Hotel & Travel Assistant
Uma recepção com IA para hotéis, resorts e agências de viagens que cota as tarifas reais dos seus quartos e as envia como cartões no WhatsApp, reserva hospedagens, passeios, mesas de restaurante e transfers do aeroporto, envia links de pagamento do sinal e recebe os pedidos dos hóspedes durante a estadia.
Visão geral
O Hotel & Travel Assistant é a recepção de um hotel, hotel boutique, resort ou agência de viagens no WhatsApp, no Instagram e no chat do site. Funciona 24 horas por dia e responde no idioma do próprio hóspede, inclusive a mensagens de voz.
Ele reserva quatro coisas, e você ativa ou desativa cada uma: quartos, passeios e bate-voltas, mesas de restaurante, e transfers de aeroporto e de cidade.
Durante a estadia, os hóspedes pedem toalhas, um conserto ou serviço de quarto no chat, e o pedido vai para o departamento certo. Sempre que for preciso uma pessoa, ele passa a conversa para a sua equipe.
Destaques
- Preços reais, nunca inventados. A cotação é calculada a partir da tarifa base de cada tipo de quarto, das suas temporadas (tarifas maiores ou menores, mínimo de noites, venda suspensa), adultos extras, crianças, regime de refeições e taxa municipal.
- O último quarto nunca é prometido duas vezes. Os quartos retidos por pedidos e as estadias confirmadas são contados noite a noite. Uma reserva pode ser um pedido que a sua recepção confirma, ou ser confirmada na hora enquanto houver quartos livres.
- Os pedidos dos hóspedes chegam à equipe certa. Os pedidos são encaminhados para governança, manutenção, serviço de quarto, spa, recepção ou concierge. Os hóspedes podem enviar uma foto do que está quebrado e são avisados quando a equipe começa e quando termina.
Instalação e configuração
- Instale o Hotel & Travel Assistant em Configurações › MonoStore › Aplicativos, ou abra o link de instalação app.monochat.ai/apps/mr7QNnHY8X4gDd3ZL. Se você ainda não tem uma conta MonoChat, o link permite que você se cadastre primeiro e instala o app para você.
- Abra a aba Primeiros passos na página inicial do MonoChat e escolha Set up your business (Configure o seu negócio), depois Set up the business (Configurar o negócio). O formulário pergunta What kind of business? (Que tipo de negócio?: hotel, hotel boutique, B&B ou pousada, resort, ou agência de viagens ou operadora de turismo; essa escolha ativa ou desativa quartos, passeios, transfers e o restaurante e define as mensagens automáticas habituais), o Business name (Nome do negócio), telefone, endereço, Booking sites you are listed on (Sites de reserva em que você está listado), How should rooms, tours and tables be booked? (Como quartos, passeios e mesas devem ser reservados?: o assistente faz a cotação e recebe um pedido que a sua equipe confirma, ou confirma na hora enquanto houver lugar), horários de check-in e check-out, moeda, fuso horário e o horário da sua equipe em cada dia. Marque Also load sample data so I can see it full (Carregar também dados de exemplo para ver tudo preenchido) se quiser que todas as telas sejam preenchidas com registros de exemplo. Clique em Save and continue (Salvar e continuar).
- Abra Hotel › Rooms and rates (Quartos e tarifas) e adicione seus tipos de quarto com a tarifa base, quantos quartos você tem e fotos, e depois suas temporadas. Adicione os Extras que os hóspedes podem comprar e, se usar, seus passeios, trajetos de transfer e as configurações do restaurante. Confira também as abas Stays and payments (Estadias e pagamentos), Departments (Departamentos), Automatic messages (Mensagens automáticas), How it talks (Como ele fala) e Handover (Transferência).
- Abra Hotel desk (Recepção do hotel) no menu à esquerda e clique no botão verde de ligar (Turn on, Ativar) no cabeçalho. A gaveta Turn the assistant on (Ativar o assistente) lista o que ainda falta e o que vai começar a funcionar; ative Assistant answers guests (O assistente responde aos hóspedes) e confirme. O selo ao lado do título muda de Off (Desativado) para On (Ativado). Somente quem pode gerenciar automações no workspace vê o botão de ligar e pode ativar ou desativar o assistente.
- Escolha Try it on your own phone (Teste no seu próprio celular) na aba Primeiros passos e envie uma mensagem para o seu próprio número como um hóspede faria: peça um quarto para as suas datas, toque em More photos (Mais fotos) ou Book (Reservar) em um cartão de quarto, pergunte sobre um passeio, um transfer ou uma mesa.
- Cada mensagem automática tem o seu próprio interruptor, e os modelos do WhatsApp são escritos e enviados para aprovação no seu número por você. Nada é enviado em horário de silêncio nem a quem pediu para parar.
- As campanhas saem aos poucos como mensagens de marketing aprovadas do WhatsApp, vêm desativadas por padrão e deixam de fora as pessoas contatadas nos últimos 14 dias.
