Hotel & Travel Assistant
হোটেল, রিসোর্ট ও ট্রাভেল এজেন্সির জন্য একটি AI ফ্রন্ট ডেস্ক, যা আপনার প্রকৃত রুম রেট জানায় এবং রুম WhatsApp কার্ড হিসেবে পাঠায়, থাকার বুকিং, ট্যুর, রেস্তোরাঁর টেবিল ও এয়ারপোর্ট ট্রান্সফার বুক করে, ডিপোজিটের পেমেন্ট লিংক পাঠায় এবং অবস্থানকালে অতিথিদের অনুরোধ গ্রহণ করে।
ওভারভিউ
Hotel & Travel Assistant হলো WhatsApp, Instagram ও ওয়েব চ্যাটে হোটেল, বুটিক হোটেল, রিসোর্ট বা ট্রাভেল এজেন্সির ফ্রন্ট ডেস্ক। এটি সারাদিন-রাত কাজ করে এবং ভয়েস মেসেজসহ অতিথির নিজের ভাষায় উত্তর দেয়।
এটি চারটি জিনিস বুক করে, এবং প্রতিটি আপনি চালু বা বন্ধ করতে পারেন: রুম, ট্যুর ও ডে ট্রিপ, রেস্তোরাঁর টেবিল, এবং এয়ারপোর্ট ও শহরের ট্রান্সফার।
অবস্থানকালে অতিথিরা চ্যাটে তোয়ালে, মেরামত বা রুম সার্ভিস চাইতে পারেন, এবং অনুরোধটি সঠিক বিভাগে যায়। যখনই একজন মানুষের প্রয়োজন হয়, এটি আপনার টিমের কাছে হস্তান্তর করে।
হাইলাইট
- প্রকৃত মূল্য, কখনো বানানো নয়। কোটেশন তৈরি হয় প্রতিটি রুম টাইপের বেস রেট, আপনার সিজন (বেশি বা কম রেট, ন্যূনতম রাত, স্টপ-সেল), অতিরিক্ত প্রাপ্তবয়স্ক, শিশু, মিল প্ল্যান এবং সিটি ট্যাক্স থেকে।
- শেষ রুমটি কখনো দুবার প্রতিশ্রুত হয় না। অনুরোধে ধরে রাখা রুম এবং নিশ্চিত থাকার বুকিং রাত ধরে ধরে গণনা করা হয়। বুকিং হতে পারে এমন একটি অনুরোধ যা আপনার রিসেপশন নিশ্চিত করে, অথবা রুম খালি থাকলে সঙ্গে সঙ্গে নিশ্চিত।
- অতিথির অনুরোধ সঠিক টিমের কাছে পৌঁছায়। অনুরোধগুলো হাউসকিপিং, মেইনটেন্যান্স, রুম সার্ভিস, স্পা, রিসেপশন বা কনসিয়ার্জে জমা হয়। যা ভেঙে গেছে তার একটি ছবি অতিথিরা পাঠাতে পারেন, এবং টিম কখন শুরু করছে ও কখন শেষ হলো তা তাঁরা জানতে পারেন।
ইনস্টল ও সেট আপ
- সেটিংস › MonoStore › অ্যাপ থেকে Hotel & Travel Assistant ইনস্টল করুন, অথবা ইনস্টল লিংক app.monochat.ai/apps/mr7QNnHY8X4gDd3ZL খুলুন। MonoChat অ্যাকাউন্ট না থাকলে লিংকটি আগে সাইন আপ করার সুযোগ দেয় এবং আপনার জন্য অ্যাপটি ইনস্টল করে দেয়।
- আপনার MonoChat হোম পেজের শুরু করুন ট্যাব খুলে Set up your business (আপনার ব্যবসা সেট আপ করুন) বেছে নিন, তারপর Set up the business (ব্যবসা সেট আপ করুন)। ফর্মে জানতে চাওয়া হয় What kind of business? (কোন ধরনের ব্যবসা?) (হোটেল, বুটিক হোটেল, B&B বা গেস্ট হাউস, রিসোর্ট, অথবা ট্রাভেল এজেন্সি বা ট্যুর অপারেটর; এটি রুম, ট্যুর, ট্রান্সফার ও রেস্তোরাঁ চালু বা বন্ধ করে এবং সাধারণ স্বয়ংক্রিয় মেসেজগুলো ঠিক করে), Business name (ব্যবসার নাম), ফোন, ঠিকানা, Booking sites you are listed on (যেসব বুকিং সাইটে আপনি তালিকাভুক্ত), How should rooms, tours and tables be booked? (রুম, ট্যুর ও টেবিল কীভাবে বুক হবে?) (অ্যাসিস্ট্যান্ট দাম জানিয়ে একটি অনুরোধ নেয় যা আপনার টিম নিশ্চিত করে, অথবা জায়গা থাকলে সঙ্গে সঙ্গে নিশ্চিত করে), চেক-ইন ও চেক-আউটের সময়, মুদ্রা, টাইম জোন এবং প্রতিদিনের জন্য আপনার টিমের সময়। প্রতিটি স্ক্রিন উদাহরণ রেকর্ড দিয়ে ভরা দেখতে চাইলে Also load sample data so I can see it full (পুরো ভরা দেখতে নমুনা ডেটাও লোড করুন) টিক দিন। Save and continue (সংরক্ষণ করে এগিয়ে যান) ক্লিক করুন।
- Hotel › Rooms and rates (হোটেল › রুম ও রেট) খুলুন এবং বেস রেট, রুমের সংখ্যা ও ছবিসহ আপনার রুম টাইপ যোগ করুন, তারপর আপনার সিজন। অতিথিরা কিনতে পারেন এমন Extras (এক্সট্রা) যোগ করুন, এবং ব্যবহার করলে আপনার ট্যুর, ট্রান্সফার রুট ও রেস্তোরাঁর সেটিংসও। Stays and payments (থাকা ও পেমেন্ট), Departments (বিভাগ), Automatic messages (স্বয়ংক্রিয় মেসেজ), How it talks (কীভাবে কথা বলে) ও Handover (হস্তান্তর) ট্যাবগুলোও দেখে নিন।
- বাম মেনুতে Hotel desk (হোটেল ডেস্ক) খুলুন এবং হেডারে সবুজ পাওয়ার বোতামে (Turn on, চালু করুন) ক্লিক করুন। Turn the assistant on (অ্যাসিস্ট্যান্ট চালু করুন) ড্রয়ারে কী এখনও বাকি এবং কী কী শুরু হবে তার তালিকা থাকে; Assistant answers guests (অ্যাসিস্ট্যান্ট অতিথিদের উত্তর দেয়) চালু করে নিশ্চিত করুন। শিরোনামের পাশের ব্যাজ Off (বন্ধ) থেকে On (চালু) হয়ে যায়। শুধু ওয়ার্কস্পেসে অটোমেশন পরিচালনা করতে পারেন এমন ব্যক্তিই পাওয়ার বোতাম দেখতে পান এবং অ্যাসিস্ট্যান্ট চালু বা বন্ধ করতে পারেন।
- শুরু করুন ট্যাবে Try it on your own phone (নিজের ফোনে চেষ্টা করুন) বেছে নিন এবং অতিথি যেভাবে মেসেজ করেন সেভাবে নিজের নম্বরে মেসেজ করুন: আপনার তারিখের জন্য একটি রুম চান, রুম কার্ডে More photos (আরও ছবি) বা Book (বুক করুন) ট্যাপ করুন, একটি ট্যুর, ট্রান্সফার বা টেবিল সম্পর্কে জিজ্ঞেস করুন।
- প্রতিটি স্বয়ংক্রিয় মেসেজের নিজস্ব সুইচ আছে, এবং WhatsApp টেমপ্লেট আপনার নম্বরে আপনার জন্য লেখা ও জমা দেওয়া হয়। নীরব সময়ে বা যিনি থামতে বলেছেন তাঁর কাছে কিছুই যায় না।
- ক্যাম্পেইন অনুমোদিত WhatsApp মার্কেটিং মেসেজ হিসেবে অল্প অল্প করে যায়, ডিফল্টভাবে বন্ধ থাকে এবং গত 14 দিনে যাঁদের কাছে পৌঁছানো হয়েছে তাঁদের বাদ দেয়।
