Hotel & Travel Assistant
호텔, 리조트, 여행사를 위한 AI 프런트 데스크입니다. 실제 객실 요금을 안내하고 객실을 WhatsApp 카드로 보내며, 숙박, 투어, 레스토랑 테이블, 공항 픽업을 예약하고, 보증금 결제 링크를 발송하고, 투숙 중 고객의 요청을 접수합니다.
개요
Hotel & Travel Assistant는 WhatsApp, Instagram, 웹 채팅에서 호텔, 부티크 호텔, 리조트, 여행사의 프런트 데스크 역할을 합니다. 24시간 운영되며 음성 메시지를 포함해 고객이 쓰는 언어로 답변합니다.
예약할 수 있는 것은 네 가지이며, 각각 켜고 끌 수 있습니다. 객실, 투어와 당일 여행, 레스토랑 테이블, 공항 및 시내 이동 서비스입니다.
투숙 중에는 고객이 채팅으로 수건, 수리, 룸서비스를 요청하면 해당 부서로 전달됩니다. 직원이 필요할 때는 언제든 팀에 연결합니다.
주요 특징
- 실제 요금만 안내하며, 임의로 만들지 않습니다. 견적은 객실 유형별 기본 요금, 시즌 설정(요금 인상 또는 인하, 최소 숙박일, 판매 중지), 추가 성인, 어린이, 식사 플랜, 도시세를 기준으로 계산됩니다.
- 마지막 객실을 두 번 약속하지 않습니다. 요청으로 확보된 객실과 확정된 숙박은 1박 단위로 집계됩니다. 예약은 프런트에서 확정하는 요청으로 받을 수도 있고, 객실이 남아 있는 동안 즉시 확정할 수도 있습니다.
- 고객 요청이 알맞은 팀에 전달됩니다. 요청은 하우스키핑, 시설 관리, 룸서비스, 스파, 프런트 또는 컨시어지로 분류됩니다. 고객은 고장 난 부분의 사진을 보낼 수 있고, 팀이 작업을 시작할 때와 끝냈을 때 안내를 받습니다.
설치 및 설정
- 설정 › MonoStore › 앱에서 Hotel & Travel Assistant를 설치하거나 설치 링크 app.monochat.ai/apps/mr7QNnHY8X4gDd3ZL를 여세요. MonoChat 계정이 없다면 링크에서 먼저 가입할 수 있으며, 앱은 자동으로 설치됩니다.
- MonoChat 홈 페이지에서 시작하기 탭을 열고 Set up your business(비즈니스 설정)를 선택한 다음 Set up the business(비즈니스 설정하기)를 선택하세요. 양식에서는 What kind of business?(어떤 사업체인가요?)(호텔, 부티크 호텔, B&B 또는 게스트하우스, 리조트, 여행사 또는 투어 운영사 중 선택하며, 이 선택에 따라 객실, 투어, 이동 서비스, 레스토랑이 켜지거나 꺼지고 일반적인 자동 메시지가 설정됩니다), Business name(사업체 이름), 전화번호, 주소, Booking sites you are listed on(등록된 예약 사이트), How should rooms, tours and tables be booked?(객실, 투어, 테이블 예약 방식)(어시스턴트가 견적을 안내하고 요청을 받으면 팀이 확정하거나, 자리가 있는 동안 즉시 확정), 체크인 및 체크아웃 시간, 통화, 시간대, 요일별 팀 근무 시간을 입력합니다. 모든 화면을 예시 기록으로 채우고 싶다면 Also load sample data so I can see it full(샘플 데이터도 불러와 채워진 화면 보기)을 선택하세요. Save and continue(저장하고 계속)를 클릭합니다.
- Hotel › Rooms and rates(호텔 › 객실 및 요금)를 열고 객실 유형을 기본 요금, 보유 객실 수, 사진과 함께 추가한 다음 시즌을 추가하세요. 고객이 구매할 수 있는 Extras(부가 서비스)를 추가하고, 사용하는 경우 투어, 이동 경로, 레스토랑 설정도 추가하세요. Stays and payments(숙박 및 결제), Departments(부서), Automatic messages(자동 메시지), How it talks(말투), Handover(상담원 연결) 탭도 확인하세요.
- 왼쪽 메뉴에서 Hotel desk(호텔 데스크)를 열고 헤더의 초록색 전원 버튼(Turn on, 켜기)을 클릭하세요. Turn the assistant on(어시스턴트 켜기) 패널에 아직 부족한 항목과 시작될 항목이 표시됩니다. Assistant answers guests(어시스턴트가 고객에게 답변) 스위치를 켜고 확인하세요. 제목 옆의 배지가 Off에서 On으로 바뀝니다. 워크스페이스에서 자동화를 관리할 수 있는 사용자만 전원 버튼을 볼 수 있으며 어시스턴트를 켜고 끌 수 있습니다.
- 시작하기 탭에서 Try it on your own phone(내 휴대폰으로 사용해 보기)을 선택하고, 고객이 보내듯 본인 번호로 메시지를 보내 보세요. 원하는 날짜의 객실을 문의하고, 객실 카드에서 More photos(사진 더 보기)나 Book(예약)을 탭하고, 투어, 이동 서비스, 테이블에 대해 물어보세요.
- 자동 메시지마다 별도의 스위치가 있으며, WhatsApp 템플릿은 회사 번호로 자동 작성되어 제출됩니다. 조용한 시간대에는, 그리고 중단을 요청한 분께는 아무것도 발송되지 않습니다.