Tela por tela
O Hotel & Travel Assistant fica em Hotel desk (Recepção do hotel) no menu à esquerda (o ícone de sino); a sua lista de telas tem o título Hotel. As capturas de tela abaixo mostram o app com os dados de exemplo carregados (Aurora Bay Hotel).
O cabeçalho da lista tem dois botões de atalho: + abre uma nova reserva e o sino abre um novo pedido de hóspede. Ao lado deles ficam o selo On / Off (Ativado / Desativado) e o botão de ligar. As abas que você vê dependem do que você ativou: Reservations (Reservas), Occupancy (Ocupação), Rooms and rates (Quartos e tarifas) e Extras aparecem quando os quartos estão ativados, Tour bookings (Reservas de passeios) e Tours (Passeios) quando os passeios estão ativados, Tables (Mesas) quando o restaurante está ativado e Transfers quando os transfers estão ativados.
Cartão Primeiros passos
Depois da instalação, a aba Primeiros passos na página inicial do MonoChat recebe as etapas do app: Set up your business (Configure o seu negócio), Turn the assistant on (Ativar o assistente) e Try it on your own phone (Teste no seu próprio celular), ao lado das etapas gerais, como Conectar um canal e Convidar sua equipe. Cada etapa é marcada quando concluída, e Agora não oculta uma etapa que você quer pular. A etapa Turn the assistant on mostra o que ainda falta (por exemplo Business name and currency (Nome do negócio e moeda) ou At least one room type with a rate and a number of rooms (Pelo menos um tipo de quarto com tarifa e número de quartos)) e quais mensagens automáticas começam junto com o assistente.
Configure o seu negócio
Set up the business (Configurar o negócio) abre este formulário. Ele reúne tudo o que o assistente precisa antes de poder responder a alguém, e cada parte pode ser alterada depois na sua própria aba.
| Campo | O que faz |
|---|---|
| What kind of business? (Que tipo de negócio?) | Hotel, hotel boutique, B&B ou pousada, resort, ou agência de viagens ou operadora de turismo. Ativa ou desativa quartos, passeios, transfers e o restaurante e define as mensagens automáticas habituais. Uma agência de viagens começa com os quartos desativados e os passeios ativados. |
| Business name (Nome do negócio), Phone (Telefone), Address (Endereço) | O que o assistente informa aos hóspedes sobre você. O nome do negócio é obrigatório. |
| Booking sites you are listed on (Sites de reserva em que você está listado) | Separados por vírgula, por exemplo Booking.com, Expedia, Airbnb. Os contatos que citam um deles são contados como vindos de um site de reserva. |
| How should rooms, tours and tables be booked? (Como quartos, passeios e mesas devem ser reservados?) | The assistant quotes and takes a request; your team confirms it (O assistente faz a cotação e recebe um pedido; a sua equipe confirma), ou The assistant confirms at once while there is room (O assistente confirma na hora enquanto houver lugar). |
| Check-in from (Check-in a partir de), Check-out until (Check-out até) | Os horários informados aos hóspedes. |
| Currency (e.g. EUR, TRY, AED) (Moeda, por ex. EUR, TRY, AED) | Um código de três letras, usado em todos os preços. Obrigatório. |
| Time zone (Fuso horário) | Vazio usa o fuso horário do workspace. |
| Dias da semana | Team hours (Horário da equipe): quando a recepção ou o seu escritório responde às mensagens. Fora desse horário, o assistente anota um recado. Ative ou desative cada dia e defina Opens (Abre) e Closes (Fecha). |
| Also load sample data so I can see it full (Carregar também dados de exemplo para ver tudo preenchido) | Preenche todas as telas com quartos, hóspedes e reservas de exemplo. |
Clique em Save and continue (Salvar e continuar). A próxima etapa aparece em uma mensagem: adicionar seus tipos de quarto e tarifas ou, no caso de uma agência de viagens, seus passeios.
O botão Sample data (Dados de exemplo) na etapa Try it on your own phone (Teste no seu próprio celular) abre o mesmo painel de dados de exemplo da aba Sample data: ele lista o que está carregado e tem Load sample data (Carregar dados de exemplo).
Hoje
Tudo o que precisa de atenção hoje, em uma só tela. A data fica abaixo do título, e as abas no topo mostram quantos itens cada uma tem: Arrivals (Chegadas), Departures (Saídas), In-house (Hospedados), Booking requests (Pedidos de reserva), Guest requests (Pedidos dos hóspedes), Tables (Mesas), Transfers, Messages taken (Recados) e Ratings (Avaliações) (além de Tours (Passeios) quando os passeios estão ativados). O número ao lado de Today (Hoje) no menu soma chegadas, saídas e pedidos de hóspedes em aberto.
Cada linha mostra o hóspede, o status, o tipo de quarto, as datas, o número de hóspedes, o regime de refeições, o horário de chegada e qualquer pedido especial, com o valor que ainda falta pagar (To pay, A pagar) à direita. Um ícone de robô indica que o assistente fez a reserva; um ícone de alerta indica que um pedido está atrasado. Use o lápis para abrir o registro, ou os botões da linha para confirmar um pedido, fazer o check-out de um hóspede ou abrir a conversa.