স্ক্রিন ধরে ধরে
Hotel & Travel Assistant বাম মেনুতে Hotel desk (হোটেল ডেস্ক)-এর নিচে থাকে (ঘণ্টার আইকন); এর স্ক্রিনের তালিকার শিরোনাম Hotel (হোটেল)। নিচের স্ক্রিনশটগুলোতে নমুনা ডেটা লোড করা অবস্থায় অ্যাপটি দেখানো হয়েছে (Aurora Bay Hotel)।
তালিকার হেডারে দুটি শর্টকাট বোতাম আছে: + একটি নতুন রিজার্ভেশন খোলে এবং ঘণ্টার আইকন একটি নতুন অতিথির অনুরোধ খোলে। এগুলোর পাশে থাকে On (চালু) / Off (বন্ধ) ব্যাজ ও পাওয়ার বোতাম। কোন ট্যাবগুলো দেখবেন তা নির্ভর করে আপনি কী চালু করেছেন তার ওপর: রুম চালু থাকলে Reservations (রিজার্ভেশন), Occupancy (অকুপেন্সি), Rooms and rates (রুম ও রেট) ও Extras (এক্সট্রা) দেখা যায়, ট্যুর চালু থাকলে Tour bookings (ট্যুর বুকিং) ও Tours (ট্যুর), রেস্তোরাঁ চালু থাকলে Tables (টেবিল) এবং ট্রান্সফার চালু থাকলে Transfers (ট্রান্সফার)।
শুরু করুন কার্ড
ইনস্টলের পর আপনার MonoChat হোম পেজের শুরু করুন ট্যাবে অ্যাপের ধাপগুলো যুক্ত হয়: Set up your business (আপনার ব্যবসা সেট আপ করুন), Turn the assistant on (অ্যাসিস্ট্যান্ট চালু করুন) ও Try it on your own phone (নিজের ফোনে চেষ্টা করুন), একটি চ্যানেল সংযুক্ত করুন ও আপনার টিমকে আমন্ত্রণ জানান-এর মতো সাধারণ ধাপগুলোর পাশে। কোনো ধাপ শেষ হলে তাতে টিক পড়ে, আর এখন নয় আপনি যে ধাপ বাদ দিতে চান তা লুকিয়ে রাখে। Turn the assistant on ধাপটি দেখায় কী এখনও বাকি (যেমন Business name and currency (ব্যবসার নাম ও মুদ্রা) বা At least one room type with a rate and a number of rooms (রেট ও রুমের সংখ্যাসহ অন্তত একটি রুম টাইপ)) এবং কোন স্বয়ংক্রিয় মেসেজগুলো অ্যাসিস্ট্যান্টের সঙ্গে শুরু হয়।
আপনার ব্যবসা সেট আপ করুন
Set up the business (ব্যবসা সেট আপ করুন) এই ফর্মটি খোলে। কারও উত্তর দেওয়ার আগে অ্যাসিস্ট্যান্টের যা যা দরকার সবই এখানে, এবং প্রতিটি অংশ পরে নিজস্ব ট্যাবে আলাদাভাবে বদলানো যায়।
| ফিল্ড | কী করে |
|---|---|
| What kind of business? (কোন ধরনের ব্যবসা?) | হোটেল, বুটিক হোটেল, B&B বা গেস্ট হাউস, রিসোর্ট, অথবা ট্রাভেল এজেন্সি বা ট্যুর অপারেটর। রুম, ট্যুর, ট্রান্সফার ও রেস্তোরাঁ চালু বা বন্ধ করে এবং সাধারণ স্বয়ংক্রিয় মেসেজগুলো ঠিক করে। ট্রাভেল এজেন্সি শুরু হয় রুম বন্ধ ও ট্যুর চালু অবস্থায়। |
| Business name (ব্যবসার নাম), Phone (ফোন), Address (ঠিকানা) | অ্যাসিস্ট্যান্ট অতিথিদের আপনার সম্পর্কে যা বলে। ব্যবসার নাম আবশ্যক। |
| Booking sites you are listed on (যেসব বুকিং সাইটে আপনি তালিকাভুক্ত) | কমা দিয়ে আলাদা করুন, যেমন Booking.com, Expedia, Airbnb। যেসব জিজ্ঞাসায় এর কোনোটির নাম থাকে সেগুলো বুকিং সাইট থেকে আসা হিসেবে গণনা হয়। |
| How should rooms, tours and tables be booked? (রুম, ট্যুর ও টেবিল কীভাবে বুক হবে?) | The assistant quotes and takes a request; your team confirms it (অ্যাসিস্ট্যান্ট দাম জানিয়ে অনুরোধ নেয়; আপনার টিম তা নিশ্চিত করে), অথবা The assistant confirms at once while there is room (জায়গা থাকলে অ্যাসিস্ট্যান্ট সঙ্গে সঙ্গে নিশ্চিত করে)। |
| Check-in from (চেক-ইন শুরু), Check-out until (চেক-আউট পর্যন্ত) | অতিথিদের যে সময় জানানো হয়। |
| Currency (e.g. EUR, TRY, AED) (মুদ্রা) | তিন অক্ষরের কোড, প্রতিটি মূল্যের জন্য ব্যবহৃত হয়। আবশ্যক। |
| Time zone (টাইম জোন) | খালি রাখলে ওয়ার্কস্পেসের টাইম জোন ব্যবহৃত হয়। |
| সপ্তাহের দিন | Team hours (টিমের সময়): রিসেপশন বা আপনার অফিস কখন মেসেজের উত্তর দেয়। এর বাইরে অ্যাসিস্ট্যান্ট একটি মেসেজ নিয়ে রাখে। প্রতিটি দিন চালু বা বন্ধ করুন এবং Opens (খোলে) ও Closes (বন্ধ হয়) ঠিক করুন। |
| Also load sample data so I can see it full (পুরো ভরা দেখতে নমুনা ডেটাও লোড করুন) | প্রতিটি স্ক্রিন উদাহরণ রুম, অতিথি ও বুকিং দিয়ে ভরে দেয়। |
Save and continue (সংরক্ষণ করে এগিয়ে যান) ক্লিক করুন। পরের ধাপটি একটি মেসেজে দেখানো হয়: আপনার রুম টাইপ ও রেট যোগ করুন, অথবা ট্রাভেল এজেন্সির ক্ষেত্রে আপনার ট্যুর।
Try it on your own phone (নিজের ফোনে চেষ্টা করুন) ধাপের Sample data (নমুনা ডেটা) বোতামটি Sample data ট্যাবের মতোই একই নমুনা ডেটা প্যানেল খোলে: এতে কী লোড করা আছে তার তালিকা ও Load sample data (নমুনা ডেটা লোড করুন) থাকে।
আজ
আজ যা কিছুতে মনোযোগ দরকার, সব এক স্ক্রিনে। তারিখটি শিরোনামের নিচে থাকে, আর ওপরের ট্যাবগুলো দেখায় প্রতিটিতে কতগুলো আইটেম আছে: Arrivals (আগমন), Departures (প্রস্থান), In-house (হোটেলে অবস্থানরত), Booking requests (বুকিং অনুরোধ), Guest requests (অতিথির অনুরোধ), Tables (টেবিল), Transfers (ট্রান্সফার), Messages taken (নেওয়া মেসেজ) ও Ratings (রেটিং) (ট্যুর চালু থাকলে Tours (ট্যুর)-ও)। মেনুতে Today (আজ)-এর পাশের সংখ্যাটি আগমন, প্রস্থান ও খোলা অতিথির অনুরোধ যোগ করে।
