Hotel & Travel Assistant
Un front desk AI pentru hoteluri, resorturi și agenții de turism, care comunică tarifele reale ale camerelor și trimite camerele sub formă de carduri WhatsApp, rezervă sejururi, tururi, mese la restaurant și transferuri de la aeroport, trimite linkuri de plată pentru avans și preia solicitările oaspeților în timpul șederii.
Prezentare generală
Hotel & Travel Assistant este front desk-ul unui hotel, hotel boutique, resort sau al unei agenții de turism pe WhatsApp, Instagram și chat web. Funcționează non-stop și răspunde în limba oaspetelui, inclusiv la mesaje vocale.
Rezervă patru lucruri, pe care le activați sau dezactivați pe rând: camere, tururi și excursii de o zi, mese la restaurant și transferuri de la aeroport și din oraș.
În timpul șederii, oaspeții cer prosoape, o reparație sau room service în chat, iar solicitarea ajunge la departamentul potrivit. Ori de câte ori e nevoie de un om, predă conversația echipei dvs.
Puncte forte
- Prețuri reale, niciodată inventate. Oferta este calculată din tariful de bază al fiecărui tip de cameră, sezoanele dvs. (tarife mai mari sau mai mici, număr minim de nopți, stop-sell), adulți suplimentari, copii, tipul de masă și taxa de oraș.
- Ultima cameră nu este promisă niciodată de două ori. Camerele blocate de solicitări și sejururile confirmate sunt numărate noapte de noapte. O rezervare poate fi o solicitare pe care recepția dvs. o confirmă sau poate fi confirmată imediat cât timp există camere libere.
- Solicitările oaspeților ajung la echipa potrivită. Solicitările sunt trimise la housekeeping, mentenanță, room service, spa, recepție sau concierge. Oaspeții pot trimite o fotografie cu ce s-a stricat și află când echipa începe lucrul și când a terminat.
Instalare și configurare
- Instalați Hotel & Travel Assistant din Setări › MonoStore › Aplicații sau deschideți linkul de instalare app.monochat.ai/apps/mr7QNnHY8X4gDd3ZL. Dacă nu aveți cont MonoChat, linkul vă permite să vă înregistrați mai întâi și instalează aplicația pentru dvs.
- Deschideți fila Începeți de pe pagina de start MonoChat și alegeți Set up your business (Configurați afacerea), apoi Set up the business (Configurați afacerea). Formularul cere What kind of business? (Ce tip de afacere?: hotel, hotel boutique, B&B sau pensiune, resort ori agenție de turism sau tour operator; aceasta activează sau dezactivează camerele, tururile, transferurile și restaurantul și stabilește mesajele automate obișnuite), Business name (Numele afacerii), telefonul, adresa, Booking sites you are listed on (Site-uri de rezervări pe care sunteți listat), How should rooms, tours and tables be booked? (Cum se rezervă camerele, tururile și mesele?: asistentul face oferta și preia o solicitare pe care echipa dvs. o confirmă sau confirmă imediat cât timp există locuri), orele de check-in și check-out, moneda, fusul orar și programul echipei pentru fiecare zi. Bifați Also load sample data so I can see it full (Încarcă și date demo ca să văd totul completat) dacă doriți ca fiecare ecran să fie completat cu înregistrări exemplu. Faceți clic pe Save and continue (Salvați și continuați).
- Deschideți Hotel › Rooms and rates (Hotel › Camere și tarife) și adăugați tipurile de cameră cu tariful de bază, numărul de camere și fotografii, apoi sezoanele. Adăugați Extras (servicii extra) pe care oaspeții le pot cumpăra, precum și tururile, rutele de transfer și setările restaurantului, dacă le folosiți. Verificați și filele Stays and payments (Sejururi și plăți), Departments (Departamente), Automatic messages (Mesaje automate), How it talks (Cum vorbește) și Handover (Predare).
- Deschideți Hotel desk (Recepția hotelului) în meniul din stânga și faceți clic pe butonul verde de pornire (Turn on – Porniți) din antet. Panoul Turn the assistant on (Porniți asistentul) arată ce mai lipsește și ce va porni; activați Assistant answers guests (Asistentul răspunde oaspeților) și confirmați. Insigna de lângă titlu se schimbă din Off (Oprit) în On (Pornit). Doar cine poate gestiona automatizările în spațiul de lucru vede butonul de pornire și poate porni sau opri asistentul.
- Alegeți Try it on your own phone (Încercați pe propriul telefon) în fila Începeți și scrieți pe propriul număr așa cum ar face un oaspete: cereți o cameră pentru datele dvs., atingeți More photos (Mai multe poze) sau Book (Rezervă) pe un card de cameră, întrebați despre un tur, un transfer sau o masă.
- Fiecare mesaj automat are propriul comutator, iar șabloanele WhatsApp sunt scrise și trimise spre aprobare pe numărul dvs., în locul dvs. Nu se trimite nimic în orele de liniște sau către cei care au spus stop.
- Campaniile pleacă treptat, ca mesaje de marketing WhatsApp aprobate, sunt dezactivate implicit și exclud persoanele contactate în ultimele 14 zile.
