Hotel & Travel Assistant
Lễ tân AI cho khách sạn, resort và công ty du lịch: báo giá phòng theo giá thực của bạn và gửi phòng dưới dạng thẻ WhatsApp, đặt phòng, tour, bàn nhà hàng và xe đưa đón sân bay, gửi liên kết thanh toán tiền đặt cọc, và tiếp nhận yêu cầu của khách trong thời gian lưu trú.
Tổng quan
Hotel & Travel Assistant là lễ tân của khách sạn, khách sạn boutique, resort hoặc công ty du lịch trên WhatsApp, Instagram và web chat. Hoạt động suốt ngày đêm và trả lời bằng chính ngôn ngữ của khách, kể cả tin nhắn thoại.
Trợ lý nhận đặt bốn loại dịch vụ, và bạn có thể bật hoặc tắt từng loại: phòng, tour và chuyến đi trong ngày, bàn nhà hàng, và xe đưa đón sân bay và nội thành.
Trong thời gian lưu trú, khách yêu cầu khăn tắm, sửa chữa hoặc dịch vụ phòng ngay trong chat, và yêu cầu được chuyển đến đúng bộ phận. Khi cần đến con người, trợ lý sẽ chuyển cho đội ngũ của bạn.
Điểm nổi bật
- Giá thực, không bao giờ bịa. Báo giá được tính từ giá cơ bản của từng loại phòng, các mùa của bạn (giá cao hơn hoặc thấp hơn, số đêm tối thiểu, ngừng bán), người lớn thêm, trẻ em, gói bữa ăn và thuế thành phố.
- Phòng cuối cùng không bao giờ bị hứa hai lần. Phòng đang được giữ theo yêu cầu và các kỳ lưu trú đã xác nhận được tính theo từng đêm. Một đặt phòng có thể là yêu cầu do lễ tân của bạn xác nhận, hoặc được xác nhận ngay khi còn phòng trống.
- Yêu cầu của khách đến đúng đội ngũ. Yêu cầu được chuyển đến buồng phòng, bảo trì, dịch vụ phòng, spa, lễ tân hoặc concierge. Khách có thể gửi ảnh chụp vật bị hỏng, và được thông báo khi đội ngũ bắt đầu xử lý và khi hoàn tất.
Cài đặt và thiết lập
- Cài đặt Hotel & Travel Assistant từ Cài đặt › MonoStore › Ứng dụng, hoặc mở liên kết cài đặt app.monochat.ai/apps/mr7QNnHY8X4gDd3ZL. Nếu chưa có tài khoản MonoChat, liên kết này cho phép bạn đăng ký trước rồi tự động cài ứng dụng cho bạn.
- Mở tab Bắt đầu trên trang chủ MonoChat và chọn Thiết lập doanh nghiệp của bạn, rồi Thiết lập doanh nghiệp. Biểu mẫu hỏi Loại hình kinh doanh của bạn? (khách sạn, khách sạn boutique, B&B hoặc nhà nghỉ, resort, hoặc công ty du lịch hay đơn vị lữ hành; lựa chọn này bật hoặc tắt phòng, tour, đưa đón và nhà hàng, đồng thời thiết lập các tin nhắn tự động thông dụng), Tên doanh nghiệp, điện thoại, địa chỉ, Các trang đặt phòng bạn có mặt, Phòng, tour và bàn được đặt như thế nào? (trợ lý báo giá và tiếp nhận yêu cầu để đội ngũ của bạn xác nhận, hoặc xác nhận ngay khi còn chỗ), giờ nhận phòng và trả phòng, đơn vị tiền tệ, múi giờ và giờ làm việc của nhóm cho từng ngày. Đánh dấu Tải thêm dữ liệu mẫu để xem khi đã đầy đủ nếu bạn muốn mọi màn hình được điền bản ghi ví dụ. Nhấp Lưu và tiếp tục.
- Mở Khách sạn › Phòng và giá và thêm các loại phòng với giá cơ bản, số lượng phòng và ảnh, sau đó thêm các mùa. Thêm Tiện ích đi kèm mà khách có thể mua, cùng các tour, tuyến đưa đón và thiết lập nhà hàng nếu bạn dùng. Hãy kiểm tra cả các tab Kỳ lưu trú và thanh toán, Bộ phận, Tin nhắn tự động, Cách trò chuyện và Chuyển cho nhân viên.
- Mở Quầy khách sạn trong menu bên trái và nhấp nút nguồn màu xanh lá (Bật) ở phần đầu trang. Ngăn Bật trợ lý liệt kê những gì còn thiếu và những gì sẽ bắt đầu chạy; bật Trợ lý trả lời khách và xác nhận. Huy hiệu cạnh tiêu đề đổi từ Tắt sang Bật. Chỉ người có quyền quản lý tự động hóa trong workspace mới thấy nút nguồn và có thể bật hoặc tắt trợ lý.
- Chọn Try it on your own phone (Thử trên điện thoại của bạn) trên tab Bắt đầu và nhắn tin đến số của chính bạn như một vị khách: hỏi phòng cho ngày của bạn, chạm Xem thêm ảnh hoặc Đặt trên một thẻ phòng, hỏi về tour, xe đưa đón hoặc bàn ăn.
- Mỗi tin nhắn tự động có công tắc riêng. Các mẫu tin WhatsApp được soạn và gửi duyệt trên số của bạn thay bạn. Không có tin nào được gửi trong giờ yên tĩnh hoặc đến người đã yêu cầu dừng.