প্রতিটি সারিতে থাকে অতিথি, স্ট্যাটাস, রুম টাইপ, তারিখ, অতিথির সংখ্যা, মিল প্ল্যান, আগমনের সময় ও কোনো বিশেষ অনুরোধ, এবং ডানে এখনও To pay (পরিশোধ বাকি) পরিমাণ। রোবট আইকন মানে অ্যাসিস্ট্যান্ট এটি বুক করেছে; সতর্কতা আইকন মানে কোনো অনুরোধ দেরি হয়ে গেছে। রেকর্ড খুলতে পেনসিল ব্যবহার করুন, অথবা সারির বোতাম দিয়ে কোনো অনুরোধ নিশ্চিত করুন, অতিথিকে চেক-আউট করান বা কথোপকথন খুলুন।
রিজার্ভেশন
প্রথম অনুরোধ থেকে চেক-আউট পর্যন্ত প্রতিটি থাকা। Requests (অনুরোধ), Upcoming (আসন্ন), In-house (অবস্থানরত), Departures today (আজকের প্রস্থান), Deposit due (ডিপোজিট বাকি), Past (অতীত) ও All (সব) দিয়ে ফিল্টার করুন, নাম বা কোড দিয়ে খুঁজুন এবং তালিকা সাজান। New reservation (নতুন রিজার্ভেশন) ফোনে বা ডেস্কে নেওয়া একটি থাকা যোগ করে।
একটি সারিতে থাকে বুকিং কোড ও অতিথি, স্ট্যাটাস (Request (অনুরোধ), Confirmed (নিশ্চিত), In-house (অবস্থানরত), Departed (চলে গেছেন), Cancelled (বাতিল), Declined (প্রত্যাখ্যাত), No-show (আসেননি) বা Expired (মেয়াদোত্তীর্ণ)), রুম টাইপ, তারিখ ও রাত, অতিথি এবং মিল প্ল্যান। ডানে দেখবেন মোট এবং কত পরিশোধিত বা কত ডিপোজিট এখনও বাকি। অনুরোধের পাশে একটি চেক বোতাম থাকে তা নিশ্চিত করার জন্য: তখন অতিথি নিশ্চিতকরণ ও ডিপোজিটের অনুরোধ পান। Answer requests within (hours) (কত ঘণ্টার মধ্যে অনুরোধের উত্তর) এর চেয়ে পুরোনো অনুরোধ দেরি হিসেবে চিহ্নিত হয়। মেনুতে Reservations (রিজার্ভেশন)-এর পাশের সংখ্যাটি অপেক্ষমাণ অনুরোধের সংখ্যা।
অকুপেন্সি
আগামী 14 দিনে আপনার কতটা ভরা। প্রতিটি সারি একটি রুম টাইপ ও তার রুমের সংখ্যা, এবং প্রতিটি কলাম একটি রাত। একটি ঘর দেখায় ওই রাতে ওই টাইপের রুমের মধ্যে কতগুলো ধরা আছে: অনুরোধ, নিশ্চিত থাকা ও অবস্থানরত অতিথি সবই গণনা হয়। Total (মোট) সারি সব রুম টাইপ যোগ করে শতাংশ দেখায়।
রং দেখায় একটি রাত কতটা ভরা: Under half (অর্ধেকের কম), Half or more (অর্ধেক বা বেশি), 80% or more (80% বা বেশি), Full (পূর্ণ) ও Overbooked (ওভারবুকড)। অ্যাসিস্ট্যান্ট একই রাতভিত্তিক গণনা ব্যবহার করে, তাই খালি নয় এমন রুম কখনো প্রস্তাব করে না।
অতিথির অনুরোধ
হোটেলে অবস্থানরত অতিথিরা চ্যাটে যা চান: তোয়ালে, মেরামত, রুম সার্ভিস, ম্যাসাজ, ট্যাক্সি। অ্যাসিস্ট্যান্ট প্রতিটি অনুরোধ আপনার কোনো একটি বিভাগে জমা দেয় (Departments (বিভাগ) দেখুন)। Open (খোলা), New (নতুন), In progress (চলমান), Done (সম্পন্ন) ও All (সব) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New guest request (নতুন অতিথির অনুরোধ) দিয়ে নিজে একটি যোগ করুন।
একটি সারিতে থাকে অনুরোধের কোড, রুম, অতিথি, স্ট্যাটাস, বিভাগ ও কী চাওয়া হয়েছে, কতক্ষণ আগে এসেছে, কে দেখছেন এবং অতিথির পাঠানো কোনো ছবি। নতুন অনুরোধ নিতে On it (দেখছি) (ব্যক্তির আইকন), Done (সম্পন্ন) চিহ্নিত করতে চেক, এবং খুলতে পেনসিল ব্যবহার করুন। Tell the guest when the team starts and when it is done (টিম কখন শুরু করে ও কখন শেষ হয় অতিথিকে জানান) চালু থাকলে অতিথি দুটি ধাপ সম্পর্কেই জানতে পারেন।
টেবিল
চ্যাটে বা আপনার টিমের মাধ্যমে বুক হওয়া রেস্তোরাঁর টেবিল। Today (আজ), Tomorrow (আগামীকাল), Requests (অনুরোধ), Upcoming (আসন্ন), Past (অতীত) ও All (সব) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New table booking (নতুন টেবিল বুকিং) দিয়ে একটি যোগ করুন।
একটি সারিতে থাকে সময়, অতিথি ও দলের আকার, স্ট্যাটাস, কোনো উপলক্ষ ও টেবিল। সারির বোতামগুলো বুকিংয়ের অবস্থা অনুসরণ করে: অনুরোধ নিশ্চিত করুন, সেদিন দলকে Seated (বসেছেন) চিহ্নিত করুন, Done (সম্পন্ন) চিহ্নিত করুন, অথবা সময় পেরিয়ে গেলে No-show (আসেননি) চিহ্নিত করুন। বুকিংয়ের সময়, প্রতি সময়ে অতিথি ও সর্বোচ্চ দলের আকার ঠিক করা হয় Tours, transfers and restaurant (ট্যুর, ট্রান্সফার ও রেস্তোরাঁ)-এ।
ট্রান্সফার
এয়ারপোর্ট, স্টেশন ও শহরের ট্রান্সফার। Requests (অনুরোধ), Upcoming (আসন্ন), Today (আজ), Past (অতীত) ও All (সব) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New transfer (নতুন ট্রান্সফার) দিয়ে একটি যোগ করুন। Routes (রুট) ট্যাবে আপনার চালানো রুটগুলো প্রতি গাড়ির মূল্য ও কতজন বসতে পারেন তা সহ তালিকাভুক্ত থাকে; Add a route (একটি রুট যোগ করুন) একটি যোগ করে, এবং রুট মুছে না ফেলে বন্ধ করে রাখা যায়।
একটি সারিতে থাকে তারিখ ও সময়, অতিথি, স্ট্যাটাস, রুট ও গাড়ি, ফ্লাইট নম্বর, কতজন ও তাঁদের লাগেজ, এবং মূল্য। ট্রান্সফার সবসময় আপনার টিম নিশ্চিত করে, যাঁরা চালকও যোগ করেন; সতর্কতা আইকন মানে অনুরোধটি দেরি হয়ে গেছে বা এখনও কোনো চালক নেই। আপনি চালক যোগ করলে অতিথি নাম, গাড়ি ও ফোন নম্বর পান।
অতিথি
WhatsApp, Instagram বা আপনার ওয়েবসাইট চ্যাটে যাঁরাই আপনাকে লেখেন। All (সব), In-house (অবস্থানরত), VIP ও Opted out (অপ্ট আউট করেছেন) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New guest (নতুন অতিথি) দিয়ে একজন অতিথি যোগ করুন।