Ecran cu ecran
Hotel & Travel Assistant se află sub Hotel desk (Recepția hotelului) în meniul din stânga (pictograma clopoțel); lista sa de ecrane are titlul Hotel. Capturile de ecran de mai jos arată aplicația cu datele demo încărcate (Aurora Bay Hotel).
Antetul listei are două butoane de scurtătură: + deschide o rezervare nouă, iar clopoțelul deschide o solicitare nouă de oaspete. Lângă ele se află insigna On / Off (Pornit / Oprit) și butonul de pornire. Filele pe care le vedeți depind de ce ați activat: Reservations (Rezervări), Occupancy (Ocupare), Rooms and rates (Camere și tarife) și Extras (Extra) apar când camerele sunt activate, Tour bookings (Rezervări tururi) și Tours (Tururi) când tururile sunt activate, Tables (Mese) când restaurantul este activat și Transfers (Transferuri) când transferurile sunt activate.
Cardul Începeți
După instalare, fila Începeți de pe pagina de start MonoChat primește pașii aplicației: Set up your business (Configurați afacerea), Turn the assistant on (Porniți asistentul) și Try it on your own phone (Încercați pe propriul telefon), alături de pașii generali precum Conectați un canal și Invitați-vă echipa. Fiecare pas este bifat când este finalizat, iar Nu acum ascunde un pas pe care vreți să-l săriți. Pasul Turn the assistant on arată ce mai lipsește (de exemplu Business name and currency – Numele afacerii și moneda – sau At least one room type with a rate and a number of rooms – Cel puțin un tip de cameră cu tarif și număr de camere) și ce mesaje automate pornesc odată cu asistentul.
Configurați afacerea
Set up the business (Configurați afacerea) deschide acest formular. Conține tot ce are nevoie asistentul înainte să poată răspunde cuiva, iar fiecare parte poate fi modificată ulterior în fila proprie.
| Câmp | Ce face |
|---|---|
| What kind of business? (Ce tip de afacere?) | Hotel, hotel boutique, B&B sau pensiune, resort ori agenție de turism sau tour operator. Activează sau dezactivează camerele, tururile, transferurile și restaurantul și stabilește mesajele automate obișnuite. O agenție de turism pornește cu camerele dezactivate și tururile activate. |
| Business name, Phone, Address (Numele afacerii, Telefon, Adresă) | Ce le spune asistentul oaspeților despre dvs. Numele afacerii este obligatoriu. |
| Booking sites you are listed on (Site-uri de rezervări pe care sunteți listat) | Separate prin virgulă, de exemplu Booking.com, Expedia, Airbnb. Solicitările care menționează unul dintre ele sunt contabilizate ca venind de pe un site de rezervări. |
| How should rooms, tours and tables be booked? (Cum se rezervă camerele, tururile și mesele?) | The assistant quotes and takes a request; your team confirms it (Asistentul face oferta și preia o solicitare; echipa dvs. o confirmă) sau The assistant confirms at once while there is room (Asistentul confirmă imediat cât timp există locuri). |
| Check-in from, Check-out until (Check-in de la, Check-out până la) | Orele comunicate oaspeților. |
| Currency (e.g. EUR, TRY, AED) (Moneda, de ex. EUR, TRY, AED) | Un cod din trei litere, folosit pentru toate prețurile. Obligatoriu. |
| Time zone (Fus orar) | Dacă este gol, se folosește fusul orar al spațiului de lucru. |
| Zilele săptămânii | Team hours (Programul echipei): când recepția sau biroul dvs. răspunde la mesaje. În afara acestui program, asistentul preia un mesaj. Activați sau dezactivați fiecare zi și setați Opens (Deschide) și Closes (Închide). |
| Also load sample data so I can see it full (Încarcă și date demo ca să văd totul completat) | Completează fiecare ecran cu camere, oaspeți și rezervări exemplu. |
Faceți clic pe Save and continue (Salvați și continuați). Pasul următor este afișat într-un mesaj: adăugați tipurile de cameră și tarifele sau, pentru o agenție de turism, tururile.
Butonul Sample data (Date demo) de la pasul Try it on your own phone (Încercați pe propriul telefon) deschide același panou de date demo ca fila Sample data: arată ce este încărcat și are Load sample data (Încărcați datele demo).
Astăzi
Tot ce necesită atenție astăzi, pe un singur ecran. Data este sub titlu, iar filele din partea de sus arată câte elemente are fiecare: Arrivals (Sosiri), Departures (Plecări), In-house (Cazați), Booking requests (Solicitări de rezervare), Guest requests (Solicitări ale oaspeților), Tables (Mese), Transfers (Transferuri), Messages taken (Mesaje preluate) și Ratings (Evaluări) (plus Tours – Tururi – când tururile sunt activate). Numărul de lângă Today (Astăzi) din meniu adună sosirile, plecările și solicitările deschise ale oaspeților.
Fiecare rând arată oaspetele, starea, tipul de cameră, datele, numărul de oaspeți, tipul de masă, ora sosirii și orice cerere specială, cu suma rămasă To pay (De plată) în dreapta. O pictogramă robot înseamnă că a rezervat asistentul; o pictogramă de avertizare înseamnă că o solicitare a întârziat. Folosiți creionul pentru a deschide înregistrarea sau butoanele de pe rând pentru a confirma o solicitare, a face check-out unui oaspete sau a deschide conversația.