Reservas
Todas as estadias, do primeiro pedido ao check-out. Filtre por Requests (Pedidos), Upcoming (Próximas), In-house (Hospedados), Departures today (Saídas hoje), Deposit due (Sinal pendente), Past (Anteriores) e All (Todas), pesquise por nome ou código e ordene a lista. New reservation (Nova reserva) adiciona uma estadia que você recebeu por telefone ou no balcão.
Uma linha mostra o código da reserva e o hóspede, o status (Request (Pedido), Confirmed (Confirmada), In-house (Hospedado), Departed (Saiu), Cancelled (Cancelada), Declined (Recusada), No-show (Não compareceu) ou Expired (Expirada)), o tipo de quarto, as datas e as noites, os hóspedes e o regime de refeições. À direita, você vê o total e o que já foi pago ou o sinal ainda pendente. Um pedido tem um botão de confirmação: o hóspede recebe então a confirmação e o pedido de sinal. Os pedidos mais antigos que Answer requests within (hours) (Responder aos pedidos em até (horas)) são marcados como atrasados. O número ao lado de Reservations (Reservas) no menu é a quantidade de pedidos aguardando.
Ocupação
O quanto você está lotado nos próximos 14 dias. Cada linha é um tipo de quarto com o seu número de quartos, e cada coluna é uma noite. Uma célula mostra os quartos ocupados naquela noite em relação aos quartos daquele tipo: pedidos, estadias confirmadas e hóspedes hospedados contam. A linha Total soma todos os tipos de quarto e dá a porcentagem.
As cores mostram o quanto uma noite está ocupada: Under half (Menos da metade), Half or more (Metade ou mais), 80% or more (80% ou mais), Full (Lotado) e Overbooked (Overbooking). O assistente usa a mesma contagem noite a noite, por isso nunca oferece um quarto que não esteja livre.
Pedidos dos hóspedes
O que os hóspedes hospedados pedem no chat: toalhas, um conserto, serviço de quarto, uma massagem, um táxi. O assistente encaminha cada pedido para um dos seus departamentos (veja Departments (Departamentos)). Filtre por Open (Abertos), New (Novos), In progress (Em andamento), Done (Concluídos) e All (Todos), e adicione um você mesmo com New guest request (Novo pedido de hóspede).
Uma linha mostra o código do pedido, o quarto, o hóspede, o status, o departamento e o que foi pedido, há quanto tempo chegou, quem está cuidando dele e as fotos que o hóspede enviou. Use On it (Assumir; o ícone de pessoa) para assumir um pedido novo, a marca de confirmação para marcá-lo como Done (Concluído) e o lápis para abri-lo. Quando Tell the guest when the team starts and when it is done (Avisar o hóspede quando a equipe começa e quando termina) está ativado, o hóspede é avisado das duas etapas.
Mesas
Mesas do restaurante reservadas no chat ou pela sua equipe. Filtre por Today (Hoje), Tomorrow (Amanhã), Requests (Pedidos), Upcoming (Próximas), Past (Anteriores) e All (Todas), e adicione uma com New table booking (Nova reserva de mesa).
Uma linha mostra o horário, o hóspede e o tamanho do grupo, o status, a ocasião, se houver, e a mesa. Os botões da linha acompanham a reserva: confirmar um pedido, marcar o grupo como Seated (Sentado) no dia, marcá-lo como Done (Concluído) ou marcar No-show (Não compareceu) depois que o horário passar. Os horários de reserva, os hóspedes por horário e o maior grupo são definidos em Tours, transfers and restaurant (Passeios, transfers e restaurante).
Transfers
Transfers de aeroporto, estação e cidade. Filtre por Requests (Pedidos), Upcoming (Próximos), Today (Hoje), Past (Anteriores) e All (Todos), e adicione um com New transfer (Novo transfer). A aba Routes (Trajetos) lista os trajetos que você faz com o preço por veículo e quantas pessoas cabem; Add a route (Adicionar trajeto) adiciona um, e um trajeto pode ser desativado sem ser removido.
Uma linha mostra a data e o horário, o hóspede, o status, o trajeto e o veículo, o número do voo, quantas pessoas e a bagagem delas, e o preço. Os transfers são sempre confirmados pela sua equipe, que também adiciona o motorista; um ícone de alerta indica que um pedido está atrasado ou ainda não tem motorista. Quando você adiciona o motorista, o hóspede recebe o nome, o carro e o telefone.
Hóspedes
Todas as pessoas que escrevem para você no WhatsApp, no Instagram ou no chat do seu site. Filtre por All (Todos), In-house (Hospedados), VIP e Opted out (Descadastrados), e adicione um hóspede com New guest (Novo hóspede).