- Chiến dịch được gửi từng chút một dưới dạng tin nhắn tiếp thị WhatsApp đã được duyệt, tắt theo mặc định và loại trừ những người đã được liên hệ trong 14 ngày qua.
Từng màn hình
Hotel & Travel Assistant nằm trong Quầy khách sạn ở menu bên trái (biểu tượng chuông); danh sách màn hình của ứng dụng có tiêu đề Khách sạn. Các ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy ứng dụng đã tải dữ liệu mẫu (Aurora Bay Hotel).
Phần đầu danh sách có hai nút tắt: + mở một đặt phòng mới và nút chuông mở một yêu cầu mới của khách. Bên cạnh là huy hiệu Bật / Tắt và nút nguồn. Các tab bạn thấy tùy thuộc vào những gì bạn đã bật: Đặt phòng, Công suất phòng, Phòng và giá và Tiện ích đi kèm xuất hiện khi bật phòng, Đặt tour và Tour khi bật tour, Bàn khi bật nhà hàng và Đưa đón khi bật đưa đón.
Thẻ Bắt đầu
Sau khi cài đặt, tab Bắt đầu trên trang chủ MonoChat có thêm các bước của ứng dụng: Thiết lập doanh nghiệp của bạn, Bật trợ lý và Try it on your own phone (Thử trên điện thoại của bạn), bên cạnh các bước chung như Kết nối một kênh và Mời đồng nghiệp. Mỗi bước được đánh dấu khi hoàn tất, và Để sau ẩn bước bạn muốn bỏ qua. Bước Bật trợ lý cho thấy những gì còn thiếu (ví dụ Tên doanh nghiệp và đơn vị tiền tệ hoặc Ít nhất một loại phòng có giá phòng và số lượng phòng) và những tin nhắn tự động nào sẽ bắt đầu cùng trợ lý.
Thiết lập doanh nghiệp của bạn
Thiết lập doanh nghiệp mở biểu mẫu này. Đây là mọi thứ trợ lý cần trước khi có thể trả lời bất kỳ ai, và từng phần có thể thay đổi sau trên tab riêng của nó.
| Trường | Chức năng |
|---|---|
| Loại hình kinh doanh của bạn? | Khách sạn, khách sạn boutique, B&B hoặc nhà nghỉ, resort, hoặc công ty du lịch hay đơn vị lữ hành. Bật hoặc tắt phòng, tour, đưa đón và nhà hàng, đồng thời thiết lập các tin nhắn tự động thông dụng. Công ty du lịch bắt đầu với phòng tắt và tour bật. |
| Tên doanh nghiệp, Điện thoại, Địa chỉ | Những gì trợ lý cho khách biết về bạn. Tên doanh nghiệp là bắt buộc. |
| Các trang đặt phòng bạn có mặt | Phân tách bằng dấu phẩy, ví dụ Booking.com, Expedia, Airbnb. Yêu cầu nào nhắc đến một trong các trang này được tính là đến từ trang đặt phòng. |
| Phòng, tour và bàn được đặt như thế nào? | Trợ lý báo giá và tiếp nhận yêu cầu; nhóm của bạn xác nhận, hoặc Trợ lý xác nhận ngay khi còn chỗ trống. |
| Nhận phòng từ, Trả phòng trước | Giờ được thông báo cho khách. |
| Tiền tệ (vd. EUR, TRY, AED) | Mã ba chữ cái, dùng cho mọi mức giá. Bắt buộc. |
| Múi giờ | Để trống sẽ dùng múi giờ của workspace. |
| Các ngày trong tuần | Giờ làm việc của nhóm: thời gian lễ tân hoặc văn phòng của bạn trả lời tin nhắn. Ngoài giờ này, trợ lý ghi lại lời nhắn. Bật hoặc tắt từng ngày và đặt Mở cửa và Đóng cửa. |
| Tải thêm dữ liệu mẫu để xem khi đã đầy đủ | Điền vào mọi màn hình các phòng, khách và đặt phòng mẫu. |
Nhấp Lưu và tiếp tục. Bước tiếp theo hiển thị trong một thông báo: thêm các loại phòng và giá, hoặc, với công ty du lịch, thêm các tour.
Nút Dữ liệu mẫu trên bước Try it on your own phone mở cùng bảng dữ liệu mẫu như tab Dữ liệu mẫu: bảng này liệt kê những gì đã được tải và có nút Tải dữ liệu mẫu.
Hôm nay
Mọi thứ cần chú ý trong ngày, trên một màn hình. Ngày hiển thị dưới tiêu đề, và các tab phía trên cho biết số mục của từng tab: Khách đến, Khách đi, Đang lưu trú, Yêu cầu đặt xe, Yêu cầu của khách, Bàn, Đưa đón, Lời nhắn đã ghi và Đánh giá (thêm Tour khi bật tour). Con số cạnh Hôm nay trong menu là tổng số khách đến, khách đi và yêu cầu của khách đang mở.
Mỗi hàng cho thấy khách, trạng thái, loại phòng, ngày, số khách, gói ăn, giờ đến và yêu cầu đặc biệt nếu có, cùng số tiền còn Cần thanh toán ở bên phải. Biểu tượng robot nghĩa là trợ lý đã đặt; biểu tượng cảnh báo nghĩa là một yêu cầu đã trễ. Dùng biểu tượng bút chì để mở bản ghi, hoặc các nút trên hàng để xác nhận yêu cầu, làm thủ tục trả phòng cho khách hoặc mở cuộc trò chuyện.
