaallink en worden betalingen automatisch geregistreerd. Zonder integratie krijgen gasten in plaats daarvan How to pay (without a link) (Hoe te betalen (zonder link)). |
Tours, transfers en restaurant
Wat de assistent naast kamers mag boeken. Tours en transferroutes zelf voegt u toe op hun eigen tabbladen.
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| The assistant offers and books tours (De assistent biedt tours aan en boekt ze) | Zet tours en dagtrips aan. How should tours be booked? (Hoe moeten tours worden geboekt?) kiest tussen een aanvraag die het team bevestigt of direct boeken zolang er plaatsen vrij zijn. |
| Notice needed (hours) (Benodigde voorafgaande termijn (uren)), Bookable up to (days ahead) (Boekbaar tot (dagen vooruit)) | Hoe laat en hoe ver vooruit een tour, transfer of tafel kan worden geboekt. |
| Tours: what guests should know (Tours: wat gasten moeten weten) | Wat ze moeten meenemen, annulering, kinderen, ophalen bij andere hotels. |
| The assistant takes transfer requests (airport, station, city) (De assistent neemt transferaanvragen aan (luchthaven, station, stad)) | Zet transfers aan. Transfers worden altijd door het team bevestigd, dat ook de chauffeur toevoegt. |
| Transfers: what guests should know (Transfers: wat gasten moeten weten) | Waar de chauffeur wacht, wachttijd bij vertraagde vluchten, kinderzitjes. |
| The assistant books tables at the restaurant (De assistent reserveert tafels in het restaurant) | Zet het restaurant aan, met How should tables be booked? (Hoe moeten tafels worden gereserveerd?) en de Restaurant name (Naam van het restaurant). |
| Booking times every (minutes) (Boekingstijden elke (minuten)), Guests per booking time (Gasten per boekingstijd), Largest party in the chat (Grootste groep in de chat) | Hoe tafels worden aangeboden. |
| Dinertijden | Opens (Opent) en Closes (Sluit) per dag. De laatste boekingstijd is 45 minuten voor sluitingstijd. |
| Restaurant: what guests should know (Restaurant: wat gasten moeten weten) | Stijl van de kaart, dresscode, ontbijttijden, tijden van roomservice. |
Afdelingen
Gasten in huis kunnen in de chat om dingen vragen. De assistent zet elk verzoek door naar een van deze afdelingen, en de balie toont het onder Guest requests (Gastverzoeken). Er zijn er zes: Housekeeping, Maintenance (Onderhoud), Room service and restaurant (Roomservice en restaurant), Spa and wellness (Spa en wellness), Reception (Receptie) en Concierge (Conciërge). Zet elke afdeling aan of uit en wijzig de Name (Naam) die gasten zien. Tell the guest when the team starts and when it is done (Laat de gast weten wanneer het team begint en wanneer het klaar is) stuurt de gast bij beide stappen een update. Klik op Save (Opslaan).
Automatische berichten
Berichten die het bedrijf zonder de assistent verstuurt. Er gaat niets de deur uit zolang de assistent uitstaat, naar mensen die zich hebben afgemeld of tijdens stille uren.
| Bericht | Wanneer het verstuurd wordt |
|---|---|
| Booking confirmations (Boekingsbevestigingen) | Voor verblijven, tours, tafels en transfers die het team bevestigt; de assistent bevestigt zijn eigen boekingen in de chat. Bij een aanbetaling volgt het betaalverzoek. |
| Deposit reminder (Herinnering aanbetaling) | Als de aanbetaling verschuldigd en nog niet betaald is: het bedrag en Pay now (Nu betalen) (betaallink of hoe te betalen). |
| Before arrival (Voor aankomst) | Een paar dagen voor de check-in: het adres en de check-intijd, met Book a transfer (Transfer boeken), See extras (Extra’s bekijken) en Ask a question (Een vraag stellen). |
| Welcome on check-in (Welkom bij check-in) | Als een gast is ingecheckt: het kamernummer en een menu voor housekeeping, eten en drinken en hulp. |
| Reminders the evening before (Herinneringen de avond ervoor) | Voor tours, tafels en transfers, met I will be there (Ik ben er), Change (Wijzigen) en Cancel (Annuleren). Een tik wordt meteen beantwoord en het team wordt op de hoogte gebracht. |
| Guest request updates (Updates over gastverzoeken) | Wanneer het team begint aan een verzoek vanuit de kamer en wanneer het klaar is, en wanneer er een chauffeur aan een transfer is toegewezen. |
| Receipts (Ontvangstbewijzen) | Voor elke betaling via de link of die door het team is geregistreerd. |
| Rating after the stay (Beoordeling na het verblijf) | Na het uitchecken of een tour: Great (Geweldig), Okay (Oké) of Not happy (Niet tevreden). 5 sterren krijgen uw reviewlink; lagere beoordelingen worden voor het team genoteerd. |
| Campaigns (marketing) (Campagnes (marketing)) | Hiermee stuurt u aanbiedingen naar eerdere gasten en mensen die informatie vroegen. Standaard uit, nooit naar mensen die zich hebben afgemeld. |
Onder de schakelaars stelt u Evening reminder at (Avondherinnering om), Before-arrival message (days before) (Bericht voor aankomst (dagen ervoor)), Ask for a rating after check-out (hours) (Om een beoordeling vragen na check-out (uren)) en Quiet from (Stil vanaf) en Quiet until (Stil tot) in. Het onderdeel WhatsApp templates (WhatsApp-templates) toont de status van elke template op uw nummer (bijvoorbeeld Approved (Goedgekeurd) of Waiting for Meta (Wacht op Meta)); Submit missing templates (Ontbrekende templates indienen) schrijft de templates die nog ontbreken en dient ze in, in de taal van de automatische berichten.