Uma linha mostra o nome, o telefone, o país e a origem do hóspede (Website (Site), Booking site (Site de reserva), Ad (Anúncio), Referral (Indicação), Walk-in (Balcão), WhatsApp ou Instagram), com a data em que escreveu pela última vez. Abra um hóspede para editar os dados dele ou iniciar a conversa.
Quartos e tarifas
Os tipos de quarto que você vende. A aba Room types (Tipos de quarto) lista cada um com o código curto, camas, vista, tamanho e quantos hóspedes cabem e, à direita, a tarifa base por noite, quantos quartos você tem e o número de fotos. Use Add room type (Adicionar tipo de quarto), o lápis para editar e a lixeira para remover um (as reservas mantêm o nome dele; você também pode ocultá-lo).
A aba Seasons (Temporadas) aumenta ou reduz a tarifa em algumas datas (Higher rate (Tarifa maior), Lower rate (Tarifa menor) ou Same rate (Mesma tarifa)), define uma estadia mínima ou fecha um tipo de quarto (Stop-sell (Venda suspensa)), para um tipo de quarto ou para todos. O assistente usa tudo isso para calcular o preço que cota.
Extras
Coisas que os hóspedes podem adicionar a uma estadia: saída tardia, boas-vindas românticas, uma massagem no spa, um jantar. Cada extra tem um preço per stay (por estadia), per night (por noite), per person (por pessoa) ou per person per night (por pessoa por noite), e pode ser oferecido In the pre-arrival message (Na mensagem antes da chegada). Use Add an extra (Adicionar extra), edite com o lápis ou remova com a lixeira. Oculte um extra para deixar de oferecê-lo; as estadias que já o têm continuam com ele na conta.
Guia local
Os restaurantes, praias, atrações, cafés e farmácias que você gosta de recomendar. Quando um hóspede pergunta o que fazer ou onde comer, o assistente responde com base nesta lista. Filtre por Shown (Visíveis), Hidden (Ocultos) e All (Todos), e adicione um lugar com New place (Novo lugar). Uma linha mostra o tipo de lugar, a distância, o endereço, a faixa de preço e se há um pino no mapa.
Campanhas
Ofertas para ex-hóspedes, clientes de passeios ou pessoas que perguntaram mas não reservaram. New campaign (Nova campanha) prepara uma; uma linha mostra o nome, o que ela pede às pessoas (Book a stay (Reservar uma estadia), Book a tour (Reservar um passeio) ou Book a table (Reservar uma mesa)), o status e quantas foram enviadas e respondidas. Enquanto Campaigns (marketing) (Campanhas (marketing)) estiver desativado em Automatic messages (Mensagens automáticas), a tela avisa isso e você só pode preparar rascunhos. Uma campanha de exemplo não pode ser enviada.
Avaliações
As avaliações que os hóspedes dão após uma estadia ou um passeio. Filtre por To handle (A tratar), Low ratings (Notas baixas) e All (Todas). Uma linha mostra as estrelas, o hóspede, se foi uma estadia ou um passeio, o tipo de quarto e o código da reserva. Cinco estrelas recebem o seu link de avaliação; as notas mais baixas chegam aqui para que a sua equipe faça o acompanhamento. Clique na marca de confirmação (Mark handled, Marcar como tratada) depois de resolver.
Recados
Quando o assistente não consegue ajudar um hóspede, por exemplo com uma oferta para grupos ou um pedido especial para a cozinha, ele anota o pedido aqui com o nome, o telefone e o canal do hóspede. Cada nota fica Open (Aberta) até você clicar na marca de confirmação para concluí-la. As notas urgentes têm um ícone de alerta.
O seu negócio
O que o assistente diz aos hóspedes sobre a própria propriedade. Ele nunca diz nada sobre o negócio que não esteja aqui ou nas outras abas.
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Business name (Nome do negócio), Phone (Telefone), Address (Endereço) | Os seus dados de contato. |
| About the business (one or two sentences) (Sobre o negócio (uma ou duas frases)) | Uma descrição curta que o assistente pode usar. |
| Kind of business (Tipo de negócio) | Hotel, hotel boutique, B&B ou pousada, resort, ou agência de viagens ou operadora de turismo. |
| Facilities (pool, spa, parking, Wi-Fi, pets, accessibility…) (Instalações (piscina, spa, estacionamento, Wi-Fi, animais, acessibilidade…)) | O assistente responde às perguntas sobre a propriedade com base neste texto. |
| Booking sites you are listed on (Sites de reserva em que você está listado) | Os contatos que citam um deles são contados como vindos de um site de reserva. |
| Review page link (Link da página de avaliações) | Onde os hóspedes satisfeitos são convidados a deixar uma avaliação, por exemplo o seu link do Google ou do TripAdvisor. |
| Map link (Link do mapa), Website (Site), Instagram | Links que o assistente pode compartilhar. |
| Currency (Moeda), Time zone (Fuso horário), Language of automatic messages (Idioma das mensagens automáticas) | Usados para preços, horários e mensagens automáticas. |
| Emergency number (Número de emergência) | Um número que o assistente pode informar. |
| Horário da equipe, Closed on (holidays) (Fechado em (feriados)) | Quando a recepção ou o seu escritório responde às mensagens; feriados, uma data por linha (YYYY-MM-DD). |
| House rules and policies (Regras da casa e políticas) | Crianças, animais, fumo, documento no check-in, visitantes. |
| Other questions and answers (Outras perguntas e respostas) | Um par por linha: Q: … / A: … |
Estadias e pagamentos
Como os quartos são reservados no chat, regimes de refeições, sinal, cancelamento e pagamento. Os tipos de quarto, as tarifas e as temporadas ficam em Rooms and rates (Quartos e tarifas).