Đặt phòng
Mọi kỳ lưu trú, từ yêu cầu đầu tiên đến khi trả phòng. Lọc theo Yêu cầu đặt xe, Sắp tới, Đang lưu trú, Khách đi hôm nay, Đến hạn đặt cọc, Đã qua và Tất cả, tìm theo tên hoặc mã, và sắp xếp danh sách. Đặt phòng mới thêm một kỳ lưu trú bạn nhận qua điện thoại hoặc tại quầy.
Một hàng cho thấy mã đặt phòng và khách, trạng thái (Yêu cầu đặt xe, Đã xác nhận, Đang lưu trú, Đã rời đi, Đã hủy, Đã từ chối, Khách không đến hoặc Đã hết hạn), loại phòng, ngày và số đêm, số khách và gói ăn. Bên phải là tổng tiền và số đã thanh toán hoặc khoản đặt cọc còn phải trả. Một yêu cầu có nút đánh dấu để xác nhận: khi đó khách nhận được xác nhận và yêu cầu đặt cọc. Những yêu cầu cũ hơn Trả lời yêu cầu trong vòng (giờ) bị đánh dấu trễ. Con số cạnh Đặt phòng trong menu là số yêu cầu đang chờ.
Công suất phòng
Mức lấp đầy của bạn trong 14 ngày tới. Mỗi hàng là một loại phòng kèm số lượng phòng, và mỗi cột là một đêm. Một ô cho thấy số phòng đã giữ trong đêm đó trên tổng số phòng của loại đó: yêu cầu, kỳ lưu trú đã xác nhận và khách đang lưu trú đều được tính. Hàng Tổng cộng tất cả các loại phòng và cho biết tỷ lệ phần trăm.
Màu sắc cho thấy mức lấp đầy của một đêm: Dưới một nửa, Từ một nửa trở lên, Từ 80% trở lên, Đã kín và Vượt số phòng. Trợ lý dùng cùng cách đếm theo từng đêm, nên không bao giờ chào một phòng không còn trống.
Yêu cầu của khách
Những gì khách đang lưu trú yêu cầu trong chat: khăn tắm, sửa chữa, dịch vụ phòng, mát-xa, taxi. Trợ lý chuyển mỗi yêu cầu đến một trong các bộ phận của bạn (xem Bộ phận). Lọc theo Mở, Mới, Đang xử lý, Xong và Tất cả, và tự thêm yêu cầu bằng Yêu cầu mới của khách.
Một hàng cho thấy mã yêu cầu, phòng, khách, trạng thái, bộ phận và nội dung yêu cầu, thời gian từ lúc gửi đến, người đang xử lý và ảnh khách đã gửi nếu có. Dùng Đang xử lý (biểu tượng người) để nhận một yêu cầu mới, dấu tích để đánh dấu Xong, và bút chì để mở. Khi Báo cho khách khi nhóm bắt đầu xử lý và khi hoàn tất được bật, khách được thông báo ở cả hai bước.
Bàn
Bàn nhà hàng được đặt qua chat hoặc bởi đội ngũ của bạn. Lọc theo Hôm nay, Ngày mai, Yêu cầu đặt xe, Sắp tới, Đã qua và Tất cả, và thêm bằng Đặt bàn mới.
Một hàng cho thấy giờ, khách và số người, trạng thái, dịp đặc biệt nếu có và số bàn. Các nút trên hàng thay đổi theo đặt bàn: xác nhận yêu cầu, đánh dấu nhóm khách Đã vào bàn trong ngày, đánh dấu Xong, hoặc đánh dấu Khách không đến khi đã quá giờ. Khung giờ đặt, số khách mỗi khung giờ và nhóm lớn nhất được thiết lập trên Tour, đưa đón và nhà hàng.
Đưa đón
Đưa đón sân bay, nhà ga và nội thành. Lọc theo Yêu cầu đặt xe, Sắp tới, Hôm nay, Đã qua và Tất cả, và thêm bằng Đưa đón mới. Tab Tuyến liệt kê các tuyến bạn chạy kèm giá mỗi xe và số người xe chở được; Thêm tuyến thêm một tuyến, và một tuyến có thể tắt mà không cần xóa.
Một hàng cho thấy ngày giờ, khách, trạng thái, tuyến và loại xe, số hiệu chuyến bay, số người và hành lý, cùng giá. Đưa đón luôn do đội ngũ của bạn xác nhận, đồng thời thêm tài xế; biểu tượng cảnh báo nghĩa là yêu cầu đã trễ hoặc chưa có tài xế. Khi bạn thêm tài xế, khách nhận được tên, xe và số điện thoại.
Khách
Tất cả những ai nhắn cho bạn qua WhatsApp, Instagram hoặc chat trên trang web. Lọc theo Tất cả, Đang lưu trú, VIP và Đã từ chối nhận tin, và thêm khách bằng Khách mới.
Một hàng cho thấy tên, số điện thoại, quốc gia và nguồn khách (Trang web, Trang đặt phòng, Quảng cáo, Giới thiệu, Khách vãng lai, WhatsApp hoặc Instagram), cùng ngày nhắn tin gần nhất. Mở một khách để sửa thông tin hoặc bắt đầu cuộc trò chuyện.