- 캠페인은 승인된 WhatsApp 마케팅 메시지로 조금씩 나누어 발송되며, 기본적으로 꺼져 있고 최근 14일 안에 연락한 분은 제외됩니다.
화면별 안내
Hotel & Travel Assistant는 왼쪽 메뉴의 Hotel desk(호텔 데스크, 종 아이콘) 아래에 있으며, 화면 목록의 제목은 Hotel(호텔)입니다. 아래 스크린샷은 샘플 데이터(Aurora Bay Hotel)를 불러온 상태의 앱을 보여 줍니다.
목록 헤더에는 바로가기 버튼이 두 개 있습니다. **+**는 새 예약을, 종 아이콘은 새 고객 요청을 엽니다. 그 옆에 On / Off 배지와 전원 버튼이 있습니다. 표시되는 탭은 켜 둔 기능에 따라 다릅니다. 객실이 켜져 있으면 Reservations(예약), Occupancy(객실 점유 현황), Rooms and rates(객실 및 요금), Extras(부가 서비스)가, 투어가 켜져 있으면 Tour bookings(투어 예약)와 Tours(투어)가, 레스토랑이 켜져 있으면 Tables(테이블)가, 이동 서비스가 켜져 있으면 Transfers(이동 서비스)가 표시됩니다.
시작하기 카드
설치 후 MonoChat 홈 페이지의 시작하기 탭에 채널 연결, 팀 초대 같은 일반 단계와 함께 앱의 단계인 Set up your business(비즈니스 설정), Turn the assistant on(어시스턴트 켜기), Try it on your own phone(내 휴대폰으로 사용해 보기)이 추가됩니다. 각 단계는 완료되면 체크 표시되며, 건너뛰고 싶은 단계는 나중에로 숨길 수 있습니다. Turn the assistant on 단계에는 아직 부족한 항목(예: Business name and currency(사업체 이름과 통화) 또는 At least one room type with a rate and a number of rooms(요금과 객실 수가 설정된 객실 유형 최소 1개))과 어시스턴트와 함께 시작되는 자동 메시지가 표시됩니다.
비즈니스 설정
Set up the business(비즈니스 설정하기)를 누르면 이 양식이 열립니다. 어시스턴트가 고객에게 답변하기 전에 필요한 모든 정보이며, 각 항목은 나중에 해당 탭에서 따로 변경할 수 있습니다.
| 필드 | 역할 |
|---|---|
| What kind of business?(어떤 사업체인가요?) | 호텔, 부티크 호텔, B&B 또는 게스트하우스, 리조트, 여행사 또는 투어 운영사. 객실, 투어, 이동 서비스, 레스토랑을 켜거나 끄고 일반적인 자동 메시지를 설정합니다. 여행사는 객실이 꺼지고 투어가 켜진 상태로 시작합니다. |
| Business name(사업체 이름), Phone(전화번호), Address(주소) | 어시스턴트가 고객에게 알려 주는 사업체 정보입니다. 사업체 이름은 필수입니다. |
| Booking sites you are listed on(등록된 예약 사이트) | 쉼표로 구분합니다. 예: Booking.com, Expedia, Airbnb. 이 중 하나를 언급한 문의는 예약 사이트에서 유입된 것으로 집계됩니다. |
| How should rooms, tours and tables be booked?(객실, 투어, 테이블 예약 방식) | The assistant quotes and takes a request; your team confirms it(어시스턴트가 견적을 안내하고 요청을 받으면 팀이 확정) 또는 The assistant confirms at once while there is room(자리가 있는 동안 어시스턴트가 즉시 확정). |
| Check-in from(체크인 시작), Check-out until(체크아웃 마감) | 고객에게 안내되는 시간입니다. |
| Currency (e.g. EUR, TRY, AED)(통화) | 세 글자 코드로, 모든 가격에 사용됩니다. 필수입니다. |
| Time zone(시간대) | 비워 두면 워크스페이스의 시간대를 사용합니다. |
| 요일 | Team hours(팀 근무 시간): 프런트나 사무실이 메시지에 답변하는 시간입니다. 이 시간 외에는 어시스턴트가 메시지를 받아 둡니다. 요일마다 켜거나 끄고 Opens(시작)와 Closes(종료)를 설정합니다. |
| Also load sample data so I can see it full(샘플 데이터도 불러와 채워진 화면 보기) | 모든 화면을 예시 객실, 고객, 예약으로 채웁니다. |
Save and continue(저장하고 계속)를 클릭합니다. 다음 단계가 메시지로 안내됩니다. 객실 유형과 요금을 추가하거나, 여행사라면 투어를 추가하세요.
Try it on your own phone(내 휴대폰으로 사용해 보기) 단계의 Sample data(샘플 데이터) 버튼은 Sample data 탭과 같은 샘플 데이터 패널을 엽니다. 불러온 항목이 표시되며 Load sample data(샘플 데이터 불러오기) 버튼이 있습니다.
오늘
오늘 처리해야 할 모든 것을 한 화면에서 볼 수 있습니다. 제목 아래에 날짜가 있고, 상단 탭에 항목별 건수가 표시됩니다. Arrivals(도착), Departures(출발), In-house(투숙 중), Booking requests(예약 요청), Guest requests(고객 요청), Tables(테이블), Transfers(이동 서비스), Messages taken(받아 둔 메시지), Ratings(평가)이며, 투어가 켜져 있으면 Tours(투어)도 표시됩니다. 메뉴의 Today(오늘) 옆 숫자는 도착, 출발, 미처리 고객 요청을 합한 수입니다.