| Campo | O que faz |
|---|---|
| The assistant quotes and books rooms (O assistente faz cotações e reserva quartos) | Ativa ou desativa a reserva de quartos. |
| How should rooms be booked? (Como os quartos devem ser reservados?) | The assistant quotes and takes a request; reception confirms it (O assistente faz a cotação e recebe um pedido; a recepção confirma), ou The assistant confirms at once while rooms are free (O assistente confirma na hora enquanto houver quartos livres). |
| Check-in from (Check-in a partir de), Check-out until (Check-out até) | Os horários informados aos hóspedes. |
| Minimum nights (Mínimo de noites), Bookable up to (days ahead) (Reservável com até (dias de antecedência)) | A estadia mais curta e com quanta antecedência os hóspedes podem reservar. |
| Children are up to (age) (Crianças até (idade)) | Hóspedes mais velhos contam como adultos. |
| Answer requests within (hours) (Responder aos pedidos em até (horas)) | Os pedidos mais antigos são marcados como atrasados no painel. |
| City tax per adult per night (Taxa municipal por adulto por noite) | Somada à cotação. 0: nenhuma. |
| Reception staff who get new reservations in turn (Recepcionistas que recebem as novas reservas em rodízio) | As novas reservas são atribuídas a eles, um após o outro. Vazio: ninguém é atribuído automaticamente. |
| Regimes de refeições | RO, BB, HB, FB e AI, cada um com um interruptor, o Name guests see (Nome que os hóspedes veem) e um preço Per person per night (Por pessoa por noite) somado à tarifa do quarto. Meal plan quoted when the guest does not choose (Regime cotado quando o hóspede não escolhe) define o padrão. Mantenha pelo menos um ativado. |
| Deposit (% of the stay) (Sinal (% da estadia)) | 0: sem sinal. 100: pagamento antecipado integral. |
| Deposit due within (days) (Sinal devido em até (dias)) | Após a confirmação; nunca depois da chegada. |
| Free cancellation until (days before arrival) (Cancelamento grátis até (dias antes da chegada)), Cancellation terms guests should know (Condições de cancelamento que os hóspedes devem saber) | O que o assistente informa aos hóspedes sobre cancelamento. |
| Send a payment link when the guest taps Pay now (Enviar um link de pagamento quando o hóspede tocar em Pagar agora) | Com uma integração de pagamento, os pedidos de sinal levam um link de pagamento e os pagamentos são registrados automaticamente. Sem ela, os hóspedes recebem How to pay (without a link) (Como pagar (sem link)). |
Passeios, transfers e restaurante
O que o assistente pode reservar além de quartos. Os passeios e os trajetos de transfer em si são adicionados nas suas próprias abas.
| Campo | O que faz |
|---|---|
| The assistant offers and books tours (O assistente oferece e reserva passeios) | Ativa passeios e bate-voltas. How should tours be booked? (Como os passeios devem ser reservados?) escolhe entre um pedido que a equipe confirma ou a reserva imediata enquanto houver vagas. |
| Notice needed (hours) (Antecedência necessária (horas)), Bookable up to (days ahead) (Reservável com até (dias de antecedência)) | Com quanto pouco e com quanta antecedência um passeio, um transfer ou uma mesa pode ser reservado. |
| Tours: what guests should know (Passeios: o que os hóspedes devem saber) | O que levar, cancelamento, crianças, busca em outros hotéis. |
| The assistant takes transfer requests (airport, station, city) (O assistente recebe pedidos de transfer (aeroporto, estação, cidade)) | Ativa os transfers. Os transfers são sempre confirmados pela equipe, que também adiciona o motorista. |
| Transfers: what guests should know (Transfers: o que os hóspedes devem saber) | Onde o motorista espera, tempo de espera para voos atrasados, cadeirinhas para crianças. |
| The assistant books tables at the restaurant (O assistente reserva mesas no restaurante) | Ativa o restaurante, com How should tables be booked? (Como as mesas devem ser reservadas?) e o Restaurant name (Nome do restaurante). |
| Booking times every (minutes) (Horários de reserva a cada (minutos)), Guests per booking time (Hóspedes por horário de reserva), Largest party in the chat (Maior grupo no chat) | Como as mesas são oferecidas. |
| Horário do jantar | Opens (Abre) e Closes (Fecha) por dia. O último horário de reserva é 45 minutos antes do fechamento. |
| Restaurant: what guests should know (Restaurante: o que os hóspedes devem saber) | Estilo do cardápio, traje, horário do café da manhã, horário do serviço de quarto. |
Departamentos
Os hóspedes hospedados podem pedir coisas no chat. O assistente encaminha cada pedido para um destes departamentos, e o painel o mostra em Guest requests (Pedidos dos hóspedes). São seis: Housekeeping (Governança), Maintenance (Manutenção), Room service and restaurant (Serviço de quarto e restaurante), Spa and wellness (Spa e bem-estar), Reception (Recepção) e Concierge. Ative ou desative cada um e altere o Name (Nome) que os hóspedes veem. Tell the guest when the team starts and when it is done (Avisar o hóspede quando a equipe começa e quando termina) envia ao hóspede uma atualização nas duas etapas. Clique em Save (Salvar).