Phòng và giá
Các loại phòng bạn bán. Tab Loại phòng liệt kê từng loại với mã viết tắt, giường, hướng nhìn, diện tích và số khách tối đa, bên phải là giá cơ bản mỗi đêm, số lượng phòng và số ảnh. Dùng Thêm loại phòng, bút chì để sửa và thùng rác để xóa (các đặt phòng vẫn giữ tên loại phòng; bạn cũng có thể đặt nó ở trạng thái ẩn).
Tab Mùa tăng hoặc giảm giá trong một số ngày (Giá cao hơn, Giá thấp hơn hoặc Giữ nguyên giá), đặt số đêm tối thiểu hoặc đóng một loại phòng (Ngừng bán), cho một loại phòng hoặc tất cả. Trợ lý dùng tất cả các thông tin này để tính giá báo cho khách.
Tiện ích đi kèm
Những thứ khách có thể thêm vào kỳ lưu trú: trả phòng muộn, chào đón lãng mạn, mát-xa spa, bữa tối. Mỗi tiện ích có giá mỗi kỳ lưu trú, mỗi đêm, mỗi người hoặc mỗi người mỗi đêm, và có thể được chào Trong tin nhắn trước khi đến. Dùng Thêm tiện ích, sửa bằng bút chì hoặc xóa bằng thùng rác. Đặt một tiện ích ở trạng thái ẩn để ngừng chào bán; các kỳ lưu trú đã có tiện ích đó vẫn giữ nó trên hóa đơn.
Hướng dẫn địa phương
Các nhà hàng, bãi biển, điểm tham quan, quán cà phê và nhà thuốc bạn muốn giới thiệu. Khi khách hỏi nên làm gì hoặc ăn ở đâu, trợ lý trả lời dựa trên danh sách này. Lọc theo Hiển thị, Đã ẩn và Tất cả, và thêm một địa điểm bằng Địa điểm mới. Một hàng cho thấy loại địa điểm, khoảng cách, địa chỉ, mức giá và đã đặt ghim bản đồ hay chưa.
Chiến dịch
Ưu đãi gửi đến khách cũ, khách tour hoặc những người đã hỏi nhưng chưa đặt. Chiến dịch mới chuẩn bị một chiến dịch; một hàng cho thấy tên, hành động mà chiến dịch mời mọi người thực hiện (Đặt phòng lưu trú, Đặt tour hoặc Đặt bàn), trạng thái và số tin đã gửi và đã được trả lời. Khi Chiến dịch (tiếp thị) đang tắt trong Tin nhắn tự động, màn hình sẽ thông báo điều đó và bạn chỉ có thể chuẩn bị bản nháp. Không thể gửi chiến dịch mẫu.
Đánh giá
Đánh giá khách để lại sau kỳ lưu trú hoặc tour. Lọc theo Cần xử lý, Đánh giá thấp và Tất cả. Một hàng cho thấy số sao, khách, đó là kỳ lưu trú hay tour, loại phòng và mã đặt phòng. Đánh giá năm sao nhận được liên kết đánh giá của bạn; đánh giá thấp hơn sẽ hiện ở đây để đội ngũ của bạn liên hệ lại. Nhấp dấu tích (Đánh dấu đã xử lý) khi bạn đã xử lý xong.
Lời nhắn đã ghi
Khi trợ lý không thể giúp khách, ví dụ với ưu đãi cho đoàn hoặc yêu cầu đặc biệt cho nhà bếp, trợ lý ghi yêu cầu vào đây kèm tên, số điện thoại và kênh của khách. Mỗi ghi chú ở trạng thái Mở cho đến khi bạn nhấp dấu tích để đánh dấu xong. Ghi chú khẩn cấp có biểu tượng cảnh báo.
Doanh nghiệp của bạn
Những gì trợ lý cho khách biết về chính cơ sở lưu trú. Trợ lý không bao giờ nói bất cứ điều gì về doanh nghiệp mà không có ở đây hoặc trên các tab khác.
| Trường | Chức năng |
|---|---|
| Tên doanh nghiệp, Điện thoại, Địa chỉ | Thông tin liên hệ của bạn. |
| Giới thiệu doanh nghiệp (một hoặc hai câu) | Mô tả ngắn mà trợ lý có thể dùng. |
| Loại hình kinh doanh | Khách sạn, khách sạn boutique, B&B hoặc nhà nghỉ, resort, hoặc công ty du lịch hay đơn vị lữ hành. |
| Cơ sở vật chất (hồ bơi, spa, bãi đỗ xe, Wi-Fi, thú cưng, hỗ trợ người khuyết tật…) | Trợ lý trả lời các câu hỏi về cơ sở lưu trú dựa trên nội dung này. |
| Các trang đặt phòng bạn có mặt | Yêu cầu nào nhắc đến một trong các trang này được tính là đến từ trang đặt phòng. |
| Liên kết trang đánh giá | Nơi khách hài lòng được mời để lại đánh giá, ví dụ liên kết Google hoặc TripAdvisor của bạn. |
| Liên kết bản đồ, Trang web, Instagram | Các liên kết trợ lý có thể chia sẻ. |
| Tiền tệ, Múi giờ, Ngôn ngữ của tin nhắn tự động | Dùng cho giá, thời gian và các tin nhắn tự động. |
| Số điện thoại khẩn cấp | Số điện thoại trợ lý có thể cung cấp. |
| Giờ làm việc của nhóm, Ngày nghỉ (lễ) | Thời gian lễ tân hoặc văn phòng của bạn trả lời tin nhắn; ngày lễ mỗi dòng một ngày (YYYY-MM-DD). |
| House rules and policies (Nội quy và chính sách) | Trẻ em, thú cưng, hút thuốc, giấy tờ tùy thân khi nhận phòng, khách đến thăm. |
| Câu hỏi và câu trả lời khác | Mỗi dòng một cặp: Q: … / A: … |
Kỳ lưu trú và thanh toán
Cách đặt phòng trong chat, gói ăn, đặt cọc, hủy và thanh toán. Loại phòng, giá và mùa nằm trên Phòng và giá.