Hoe hij praat
Wat de assistent doet, ligt vast; hoe hij klinkt, bepaalt u, en een wijziging geldt vanaf het eerstvolgende bericht.
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| What it calls itself (Hoe hij zichzelf noemt) | Een naam voor de assistent. Laat het leeg en hij antwoordt gewoon namens het bedrijf zonder een naam te noemen. |
| Tone (Toon) | Professioneel, vriendelijk, warm of direct. |
| How it addresses guests (Hoe hij gasten aanspreekt) | Formally (Formeel) of Casually, by first name (Informeel, bij de voornaam). |
| Emojis | Geen, hoogstens één waar het helpt, of vrij. |
| Answer length (Lengte van antwoorden) | Kort, gemiddeld of uitgebreid. |
| Fallback language (Terugvaltaal) | Hij antwoordt altijd in de taal waarin elke gast schrijft; deze taal wordt alleen gebruikt als hij dat niet kan vaststellen. |
| Anything else it should know (Wat hij verder moet weten) | Wordt letterlijk aan zijn instructies toegevoegd: huisregels, dingen die hij nooit mag beloven. Het kan de regel dat hij geen feiten verzint niet opheffen. |
Overdracht
Als een gast om een persoon vraagt, ontevreden is of iets vraagt waarop de assistent geen antwoord heeft, draagt hij het gesprek over. Kies Who picks it up (Wie het oppakt) (een team, één persoon bij naam, of niemand), de tijden met Opens at (Opent om) (0–23) en Closes at (Sluit om) (1–24), Which days (Welke dagen) (elke dag of alleen op werkdagen) en de Time zone (Tijdzone) waarin de tijden gelden. Buiten deze tijden draagt hij niet over. Klik op Save (Opslaan).
Voorbeeldgegevens
Toont of er voorbeeldgegevens geladen zijn. Er worden 5 kamertypes met foto’s, seizoenen en extra’s geladen, 14 gasten en hun verblijven in elke status (met aanbetalingen en betalingen), tours en hun boekingen, restauranttafels, transfers, verzoeken vanuit de kamers, lokale tips, beoordelingen en een conceptcampagne. Uw eigen records worden niet gewijzigd. Voorbeeldgasten krijgen nooit berichten, maar u kunt de assistent op uw eigen nummer uitproberen met de voorbeeldkamers en -tours. Load again (Opnieuw laden) laadt ze opnieuw, en Remove sample data (Voorbeeldgegevens verwijderen) verwijdert elke voorbeeldrij; uw echte records blijven onaangeroerd. Verwijder ze voordat echte gasten schrijven.
Reserveringspaneel
Klik op een reservering om die te openen. Bovenaan staan de gast en het telefoonnummer, het kamertype, de data en nachten, de gasten, de maaltijdoptie, de status en wie het boekte, de aankomstvlucht, de prijs per nacht, het totaal, wat er betaald is, de openstaande aanbetaling met de vervaldatum, en het restbedrag.
- Check in (Inchecken) (nadat u het Room number (Kamernummer) heeft ingevuld), No-show en later Check out (Uitchecken) brengen het verblijf verder; een aanvraag heeft in plaats daarvan Confirm (Bevestigen) en Decline (Afwijzen). Save the room number (Kamernummer opslaan) slaat de kamer op.