각 행에는 고객, 상태, 객실 유형, 날짜, 인원, 식사 플랜, 도착 시간, 특별 요청이 표시되고, 오른쪽에 아직 To pay(결제 예정) 금액이 표시됩니다. 로봇 아이콘은 어시스턴트가 예약했다는 뜻이고, 경고 아이콘은 요청 처리가 늦어졌다는 뜻입니다. 연필 아이콘으로 기록을 열거나, 행의 버튼으로 요청을 확정하거나, 고객을 체크아웃하거나, 대화를 열 수 있습니다.
예약
첫 요청부터 체크아웃까지 모든 숙박을 관리합니다. Requests(요청), Upcoming(예정), In-house(투숙 중), Departures today(오늘 출발), Deposit due(보증금 결제 예정), Past(지난 예약), All(전체)로 필터링하고, 이름이나 코드로 검색하고, 목록을 정렬할 수 있습니다. New reservation(새 예약)으로 전화나 프런트에서 받은 숙박을 추가합니다.
각 행에는 예약 코드와 고객, 상태(Request(요청), Confirmed(확정), In-house(투숙 중), Departed(출발 완료), Cancelled(취소), Declined(거절), No-show(노쇼), Expired(만료)), 객실 유형, 날짜와 숙박일수, 인원, 식사 플랜이 표시됩니다. 오른쪽에는 합계와 결제된 금액 또는 아직 남은 보증금이 표시됩니다. 요청에는 확정용 체크 버튼이 있으며, 확정하면 고객에게 확정 안내와 보증금 요청이 전달됩니다. Answer requests within (hours)(요청 응답 기한(시간))보다 오래된 요청은 지연으로 표시됩니다. 메뉴의 Reservations(예약) 옆 숫자는 대기 중인 요청 수입니다.
객실 점유 현황
앞으로 14일 동안 객실이 얼마나 찼는지 보여 줍니다. 각 행은 객실 유형과 보유 객실 수이고, 각 열은 날짜(1박)입니다. 각 칸에는 해당 유형의 객실 중 그날 밤 확보된 객실 수가 표시되며, 요청, 확정된 숙박, 투숙 중인 고객이 모두 포함됩니다. Total(합계) 행은 모든 객실 유형을 더해 비율을 보여 줍니다.
색상으로 점유율을 나타냅니다. Under half(절반 미만), Half or more(절반 이상), 80% or more(80% 이상), Full(만실), Overbooked(초과 예약)입니다. 어시스턴트도 같은 1박 단위 집계를 사용하므로 비어 있지 않은 객실을 제안하지 않습니다.
고객 요청
투숙 중인 고객이 채팅으로 요청하는 것들입니다. 수건, 수리, 룸서비스, 마사지, 택시 등이 있습니다. 어시스턴트는 각 요청을 부서 중 하나로 분류합니다(Departments(부서) 참조). Open(미처리), New(신규), In progress(진행 중), Done(완료), All(전체)로 필터링하고, New guest request(새 고객 요청)로 직접 추가할 수 있습니다.
각 행에는 요청 코드, 객실, 고객, 상태, 부서와 요청 내용, 접수된 지 얼마나 지났는지, 담당자, 고객이 보낸 사진이 표시됩니다. On it(처리 시작, 사람 아이콘)으로 새 요청을 맡고, 체크 표시로 Done(완료) 처리하고, 연필 아이콘으로 엽니다. Tell the guest when the team starts and when it is done(팀이 시작할 때와 완료했을 때 고객에게 알림)이 켜져 있으면 고객은 두 단계 모두 안내를 받습니다.
테이블
채팅이나 팀이 예약한 레스토랑 테이블입니다. Today(오늘), Tomorrow(내일), Requests(요청), Upcoming(예정), Past(지난 예약), All(전체)로 필터링하고, New table booking(새 테이블 예약)으로 추가합니다.
각 행에는 시간, 고객과 인원, 상태, 기념일 등의 행사, 테이블이 표시됩니다. 행의 버튼은 예약 진행에 따라 달라집니다. 요청을 확정하고, 당일에는 Seated(착석)로 표시하고, Done(완료)으로 표시하거나, 시간이 지난 뒤에는 No-show(노쇼)로 표시합니다. 예약 시간 간격, 시간대별 고객 수, 최대 인원은 Tours, transfers and restaurant(투어, 이동 서비스 및 레스토랑)에서 설정합니다.
이동 서비스
공항, 기차역, 시내 이동 서비스입니다. Requests(요청), Upcoming(예정), Today(오늘), Past(지난 예약), All(전체)로 필터링하고, New transfer(새 이동 서비스)로 추가합니다. Routes(경로) 탭에는 운행하는 경로가 차량당 요금, 탑승 가능 인원과 함께 표시됩니다. Add a route(경로 추가)로 경로를 추가하며, 경로는 삭제하지 않고 끌 수도 있습니다.
각 행에는 날짜와 시간, 고객, 상태, 경로와 차량, 항공편 번호, 인원과 수하물, 요금이 표시됩니다. 이동 서비스는 항상 팀이 확정하며 기사님도 팀이 지정합니다. 경고 아이콘은 요청 처리가 늦었거나 아직 기사님이 지정되지 않았다는 뜻입니다. 기사님을 지정하면 고객에게 이름, 차량, 전화번호가 전달됩니다.
고객
WhatsApp, Instagram, 웹사이트 채팅으로 연락하는 모든 고객입니다. All(전체), In-house(투숙 중), VIP, Opted out(수신 거부)으로 필터링하고, New guest(새 고객)로 고객을 추가합니다.