Mensagens automáticas
Mensagens enviadas pelo negócio sem o assistente. Nada é enviado enquanto o assistente está desativado, a pessoas que se descadastraram ou em horário de silêncio.
| Mensagem | Quando é enviada |
|---|---|
| Booking confirmations (Confirmações de reserva) | Para estadias, passeios, mesas e transfers que a equipe confirma; o assistente confirma as suas no próprio chat. Com sinal, o pedido de pagamento vem em seguida. |
| Deposit reminder (Lembrete de sinal) | Quando o sinal vence e ainda não foi pago: o valor e Pay now (Pagar agora) (link de pagamento ou como pagar). |
| Before arrival (Antes da chegada) | Alguns dias antes do check-in: o endereço e o horário de check-in, com Book a transfer (Reservar transfer), See extras (Ver extras) e Ask a question (Fazer uma pergunta). |
| Welcome on check-in (Boas-vindas no check-in) | Quando é feito o check-in de um hóspede: o número do quarto e um menu para governança, refeições e ajuda. |
| Reminders the evening before (Lembretes na noite anterior) | Para passeios, mesas e transfers, com I will be there (Estarei lá), Change (Alterar) e Cancel (Cancelar). Um toque é respondido na hora e a equipe é avisada. |
| Guest request updates (Atualizações dos pedidos dos hóspedes) | Quando a equipe começa um pedido feito do quarto e quando termina, e quando um motorista é designado para um transfer. |
| Receipts (Recibos) | Para cada pagamento feito pelo link ou registrado pela equipe. |
| Rating after the stay (Avaliação após a estadia) | Após o check-out ou um passeio: Great (Ótimo), Okay (Regular) ou Not happy (Não gostei). 5 estrelas recebem o seu link de avaliação; as notas mais baixas ficam anotadas para a equipe. |
| Campaigns (marketing) (Campanhas (marketing)) | Permite enviar ofertas a ex-hóspedes e a pessoas que perguntaram. Desativado por padrão, nunca para pessoas que se descadastraram. |
Abaixo dos interruptores, você define Evening reminder at (Lembrete noturno às), Before-arrival message (days before) (Mensagem antes da chegada (dias antes)), Ask for a rating after check-out (hours) (Pedir avaliação após o check-out (horas)), e Quiet from (Silêncio a partir de) e Quiet until (Silêncio até). A seção WhatsApp templates (Modelos do WhatsApp) mostra o status de cada modelo no seu número (por exemplo Approved (Aprovado) ou Waiting for Meta (Aguardando a Meta)); Submit missing templates (Enviar modelos faltantes) escreve e envia para aprovação os que ainda faltam, no idioma das mensagens automáticas.
Como ele fala
O que o assistente faz é fixo; o jeito como ele soa é escolha sua, e uma alteração vale já a partir da próxima mensagem.
| Campo | O que faz |
|---|---|
| What it calls itself (Como ele se chama) | Um nome para o assistente. Deixe vazio e ele simplesmente responde em nome do negócio, sem se apresentar com um nome. |
| Tone (Tom) | Profissional, Simpático, Acolhedor ou Direto. |
| How it addresses guests (Como ele trata os hóspedes) | Formally (Formalmente) ou Casually, by first name (Informalmente, pelo primeiro nome). |
| Emojis | Nenhum, no máximo um quando ajudar, ou à vontade. |
| Answer length (Tamanho da resposta) | Breve, equilibrada ou detalhada. |
| Fallback language (Idioma alternativo) | Ele sempre responde no idioma em que cada hóspede escreve; este só é usado quando ele não consegue identificar. |
| Anything else it should know (Algo mais que ele deva saber) | Adicionado às instruções dele tal como foi escrito: regras da casa, coisas que nunca deve prometer. Não pode anular a regra de que ele não inventa fatos. |
Transferência
Quando um hóspede pede para falar com uma pessoa, está insatisfeito ou pergunta algo para o qual o assistente não tem resposta, ele transfere a conversa. Escolha Who picks it up (Quem assume: uma equipe, uma pessoa pelo nome ou ninguém), o horário com Opens at (Abre às, 0–23) e Closes at (Fecha às, 1–24), Which days (Quais dias: todos os dias ou apenas dias úteis) e o Time zone (Fuso horário) em que o horário é considerado. Fora desse horário, ele não transfere. Clique em Save (Salvar).