Rezervări
Fiecare sejur, de la prima solicitare până la check-out. Filtrați cu Requests (Solicitări), Upcoming (Viitoare), In-house (Cazați), Departures today (Plecări azi), Deposit due (Avans scadent), Past (Trecute) și All (Toate), căutați după nume sau cod și sortați lista. New reservation (Rezervare nouă) adaugă un sejur primit la telefon sau la recepție.
Un rând arată codul rezervării și oaspetele, starea (Request – Solicitare, Confirmed – Confirmată, In-house – Cazat, Departed – Plecat, Cancelled – Anulată, Declined – Refuzată, No-show – Neprezentare sau Expired – Expirată), tipul de cameră, datele și nopțile, oaspeții și tipul de masă. În dreapta vedeți totalul și ce s-a plătit sau avansul încă datorat. O solicitare are un buton de bifă pentru confirmare: oaspetele primește atunci confirmarea și cererea de avans. Solicitările mai vechi decât Answer requests within (hours) (Răspundeți la solicitări în (ore)) sunt marcate ca întârziate. Numărul de lângă Reservations din meniu este numărul de solicitări în așteptare.
Ocupare
Cât de plin sunteți în următoarele 14 zile. Fiecare rând este un tip de cameră cu numărul său de camere, iar fiecare coloană o noapte. O celulă arată camerele ocupate în acea noapte din totalul camerelor de acel tip: se numără solicitările, sejururile confirmate și oaspeții cazați. Rândul Total adună toate tipurile de cameră și dă procentul.
Culorile arată cât de plină este o noapte: Under half (Sub jumătate), Half or more (Jumătate sau mai mult), 80% or more (80% sau mai mult), Full (Plin) și Overbooked (Suprarezervat). Asistentul folosește aceeași numărătoare noapte de noapte, deci nu oferă niciodată o cameră care nu este liberă.
Solicitări ale oaspeților
Ce cer oaspeții cazați în chat: prosoape, o reparație, room service, un masaj, un taxi. Asistentul trimite fiecare solicitare la unul dintre departamentele dvs. (vedeți Departments – Departamente). Filtrați cu Open (Deschise), New (Noi), In progress (În lucru), Done (Finalizate) și All (Toate) și adăugați una singur cu New guest request (Solicitare nouă de oaspete).
Un rând arată codul solicitării, camera, oaspetele, starea, departamentul și ce s-a cerut, cât timp a trecut de la primire, cine se ocupă și orice fotografii trimise de oaspete. Folosiți On it (Mă ocup – pictograma persoană) pentru a prelua o solicitare nouă, bifa pentru a o marca Done și creionul pentru a o deschide. Când Tell the guest when the team starts and when it is done (Anunțați oaspetele când echipa începe și când termină) este activat, oaspetele este informat la ambii pași.
Mese
Mese la restaurant rezervate în chat sau de echipa dvs. Filtrați cu Today (Astăzi), Tomorrow (Mâine), Requests (Solicitări), Upcoming (Viitoare), Past (Trecute) și All (Toate) și adăugați una cu New table booking (Rezervare nouă de masă).
Un rând arată ora, oaspetele și numărul de persoane, starea, ocazia (dacă există) și masa. Butoanele de pe rând urmează rezervarea: confirmați o solicitare, marcați grupul Seated (Așezat) în ziua respectivă, marcați-l Done (Finalizat) sau marcați No-show (Neprezentare) după ce ora a trecut. Orele de rezervare, oaspeții per interval și cel mai mare grup se setează în Tours, transfers and restaurant (Tururi, transferuri și restaurant).
Transferuri
Transferuri de la aeroport, gară și în oraș. Filtrați cu Requests (Solicitări), Upcoming (Viitoare), Today (Astăzi), Past (Trecute) și All (Toate) și adăugați unul cu New transfer (Transfer nou). Fila Routes (Rute) listează rutele pe care le deserviți, cu prețul per vehicul și câte persoane încap; Add a route (Adăugați o rută) adaugă una, iar o rută poate fi dezactivată fără a fi ștearsă.
Un rând arată data și ora, oaspetele, starea, ruta și vehiculul, numărul zborului, câte persoane sunt și bagajele lor, precum și prețul. Transferurile sunt întotdeauna confirmate de echipa dvs., care adaugă și șoferul; o pictogramă de avertizare înseamnă că o solicitare a întârziat sau încă nu are șofer. Când adăugați șoferul, oaspetele primește numele, mașina și telefonul.
Oaspeți
Toți cei care vă scriu pe WhatsApp, Instagram sau în chatul site-ului dvs. Filtrați cu All (Toți), In-house (Cazați), VIP și Opted out (Dezabonați) și adăugați un oaspete cu New guest (Oaspete nou).
Un rând arată numele, telefonul, țara și de unde a venit oaspetele (Website – Site web, Booking site – Site de rezervări, Ad – Reclamă, Referral – Recomandare, Walk-in – Venit direct, WhatsApp sau Instagram), cu data la care a scris ultima dată. Deschideți un oaspete pentru a-i edita datele sau a începe conversația.