각 행에는 이름, 전화번호, 국가, 유입 경로(Website(웹사이트), Booking site(예약 사이트), Ad(광고), Referral(추천), Walk-in(직접 방문), WhatsApp 또는 Instagram)와 마지막으로 연락한 날짜가 표시됩니다. 고객을 열어 정보를 수정하거나 대화를 시작할 수 있습니다.
객실 및 요금
판매하는 객실 유형입니다. Room types(객실 유형) 탭에는 각 유형의 약어 코드, 침대, 전망, 크기, 수용 인원이 표시되고, 오른쪽에 1박 기본 요금, 보유 객실 수, 사진 수가 표시됩니다. Add room type(객실 유형 추가)으로 추가하고, 연필 아이콘으로 수정하고, 휴지통 아이콘으로 삭제합니다(예약에는 이름이 그대로 남으며, 숨김으로 설정할 수도 있습니다).
Seasons(시즌) 탭에서는 특정 날짜의 요금을 올리거나 내리고(Higher rate(요금 인상), Lower rate(요금 인하), Same rate(동일 요금)), 최소 숙박일을 설정하거나 객실 유형 판매를 닫을 수 있습니다(Stop-sell(판매 중지)). 한 객실 유형에만 또는 전체에 적용할 수 있습니다. 어시스턴트는 이 모든 설정으로 견적 요금을 계산합니다.
부가 서비스
고객이 숙박에 추가할 수 있는 항목입니다. 레이트 체크아웃, 로맨틱 웰컴, 스파 마사지, 디너 등이 있습니다. 각 부가 서비스는 per stay(숙박당), per night(1박당), per person(1인당), per person per night(1인 1박당) 요금을 가지며, In the pre-arrival message(도착 전 메시지에서) 제안할 수 있습니다. Add an extra(부가 서비스 추가)로 추가하고, 연필 아이콘으로 수정하거나 휴지통 아이콘으로 삭제합니다. 더 이상 제공하지 않으려면 숨김으로 설정하세요. 이미 추가된 숙박에는 청구서에 그대로 남습니다.
지역 가이드
추천하고 싶은 레스토랑, 해변, 명소, 카페, 약국입니다. 고객이 할 거리나 식사할 곳을 물으면 어시스턴트가 이 목록을 바탕으로 답변합니다. Shown(표시), Hidden(숨김), All(전체)로 필터링하고, New place(새 장소)로 장소를 추가합니다. 각 행에는 장소 종류, 거리, 주소, 가격대, 지도 핀 설정 여부가 표시됩니다.
캠페인
이전 투숙객, 투어 참가자, 문의했지만 예약하지 않은 분들에게 보내는 혜택입니다. New campaign(새 캠페인)으로 준비하며, 각 행에는 이름, 요청하는 행동(Book a stay(숙박 예약), Book a tour(투어 예약), Book a table(테이블 예약)), 상태, 발송 및 답장 수가 표시됩니다. Automatic messages(자동 메시지)에서 Campaigns (marketing)(캠페인(마케팅))이 꺼져 있는 동안에는 화면에 그 사실이 표시되며 초안만 준비할 수 있습니다. 샘플 캠페인은 발송할 수 없습니다.
평가
고객이 숙박이나 투어 후 남기는 평가입니다. To handle(처리 필요), Low ratings(낮은 평가), All(전체)로 필터링합니다. 각 행에는 별점, 고객, 숙박인지 투어인지, 객실 유형, 예약 코드가 표시됩니다. 별 5개를 준 고객에게는 리뷰 링크가 전달되고, 그보다 낮은 평가는 팀이 후속 조치할 수 있도록 여기에 표시됩니다. 처리한 뒤 체크 표시(Mark handled(처리 완료로 표시))를 클릭하세요.
받아 둔 메시지
어시스턴트가 고객을 도울 수 없을 때(예: 단체 요금 문의나 주방에 대한 특별 요청) 고객의 이름, 전화번호, 채널과 함께 요청을 여기에 기록합니다. 각 메모는 체크 표시를 클릭해 완료 처리할 때까지 Open(미처리) 상태입니다. 긴급 메모에는 경고 아이콘이 표시됩니다.
사업체 정보
어시스턴트가 숙소 자체에 대해 고객에게 알려 주는 내용입니다. 여기나 다른 탭에 없는 사업체 정보는 절대 말하지 않습니다.
| 필드 | 역할 |
|---|---|
| Business name(사업체 이름), Phone(전화번호), Address(주소) | 연락처 정보입니다. |
| About the business (one or two sentences)(사업체 소개(한두 문장)) | 어시스턴트가 사용할 수 있는 짧은 설명입니다. |
| Kind of business(사업체 유형) | 호텔, 부티크 호텔, B&B 또는 게스트하우스, 리조트, 여행사 또는 투어 운영사. |
| Facilities (pool, spa, parking, Wi-Fi, pets, accessibility…)(시설(수영장, 스파, 주차, Wi-Fi, 반려동물, 접근성…)) | 어시스턴트는 이 내용을 바탕으로 숙소에 관한 질문에 답변합니다. |
| Booking sites you are listed on(등록된 예약 사이트) | 이 중 하나를 언급한 문의는 예약 사이트에서 유입된 것으로 집계됩니다. |
| Review page link(리뷰 페이지 링크) | 만족한 고객에게 리뷰를 요청할 곳입니다. 예: Google 또는 TripAdvisor 링크. |
| Map link(지도 링크), Website(웹사이트), Instagram | 어시스턴트가 공유할 수 있는 링크입니다. |
| Currency(통화), Time zone(시간대), Language of automatic messages(자동 메시지 언어) | 가격, 시간, 자동 메시지에 사용됩니다. |
| Emergency number(비상 연락처) | 어시스턴트가 안내할 수 있는 번호입니다. |
| 팀 근무 시간, Closed on (holidays)(휴무일(공휴일)) | 프런트나 사무실이 메시지에 답변하는 시간입니다. 휴무일은 한 줄에 날짜 하나씩 입력합니다(YYYY-MM-DD). |
| House rules and policies(숙소 규칙 및 정책) | 어린이, 반려동물, 흡연, 체크인 시 신분증, 방문객. |
| Other questions and answers(기타 질문과 답변) | 한 줄에 한 쌍씩: Q: … / A: … |
숙박 및 결제
채팅에서 객실을 예약하는 방식, 식사 플랜, 보증금, 취소, 결제를 설정합니다. 객실 유형, 요금, 시즌은 Rooms and rates(객실 및 요금)에 있습니다.