- Change the stay (Verblijf wijzigen): nieuwe Check-in, Check-out, Room type (Kamertype), Adults (Volwassenen), Children (Kinderen), Rooms (Kamers) of Meal plan (Maaltijdoptie). De prijs wordt opnieuw berekend; lege velden blijven zoals ze zijn. Klik op Save the change (Wijziging opslaan).
- Extras (Extra’s): kies een Extra en een Quantity (Aantal) en klik op Add (Toevoegen). De prijs volgt de eenheid van de extra en wordt aan de rekening toegevoegd.
- Details and notes (Details en notities): Special requests (Speciale wensen), Arrival time (Aankomsttijd), Flight (Vlucht), Child ages (Leeftijden kinderen) en Notes (for the team) (Notities (voor het team)), die gasten nooit zien.
- Payments (Betalingen): Send the payment request (Betaalverzoek versturen), Copy the payment link (Betaallink kopiëren), Check the payment (Betaling controleren), of Record a payment (Betaling registreren) die aan de balie of per bankoverschrijving is ontvangen. Eerst wordt om de aanbetaling gevraagd, daarna om het restbedrag, en elke betaling krijgt een ontvangstbewijs.
- Cancel the reservation (Reservering annuleren) maakt de kamer vrij; de gast krijgt een kort bericht dat de reservering is geannuleerd.
Kamertypepaneel
Open een kamertype op Rooms and rates (Kamers en tarieven) om het te bewerken: Name (Naam), Short code (Korte code), Description (Beschrijving), Beds (Bedden), View (Uitzicht) en Size (m²) (Afmeting (m²)); wie er in één kamer past (Adults at most (Maximaal volwassenen), Children at most (Maximaal kinderen), Guests at most (Maximaal gasten), Guests in the base rate (Gasten in het basistarief)); het tarief per kamer per nacht (Base rate (Basistarief), Each extra adult (Elke extra volwassene), Each child (Elk kind)); Rooms of this type (Kamers van dit type) (hoeveel er per nacht verkocht kunnen worden), Minimum nights (Minimumaantal nachten) en Order (Volgorde); Amenities (Voorzieningen); Photo links (Fotolinks) (één https-link per regel, maximaal 15, de eerste is de kaartfoto); een Video link (Videolink) en Active (the assistant offers it) (Actief (de assistent biedt het aan)). Seizoenen verhogen of verlagen het basistarief.
Zet de assistent aan
De aan/uit-knop in de koptekst opent dit paneel. Bovenaan staat wat er nog ontbreekt: Business name and currency (Bedrijfsnaam en valuta), Team hours (Teamtijden), minstens één van kamers, tours, transfers of tafels aangezet, At least one room type with a rate and a number of rooms (Minstens één kamertype met een tarief en een aantal kamers) als kamers aanstaan, At least one tour (Minstens één tour) als tours aanstaan, en Transfer routes with prices (Transferroutes met prijzen) (aanbevolen).
Zet Assistant answers guests (Assistent beantwoordt gasten) aan en bevestig. Onder de schakelaar ziet u wat er met de assistent start (antwoorden in de chat, boekingsaanvragen voor kamers, tafels, transfers, gastverzoeken, antwoorden op knoppen en elk automatisch bericht dat aanstaat) en wat uit blijft, zoals Campaigns (marketing) (Campagnes (marketing)). Een waarschuwing herinnert u eraan als er nog voorbeeldgegevens geladen zijn, en een andere als er ook een andere bot in de workspace aanstaat.
Rapport
Rapporten › Hotel desk (Hotelreceptie) vat de afgelopen 30 dagen samen:
- Stays (Verblijven): Booking requests (Boekingsaanvragen), Confirmed (Bevestigd), Booked by the assistant (Geboekt door de assistent), Nights (Nachten), Stay value (Verblijfswaarde) en Booked ahead (average) (Vooruit geboekt (gemiddeld)).
- Where bookings come from (Waar boekingen vandaan komen): aanvragen, bevestigd, nachten en omzet per bron (website, boekingssite, advertentie, WhatsApp, Instagram, binnenloper, doorverwijzing).
- Money (Geld): Payments (Betalingen) en Paid online (Online betaald).
- Guest requests (Gastverzoeken): verzoeken, afgehandeld en Average time to done (Gemiddelde tijd tot klaar), en verzoeken per afdeling.
- Restaurant tables (Restauranttafels), Tours en Transfers: boekingen, couverts of gasten, no-shows en waarde.