একটি সারিতে থাকে নাম, ফোন, দেশ এবং অতিথি কোথা থেকে এসেছেন (Website (ওয়েবসাইট), Booking site (বুকিং সাইট), Ad (বিজ্ঞাপন), Referral (রেফারেল), Walk-in (সরাসরি আগত), WhatsApp বা Instagram), সঙ্গে তাঁরা শেষ কবে লিখেছেন সেই তারিখ। কোনো অতিথিকে খুলে তাঁর তথ্য সম্পাদনা করুন বা কথোপকথন শুরু করুন।
রুম ও রেট
আপনি যে রুম টাইপগুলো বিক্রি করেন। Room types (রুম টাইপ) ট্যাবে প্রতিটি তার শর্ট কোড, বিছানা, ভিউ, আকার ও কতজন অতিথি থাকতে পারেন তা সহ তালিকাভুক্ত থাকে, আর ডানে প্রতি রাতের বেস রেট, আপনার কতগুলো রুম আছে এবং ছবির সংখ্যা। Add room type (রুম টাইপ যোগ করুন), সম্পাদনার জন্য পেনসিল এবং মুছে ফেলার জন্য ডাস্টবিন ব্যবহার করুন (রিজার্ভেশনে এর নাম থেকে যায়; চাইলে লুকিয়েও রাখতে পারেন)।
Seasons (সিজন) ট্যাব কিছু তারিখের জন্য রেট বাড়ায় বা কমায় (Higher rate (বেশি রেট), Lower rate (কম রেট) বা Same rate (একই রেট)), ন্যূনতম থাকার সময় ঠিক করে বা কোনো রুম টাইপ বন্ধ করে (Stop-sell (স্টপ-সেল)), একটি রুম টাইপের জন্য বা সবগুলোর জন্য। অ্যাসিস্ট্যান্ট এর সবকিছু দিয়ে যে দাম জানায় তা হিসাব করে।
এক্সট্রা
অতিথিরা থাকার সঙ্গে যা যোগ করতে পারেন: দেরিতে চেক-আউট, রোমান্টিক স্বাগত, স্পা ম্যাসাজ, ডিনার। প্রতিটি এক্সট্রার মূল্য হয় per stay (প্রতি থাকা), per night (প্রতি রাত), per person (প্রতিজন) বা per person per night (প্রতিজন প্রতি রাত), এবং এটি In the pre-arrival message (আগমন-পূর্ব মেসেজে) প্রস্তাব করা যায়। Add an extra (একটি এক্সট্রা যোগ করুন) ব্যবহার করুন, পেনসিল দিয়ে সম্পাদনা বা ডাস্টবিন দিয়ে মুছে ফেলুন। প্রস্তাব বন্ধ করতে একটি এক্সট্রা লুকিয়ে রাখুন; যেসব থাকায় এটি আগে থেকেই আছে সেগুলোর বিলে এটি থেকে যায়।
স্থানীয় গাইড
যেসব রেস্তোরাঁ, সৈকত, দর্শনীয় স্থান, ক্যাফে ও ফার্মেসি আপনি সুপারিশ করতে চান। কোনো অতিথি কী করবেন বা কোথায় খাবেন জিজ্ঞেস করলে অ্যাসিস্ট্যান্ট এই তালিকা থেকে উত্তর দেয়। Shown (দেখানো), Hidden (লুকানো) ও All (সব) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New place (নতুন স্থান) দিয়ে একটি স্থান যোগ করুন। একটি সারিতে থাকে স্থানের ধরন, কত দূরে, ঠিকানা, দামের স্তর এবং ম্যাপ পিন সেট করা আছে কি না।
ক্যাম্পেইন
আগের অতিথি, ট্যুরের অতিথি বা যাঁরা জিজ্ঞেস করেছেন কিন্তু বুক করেননি তাঁদের জন্য অফার। New campaign (নতুন ক্যাম্পেইন) একটি প্রস্তুত করে; একটি সারিতে থাকে এর নাম, এটি মানুষকে কী করতে বলে (Book a stay (থাকা বুক করুন), Book a tour (ট্যুর বুক করুন) বা Book a table (টেবিল বুক করুন)), স্ট্যাটাস এবং কতগুলো পাঠানো হয়েছে ও উত্তর এসেছে। Automatic messages (স্বয়ংক্রিয় মেসেজ)-এর নিচে Campaigns (marketing) (ক্যাম্পেইন (মার্কেটিং)) বন্ধ থাকা অবস্থায় স্ক্রিনে তা জানানো হয় এবং আপনি শুধু খসড়া প্রস্তুত করতে পারেন। নমুনা ক্যাম্পেইন পাঠানো যায় না।
রেটিং
থাকা বা ট্যুরের পর অতিথিরা যে রেটিং দেন। To handle (দেখতে হবে), Low ratings (কম রেটিং) ও All (সব) দিয়ে ফিল্টার করুন। একটি সারিতে থাকে তারকা, অতিথি, এটি থাকা নাকি ট্যুর, রুম টাইপ ও বুকিং কোড। পাঁচ তারকা পেলে আপনার রিভিউ লিংক পাঠানো হয়; কম রেটিং এখানে আসে যাতে আপনার টিম ফলো-আপ করতে পারে। বিষয়টি সামলানোর পর চেকে (Mark handled, সামলানো হয়েছে চিহ্নিত করুন) ক্লিক করুন।
নেওয়া মেসেজ
অ্যাসিস্ট্যান্ট যখন কোনো অতিথিকে সাহায্য করতে পারে না, যেমন গ্রুপ অফার বা রান্নাঘরের জন্য বিশেষ অনুরোধ, তখন এটি অতিথির নাম, ফোন ও চ্যানেলসহ অনুরোধটি এখানে লিখে রাখে। প্রতিটি নোট Open (খোলা) থাকে যতক্ষণ না আপনি চেকে ক্লিক করে সেটি সম্পন্ন চিহ্নিত করেন। জরুরি নোটে সতর্কতা আইকন থাকে।
আপনার ব্যবসা
প্রপার্টি সম্পর্কে অ্যাসিস্ট্যান্ট অতিথিদের যা বলে। এখানে বা অন্য ট্যাবগুলোতে নেই এমন কিছু এটি ব্যবসা সম্পর্কে কখনো বলে না।
| ফিল্ড | কী করে |
|---|---|
| Business name (ব্যবসার নাম), Phone (ফোন), Address (ঠিকানা) | আপনার যোগাযোগের তথ্য। |
| About the business (one or two sentences) (ব্যবসা সম্পর্কে, এক-দুই বাক্যে) | অ্যাসিস্ট্যান্ট ব্যবহার করতে পারে এমন একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ। |
| Kind of business (ব্যবসার ধরন) | হোটেল, বুটিক হোটেল, B&B বা গেস্ট হাউস, রিসোর্ট, অথবা ট্রাভেল এজেন্সি বা ট্যুর অপারেটর। |
| Facilities (pool, spa, parking, Wi-Fi, pets, accessibility…) (সুবিধা) | প্রপার্টি সম্পর্কে প্রশ্নের উত্তর অ্যাসিস্ট্যান্ট এই লেখা থেকে দেয়। |
| Booking sites you are listed on (যেসব বুকিং সাইটে আপনি তালিকাভুক্ত) | যেসব জিজ্ঞাসায় এর কোনোটির নাম থাকে সেগুলো বুকিং সাইট থেকে আসা হিসেবে গণনা হয়। |
| Review page link (রিভিউ পেজের লিংক) | খুশি অতিথিদের যেখানে রিভিউ দিতে বলা হয়, যেমন আপনার Google বা TripAdvisor লিংক। |
| Map link (ম্যাপ লিংক), Website (ওয়েবসাইট), Instagram | অ্যাসিস্ট্যান্ট যেসব লিংক শেয়ার করতে পারে। |
| Currency (মুদ্রা), Time zone (টাইম জোন), Language of automatic messages (স্বয়ংক্রিয় মেসেজের ভাষা) | মূল্য, সময় ও স্বয়ংক্রিয় মেসেজের জন্য ব্যবহৃত হয়। |