Camere și tarife
Tipurile de cameră pe care le vindeți. Fila Room types (Tipuri de cameră) le listează pe fiecare cu codul scurt, paturile, priveliștea, suprafața și câți oaspeți încap, iar în dreapta tariful de bază pe noapte, câte camere aveți și numărul de fotografii. Folosiți Add room type (Adăugați tip de cameră), creionul pentru editare și coșul pentru ștergere (rezervările își păstrează numele; îl puteți și ascunde).
Fila Seasons (Sezoane) crește sau scade tariful pentru anumite date (Higher rate – Tarif mai mare, Lower rate – Tarif mai mic sau Same rate – Același tarif), stabilește un sejur minim sau închide un tip de cameră (Stop-sell), pentru un tip de cameră sau pentru toate. Asistentul folosește toate acestea pentru a calcula prețul ofertat.
Extra
Lucruri pe care oaspeții le pot adăuga la un sejur: late check-out, o primire romantică, un masaj la spa, o cină. Fiecare extra are un preț per stay (per sejur), per night (per noapte), per person (per persoană) sau per person per night (per persoană per noapte) și poate fi oferit In the pre-arrival message (În mesajul dinainte de sosire). Folosiți Add an extra (Adăugați un extra), editați cu creionul sau ștergeți cu coșul. Ascundeți un extra pentru a nu-l mai oferi; sejururile care îl au deja îl păstrează pe notă.
Ghid local
Restaurantele, plajele, obiectivele, cafenelele și farmaciile pe care vă place să le recomandați. Când un oaspete întreabă ce să facă sau unde să mănânce, asistentul răspunde din această listă. Filtrați cu Shown (Afișate), Hidden (Ascunse) și All (Toate) și adăugați un loc cu New place (Loc nou). Un rând arată tipul locului, distanța, adresa, nivelul de preț și dacă există un pin pe hartă.
Campanii
Oferte pentru foști oaspeți, oaspeți de tururi sau persoane care au întrebat, dar nu au rezervat. New campaign (Campanie nouă) pregătește una; un rând arată numele, ce li se cere oamenilor să facă (Book a stay – Rezervați un sejur, Book a tour – Rezervați un tur sau Book a table – Rezervați o masă), starea și câte mesaje au fost trimise și câte au primit răspuns. Cât timp Campaigns (marketing) (Campanii (marketing)) este dezactivat în Automatic messages (Mesaje automate), ecranul afișează acest lucru și puteți pregăti doar ciorne. O campanie demo nu poate fi trimisă.
Evaluări
Evaluările date de oaspeți după un sejur sau un tur. Filtrați cu To handle (De gestionat), Low ratings (Evaluări slabe) și All (Toate). Un rând arată stelele, oaspetele, dacă a fost un sejur sau un tur, tipul de cameră și codul rezervării. Cei care dau cinci stele primesc linkul dvs. de recenzii; evaluările mai mici ajung aici, ca echipa să poată reveni. Faceți clic pe bifă (Mark handled – Marcați ca gestionat) după ce v-ați ocupat.
Mesaje preluate
Când asistentul nu poate ajuta un oaspete, de exemplu cu o ofertă de grup sau o cerere specială pentru bucătărie, notează solicitarea aici cu numele, telefonul și canalul oaspetelui. Fiecare notă este Open (Deschisă) până când faceți clic pe bifă pentru a o marca finalizată. Notele urgente au o pictogramă de avertizare.
Afacerea dvs.
Ce le spune asistentul oaspeților despre proprietatea în sine. Nu spune niciodată nimic despre afacere care să nu fie aici sau în celelalte file.
| Câmp | Ce face |
|---|---|
| Business name, Phone, Address (Numele afacerii, Telefon, Adresă) | Datele dvs. de contact. |
| About the business (one or two sentences) (Despre afacere, una sau două propoziții) | O scurtă descriere pe care o poate folosi asistentul. |
| Kind of business (Tipul afacerii) | Hotel, hotel boutique, B&B sau pensiune, resort ori agenție de turism sau tour operator. |
| Facilities (pool, spa, parking, Wi-Fi, pets, accessibility…) (Facilități: piscină, spa, parcare, Wi-Fi, animale de companie, accesibilitate…) | Asistentul răspunde la întrebările despre proprietate pe baza acestui text. |
| Booking sites you are listed on (Site-uri de rezervări pe care sunteți listat) | Solicitările care menționează unul dintre ele sunt contabilizate ca venind de pe un site de rezervări. |
| Review page link (Linkul paginii de recenzii) | Unde sunt rugați oaspeții mulțumiți să lase o recenzie, de exemplu linkul dvs. Google sau TripAdvisor. |
| Map link, Website, Instagram (Link hartă, Site web, Instagram) | Linkuri pe care asistentul le poate trimite. |
| Currency, Time zone, Language of automatic messages (Moneda, Fus orar, Limba mesajelor automate) | Folosite pentru prețuri, ore și mesajele automate. |
| Emergency number (Număr de urgență) | Un număr pe care asistentul îl poate comunica. |
| Programul echipei, Closed on (holidays) (Închis în zilele de sărbătoare) | Când recepția sau biroul dvs. răspunde la mesaje; sărbătorile, câte o dată pe rând (YYYY-MM-DD). |
| House rules and policies (Regulamentul casei și politici) | Copii, animale de companie, fumat, act de identitate la check-in, vizitatori. |
| Other questions and answers (Alte întrebări și răspunsuri) | O pereche pe rând: Q: … / A: … |
Sejururi și plăți
Cum se rezervă camerele în chat, tipurile de masă, avansul, anularea și plata. Tipurile de cameră, tarifele și sezoanele se află în Rooms and rates (Camere și tarife).