| 필드 | 역할 |
|---|---|
| The assistant quotes and books rooms(어시스턴트가 객실 견적 안내 및 예약) | 객실 예약을 켜거나 끕니다. |
| How should rooms be booked?(객실 예약 방식) | The assistant quotes and takes a request; reception confirms it(어시스턴트가 견적을 안내하고 요청을 받으면 프런트가 확정) 또는 The assistant confirms at once while rooms are free(객실이 남아 있는 동안 어시스턴트가 즉시 확정). |
| Check-in from(체크인 시작), Check-out until(체크아웃 마감) | 고객에게 안내되는 시간입니다. |
| Minimum nights(최소 숙박일), Bookable up to (days ahead)(예약 가능 기간(일 전까지)) | 가장 짧은 숙박 기간과 고객이 얼마나 미리 예약할 수 있는지입니다. |
| Children are up to (age)(어린이 기준 나이(세)) | 이보다 나이가 많은 고객은 성인으로 계산됩니다. |
| Answer requests within (hours)(요청 응답 기한(시간)) | 이보다 오래된 요청은 데스크에서 지연으로 표시됩니다. |
| City tax per adult per night(성인 1인 1박당 도시세) | 견적에 추가됩니다. 0: 없음. |
| Reception staff who get new reservations in turn(새 예약을 순서대로 배정받는 프런트 직원) | 새 예약이 이 직원들에게 차례로 배정됩니다. 비워 두면 자동 배정되지 않습니다. |
| 식사 플랜 | RO, BB, HB, FB, AI 각각에 스위치, Name guests see(고객에게 표시되는 이름), 객실 요금에 추가되는 Per person per night(1인 1박당) 가격이 있습니다. Meal plan quoted when the guest does not choose(고객이 선택하지 않을 때 안내할 식사 플랜)로 기본값을 정합니다. 최소 하나는 켜 두세요. |
| Deposit (% of the stay)(보증금(숙박 금액의 %)) | 0: 보증금 없음. 100: 전액 선결제. |
| Deposit due within (days)(보증금 결제 기한(일)) | 확정 후 기준이며, 도착일보다 늦어지지 않습니다. |
| Free cancellation until (days before arrival)(무료 취소 기한(도착 며칠 전까지)), Cancellation terms guests should know(고객이 알아야 할 취소 조건) | 어시스턴트가 취소에 대해 고객에게 안내하는 내용입니다. |
| Send a payment link when the guest taps Pay now(고객이 Pay now를 탭하면 결제 링크 발송) | 결제 연동이 있으면 보증금 요청에 결제 링크가 포함되고 결제가 자동으로 기록됩니다. 없으면 고객에게 How to pay (without a link)(결제 방법(링크 없이)) 내용이 대신 전달됩니다. |
투어, 이동 서비스 및 레스토랑
어시스턴트가 객실 외에 예약할 수 있는 항목입니다. 투어와 이동 경로 자체는 각 탭에서 추가합니다.
| 필드 | 역할 |
|---|---|
| The assistant offers and books tours(어시스턴트가 투어 제안 및 예약) | 투어와 당일 여행을 켭니다. How should tours be booked?(투어 예약 방식)에서 팀이 확정하는 요청 방식과 자리가 있는 동안 즉시 예약하는 방식 중 선택합니다. |
| Notice needed (hours)(사전 예약 필요 시간(시간)), Bookable up to (days ahead)(예약 가능 기간(일 전까지)) | 투어, 이동 서비스, 테이블을 얼마나 늦게까지, 얼마나 미리 예약할 수 있는지입니다. |
| Tours: what guests should know(투어: 고객 안내 사항) | 준비물, 취소, 어린이, 다른 호텔에서의 픽업. |
| The assistant takes transfer requests (airport, station, city)(어시스턴트가 이동 서비스 요청 접수(공항, 기차역, 시내)) | 이동 서비스를 켭니다. 이동 서비스는 항상 팀이 확정하며 기사님도 팀이 지정합니다. |
| Transfers: what guests should know(이동 서비스: 고객 안내 사항) | 기사님이 기다리는 장소, 항공편 지연 시 대기 시간, 유아용 카시트. |
| The assistant books tables at the restaurant(어시스턴트가 레스토랑 테이블 예약) | 레스토랑을 켜고 How should tables be booked?(테이블 예약 방식)와 Restaurant name(레스토랑 이름)을 설정합니다. |
| Booking times every (minutes)(예약 시간 간격(분)), Guests per booking time(예약 시간당 고객 수), Largest party in the chat(채팅 예약 최대 인원) | 테이블을 제안하는 방식입니다. |
| 디너 영업시간 | 요일별 Opens(시작)와 Closes(종료). 마지막 예약 시간은 마감 45분 전입니다. |
| Restaurant: what guests should know(레스토랑: 고객 안내 사항) | 메뉴 스타일, 복장 규정, 조식 시간, 룸서비스 시간. |
부서
투숙 중인 고객은 채팅으로 무언가를 요청할 수 있습니다. 어시스턴트는 각 요청을 다음 부서 중 하나로 분류하고, 데스크의 Guest requests(고객 요청)에 표시합니다. 부서는 Housekeeping(하우스키핑), Maintenance(시설 관리), Room service and restaurant(룸서비스 및 레스토랑), Spa and wellness(스파 및 웰니스), Reception(프런트), Concierge(컨시어지) 6개입니다. 각 부서를 켜거나 끄고 고객에게 표시되는 Name(이름)을 변경할 수 있습니다. Tell the guest when the team starts and when it is done(팀이 시작할 때와 완료했을 때 고객에게 알림)은 두 단계 모두 고객에게 진행 상황을 보냅니다. Save(저장)를 클릭하세요.