- Ratings (Beoordelingen), verblijven per status, geboekte kamertypes en Campaigns (Campagnes) met verzonden en beantwoord.
Functies
Kamerkaarten
Een foto, het totaalbedrag voor het verblijf, afmeting, bedden en uitzicht, met de knoppen Meer foto’s en Deze kamer boeken. Op WhatsApp komen meerdere kamers aan als een carrousel waar u doorheen swipet.
Aanbetaling en betaling
Na bevestiging krijgt de gast het verzoek voor de aanbetaling met Nu betalen. Met een betaalintegratie wordt een betaallink verstuurd en wordt de betaling automatisch geregistreerd; zonder integratie worden uw betaalinstructies verstuurd.
Extra’s en bezetting
Ophalen van de luchthaven, late check-out, een spapakket of een romantisch diner kunnen per verblijf, per nacht of per persoon worden toegevoegd. Een weergave van 14 dagen toont de verkochte kamers per kamertype en nacht.
Voor aankomst en welkom
Een paar dagen voor de check-in: het adres en de check-intijd met Transfer boeken, Extra’s bekijken en Een vraag stellen. Bij de check-in: het kamernummer en een klein menu met Housekeeping, Eten en drinken en Ik heb hulp nodig.
Tours en tafels
Tourvertrekken met beschikbare plaatsen, prijzen voor volwassenen en kinderen, ontmoetingspunt en seizoen. Restauranttafels binnen uw dinertijden, gasten per tijdstip en de grootste groepsgrootte.
Transfers
Routes met prijzen per voertuig en hoeveel personen erin passen. Wanneer u de chauffeur toevoegt, krijgt de gast de naam, de auto en het telefoonnummer. Herinneringen de avond ervoor komen met Ik ben er, Wijzigen en Annuleren.
Beoordelingen en campagnes
Een beoordeling na het verblijf leidt tevreden gasten naar uw reviewlink. Campagnes naar eerdere gasten, tourgasten of mensen die informatie vroegen maar niet boekten staan standaard uit.
Rapportage
Over 30 dagen: boekingsaanvragen per bron, bevestigingen, nachten en verblijfswaarde, hoe ver vooruit gasten boeken, betalingen, verzoeken van gasten per afdeling, tours, tafels, transfers, beoordelingen en reacties op campagnes.
Schermafbeeldingen
Hotel & Travel Assistant die vrije kamers als kaarten met prijzen voor de data van de gast verstuurt
Reserveringslijst met aanvragen, bevestigde verblijven en openstaande aanbetalingen
Een verblijf met prijzen per nacht, aanbetaling, restbedrag, extra’s en wijzigingen
Weergave van vandaag met aankomsten, vertrekken en gasten in huis
Verzoeken van gasten doorgezet naar de juiste afdeling, waarbij de gast op de hoogte blijft
Rapport van de hotelreceptie met boekingen per bron, nachten, verblijfswaarde en betalingenVeelgestelde vragen
Voor welke bedrijven is het bedoeld?
Hotels, boetiekhotels, resorts en reisbureaus. Hij boekt kamers, tours en dagtrips, restauranttafels en transfers, en u zet elk onderdeel aan of uit.
Hoe berekent hij de kamerprijzen?
Op basis van het basistarief per kamertype, uw seizoenen (hogere of lagere tarieven, minimumnachten, stop-sell), extra volwassenen, kinderen, de maaltijdoptie en toeristenbelasting. Hij verzint nooit een prijs.
Kan hij boekingen zelf bevestigen?
U kiest. Een boeking kan een aanvraag zijn die uw receptie bevestigt, of direct bevestigd worden zolang er kamers vrij zijn. Kamers worden nacht voor nacht geteld, dus de laatste kamer wordt nooit twee keer beloofd.
Kunnen gasten in de chat een aanbetaling doen?
Ja. Na bevestiging krijgt de gast het verzoek voor de aanbetaling met Nu betalen. Met een betaalintegratie wordt een betaallink verstuurd en de betaling geregistreerd; zonder integratie worden uw betaalinstructies verstuurd.
Wat gebeurt er tijdens het verblijf?
Gasten vragen in de chat om handdoeken, een reparatie of roomservice. Het verzoek gaat naar de juiste afdeling, gasten kunnen een foto sturen en ze horen wanneer het team begint en wanneer het klaar is.
Welke kanalen en talen ondersteunt hij?
WhatsApp, Instagram en webchat, dag en nacht, in de eigen taal van de gast, ook met spraakberichten.