| Câmp | Ce face |
|---|---|
| The assistant quotes and books rooms (Asistentul face oferte și rezervă camere) | Activează sau dezactivează rezervarea camerelor. |
| How should rooms be booked? (Cum se rezervă camerele?) | The assistant quotes and takes a request; reception confirms it (Asistentul face oferta și preia o solicitare; recepția o confirmă) sau The assistant confirms at once while rooms are free (Asistentul confirmă imediat cât timp există camere libere). |
| Check-in from, Check-out until (Check-in de la, Check-out până la) | Orele comunicate oaspeților. |
| Minimum nights, Bookable up to (days ahead) (Număr minim de nopți, Rezervabil cu până la (zile înainte)) | Cel mai scurt sejur și cu cât timp înainte pot rezerva oaspeții. |
| Children are up to (age) (Copii până la (vârsta)) | Oaspeții mai în vârstă sunt considerați adulți. |
| Answer requests within (hours) (Răspundeți la solicitări în (ore)) | Solicitările mai vechi sunt marcate ca întârziate la recepție. |
| City tax per adult per night (Taxa de oraș per adult per noapte) | Adăugată la ofertă. 0: fără taxă. |
| Reception staff who get new reservations in turn (Personalul de recepție care primește pe rând rezervările noi) | Rezervările noi le sunt atribuite unul după altul. Gol: nimeni nu este atribuit automat. |
| Tipuri de masă | RO, BB, HB, FB și AI, fiecare cu un comutator, Name guests see (Numele văzut de oaspeți) și un preț Per person per night (Per persoană per noapte) adăugat la tariful camerei. Meal plan quoted when the guest does not choose (Tipul de masă ofertat când oaspetele nu alege) stabilește opțiunea implicită. Păstrați cel puțin unul activat. |
| Deposit (% of the stay) (Avans (% din sejur)) | 0: fără avans. 100: plată integrală în avans. |
| Deposit due within (days) (Avans scadent în (zile)) | După confirmare; niciodată mai târziu de sosire. |
| Free cancellation until (days before arrival), Cancellation terms guests should know (Anulare gratuită până la (zile înainte de sosire), Condiții de anulare pe care oaspeții trebuie să le știe) | Ce le spune asistentul oaspeților despre anulare. |
| Send a payment link when the guest taps Pay now (Trimiteți un link de plată când oaspetele atinge Pay now) | Cu o integrare de plată, cererile de avans conțin un link de plată, iar plățile sunt înregistrate automat. Fără integrare, oaspeții primesc în schimb How to pay (without a link) (Cum se plătește (fără link)). |
Tururi, transferuri și restaurant
Ce mai poate rezerva asistentul în afară de camere. Tururile și rutele de transfer se adaugă în filele lor.
| Câmp | Ce face |
|---|---|
| The assistant offers and books tours (Asistentul oferă și rezervă tururi) | Activează tururile și excursiile de o zi. How should tours be booked? (Cum se rezervă tururile?) alege între o solicitare confirmată de echipă și rezervarea imediată cât timp există locuri. |
| Notice needed (hours), Bookable up to (days ahead) (Preaviz necesar (ore), Rezervabil cu până la (zile înainte)) | Cât de târziu și cu cât timp înainte se poate rezerva un tur, un transfer sau o masă. |
| Tours: what guests should know (Tururi: ce trebuie să știe oaspeții) | Ce să aducă, anularea, copiii, preluarea de la alte hoteluri. |
| The assistant takes transfer requests (airport, station, city) (Asistentul preia solicitări de transfer (aeroport, gară, oraș)) | Activează transferurile. Transferurile sunt întotdeauna confirmate de echipă, care adaugă și șoferul. |
| Transfers: what guests should know (Transferuri: ce trebuie să știe oaspeții) | Unde așteaptă șoferul, timpul de așteptare pentru zborurile întârziate, scaunele pentru copii. |
| The assistant books tables at the restaurant (Asistentul rezervă mese la restaurant) | Activează restaurantul, cu How should tables be booked? (Cum se rezervă mesele?) și Restaurant name (Numele restaurantului). |
| Booking times every (minutes), Guests per booking time, Largest party in the chat (Ore de rezervare la fiecare (minute), Oaspeți per oră de rezervare, Cel mai mare grup în chat) | Cum sunt oferite mesele. |
| Programul pentru cină | Opens (Deschide) și Closes (Închide) pe zi. Ultima oră de rezervare este cu 45 de minute înainte de închidere. |
| Restaurant: what guests should know (Restaurant: ce trebuie să știe oaspeții) | Stilul meniului, codul vestimentar, programul micului dejun, programul room service. |
Departamente
Oaspeții cazați pot cere lucruri în chat. Asistentul trimite fiecare solicitare la unul dintre aceste departamente, iar recepția o afișează în Guest requests (Solicitări ale oaspeților). Sunt șase: Housekeeping, Maintenance (Mentenanță), Room service and restaurant (Room service și restaurant), Spa and wellness (Spa și wellness), Reception (Recepție) și Concierge. Activați sau dezactivați fiecare și schimbați Name (Numele) pe care îl văd oaspeții. Tell the guest when the team starts and when it is done (Anunțați oaspetele când echipa începe și când termină) îi trimite oaspetelui o actualizare la ambii pași. Faceți clic pe Save (Salvați).