자동 메시지
어시스턴트를 거치지 않고 사업체가 보내는 메시지입니다. 어시스턴트가 꺼져 있을 때, 수신 거부한 분께, 조용한 시간대에는 아무것도 발송되지 않습니다.
| 메시지 | 발송 시점 |
|---|---|
| Booking confirmations(예약 확정 안내) | 팀이 확정하는 숙박, 투어, 테이블, 이동 서비스에 발송되며, 어시스턴트가 확정한 예약은 채팅에서 직접 안내합니다. 보증금이 있으면 결제 요청이 이어집니다. |
| Deposit reminder(보증금 알림) | 보증금 기한이 되었는데 아직 결제되지 않았을 때: 금액과 Pay now(지금 결제)(결제 링크 또는 결제 방법). |
| Before arrival(도착 전 안내) | 체크인 며칠 전: 주소와 체크인 시간, 그리고 Book a transfer(이동 예약), See extras(부가 서비스 보기), Ask a question(질문하기). |
| Welcome on check-in(체크인 환영 메시지) | 고객이 체크인했을 때: 객실 번호와 하우스키핑, 다이닝, 도움 요청 메뉴. |
| Reminders the evening before(전날 저녁 알림) | 투어, 테이블, 이동 서비스에 대해 I will be there(확인했어요), Change(변경), Cancel(취소) 버튼과 함께 발송됩니다. 탭하면 즉시 답변이 가고 팀에도 알려집니다. |
| Guest request updates(고객 요청 진행 안내) | 팀이 객실 요청 처리를 시작할 때와 완료했을 때, 그리고 이동 서비스에 기사님이 지정되었을 때. |
| Receipts(영수증) | 링크로 결제했거나 팀이 기록한 결제마다 발송됩니다. |
| Rating after the stay(숙박 후 평가) | 체크아웃이나 투어 후: Great(아주 좋아요), Okay(괜찮아요), Not happy(불만족). 별 5개면 리뷰 링크가 전달되고, 그보다 낮은 평가는 팀을 위해 기록됩니다. |
| Campaigns (marketing)(캠페인(마케팅)) | 이전 투숙객과 문의 고객에게 혜택을 보낼 수 있습니다. 기본적으로 꺼져 있으며, 수신 거부한 분께는 절대 발송되지 않습니다. |
스위치 아래에서 Evening reminder at(저녁 알림 시각), Before-arrival message (days before)(도착 전 메시지(며칠 전)), Ask for a rating after check-out (hours)(체크아웃 후 평가 요청(시간 후)), Quiet from(조용한 시간 시작), Quiet until(조용한 시간 종료)을 설정합니다. WhatsApp templates(WhatsApp 템플릿) 섹션에는 회사 번호에 등록된 각 템플릿의 상태(예: Approved(승인됨) 또는 Waiting for Meta(Meta 검토 대기))가 표시되며, Submit missing templates(누락된 템플릿 제출)를 누르면 아직 없는 템플릿을 자동 메시지 언어로 작성해 제출합니다.
말투
어시스턴트가 하는 일은 정해져 있지만, 어떻게 말할지는 직접 정할 수 있으며 변경 사항은 바로 다음 메시지부터 적용됩니다.
| 필드 | 역할 |
|---|---|
| What it calls itself(어시스턴트 이름) | 어시스턴트의 이름입니다. 비워 두면 이름 없이 사업체를 대신해 답변합니다. |
| Tone(어조) | 전문적, 친근함, 따뜻함, 직설적. |
| How it addresses guests(고객 호칭) | Formally(격식 있게) 또는 Casually, by first name(편하게, 이름으로). |
| Emojis(이모지) | 사용 안 함, 도움이 될 때 최대 하나, 자유롭게. |
| Answer length(답변 길이) | 간단하게, 적당하게, 자세하게. |
| Fallback language(기본 언어) | 항상 고객이 쓰는 언어로 답변하며, 언어를 판단할 수 없을 때만 이 언어를 사용합니다. |
| Anything else it should know(그 밖에 알아야 할 내용) | 입력한 그대로 지침에 추가됩니다. 숙소 규칙, 절대 약속하면 안 되는 것 등. 사실을 지어내지 않는다는 규칙은 무시할 수 없습니다. |
상담원 연결
고객이 직원을 요청하거나, 불만이 있거나, 어시스턴트가 답할 수 없는 질문을 하면 대화를 넘깁니다. Who picks it up(담당자)(팀, 특정 직원 또는 없음), Opens at(시작 시각)(0–23)과 Closes at(종료 시각)(1–24), Which days(요일)(매일 또는 평일만), 시간 기준이 되는 Time zone(시간대)을 선택합니다. 이 시간 외에는 연결하지 않습니다. Save(저장)를 클릭하세요.