| Trường | Chức năng |
|---|---|
| Trợ lý báo giá và đặt phòng | Bật hoặc tắt việc đặt phòng. |
| Phòng được đặt như thế nào? | Trợ lý báo giá và tiếp nhận yêu cầu; lễ tân xác nhận, hoặc Trợ lý xác nhận ngay khi còn phòng. |
| Nhận phòng từ, Trả phòng trước | Giờ được thông báo cho khách. |
| Số đêm tối thiểu, Đặt trước tối đa (ngày) | Kỳ lưu trú ngắn nhất và khách có thể đặt trước bao xa. |
| Tính là trẻ em đến (tuổi) | Khách lớn tuổi hơn được tính là người lớn. |
| Trả lời yêu cầu trong vòng (giờ) | Những yêu cầu cũ hơn bị đánh dấu trễ trên quầy. |
| City tax per adult per night (Thuế thành phố mỗi người lớn mỗi đêm) | Được cộng vào báo giá. 0: không có. |
| Nhân viên lễ tân lần lượt nhận các đặt phòng mới | Các đặt phòng mới được giao lần lượt cho họ. Để trống: không ai được giao tự động. |
| Gói ăn | RO, BB, HB, FB và AI, mỗi gói có công tắc, Tên khách nhìn thấy và giá Mỗi người mỗi đêm cộng vào giá phòng. Gói ăn báo giá khi khách không chọn chọn gói mặc định. Giữ ít nhất một gói được bật. |
| Đặt cọc (% kỳ lưu trú) | 0: không đặt cọc. 100: trả trước toàn bộ. |
| Hạn đặt cọc trong vòng (ngày) | Sau khi xác nhận; không bao giờ muộn hơn ngày đến. |
| Hủy miễn phí đến (số ngày trước khi đến), Điều khoản hủy khách cần biết | Những gì trợ lý cho khách biết về việc hủy. |
| Gửi liên kết thanh toán khi khách chạm Thanh toán ngay | Khi có tích hợp thanh toán, yêu cầu đặt cọc kèm liên kết thanh toán và khoản thanh toán được ghi nhận tự động. Nếu không có, khách nhận Cách thanh toán (không có liên kết) thay thế. |
Tour, đưa đón và nhà hàng
Những gì trợ lý có thể đặt ngoài phòng. Bản thân các tour và tuyến đưa đón được thêm trên tab riêng của chúng.
| Trường | Chức năng |
|---|---|
| Trợ lý chào bán và đặt tour | Bật tour và chuyến đi trong ngày. Tour được đặt như thế nào? chọn giữa yêu cầu do đội ngũ xác nhận hoặc đặt ngay khi còn chỗ. |
| Thời gian báo trước (giờ), Đặt trước tối đa (ngày) | Có thể đặt tour, xe đưa đón hoặc bàn muộn nhất là bao lâu trước và sớm nhất là bao xa. |
| Tour: điều khách cần biết | Cần mang gì, hủy, trẻ em, đón từ các khách sạn khác. |
| Trợ lý tiếp nhận yêu cầu đưa đón (sân bay, nhà ga, thành phố) | Bật đưa đón. Đưa đón luôn do đội ngũ xác nhận, đồng thời thêm tài xế. |
| Đưa đón: điều khách cần biết | Tài xế đợi ở đâu, thời gian chờ khi chuyến bay trễ, ghế trẻ em. |
| Trợ lý đặt bàn tại nhà hàng | Bật nhà hàng, cùng Bàn được đặt như thế nào? và Tên nhà hàng. |
| Khung giờ đặt mỗi (phút), Số khách mỗi khung giờ, Số người tối đa mỗi lượt đặt trong cuộc trò chuyện | Cách bàn được chào cho khách. |
| Giờ phục vụ bữa tối | Mở cửa và Đóng cửa theo từng ngày. Khung giờ đặt cuối cùng là 45 phút trước giờ đóng cửa. |
| Nhà hàng: điều khách cần biết | Phong cách thực đơn, quy định trang phục, giờ ăn sáng, giờ phục vụ phòng. |
Bộ phận
Khách đang lưu trú có thể yêu cầu dịch vụ trong chat. Trợ lý chuyển mỗi yêu cầu đến một trong các bộ phận này, và quầy hiển thị yêu cầu đó trong Yêu cầu của khách. Có sáu bộ phận: Buồng phòng, Bảo trì, Room service and restaurant (Dịch vụ phòng và nhà hàng), Spa and wellness (Spa và chăm sóc sức khỏe), Lễ tân và Concierge. Bật hoặc tắt từng bộ phận và đổi Tên mà khách nhìn thấy. Báo cho khách khi nhóm bắt đầu xử lý và khi hoàn tất gửi cho khách thông tin cập nhật ở cả hai bước. Nhấp Lưu.