Mesaje automate
Mesaje trimise de afacere fără asistent. Nu se trimite nimic cât timp asistentul este oprit, către persoanele dezabonate sau în orele de liniște.
| Mesaj | Când se trimite |
|---|---|
| Booking confirmations (Confirmări de rezervare) | Pentru sejururi, tururi, mese și transferuri confirmate de echipă; asistentul își confirmă propriile rezervări în chat. Dacă există avans, urmează cererea de plată. |
| Deposit reminder (Memento avans) | Când avansul este scadent și încă neplătit: suma și Pay now (Plătiți acum) (link de plată sau instrucțiuni de plată). |
| Before arrival (Înainte de sosire) | Cu câteva zile înainte de check-in: adresa și ora de check-in, cu Book a transfer (Rezervați un transfer), See extras (Vedeți extra) și Ask a question (Puneți o întrebare). |
| Welcome on check-in (Bun venit la check-in) | Când un oaspete face check-in: numărul camerei și un meniu pentru housekeeping, restaurant și ajutor. |
| Reminders the evening before (Mementouri cu o seară înainte) | Pentru tururi, mese și transferuri, cu I will be there (Voi fi acolo), Change (Modificați) și Cancel (Anulați). O atingere primește răspuns imediat, iar echipa este anunțată. |
| Guest request updates (Actualizări ale solicitărilor oaspeților) | Când echipa începe lucrul la o solicitare din cameră și când o finalizează, precum și când un șofer este atribuit unui transfer. |
| Receipts (Chitanțe) | Pentru fiecare plată făcută prin link sau înregistrată de echipă. |
| Rating after the stay (Evaluare după sejur) | După check-out sau după un tur: Great (Excelent), Okay (Bine) sau Not happy (Nemulțumit). Cei care dau 5 stele primesc linkul dvs. de recenzii; evaluările mai mici sunt notate pentru echipă. |
| Campaigns (marketing) (Campanii (marketing)) | Vă permite să trimiteți oferte foștilor oaspeți și persoanelor care au întrebat. Dezactivat implicit, niciodată către persoanele dezabonate. |
Sub comutatoare setați Evening reminder at (Memento de seară la), Before-arrival message (days before) (Mesaj înainte de sosire (zile înainte)), Ask for a rating after check-out (hours) (Cereți o evaluare după check-out (ore)), precum și Quiet from (Liniște de la) și Quiet until (Liniște până la). Secțiunea WhatsApp templates (Șabloane WhatsApp) arată starea fiecărui șablon de pe numărul dvs. (de exemplu Approved – Aprobat – sau Waiting for Meta – În așteptarea Meta); Submit missing templates (Trimiteți șabloanele lipsă) scrie și trimite spre aprobare șabloanele care încă lipsesc, în limba mesajelor automate.
Cum vorbește
Ce face asistentul este fix; cum sună depinde de dvs., iar o modificare se aplică chiar de la mesajul următor.
| Câmp | Ce face |
|---|---|
| What it calls itself (Cum se numește) | Un nume pentru asistent. Lăsați câmpul gol și va răspunde pur și simplu în numele afacerii, fără să-și dea un nume. |
| Tone (Ton) | Profesional, prietenos, cald sau direct. |
| How it addresses guests (Cum se adresează oaspeților) | Formally (Formal) sau Casually, by first name (Informal, după prenume). |
| Emojis (Emoji) | Deloc, cel mult unul acolo unde ajută sau liber. |
| Answer length (Lungimea răspunsului) | Scurt, echilibrat sau detaliat. |
| Fallback language (Limbă de rezervă) | Răspunde întotdeauna în limba în care scrie fiecare oaspete; aceasta se folosește doar când nu își poate da seama. |
| Anything else it should know (Altceva ce ar trebui să știe) | Adăugat la instrucțiunile sale exact cum este scris: regulile casei, lucruri care nu trebuie promise niciodată. Nu poate anula regula conform căreia nu inventează fapte. |
Predare
Când un oaspete cere o persoană, este nemulțumit sau întreabă ceva la care asistentul nu are răspuns, acesta predă conversația. Alegeți Who picks it up (Cine o preia: o echipă, o persoană anume sau nimeni), programul cu Opens at (Deschide la, 0–23) și Closes at (Închide la, 1–24), Which days (Ce zile: în fiecare zi sau doar în zilele lucrătoare) și Time zone (Fusul orar) în care se citește programul. În afara acestui program nu transferă. Faceți clic pe Save (Salvați).