샘플 데이터
샘플 데이터를 불러왔는지 보여 줍니다. 사진, 시즌, 부가 서비스가 포함된 객실 유형 5개, 모든 상태의 숙박(보증금과 결제 포함)이 있는 고객 14명, 투어와 투어 예약, 레스토랑 테이블, 이동 서비스, 객실 요청, 지역 추천 정보, 평가, 캠페인 초안을 불러옵니다. 기존 기록은 변경되지 않습니다. 샘플 고객에게는 메시지가 발송되지 않지만, 본인 번호로 샘플 객실과 투어를 대상으로 어시스턴트를 사용해 볼 수 있습니다. Load again(다시 불러오기)은 다시 불러오고, Remove sample data(샘플 데이터 삭제)는 모든 샘플 행을 삭제하며 실제 기록은 건드리지 않습니다. 실제 고객이 연락하기 전에 삭제하세요.
예약 상세 패널
예약을 클릭하면 열립니다. 상단에 고객과 전화번호, 객실 유형, 날짜와 숙박일수, 인원, 식사 플랜, 상태와 예약한 사람, 도착 항공편, 1박별 요금, 합계, 결제된 금액, 결제 예정 보증금과 기한, 잔액이 표시됩니다.
- Room number(객실 번호)를 입력한 뒤 Check in(체크인), No-show(노쇼), 이후 Check out(체크아웃)으로 숙박 단계를 진행합니다. 요청에는 대신 Confirm(확정)과 Decline(거절)이 있습니다. Save the room number(객실 번호 저장)로 객실을 저장합니다.
- Change the stay(숙박 변경): 새로운 Check-in(체크인), Check-out(체크아웃), Room type(객실 유형), Adults(성인), Children(어린이), Rooms(객실 수), Meal plan(식사 플랜). 요금이 다시 계산되며, 빈 필드는 그대로 유지됩니다. Save the change(변경 저장)를 클릭하세요.
- Extras(부가 서비스): Extra(부가 서비스)와 Quantity(수량)를 선택하고 Add(추가)를 클릭합니다. 가격은 부가 서비스의 단위에 따라 계산되어 청구서에 추가됩니다.
- Details and notes(세부 정보 및 메모): Special requests(특별 요청), Arrival time(도착 시간), Flight(항공편), Child ages(어린이 나이), Notes (for the team)(메모(팀용)). 메모는 고객에게 표시되지 않습니다.
- Payments(결제): Send the payment request(결제 요청 보내기), Copy the payment link(결제 링크 복사), Check the payment(결제 확인), 또는 프런트나 계좌 이체로 받은 결제는 Record a payment(결제 기록). 보증금을 먼저 요청하고 그다음 잔액을 요청하며, 결제마다 영수증이 발송됩니다.
- Cancel the reservation(예약 취소)은 객실을 비우며, 고객에게 취소되었다는 짧은 메시지가 전달됩니다.
객실 유형 패널
Rooms and rates(객실 및 요금)에서 객실 유형을 열어 수정합니다. Name(이름), Short code(약어 코드), Description(설명), Beds(침대), View(전망), Size (m²)(크기(m²)), 객실 1개의 수용 인원(Adults at most(최대 성인 수), Children at most(최대 어린이 수), Guests at most(최대 인원), Guests in the base rate(기본 요금 포함 인원)), 객실 1개 1박 요금(Base rate(기본 요금), Each extra adult(추가 성인 1인당), Each child(어린이 1인당)), Rooms of this type(이 유형의 객실 수)(매일 밤 판매할 수 있는 수), Minimum nights(최소 숙박일), Order(순서), Amenities(편의 시설), Photo links(사진 링크)(한 줄에 https 링크 하나, 최대 15개, 첫 번째가 카드 사진), Video link(동영상 링크), Active (the assistant offers it)(활성(어시스턴트가 제안))를 설정합니다. 시즌에 따라 기본 요금이 오르거나 내립니다.
어시스턴트 켜기
헤더의 전원 버튼을 누르면 이 패널이 열립니다. 상단에 아직 부족한 항목이 표시됩니다. Business name and currency(사업체 이름과 통화), Team hours(팀 근무 시간), 객실, 투어, 이동 서비스, 테이블 중 최소 하나 켜기, 객실이 켜져 있으면 At least one room type with a rate and a number of rooms(요금과 객실 수가 설정된 객실 유형 최소 1개), 투어가 켜져 있으면 At least one tour(투어 최소 1개), 그리고 Transfer routes with prices(요금이 설정된 이동 경로)(권장)입니다.
Assistant answers guests(어시스턴트가 고객에게 답변) 스위치를 켜고 확인하세요. 스위치 아래에는 어시스턴트와 함께 시작되는 항목(채팅 답변, 객실 예약 요청, 테이블, 이동 서비스, 고객 요청, 버튼 응답, 켜져 있는 각 자동 메시지)과 Campaigns (marketing)(캠페인(마케팅))처럼 꺼진 채로 남는 항목이 표시됩니다. 샘플 데이터가 아직 남아 있으면 경고가 표시되고, 워크스페이스에서 다른 봇도 켜져 있으면 또 다른 경고가 표시됩니다.
리포트
보고서 › Hotel desk(호텔 데스크)에서 최근 30일을 요약해 보여 줍니다.
- Stays(숙박): Booking requests(예약 요청), Confirmed(확정), Booked by the assistant(어시스턴트가 예약), Nights(숙박일수), Stay value(숙박 금액), Booked ahead (average)(사전 예약 기간(평균)).