Tin nhắn tự động
Tin nhắn do doanh nghiệp gửi mà không qua trợ lý. Không có tin nào được gửi khi trợ lý đang tắt, đến người đã từ chối nhận tin, hoặc trong giờ yên tĩnh.
| Tin nhắn | Thời điểm gửi |
|---|---|
| Xác nhận đặt chỗ | Cho các kỳ lưu trú, tour, bàn và đưa đón do đội ngũ xác nhận; trợ lý tự xác nhận các đặt chỗ của mình ngay trong chat. Nếu có đặt cọc, yêu cầu thanh toán sẽ được gửi tiếp theo. |
| Nhắc đặt cọc | Khi đến hạn đặt cọc mà chưa thanh toán: số tiền và nút Thanh toán ngay (liên kết thanh toán hoặc cách thanh toán). |
| Trước khi đến | Vài ngày trước khi nhận phòng: địa chỉ và giờ nhận phòng, kèm Đặt xe đưa đón, Xem dịch vụ thêm và Đặt câu hỏi. |
| Chào mừng khi nhận phòng | Khi khách đã nhận phòng: số phòng và một menu cho buồng phòng, ăn uống và hỗ trợ. |
| Lời nhắc vào tối hôm trước | Cho tour, bàn và đưa đón, kèm Tôi sẽ có mặt, Thay đổi và Hủy. Mỗi lần chạm được trả lời ngay và đội ngũ được thông báo. |
| Cập nhật yêu cầu của khách | Khi đội ngũ bắt đầu xử lý yêu cầu từ phòng và khi hoàn tất, và khi có tài xế được giao cho chuyến đưa đón. |
| Biên nhận | Cho mỗi khoản thanh toán qua liên kết hoặc do đội ngũ ghi nhận. |
| Đánh giá sau kỳ lưu trú | Sau khi trả phòng hoặc sau tour: Great (Tuyệt vời), Okay (Ổn) hoặc Not happy (Không hài lòng). Đánh giá 5 sao nhận được liên kết đánh giá của bạn; đánh giá thấp hơn được ghi lại cho đội ngũ. |
| Chiến dịch (tiếp thị) | Cho phép bạn gửi ưu đãi đến khách cũ và những người đã hỏi. Tắt theo mặc định, không bao giờ gửi đến người đã từ chối nhận tin. |
Bên dưới các công tắc, bạn đặt Nhắc buổi tối lúc, Tin nhắn trước khi đến (số ngày trước), Xin đánh giá sau khi trả phòng (giờ), cùng Yên lặng từ và Yên lặng đến. Mục Mẫu WhatsApp cho thấy trạng thái của từng mẫu trên số của bạn (ví dụ Đã duyệt hoặc Đang chờ Meta); Gửi các mẫu còn thiếu soạn và gửi duyệt những mẫu còn thiếu, bằng ngôn ngữ của tin nhắn tự động.
Cách trò chuyện
Những việc trợ lý làm là cố định; cách trợ lý thể hiện là do bạn quyết định, và thay đổi có hiệu lực ngay từ tin nhắn tiếp theo.
| Trường | Chức năng |
|---|---|
| Tên trợ lý tự xưng | Tên của trợ lý. Để trống thì trợ lý chỉ trả lời thay mặt doanh nghiệp mà không xưng tên. |
| Giọng điệu | Chuyên nghiệp, Thân thiện, Ấm áp hoặc Thẳng thắn. |
| Cách xưng hô với khách | Trang trọng hoặc Thân mật, gọi bằng tên. |
| Biểu tượng cảm xúc | Không dùng, tối đa một biểu tượng khi hữu ích, hoặc thoải mái. |
| Độ dài câu trả lời | Ngắn gọn, cân bằng hoặc chi tiết. |
| Ngôn ngữ dự phòng | Trợ lý luôn trả lời bằng ngôn ngữ mà mỗi khách dùng để nhắn; ngôn ngữ này chỉ được dùng khi không xác định được. |
| Điều khác trợ lý cần biết | Được thêm nguyên văn vào hướng dẫn của trợ lý: nội quy, những điều không bao giờ được hứa. Không thể ghi đè quy tắc rằng trợ lý không bịa ra thông tin. |
Chuyển cho nhân viên
Khi khách yêu cầu gặp người thật, không hài lòng hoặc hỏi điều mà trợ lý không có câu trả lời, trợ lý sẽ chuyển cuộc trò chuyện. Chọn Ai tiếp nhận (một nhóm, một người cụ thể hoặc không ai), khung giờ với Mở lúc (0–23) và Đóng lúc (1–24), Những ngày nào (mọi ngày hoặc chỉ ngày thường) và Múi giờ dùng để tính giờ. Ngoài khung giờ này, trợ lý không chuyển. Nhấp Lưu.