Dados de exemplo
Mostra se os dados de exemplo estão carregados. Ele carrega 5 tipos de quarto com fotos, temporadas e extras, 14 hóspedes e as estadias deles em todos os status (com sinais e pagamentos), passeios e suas reservas, mesas do restaurante, transfers, pedidos feitos dos quartos, dicas locais, avaliações e uma campanha em rascunho. Os seus próprios registros não são alterados. Os hóspedes de exemplo nunca recebem mensagens, mas você pode testar o assistente no seu próprio número com os quartos e passeios de exemplo. Load again (Carregar novamente) recarrega os dados, e Remove sample data (Remover dados de exemplo) remove todas as linhas de exemplo; os seus registros reais não são tocados. Remova-os antes que hóspedes reais escrevam.
Gaveta da reserva
Clique em uma reserva para abri-la. No topo aparecem o hóspede e o telefone, o tipo de quarto, as datas e as noites, os hóspedes, o regime de refeições, o status e quem fez a reserva, o voo de chegada, o preço de cada noite, o total, o que foi pago, o sinal devido e a data de vencimento, e o saldo.
- Check in (Fazer check-in; depois que você escrever o Room number (Número do quarto)), No-show (Não compareceu) e, mais tarde, Check out (Fazer check-out) fazem a estadia avançar; um pedido tem Confirm (Confirmar) e Decline (Recusar) no lugar deles. Save the room number (Salvar o número do quarto) guarda o quarto.
- Change the stay (Alterar a estadia): novos Check-in, Check-out, Room type (Tipo de quarto), Adults (Adultos), Children (Crianças), Rooms (Quartos) ou Meal plan (Regime de refeições). O preço é recalculado; os campos vazios continuam como estão. Clique em Save the change (Salvar a alteração).
- Extras: escolha um Extra e uma Quantity (Quantidade) e clique em Add (Adicionar). O preço segue a unidade do extra e é somado à conta.
- Details and notes (Detalhes e notas): Special requests (Pedidos especiais), Arrival time (Horário de chegada), Flight (Voo), Child ages (Idades das crianças) e Notes (for the team) (Notas (para a equipe)), que os hóspedes nunca veem.
- Payments (Pagamentos): Send the payment request (Enviar o pedido de pagamento), Copy the payment link (Copiar o link de pagamento), Check the payment (Verificar o pagamento) ou Record a payment (Registrar um pagamento) recebido no balcão ou por transferência bancária. Primeiro é pedido o sinal, depois o saldo, e cada pagamento gera um recibo.
- Cancel the reservation (Cancelar a reserva) libera o quarto; o hóspede recebe uma mensagem curta informando o cancelamento.
Gaveta do tipo de quarto
Abra um tipo de quarto em Rooms and rates (Quartos e tarifas) para editá-lo: Name (Nome), Short code (Código curto), Description (Descrição), Beds (Camas), View (Vista) e Size (m²) (Tamanho (m²)); quem cabe em um quarto (Adults at most (Máximo de adultos), Children at most (Máximo de crianças), Guests at most (Máximo de hóspedes), Guests in the base rate (Hóspedes incluídos na tarifa base)); a tarifa por quarto por noite (Base rate (Tarifa base), Each extra adult (Cada adulto extra), Each child (Cada criança)); Rooms of this type (Quartos deste tipo: quantos podem ser vendidos por noite), Minimum nights (Mínimo de noites) e Order (Ordem); Amenities (Comodidades); Photo links (Links das fotos: um link https por linha, até 15, o primeiro é a foto do cartão); um Video link (Link do vídeo) e Active (the assistant offers it) (Ativo (o assistente o oferece)). As temporadas aumentam ou reduzem a tarifa base.
Ativar o assistente
O botão de ligar no cabeçalho abre esta gaveta. No topo, ela lista o que ainda falta: Business name and currency (Nome do negócio e moeda), Team hours (Horário da equipe), pelo menos um entre quartos, passeios, transfers ou mesas ativado, At least one room type with a rate and a number of rooms (Pelo menos um tipo de quarto com tarifa e número de quartos) quando os quartos estão ativados, At least one tour (Pelo menos um passeio) quando os passeios estão ativados, e Transfer routes with prices (Trajetos de transfer com preços; recomendado).
Ative Assistant answers guests (O assistente responde aos hóspedes) e confirme. Abaixo do interruptor, você vê o que começa a funcionar com o assistente (respostas no chat, pedidos de reserva de quartos, mesas, transfers, pedidos dos hóspedes, respostas aos botões e cada mensagem automática ativada) e o que continua desativado, como Campaigns (marketing) (Campanhas (marketing)). Um aviso lembra você quando os dados de exemplo ainda estão carregados, e outro quando um bot diferente também está ativado no workspace.