Date demo
Arată dacă datele demo sunt încărcate. Se încarcă 5 tipuri de cameră cu fotografii, sezoane și extra, 14 oaspeți și sejururile lor în toate stările (cu avansuri și plăți), tururi și rezervările lor, mese la restaurant, transferuri, solicitări din camere, recomandări locale, evaluări și o campanie în ciornă. Înregistrările dvs. nu sunt modificate. Oaspeții demo nu primesc niciodată mesaje, dar puteți încerca asistentul pe propriul număr cu camerele și tururile demo. Load again (Încărcați din nou) le reîncarcă, iar Remove sample data (Ștergeți datele demo) elimină fiecare rând demo; înregistrările dvs. reale nu sunt atinse. Ștergeți-le înainte să scrie oaspeții reali.
Panoul rezervării
Faceți clic pe o rezervare pentru a o deschide. În partea de sus apar oaspetele și telefonul, tipul de cameră, datele și nopțile, oaspeții, tipul de masă, starea și cine a rezervat, zborul de sosire, prețul fiecărei nopți, totalul, ce s-a plătit, avansul datorat și data scadenței, precum și restul de plată.
- Check in (după ce scrieți Room number – Numărul camerei), No-show (Neprezentare) și mai târziu Check out avansează sejurul; o solicitare are în schimb Confirm (Confirmați) și Decline (Refuzați). Save the room number (Salvați numărul camerei) memorează camera.
- Change the stay (Modificați sejurul): noi valori pentru Check-in, Check-out, Room type (Tip de cameră), Adults (Adulți), Children (Copii), Rooms (Camere) sau Meal plan (Tip de masă). Prețul este recalculat; câmpurile goale rămân neschimbate. Faceți clic pe Save the change (Salvați modificarea).
- Extras (Extra): alegeți un Extra și o Quantity (Cantitate) și faceți clic pe Add (Adăugați). Prețul urmează unitatea serviciului extra și se adaugă la notă.
- Details and notes (Detalii și note): Special requests (Cereri speciale), Arrival time (Ora sosirii), Flight (Zbor), Child ages (Vârstele copiilor) și Notes (for the team) (Note (pentru echipă)), pe care oaspeții nu le văd niciodată.
- Payments (Plăți): Send the payment request (Trimiteți cererea de plată), Copy the payment link (Copiați linkul de plată), Check the payment (Verificați plata) sau Record a payment (Înregistrați o plată) încasată la recepție ori prin transfer bancar. Mai întâi se cere avansul, apoi restul, iar fiecare plată primește o chitanță.
- Cancel the reservation (Anulați rezervarea) eliberează camera; oaspetele primește un scurt mesaj că a fost anulată.
Panoul tipului de cameră
Deschideți un tip de cameră în Rooms and rates (Camere și tarife) pentru a-l edita: Name (Nume), Short code (Cod scurt), Description (Descriere), Beds (Paturi), View (Priveliște) și Size (m²) (Suprafață (m²)); cine încape într-o cameră (Adults at most – Maximum adulți, Children at most – Maximum copii, Guests at most – Maximum oaspeți, Guests in the base rate – Oaspeți incluși în tariful de bază); tariful per cameră per noapte (Base rate – Tarif de bază, Each extra adult – Fiecare adult suplimentar, Each child – Fiecare copil); Rooms of this type (Camere de acest tip: câte se pot vinde în fiecare noapte), Minimum nights (Număr minim de nopți) și Order (Ordine); Amenities (Dotări); Photo links (Linkuri foto: câte un link https pe rând, până la 15, primul este fotografia cardului); un Video link (Link video) și Active (the assistant offers it) (Activ (asistentul îl oferă)). Sezoanele cresc sau scad tariful de bază.
Porniți asistentul
Butonul de pornire din antet deschide acest panou. În partea de sus arată ce mai lipsește: Business name and currency (Numele afacerii și moneda), Team hours (Programul echipei), cel puțin una dintre camere, tururi, transferuri sau mese activată, At least one room type with a rate and a number of rooms (Cel puțin un tip de cameră cu tarif și număr de camere) când camerele sunt activate, At least one tour (Cel puțin un tur) când tururile sunt activate și Transfer routes with prices (Rute de transfer cu prețuri; recomandat).
Activați Assistant answers guests (Asistentul răspunde oaspeților) și confirmați. Sub comutator vedeți ce pornește odată cu asistentul (răspunsurile în chat, solicitările de rezervare a camerelor, mesele, transferurile, solicitările oaspeților, răspunsurile la butoane și fiecare mesaj automat activat) și ce rămâne oprit, precum Campaigns (marketing) (Campanii (marketing)). Un avertisment vă amintește când datele demo sunt încă încărcate, iar altul când un alt bot este de asemenea activ în spațiul de lucru.