Dữ liệu mẫu
Cho biết dữ liệu mẫu đã được tải hay chưa. Dữ liệu mẫu gồm 5 loại phòng kèm ảnh, mùa và tiện ích đi kèm, 14 khách cùng các kỳ lưu trú ở mọi trạng thái (kèm đặt cọc và thanh toán), các tour và đặt tour, bàn nhà hàng, đưa đón, yêu cầu từ các phòng, gợi ý địa phương, đánh giá và một chiến dịch nháp. Bản ghi của bạn không bị thay đổi. Khách mẫu không bao giờ nhận tin nhắn, nhưng bạn có thể thử trợ lý trên số của chính mình với các phòng và tour mẫu. Tải lại tải lại dữ liệu, và Xóa dữ liệu mẫu xóa mọi hàng mẫu; bản ghi thật của bạn không bị ảnh hưởng. Hãy xóa dữ liệu mẫu trước khi khách thật nhắn tin.
Ngăn đặt phòng
Nhấp vào một đặt phòng để mở. Phần trên cho thấy khách và số điện thoại, loại phòng, ngày và số đêm, số khách, gói ăn, trạng thái và người đã đặt, chuyến bay đến, giá từng đêm, tổng tiền, số đã thanh toán, khoản đặt cọc đến hạn và ngày hạn, cùng số dư.
- Nhận phòng (sau khi bạn ghi Số phòng), Khách không đến và sau đó Trả phòng chuyển kỳ lưu trú sang bước tiếp theo; một yêu cầu thì có Xác nhận và Từ chối thay vào đó. Lưu số phòng lưu phòng đã gán.
- Change the stay (Thay đổi kỳ lưu trú): Nhận phòng, Trả phòng, Loại phòng, Người lớn, Trẻ em, Phòng hoặc Gói ăn mới. Giá được tính lại; các trường để trống giữ nguyên. Nhấp Lưu thay đổi.
- Tiện ích đi kèm: chọn Dịch vụ thêm và Số lượng rồi nhấp Thêm. Giá tính theo đơn vị của tiện ích và được cộng vào hóa đơn.
- Details and notes (Chi tiết và ghi chú): Yêu cầu đặc biệt, Giờ đến, Chuyến bay, Tuổi của trẻ em và Ghi chú (cho nhóm), những ghi chú mà khách không bao giờ thấy.
- Thanh toán: Gửi yêu cầu thanh toán, Sao chép liên kết thanh toán, Kiểm tra thanh toán, hoặc Ghi nhận thanh toán nhận tại quầy hoặc qua chuyển khoản ngân hàng. Khoản đặt cọc được yêu cầu trước, sau đó là số dư, và mỗi khoản thanh toán có biên nhận.
- Hủy đặt phòng giải phóng phòng; khách nhận được một tin nhắn ngắn thông báo đã hủy.
Ngăn loại phòng
Mở một loại phòng trên Phòng và giá để chỉnh sửa: Tên, Mã viết tắt, Mô tả, Giường, Xem (hướng nhìn) và Diện tích (m²); số người ở được trong một phòng (Số người lớn tối đa, Số trẻ em tối đa, Số khách tối đa, Số khách trong giá cơ bản); giá mỗi phòng mỗi đêm (Giá cơ bản, Mỗi người lớn thêm, Mỗi trẻ em); Số phòng thuộc loại này (số phòng có thể bán mỗi đêm), Số đêm tối thiểu và Thứ tự; Tiện nghi; Liên kết ảnh (mỗi dòng một liên kết https, tối đa 15, ảnh đầu tiên là ảnh của thẻ phòng); Video link (Liên kết video) và Đang hoạt động (trợ lý chào bán). Các mùa tăng hoặc giảm giá cơ bản.
Bật trợ lý
Nút nguồn ở phần đầu trang mở ngăn này. Phía trên liệt kê những gì còn thiếu: Tên doanh nghiệp và đơn vị tiền tệ, Giờ làm việc của nhóm, ít nhất một trong các mục phòng, tour, đưa đón hoặc bàn được bật, Ít nhất một loại phòng có giá phòng và số lượng phòng khi bật phòng, Ít nhất một tour khi bật tour, và Tuyến đưa đón kèm giá (khuyến nghị).
Bật Trợ lý trả lời khách và xác nhận. Bên dưới công tắc, bạn thấy những gì bắt đầu cùng trợ lý (trả lời trong chat, yêu cầu đặt phòng, bàn, đưa đón, yêu cầu của khách, trả lời bằng nút và từng tin nhắn tự động đang bật) và những gì vẫn tắt, chẳng hạn Chiến dịch (tiếp thị). Một cảnh báo nhắc bạn khi dữ liệu mẫu vẫn còn được tải, và một cảnh báo khác khi một bot khác cũng đang bật trong workspace.
Báo cáo
Báo cáo › Quầy khách sạn tổng hợp 30 ngày gần nhất:
- Kỳ lưu trú: Yêu cầu đặt xe, Đã xác nhận, Trợ lý đặt, Số đêm, Giá trị lưu trú và Thời gian đặt trước (trung bình).
- Nguồn đặt chỗ: yêu cầu, đã xác nhận, số đêm và doanh thu theo từng nguồn (trang web, trang đặt phòng, quảng cáo, WhatsApp, Instagram, khách vãng lai, giới thiệu).
- Tiền: Thanh toán và Đã trả trực tuyến.
- Yêu cầu của khách: số yêu cầu, đã xong và Thời gian hoàn tất trung bình, cùng yêu cầu theo bộ phận.
- Bàn nhà hàng, Tour và Đưa đón: lượt đặt, số suất hoặc số khách, khách không đến và giá trị.