Relatório
Relatórios › Hotel desk (Recepção do hotel) resume os últimos 30 dias:
- Stays (Estadias): Booking requests (Pedidos de reserva), Confirmed (Confirmadas), Booked by the assistant (Reservadas pelo assistente), Nights (Noites), Stay value (Valor das estadias) e Booked ahead (average) (Antecedência da reserva (média)).
- Where bookings come from (De onde vêm as reservas): pedidos, confirmações, noites e receita por origem (site, site de reserva, anúncio, WhatsApp, Instagram, balcão, indicação).
- Money (Dinheiro): Payments (Pagamentos) e Paid online (Pago online).
- Guest requests (Pedidos dos hóspedes): pedidos, concluídos e Average time to done (Tempo médio até a conclusão), e pedidos por departamento.
- Restaurant tables (Mesas do restaurante), Tours (Passeios) e Transfers: reservas, couverts ou hóspedes, não comparecimentos e valor.
- Ratings (Avaliações), estadias por status, tipos de quarto reservados e Campaigns (Campanhas) com enviadas e respondidas.
Recursos
Cartões de quarto
Uma foto, o total da estadia, tamanho, camas e vista, com os botões Mais fotos e Reservar este quarto. No WhatsApp, vários quartos chegam como um carrossel deslizante.
Sinal e pagamento
Após a confirmação, o hóspede recebe o pedido de sinal com Pagar agora. Com uma integração de pagamento, ele envia um link de pagamento e o pagamento é registrado automaticamente; sem ela, as suas instruções de pagamento são enviadas.
Extras e ocupação
Transfer do aeroporto, saída tardia, um pacote de spa ou um jantar romântico podem ser adicionados por estadia, por noite ou por pessoa. Uma visão de 14 dias mostra os quartos vendidos por tipo de quarto e noite.
Antes da chegada e boas-vindas
Alguns dias antes do check-in, o endereço e o horário de check-in com Reservar transfer, Ver extras e Fazer uma pergunta. No check-in, o número do quarto e um pequeno menu: Governança, Refeições e Preciso de ajuda.
Passeios e mesas
Saídas de passeios com vagas, preços de adultos e crianças, ponto de encontro e temporada. Mesas de restaurante dentro do seu horário de jantar, hóspedes por horário e o maior grupo.
Transfers
Trajetos com preços por veículo e quantas pessoas cabem. Quando você adiciona o motorista, o hóspede recebe o nome, o carro e o telefone. Os lembretes na noite anterior vêm com Estarei lá, Alterar e Cancelar.
Avaliações e campanhas
Uma avaliação após a estadia leva os hóspedes satisfeitos ao seu link de avaliação. As campanhas para ex-hóspedes, clientes de passeios ou pessoas que perguntaram mas não reservaram vêm desativadas por padrão.
Relatórios
Em 30 dias: pedidos de reserva por origem, confirmações, noites e valor das estadias, com quanta antecedência os hóspedes reservam, pagamentos, pedidos dos hóspedes por departamento, passeios, mesas, transfers, avaliações e respostas às campanhas.
Capturas de tela
O Hotel & Travel Assistant enviando quartos livres como cartões com preços para as datas do hóspede
Lista de reservas com pedidos, estadias confirmadas e sinais a receber
Uma estadia com preços por noite, sinal, saldo, extras e alterações
Visão de hoje com chegadas, saídas e hóspedes na casa
Pedidos dos hóspedes enviados ao departamento certo, com o hóspede sempre informado
Relatório da recepção do hotel com reservas por origem, noites, valor das estadias e pagamentosPerguntas frequentes
Para quais negócios serve?
Hotéis, hotéis boutique, resorts e agências de viagens. Ele reserva quartos, passeios e bate-voltas, mesas de restaurante e transfers, e você ativa ou desativa cada um.
Como ele calcula os preços dos quartos?
A partir da tarifa base de cada tipo de quarto, das suas temporadas (tarifas maiores ou menores, mínimo de noites, venda suspensa), adultos extras, crianças, regime de refeições e taxa municipal. Ele nunca inventa um preço.
Ele pode confirmar reservas sozinho?
Você escolhe. Uma reserva pode ser um pedido que a sua recepção confirma, ou ser confirmada na hora enquanto houver quartos livres. Os quartos são contados noite a noite, então o último quarto nunca é prometido duas vezes.
Os hóspedes podem pagar um sinal no chat?
Sim. Após a confirmação, o hóspede recebe o pedido de sinal com Pagar agora. Com uma integração de pagamento, ele envia um link de pagamento e registra o pagamento; sem ela, as suas instruções de pagamento são enviadas.
O que acontece durante a estadia?
Os hóspedes pedem toalhas, um conserto ou serviço de quarto no chat. O pedido vai para o departamento certo, os hóspedes podem enviar uma foto e são avisados quando a equipe começa e quando termina.
Quais canais e idiomas ele aceita?
WhatsApp, Instagram e chat do site, 24 horas por dia, no idioma do próprio hóspede, inclusive mensagens de voz.