| Emergency number (জরুরি নম্বর) | অ্যাসিস্ট্যান্ট যে নম্বর দিতে পারে। |
| টিমের সময়, Closed on (holidays) (বন্ধের দিন (ছুটি)) | রিসেপশন বা আপনার অফিস কখন মেসেজের উত্তর দেয়; ছুটির দিন প্রতি লাইনে একটি তারিখ (YYYY-MM-DD)। |
| House rules and policies (হাউস রুল ও নীতিমালা) | শিশু, পোষা প্রাণী, ধূমপান, চেক-ইনে আইডি, দর্শনার্থী। |
| Other questions and answers (অন্যান্য প্রশ্ন ও উত্তর) | প্রতি লাইনে একটি জোড়া: Q: … / A: … |
থাকা ও পেমেন্ট
চ্যাটে রুম কীভাবে বুক হয়, মিল প্ল্যান, ডিপোজিট, বাতিলকরণ ও পেমেন্ট। রুম টাইপ, রেট ও সিজন থাকে Rooms and rates (রুম ও রেট)-এ।
| ফিল্ড | কী করে |
|---|---|
| The assistant quotes and books rooms (অ্যাসিস্ট্যান্ট দাম জানায় ও রুম বুক করে) | রুম বুকিং চালু বা বন্ধ করে। |
| How should rooms be booked? (রুম কীভাবে বুক হবে?) | The assistant quotes and takes a request; reception confirms it (অ্যাসিস্ট্যান্ট দাম জানিয়ে অনুরোধ নেয়; রিসেপশন তা নিশ্চিত করে), অথবা The assistant confirms at once while rooms are free (রুম খালি থাকলে অ্যাসিস্ট্যান্ট সঙ্গে সঙ্গে নিশ্চিত করে)। |
| Check-in from (চেক-ইন শুরু), Check-out until (চেক-আউট পর্যন্ত) | অতিথিদের যে সময় জানানো হয়। |
| Minimum nights (ন্যূনতম রাত), Bookable up to (days ahead) (কত দিন আগে পর্যন্ত বুক করা যায়) | সবচেয়ে ছোট থাকা এবং অতিথিরা কত আগে বুক করতে পারেন। |
| Children are up to (age) (শিশু কত বছর পর্যন্ত) | এর চেয়ে বড় অতিথিরা প্রাপ্তবয়স্ক হিসেবে গণ্য হন। |
| Answer requests within (hours) (কত ঘণ্টার মধ্যে অনুরোধের উত্তর) | এর চেয়ে পুরোনো অনুরোধ ডেস্কে দেরি হিসেবে চিহ্নিত হয়। |
| City tax per adult per night (প্রতি প্রাপ্তবয়স্ক প্রতি রাতে সিটি ট্যাক্স) | কোটেশনে যোগ হয়। 0: নেই। |
| Reception staff who get new reservations in turn (যে রিসেপশন কর্মীরা পালাক্রমে নতুন রিজার্ভেশন পান) | নতুন রিজার্ভেশন একের পর এক তাঁদের দেওয়া হয়। খালি: কাউকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে দেওয়া হয় না। |
| মিল প্ল্যান | RO, BB, HB, FB ও AI, প্রতিটির একটি সুইচ, Name guests see (অতিথিরা যে নাম দেখেন) এবং রুম রেটের সঙ্গে যোগ হওয়া Per person per night (প্রতিজন প্রতি রাত) মূল্য। Meal plan quoted when the guest does not choose (অতিথি বেছে না নিলে যে মিল প্ল্যানের দাম জানানো হয়) ডিফল্ট ঠিক করে। অন্তত একটি চালু রাখুন। |
| Deposit (% of the stay) (ডিপোজিট, থাকার %) | 0: ডিপোজিট নেই। 100: পুরো অগ্রিম পরিশোধ। |
| Deposit due within (days) (কত দিনের মধ্যে ডিপোজিট দিতে হবে) | নিশ্চিতকরণের পর; কখনো আগমনের পরে নয়। |
| Free cancellation until (days before arrival) (বিনামূল্যে বাতিল, আগমনের কত দিন আগে পর্যন্ত), Cancellation terms guests should know (অতিথিদের যে বাতিলকরণের শর্ত জানা উচিত) | বাতিল করা সম্পর্কে অ্যাসিস্ট্যান্ট অতিথিদের যা বলে। |
| Send a payment link when the guest taps Pay now (অতিথি এখনই পরিশোধ করুন ট্যাপ করলে পেমেন্ট লিংক পাঠান) | পেমেন্ট ইন্টিগ্রেশন থাকলে ডিপোজিটের অনুরোধে একটি পেমেন্ট লিংক থাকে এবং পেমেন্ট নিজে থেকেই রেকর্ড হয়। না থাকলে অতিথিরা এর বদলে How to pay (without a link) (কীভাবে পরিশোধ করবেন, লিংক ছাড়া) পান। |
ট্যুর, ট্রান্সফার ও রেস্তোরাঁ
রুম ছাড়া অ্যাসিস্ট্যান্ট আর কী বুক করতে পারে। ট্যুর ও ট্রান্সফার রুট নিজ নিজ ট্যাবে যোগ করা হয়।
| ফিল্ড | কী করে |
|---|---|
| The assistant offers and books tours (অ্যাসিস্ট্যান্ট ট্যুর প্রস্তাব ও বুক করে) | ট্যুর ও ডে ট্রিপ চালু করে। How should tours be booked? (ট্যুর কীভাবে বুক হবে?) বেছে নেয় টিমের নিশ্চিত করা অনুরোধ, নাকি জায়গা থাকলে তাৎক্ষণিক বুকিং। |
| Notice needed (hours) (কত ঘণ্টা আগে জানাতে হবে), Bookable up to (days ahead) (কত দিন আগে পর্যন্ত বুক করা যায়) | একটি ট্যুর, ট্রান্সফার বা টেবিল সবচেয়ে দেরিতে কখন ও কত আগে বুক করা যায়। |
| Tours: what guests should know (ট্যুর: অতিথিদের যা জানা উচিত) | কী সঙ্গে আনতে হবে, বাতিলকরণ, শিশু, অন্য হোটেল থেকে পিক-আপ। |
| The assistant takes transfer requests (airport, station, city) (অ্যাসিস্ট্যান্ট ট্রান্সফারের অনুরোধ নেয়) | ট্রান্সফার চালু করে। ট্রান্সফার সবসময় টিম নিশ্চিত করে, যাঁরা চালকও যোগ করেন। |
| Transfers: what guests should know (ট্রান্সফার: অতিথিদের যা জানা উচিত) | চালক কোথায় অপেক্ষা করেন, দেরি হওয়া ফ্লাইটের জন্য অপেক্ষার সময়, শিশুদের সিট। |
| The assistant books tables at the restaurant (অ্যাসিস্ট্যান্ট রেস্তোরাঁয় টেবিল বুক করে) | How should tables be booked? (টেবিল কীভাবে বুক হবে?) ও Restaurant name (রেস্তোরাঁর নাম)-সহ রেস্তোরাঁ চালু করে। |
| Booking times every (minutes) (কত মিনিট পরপর বুকিংয়ের সময়), Guests per booking time (প্রতি বুকিং সময়ে অতিথি), Largest party in the chat (চ্যাটে সর্বোচ্চ দল) | টেবিল কীভাবে প্রস্তাব করা হয়। |