- Where bookings come from(예약 유입 경로): 유입 경로(웹사이트, 예약 사이트, 광고, WhatsApp, Instagram, 직접 방문, 추천)별 요청, 확정, 숙박일수, 매출.
- Money(금액): Payments(결제)와 Paid online(온라인 결제).
- Guest requests(고객 요청): 요청, 완료, Average time to done(평균 완료 시간), 부서별 요청.
- Restaurant tables(레스토랑 테이블), Tours(투어), Transfers(이동 서비스): 예약, 인원 또는 고객 수, 노쇼, 금액.
- Ratings(평가), 상태별 숙박, 예약된 객실 유형, 발송 및 답장 수가 포함된 Campaigns(캠페인).
기능
객실 카드
사진, 총 숙박 요금, 크기, 침대, 전망이 표시되며 사진 더 보기와 이 객실 예약하기 버튼이 있습니다. WhatsApp에서는 여러 객실이 넘겨 볼 수 있는 캐러셀로 전달됩니다.
보증금 및 결제
확정 후 고객에게 지금 결제 버튼이 있는 보증금 요청이 전달됩니다. 결제 연동이 있으면 결제 링크를 보내고 결제 내역이 자동으로 기록되며, 없으면 설정해 둔 결제 안내가 발송됩니다.
부가 서비스 및 예약 현황
공항 픽업, 레이트 체크아웃, 스파 패키지, 로맨틱 디너를 숙박별, 1박별, 1인별로 추가할 수 있습니다. 14일 보기에서 객실 유형별, 날짜별 판매 객실 수를 확인할 수 있습니다.
도착 전 안내와 환영 메시지
체크인 며칠 전에 주소와 체크인 시간이 이동 예약, 부가 서비스 보기, 질문하기 버튼과 함께 전달됩니다. 체크인 시에는 객실 번호와 하우스키핑, 다이닝, 도움이 필요해요로 구성된 간단한 메뉴가 전달됩니다.
투어와 테이블
투어 출발 일정별로 잔여 인원, 성인과 어린이 요금, 집합 장소, 시즌을 관리합니다. 레스토랑 테이블은 디너 영업시간 안에서 시간대별 고객 수와 최대 인원을 설정합니다.
이동 서비스
경로별로 차량당 요금과 탑승 가능 인원을 설정합니다. 기사님을 지정하면 고객에게 이름, 차량, 전화번호가 전달됩니다. 전날 저녁 알림에는 확인했어요, 변경, 취소 버튼이 함께 표시됩니다.
평가 및 캠페인
숙박 후 평가를 통해 만족한 고객을 리뷰 링크로 안내합니다. 이전 투숙객, 투어 참가자, 문의했지만 예약하지 않은 분들에게 보내는 캠페인은 기본적으로 꺼져 있습니다.
리포트
최근 30일 동안의 유입 경로별 예약 요청, 확정 건수, 숙박일수, 숙박 금액, 며칠 전에 예약하는지, 결제, 부서별 고객 요청, 투어, 테이블, 이동 서비스, 평가, 캠페인 답장을 확인할 수 있습니다.
스크린샷
Hotel & Travel Assistant가 고객의 숙박 날짜에 맞는 빈 객실을 요금과 함께 카드로 보내는 화면
요청, 확정된 숙박, 결제 예정 보증금이 표시된 예약 목록
1박 요금, 보증금, 잔액, 부가 서비스, 변경 내역이 표시된 숙박 상세
도착, 출발, 투숙 중인 고객이 표시된 오늘 보기
알맞은 부서로 전달되고 고객에게 진행 상황이 안내되는 고객 요청
유입 경로별 예약, 숙박일수, 숙박 금액, 결제가 표시된 호텔 데스크 리포트자주 묻는 질문
어떤 사업체를 위한 서비스인가요?
호텔, 부티크 호텔, 리조트, 여행사를 위한 서비스입니다. 객실, 투어와 당일 여행, 레스토랑 테이블, 이동 서비스를 예약할 수 있으며 각각 켜고 끌 수 있습니다.
객실 요금은 어떻게 계산하나요?
객실 유형별 기본 요금, 시즌 설정(요금 인상 또는 인하, 최소 숙박일, 판매 중지), 추가 성인, 어린이, 식사 플랜, 도시세를 기준으로 계산합니다. 요금을 임의로 만들지 않습니다.
예약을 자동으로 확정할 수 있나요?
선택하실 수 있습니다. 예약은 프런트에서 확정하는 요청으로 받을 수도 있고, 객실이 남아 있는 동안 즉시 확정할 수도 있습니다. 객실은 1박 단위로 집계되므로 마지막 객실을 두 번 약속하는 일은 없습니다.
채팅에서 고객이 보증금을 결제할 수 있나요?
네. 확정 후 고객에게 지금 결제 버튼이 있는 보증금 요청이 전달됩니다. 결제 연동이 있으면 결제 링크를 보내고 결제를 기록하며, 없으면 설정해 둔 결제 안내가 발송됩니다.
투숙 중에는 어떻게 되나요?
고객은 채팅으로 수건, 수리, 룸서비스를 요청합니다. 요청은 해당 부서로 전달되고, 고객은 사진을 보낼 수 있으며, 팀이 작업을 시작할 때와 끝냈을 때 안내를 받습니다.
어떤 채널과 언어를 지원하나요?
WhatsApp, Instagram, 웹 채팅을 24시간 지원하며, 음성 메시지를 포함해 고객이 쓰는 언어로 응대합니다.