- Đánh giá, kỳ lưu trú theo trạng thái, loại phòng đã đặt và Chiến dịch với số tin đã gửi và đã được trả lời.
Tính năng
Thẻ phòng
Một bức ảnh, tổng giá cho kỳ lưu trú, diện tích, giường và tầm nhìn, kèm nút Xem thêm ảnh và Đặt phòng này. Trên WhatsApp, nhiều phòng được gửi dưới dạng băng chuyền vuốt ngang.
Đặt cọc và thanh toán
Sau khi xác nhận, khách nhận yêu cầu đặt cọc kèm nút Thanh toán ngay. Nếu có tích hợp thanh toán, trợ lý gửi liên kết thanh toán và khoản thanh toán được ghi nhận tự động; nếu không, hướng dẫn thanh toán của bạn sẽ được gửi đi.
Dịch vụ thêm và công suất phòng
Đón sân bay, trả phòng muộn, gói spa hay bữa tối lãng mạn có thể được thêm theo kỳ lưu trú, theo đêm hoặc theo người. Chế độ xem 14 ngày cho thấy số phòng đã bán theo từng loại phòng và từng đêm.
Trước khi đến và khi chào đón
Vài ngày trước khi nhận phòng, khách nhận địa chỉ và giờ nhận phòng kèm các nút Đặt xe đưa đón, Xem dịch vụ thêm và Đặt câu hỏi. Khi nhận phòng, khách nhận số phòng và một menu nhỏ: Buồng phòng, Ăn uống và Tôi cần hỗ trợ.
Tour và bàn ăn
Các chuyến khởi hành tour với số chỗ, giá người lớn và trẻ em, điểm hẹn và mùa. Bàn nhà hàng trong giờ phục vụ bữa tối của bạn, số khách theo từng khung giờ và quy mô nhóm lớn nhất.
Đưa đón
Các tuyến với giá theo từng loại xe và số người xe chở được. Khi bạn thêm tài xế, khách nhận được tên, xe và số điện thoại. Lời nhắc vào tối hôm trước kèm các nút Tôi sẽ có mặt, Thay đổi và Hủy.
Đánh giá và chiến dịch
Một đánh giá sau kỳ lưu trú dẫn những khách hài lòng đến liên kết đánh giá của bạn. Các chiến dịch gửi đến khách cũ, khách tour hoặc những người đã hỏi nhưng chưa đặt đều tắt theo mặc định.
Báo cáo
Trong 30 ngày: yêu cầu đặt phòng theo nguồn, xác nhận, số đêm và giá trị kỳ lưu trú, khách đặt trước bao lâu, thanh toán, yêu cầu của khách theo bộ phận, tour, bàn ăn, đưa đón, đánh giá và phản hồi chiến dịch.
Ảnh chụp màn hình
Hotel & Travel Assistant gửi các phòng trống dưới dạng thẻ kèm giá cho ngày lưu trú của khách
Danh sách đặt phòng với các yêu cầu, kỳ lưu trú đã xác nhận và khoản đặt cọc đến hạn
Một kỳ lưu trú với giá từng đêm, tiền đặt cọc, số dư, dịch vụ thêm và các thay đổi
Chế độ xem hôm nay với khách đến, khách đi và khách đang lưu trú
Yêu cầu của khách được chuyển đến đúng bộ phận, khách luôn được cập nhật thông tin
Báo cáo quầy khách sạn với đặt phòng theo nguồn, số đêm, giá trị kỳ lưu trú và thanh toánCâu hỏi thường gặp
Dành cho những doanh nghiệp nào?
Khách sạn, khách sạn boutique, resort và công ty du lịch. Trợ lý nhận đặt phòng, tour và chuyến đi trong ngày, bàn nhà hàng và xe đưa đón, và bạn bật hoặc tắt từng loại.
Trợ lý tính giá phòng như thế nào?
Từ giá cơ bản của từng loại phòng, các mùa của bạn (giá cao hơn hoặc thấp hơn, số đêm tối thiểu, ngừng bán), người lớn thêm, trẻ em, gói bữa ăn và thuế thành phố. Trợ lý không bao giờ bịa giá.
Trợ lý có thể tự xác nhận đặt phòng không?
Bạn quyết định. Một đặt phòng có thể là yêu cầu do lễ tân của bạn xác nhận, hoặc được xác nhận ngay khi còn phòng trống. Phòng được tính theo từng đêm, nên phòng cuối cùng không bao giờ bị hứa hai lần.
Khách có thể đặt cọc ngay trong chat không?
Có. Sau khi xác nhận, khách nhận yêu cầu đặt cọc kèm nút Thanh toán ngay. Nếu có tích hợp thanh toán, trợ lý gửi liên kết thanh toán và ghi nhận khoản thanh toán; nếu không, hướng dẫn thanh toán của bạn sẽ được gửi đi.
Điều gì xảy ra trong thời gian lưu trú?
Khách yêu cầu khăn tắm, sửa chữa hoặc dịch vụ phòng ngay trong chat. Yêu cầu được chuyển đến đúng bộ phận, khách có thể gửi ảnh, và được thông báo khi đội ngũ bắt đầu xử lý và khi hoàn tất.
Trợ lý hỗ trợ những kênh và ngôn ngữ nào?
WhatsApp, Instagram và web chat, suốt ngày đêm, bằng chính ngôn ngữ của khách, kể cả tin nhắn thoại.