| ডিনার পরিবেশনের সময় | প্রতিদিনের Opens (খোলে) ও Closes (বন্ধ হয়)। শেষ বুকিংয়ের সময় বন্ধের 45 মিনিট আগে। |
| Restaurant: what guests should know (রেস্তোরাঁ: অতিথিদের যা জানা উচিত) | মেনুর ধরন, পোশাকের নিয়ম, নাশতার সময়, রুম সার্ভিসের সময়। |
বিভাগ
হোটেলে অবস্থানরত অতিথিরা চ্যাটে বিভিন্ন জিনিস চাইতে পারেন। অ্যাসিস্ট্যান্ট প্রতিটি অনুরোধ এই বিভাগগুলোর কোনো একটিতে জমা দেয়, এবং ডেস্ক তা Guest requests (অতিথির অনুরোধ)-এর নিচে দেখায়। মোট ছয়টি: Housekeeping (হাউসকিপিং), Maintenance (মেইনটেন্যান্স), Room service and restaurant (রুম সার্ভিস ও রেস্তোরাঁ), Spa and wellness (স্পা ও ওয়েলনেস), Reception (রিসেপশন) ও Concierge (কনসিয়ার্জ)। প্রতিটি চালু বা বন্ধ করুন এবং অতিথিরা যে Name (নাম) দেখেন তা বদলান। Tell the guest when the team starts and when it is done (টিম কখন শুরু করে ও কখন শেষ হয় অতিথিকে জানান) দুটি ধাপেই অতিথিকে আপডেট পাঠায়। Save (সংরক্ষণ) ক্লিক করুন।
স্বয়ংক্রিয় মেসেজ
অ্যাসিস্ট্যান্ট ছাড়াই ব্যবসার পক্ষ থেকে পাঠানো মেসেজ। অ্যাসিস্ট্যান্ট বন্ধ থাকলে, অপ্ট আউট করা ব্যক্তিদের কাছে বা নীরব সময়ে কিছুই যায় না।
| মেসেজ | কখন যায় |
|---|---|
| Booking confirmations (বুকিং নিশ্চিতকরণ) | টিম যেসব থাকা, ট্যুর, টেবিল ও ট্রান্সফার নিশ্চিত করে সেগুলোর জন্য; অ্যাসিস্ট্যান্ট নিজের বুকিং চ্যাটেই নিশ্চিত করে। ডিপোজিট থাকলে এর পরে পরিশোধের অনুরোধ আসে। |
| Deposit reminder (ডিপোজিটের রিমাইন্ডার) | ডিপোজিটের সময় হলে এবং এখনও পরিশোধ না হলে: পরিমাণ ও Pay now (এখনই পরিশোধ করুন) (পেমেন্ট লিংক বা কীভাবে পরিশোধ করবেন)। |
| Before arrival (আগমনের আগে) | চেক-ইনের কয়েক দিন আগে: ঠিকানা ও চেক-ইনের সময়, সঙ্গে Book a transfer (ট্রান্সফার বুক করুন), See extras (এক্সট্রা দেখুন) ও Ask a question (প্রশ্ন করুন)। |
| Welcome on check-in (চেক-ইনে স্বাগত) | অতিথি চেক-ইন করলে: রুম নম্বর এবং হাউসকিপিং, খাবার ও সাহায্যের একটি মেনু। |
| Reminders the evening before (আগের সন্ধ্যার রিমাইন্ডার) | ট্যুর, টেবিল ও ট্রান্সফারের জন্য, সঙ্গে I will be there (আমি থাকব), Change (পরিবর্তন) ও Cancel (বাতিল)। একটি ট্যাপের উত্তর সঙ্গে সঙ্গে দেওয়া হয় এবং টিমকে জানানো হয়। |
| Guest request updates (অতিথির অনুরোধের আপডেট) | রুম থেকে আসা কোনো অনুরোধে টিম কাজ শুরু করলে ও শেষ হলে, এবং কোনো ট্রান্সফারে চালক দেওয়া হলে। |
| Receipts (রসিদ) | লিংকের মাধ্যমে করা বা টিমের রেকর্ড করা প্রতিটি পেমেন্টের জন্য। |
| Rating after the stay (থাকার পর রেটিং) | চেক-আউট বা ট্যুরের পর: Great (দারুণ), Okay (ঠিক আছে) বা Not happy (খুশি নই)। 5 তারকা পেলে আপনার রিভিউ লিংক পাঠানো হয়; কম রেটিং টিমের জন্য লিখে রাখা হয়। |
| Campaigns (marketing) (ক্যাম্পেইন (মার্কেটিং)) | আগের অতিথি ও যাঁরা জিজ্ঞেস করেছেন তাঁদের অফার পাঠাতে দেয়। ডিফল্টভাবে বন্ধ, অপ্ট আউট করা ব্যক্তিদের কাছে কখনো নয়। |
সুইচগুলোর নিচে আপনি ঠিক করেন Evening reminder at (সন্ধ্যার রিমাইন্ডারের সময়), Before-arrival message (days before) (আগমন-পূর্ব মেসেজ, কত দিন আগে), Ask for a rating after check-out (hours) (চেক-আউটের কত ঘণ্টা পর রেটিং চাওয়া হবে), এবং Quiet from (নীরব সময় শুরু) ও Quiet until (নীরব সময় শেষ)। WhatsApp templates (WhatsApp টেমপ্লেট) অংশে আপনার নম্বরে প্রতিটি টেমপ্লেটের স্ট্যাটাস দেখা যায় (যেমন Approved (অনুমোদিত) বা Waiting for Meta (Meta-র অপেক্ষায়)); Submit missing templates (বাকি টেমপ্লেট জমা দিন) এখনও বাকি থাকা টেমপ্লেটগুলো স্বয়ংক্রিয় মেসেজের ভাষায় লিখে জমা দেয়।
কীভাবে কথা বলে
অ্যাসিস্ট্যান্ট কী করে তা নির্দিষ্ট; এটি কেমন শোনায় তা আপনার হাতে, এবং কোনো পরিবর্তন পরের মেসেজ থেকেই কার্যকর হয়।
| ফিল্ড | কী করে |
|---|---|
| What it calls itself (নিজেকে কী নামে ডাকে) | অ্যাসিস্ট্যান্টের একটি নাম। খালি রাখলে এটি কোনো নাম না দিয়ে শুধু ব্যবসার পক্ষ থেকে উত্তর দেয়। |
| Tone (টোন) | পেশাদার, বন্ধুত্বপূর্ণ, আন্তরিক বা সরাসরি। |
| How it addresses guests (অতিথিদের কীভাবে সম্বোধন করে) | Formally (আনুষ্ঠানিকভাবে) বা Casually, by first name (অনানুষ্ঠানিকভাবে, প্রথম নামে)। |
| Emojis (ইমোজি) | একেবারেই না, প্রয়োজনে সর্বোচ্চ একটি, বা অবাধে। |
| Answer length (উত্তরের দৈর্ঘ্য) | সংক্ষিপ্ত, মাঝারি বা বিস্তারিত। |
| Fallback language (বিকল্প ভাষা) | এটি সবসময় প্রতিটি অতিথি যে ভাষায় লেখেন সেই ভাষায় উত্তর দেয়; এটি শুধু তখনই ব্যবহৃত হয় যখন ভাষা বোঝা যায় না। |
| Anything else it should know (আর যা জানা উচিত) | যেমন লেখা হয়েছে তেমনই এর নির্দেশনায় যোগ হয়: হাউস রুল, যা কখনো প্রতিশ্রুতি দেওয়া যাবে না। তথ্য বানায় না—এই নিয়মটি এটি বাতিল করতে পারে না। |
হস্তান্তর