Raport
Rapoarte › Hotel desk rezumă ultimele 30 de zile:
- Stays (Sejururi): Booking requests (Solicitări de rezervare), Confirmed (Confirmate), Booked by the assistant (Rezervate de asistent), Nights (Nopți), Stay value (Valoarea sejururilor) și Booked ahead (average) (Rezervat în avans (medie)).
- Where bookings come from (De unde vin rezervările): solicitări, confirmări, nopți și venituri pe sursă (site web, site de rezervări, reclamă, WhatsApp, Instagram, venit direct, recomandare).
- Money (Bani): Payments (Plăți) și Paid online (Plătit online).
- Guest requests (Solicitări ale oaspeților): solicitări, finalizate și Average time to done (Timp mediu până la finalizare), precum și solicitările pe departamente.
- Restaurant tables (Mese la restaurant), Tours (Tururi) și Transfers (Transferuri): rezervări, persoane sau oaspeți, neprezentări și valoare.
- Ratings (Evaluări), sejururi pe stări, tipuri de cameră rezervate și Campaigns (Campanii) cu mesaje trimise și răspunsuri.
Funcționalități
Carduri de cameră
O fotografie, totalul pentru sejur, suprafața, paturile și priveliștea, cu butoanele Mai multe poze și Rezervă camera. Pe WhatsApp, mai multe camere sosesc ca un carusel care se derulează.
Avans și plată
După confirmare, oaspetele primește cererea de avans cu Plătește acum. Cu o integrare de plată, trimite un link de plată, iar plata este înregistrată automat; fără integrare, se trimit instrucțiunile dvs. de plată.
Extra și ocupare
Preluarea de la aeroport, late check-out, un pachet spa sau o cină romantică pot fi adăugate per sejur, per noapte sau per persoană. O vedere pe 14 zile arată camerele vândute pe tip de cameră și noapte.
Înainte de sosire și bun venit
Cu câteva zile înainte de check-in, adresa și ora de check-in, cu Rezervă transfer, Vezi extra și Pune o întrebare. La check-in, numărul camerei și un mic meniu: Housekeeping, Restaurant și Am nevoie de ajutor.
Tururi și mese
Plecări de tururi cu locuri, prețuri pentru adulți și copii, punct de întâlnire și sezon. Mese la restaurant în intervalul dvs. orar pentru cină, cu numărul de oaspeți per interval și cel mai mare grup.
Transferuri
Rute cu prețuri per vehicul și câte persoane încap. Când adăugați șoferul, oaspetele primește numele, mașina și telefonul. Mementourile din seara dinainte vin cu Voi fi acolo, Modifică și Anulează.
Evaluări și campanii
O evaluare după sejur îi îndrumă pe oaspeții mulțumiți spre linkul dvs. de recenzii. Campaniile pentru foști oaspeți, oaspeți de tururi sau persoane care au întrebat, dar nu au rezervat sunt dezactivate implicit.
Rapoarte
Pe 30 de zile: solicitări de rezervare pe surse, confirmări, nopți și valoarea sejururilor, cu cât timp înainte rezervă oaspeții, plăți, solicitări ale oaspeților pe departamente, tururi, mese, transferuri, evaluări și răspunsuri la campanii.
Capturi de ecran
Hotel & Travel Assistant trimițând camerele libere ca și carduri cu prețuri pentru datele oaspetelui
Lista de rezervări cu solicitări, sejururi confirmate și avansuri de încasat
Un sejur cu prețuri pe noapte, avans, rest de plată, extra și modificări
Vedere pentru azi cu sosiri, plecări și oaspeți cazați în hotel
Solicitările oaspeților trimise la departamentul potrivit, cu oaspetele ținut la curent
Raport de recepție cu rezervări pe surse, nopți, valoarea sejururilor și plățiÎntrebări frecvente
Pentru ce tipuri de afaceri este?
Hoteluri, hoteluri boutique, resorturi și agenții de turism. Rezervă camere, tururi și excursii de o zi, mese la restaurant și transferuri, iar dvs. activați sau dezactivați fiecare opțiune.
Cum calculează prețurile camerelor?
Din tariful de bază al fiecărui tip de cameră, sezoanele dvs. (tarife mai mari sau mai mici, număr minim de nopți, stop-sell), adulți suplimentari, copii, tipul de masă și taxa de oraș. Nu inventează niciodată un preț.
Poate confirma singur rezervările?
Alegeți dvs. O rezervare poate fi o solicitare pe care recepția dvs. o confirmă sau poate fi confirmată imediat cât timp există camere libere. Camerele sunt numărate noapte de noapte, deci ultima cameră nu este promisă niciodată de două ori.
Pot oaspeții să plătească un avans în chat?
Da. După confirmare, oaspetele primește cererea de avans cu Plătește acum. Cu o integrare de plată, trimite un link de plată și înregistrează plata; fără integrare, se trimit instrucțiunile dvs. de plată.
Ce se întâmplă în timpul șederii?
Oaspeții cer prosoape, o reparație sau room service în chat. Solicitarea ajunge la departamentul potrivit, oaspeții pot trimite o fotografie și află când echipa începe lucrul și când a terminat.
Ce canale și limbi suportă?
WhatsApp, Instagram și chat web, non-stop, în limba oaspetelui, inclusiv mesaje vocale.