কোনো অতিথি একজন মানুষের সঙ্গে কথা বলতে চাইলে, অসন্তুষ্ট হলে, বা অ্যাসিস্ট্যান্টের কাছে উত্তর নেই এমন কিছু জিজ্ঞেস করলে, এটি কথোপকথন হস্তান্তর করে। Who picks it up (কে গ্রহণ করবে) বেছে নিন (একটি টিম, নাম ধরে একজন ব্যক্তি, বা কেউ না), Opens at (খোলে) (0–23) ও Closes at (বন্ধ হয়) (1–24) দিয়ে সময়, Which days (কোন দিন) (প্রতিদিন বা শুধু সপ্তাহের কর্মদিবস) এবং যে Time zone (টাইম জোন) অনুযায়ী সময় ধরা হয়। এই সময়ের বাইরে এটি হস্তান্তর করে না। Save (সংরক্ষণ) ক্লিক করুন।
নমুনা ডেটা
নমুনা ডেটা লোড করা আছে কি না দেখায়। এটি লোড করে ছবি, সিজন ও এক্সট্রাসহ 5টি রুম টাইপ, 14 জন অতিথি ও প্রতিটি স্ট্যাটাসে তাঁদের থাকা (ডিপোজিট ও পেমেন্টসহ), ট্যুর ও সেগুলোর বুকিং, রেস্তোরাঁর টেবিল, ট্রান্সফার, রুম থেকে আসা অনুরোধ, স্থানীয় টিপস, রেটিং এবং একটি খসড়া ক্যাম্পেইন। আপনার নিজের রেকর্ড বদলায় না। নমুনা অতিথিদের কখনো মেসেজ পাঠানো হয় না, তবে আপনি নিজের নম্বরে নমুনা রুম ও ট্যুর দিয়ে অ্যাসিস্ট্যান্ট চেষ্টা করে দেখতে পারেন। Load again (আবার লোড করুন) এটি আবার লোড করে, এবং Remove sample data (নমুনা ডেটা সরান) প্রতিটি নমুনা সারি সরিয়ে দেয়; আপনার প্রকৃত রেকর্ডে হাত দেওয়া হয় না। প্রকৃত অতিথিরা লেখার আগে এটি সরিয়ে ফেলুন।
রিজার্ভেশন ড্রয়ার
একটি রিজার্ভেশনে ক্লিক করে খুলুন। ওপরে থাকে অতিথি ও ফোন, রুম টাইপ, তারিখ ও রাত, অতিথি, মিল প্ল্যান, স্ট্যাটাস ও কে বুক করেছে, আগমনের ফ্লাইট, প্রতি রাতের মূল্য, মোট, কত পরিশোধিত, বাকি ডিপোজিট ও তার তারিখ, এবং বকেয়া।
- Check in (চেক-ইন) (Room number (রুম নম্বর) লেখার পর), No-show (আসেননি) এবং পরে Check out (চেক-আউট) থাকাটিকে এগিয়ে নেয়; অনুরোধের ক্ষেত্রে এর বদলে থাকে Confirm (নিশ্চিত করুন) ও Decline (প্রত্যাখ্যান করুন)। Save the room number (রুম নম্বর সংরক্ষণ করুন) রুমটি সংরক্ষণ করে।
- Change the stay (থাকা পরিবর্তন করুন): নতুন Check-in (চেক-ইন), Check-out (চেক-আউট), Room type (রুম টাইপ), Adults (প্রাপ্তবয়স্ক), Children (শিশু), Rooms (রুম) বা Meal plan (মিল প্ল্যান)। মূল্য আবার হিসাব হয়; খালি ফিল্ড যেমন আছে তেমনই থাকে। Save the change (পরিবর্তন সংরক্ষণ করুন) ক্লিক করুন।
- Extras (এক্সট্রা): একটি Extra (এক্সট্রা) ও Quantity (পরিমাণ) বেছে নিয়ে Add (যোগ করুন) ক্লিক করুন। মূল্য এক্সট্রার একক অনুযায়ী হয় এবং বিলে যোগ হয়।
- Details and notes (বিবরণ ও নোট): Special requests (বিশেষ অনুরোধ), Arrival time (আগমনের সময়), Flight (ফ্লাইট), Child ages (শিশুদের বয়স) ও Notes (for the team) (নোট (টিমের জন্য)), যা অতিথিরা কখনো দেখেন না।
- Payments (পেমেন্ট): Send the payment request (পেমেন্টের অনুরোধ পাঠান), Copy the payment link (পেমেন্ট লিংক কপি করুন), Check the payment (পেমেন্ট যাচাই করুন), অথবা ডেস্কে বা ব্যাংক ট্রান্সফারে নেওয়া পেমেন্টের জন্য Record a payment (পেমেন্ট রেকর্ড করুন)। প্রথমে ডিপোজিট চাওয়া হয়, তারপর বকেয়া, এবং প্রতিটি পেমেন্টের রসিদ দেওয়া হয়।
- Cancel the reservation (রিজার্ভেশন বাতিল করুন) রুমটি খালি করে; অতিথি বাতিল হওয়ার একটি ছোট মেসেজ পান।
রুম টাইপ ড্রয়ার
সম্পাদনা করতে Rooms and rates (রুম ও রেট)-এ একটি রুম টাইপ খুলুন: Name (নাম), Short code (শর্ট কোড), Description (বিবরণ), Beds (বিছানা), View (ভিউ) ও Size (m²) (আকার); একটি রুমে কতজন থাকতে পারেন (Adults at most (সর্বোচ্চ প্রাপ্তবয়স্ক), Children at most (সর্বোচ্চ শিশু), Guests at most (সর্বোচ্চ অতিথি), Guests in the base rate (বেস রেটে অতিথি)); প্রতি রুম প্রতি রাতের রেট (Base rate (বেস রেট), Each extra adult (প্রতি অতিরিক্ত প্রাপ্তবয়স্ক), Each child (প্রতি শিশু)); Rooms of this type (এই টাইপের রুম) (প্রতি রাতে কতগুলো বিক্রি করা যায়), Minimum nights (ন্যূনতম রাত) ও Order (ক্রম); Amenities (সুযোগ-সুবিধা); Photo links (ছবির লিংক) (প্রতি লাইনে একটি https লিংক, সর্বোচ্চ 15টি, প্রথমটি কার্ডের ছবি); একটি Video link (ভিডিও লিংক) এবং Active (the assistant offers it) (সক্রিয়, অ্যাসিস্ট্যান্ট এটি প্রস্তাব করে)। সিজন বেস রেট বাড়ায় বা কমায়।
অ্যাসিস্ট্যান্ট চালু করুন
হেডারের পাওয়ার বোতাম এই ড্রয়ারটি খোলে। ওপরে এটি তালিকা দেয় কী এখনও বাকি: Business name and currency (ব্যবসার নাম ও মুদ্রা), Team hours (টিমের সময়), রুম, ট্যুর, ট্রান্সফার বা টেবিলের অন্তত একটি চালু, রুম চালু থাকলে At least one room type with a rate and a number of rooms (রেট ও রুমের সংখ্যাসহ অন্তত একটি রুম টাইপ), ট্যুর চালু থাকলে At least one tour (অন্তত একটি ট্যুর), এবং Transfer routes with prices (মূল্যসহ ট্রান্সফার রুট) (প্রস্তাবিত)।
Assistant answers guests (অ্যাসিস্ট্যান্ট অতিথিদের উত্তর দেয়) চালু করে নিশ্চিত করুন। সুইচের নিচে দেখবেন অ্যাসিস্ট্যান্টের সঙ্গে কী কী শুরু হয় (চ্যাটে উত্তর, রুম বুকিংয়ের অনুরোধ, টেবিল, ট্রান্সফার, অতিথির অনুরোধ, বোতামের উত্তর এবং চালু থাকা প্রতিটি স্বয়ংক্রিয় মেসেজ) এবং কী বন্ধ থাকে, যেমন Campaigns (marketing) (ক্যাম্পেইন (মার্কেটিং))। নমুনা ডেটা এখনও লোড করা থাকলে একটি সতর্কবার্তা আপনাকে মনে করিয়ে দেয়, এবং ওয়ার্কস্পেসে অন্য কোনো বটও চালু থাকলে আরেকটি।
রিপোর্ট
রিপোর্ট › Hotel desk (হোটেল ডেস্ক) গত 30 দিনের সারসংক্ষেপ দেয়:
- Stays (থাকা): Booking requests (বুকিং অনুরোধ), Confirmed (নিশ্চিত), Booked by the assistant (অ্যাসিস্ট্যান্টের বুক করা), Nights (রাত), Stay value (থাকার মূল্য) ও Booked ahead (average) (কত আগে বুক, গড়)।
- Where bookings come from (বুকিং কোথা থেকে আসে): প্রতিটি উৎস অনুযায়ী অনুরোধ, নিশ্চিত, রাত ও আয় (ওয়েবসাইট, বুকিং সাইট, বিজ্ঞাপন, WhatsApp, Instagram, সরাসরি আগত, রেফারেল)।
- Money (অর্থ): Payments (পেমেন্ট) ও Paid online (অনলাইনে পরিশোধিত)।
- Guest requests (অতিথির অনুরোধ): অনুরোধ, সম্পন্ন ও Average time to done (সম্পন্ন হতে গড় সময়), এবং বিভাগ অনুযায়ী অনুরোধ।
- Restaurant tables (রেস্তোরাঁর টেবিল), Tours (ট্যুর) ও Transfers (ট্রান্সফার): বুকিং, কভার বা অতিথি, না-আসা ও মূল্য।
- Ratings (রেটিং), স্ট্যাটাস অনুযায়ী থাকা, বুক হওয়া রুম টাইপ এবং পাঠানো ও উত্তরসহ Campaigns (ক্যাম্পেইন)।
ফিচার
রুম কার্ড
একটি ছবি, পুরো থাকার মোট মূল্য, আকার, বিছানা ও ভিউ, সঙ্গে আরও ছবি ও এই রুম বুক করুন বোতাম। WhatsApp-এ একাধিক রুম সোয়াইপ করার মতো ক্যারোসেল হিসেবে আসে।
ডিপোজিট ও পেমেন্ট
নিশ্চিতকরণের পর অতিথি এখনই পরিশোধ করুন বোতামসহ ডিপোজিটের অনুরোধ পান। পেমেন্ট ইন্টিগ্রেশন থাকলে এটি পেমেন্ট লিংক পাঠায় এবং পেমেন্ট নিজে থেকেই রেকর্ড হয়; না থাকলে আপনার পেমেন্ট নির্দেশনা পাঠানো হয়।
এক্সট্রা ও অকুপেন্সি
এয়ারপোর্ট পিক-আপ, দেরিতে চেক-আউট, স্পা প্যাকেজ বা রোমান্টিক ডিনার প্রতি থাকা, প্রতি রাত বা প্রতিজনের হিসেবে যোগ করা যায়। 14 দিনের একটি ভিউ প্রতিটি রুম টাইপ ও রাতে বিক্রি হওয়া রুম দেখায়।
আগমনের আগে ও স্বাগত
চেক-ইনের কয়েক দিন আগে ঠিকানা ও চেক-ইনের সময় আসে, সঙ্গে ট্রান্সফার বুক করুন, এক্সট্রা দেখুন ও প্রশ্ন করুন। চেক-ইনের সময় আসে রুম নম্বর ও একটি ছোট মেনু: হাউসকিপিং, ডাইনিং ও আমার সাহায্য দরকার।
ট্যুর ও টেবিল
আসন সংখ্যা, প্রাপ্তবয়স্ক ও শিশুর মূল্য, মিটিং পয়েন্ট ও সিজনসহ ট্যুরের যাত্রা। আপনার ডিনারের সময়ের মধ্যে রেস্তোরাঁর টেবিল, প্রতি সময়ে অতিথির সংখ্যা এবং সর্বোচ্চ দলের আকার।
ট্রান্সফার
প্রতিটি গাড়ির মূল্যসহ রুট এবং কতজন বসতে পারেন। আপনি চালক যোগ করলে অতিথি নাম, গাড়ি ও ফোন নম্বর পান। আগের সন্ধ্যার রিমাইন্ডারের সঙ্গে থাকে আমি থাকব, পরিবর্তন ও বাতিল।
রেটিং ও ক্যাম্পেইন
থাকার পরের একটি রেটিং খুশি অতিথিদের আপনার রিভিউ লিংকে নিয়ে যায়। আগের অতিথি, ট্যুরের অতিথি বা যাঁরা জিজ্ঞেস করেছেন কিন্তু বুক করেননি তাঁদের জন্য ক্যাম্পেইন ডিফল্টভাবে বন্ধ থাকে।
রিপোর্ট
30 দিনের হিসাবে: উৎস অনুযায়ী বুকিং অনুরোধ, নিশ্চিতকরণ, রাত ও থাকার মূল্য, অতিথিরা কত আগে বুক করেন, পেমেন্ট, বিভাগ অনুযায়ী অতিথির অনুরোধ, ট্যুর, টেবিল, ট্রান্সফার, রেটিং এবং ক্যাম্পেইনের উত্তর।
স্ক্রিনশট
Hotel & Travel Assistant অতিথির তারিখের জন্য খালি রুম মূল্যসহ কার্ড হিসেবে পাঠাচ্ছে
অনুরোধ, নিশ্চিত থাকা ও প্রাপ্য ডিপোজিটসহ রিজার্ভেশনের তালিকা
রাতপ্রতি মূল্য, ডিপোজিট, বকেয়া, এক্সট্রা ও পরিবর্তনসহ একটি থাকা
আগমন, প্রস্থান ও হোটেলে থাকা অতিথিদের আজকের ভিউ
সঠিক বিভাগে পাঠানো অতিথির অনুরোধ, অতিথিকে জানানো হচ্ছে
উৎস অনুযায়ী বুকিং, রাত, থাকার মূল্য ও পেমেন্টসহ হোটেল ডেস্ক রিপোর্টপ্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
এটি কোন ধরনের ব্যবসার জন্য?
হোটেল, বুটিক হোটেল, রিসোর্ট ও ট্রাভেল এজেন্সি। এটি রুম, ট্যুর ও ডে ট্রিপ, রেস্তোরাঁর টেবিল এবং ট্রান্সফার বুক করে, এবং প্রতিটি আপনি চালু বা বন্ধ করতে পারেন।
এটি কীভাবে রুমের মূল্য হিসাব করে?
প্রতিটি রুম টাইপের বেস রেট, আপনার সিজন (বেশি বা কম রেট, ন্যূনতম রাত, স্টপ-সেল), অতিরিক্ত প্রাপ্তবয়স্ক, শিশু, মিল প্ল্যান এবং সিটি ট্যাক্স থেকে। এটি কখনো মূল্য বানায় না।
এটি কি নিজে নিজে বুকিং নিশ্চিত করতে পারে?
সিদ্ধান্ত আপনার। বুকিং হতে পারে এমন একটি অনুরোধ যা আপনার রিসেপশন নিশ্চিত করে, অথবা রুম খালি থাকলে সঙ্গে সঙ্গে নিশ্চিত। রুম রাত ধরে ধরে গণনা হয়, তাই শেষ রুমটি কখনো দুবার প্রতিশ্রুত হয় না।
অতিথিরা কি চ্যাটে ডিপোজিট দিতে পারেন?
হ্যাঁ। নিশ্চিতকরণের পর অতিথি এখনই পরিশোধ করুন বোতামসহ ডিপোজিটের অনুরোধ পান। পেমেন্ট ইন্টিগ্রেশন থাকলে এটি পেমেন্ট লিংক পাঠায় এবং পেমেন্ট রেকর্ড করে; না থাকলে আপনার পেমেন্ট নির্দেশনা পাঠানো হয়।
অবস্থানকালে কী ঘটে?
অতিথিরা চ্যাটে তোয়ালে, মেরামত বা রুম সার্ভিস চান। অনুরোধটি সঠিক বিভাগে যায়, অতিথিরা ছবি পাঠাতে পারেন, এবং টিম কখন শুরু করছে ও কখন শেষ হলো তা তাঁরা জানতে পারেন।
কোন চ্যানেল ও ভাষা সমর্থিত?
WhatsApp, Instagram ও ওয়েব চ্যাট, সারাদিন-রাত, ভয়েস মেসেজসহ অতিথির নিজের ভাষায়।