Hotel & Travel Assistant
ИИ-ресепшен для отелей, курортов и турагентств: называет ваши реальные цены на номера и отправляет номера карточками в WhatsApp, бронирует проживание, туры, столики в ресторане и трансферы из аэропорта, отправляет ссылки на оплату депозита и принимает запросы гостей во время проживания.
Обзор
Hotel & Travel Assistant — это ресепшен отеля, бутик-отеля, курорта или турагентства в WhatsApp, Instagram и веб-чате. Он работает круглосуточно и отвечает на языке гостя, в том числе на голосовые сообщения.
Он бронирует четыре вида услуг, и каждый вы включаете или отключаете: номера, туры и поездки на день, столики в ресторане, трансферы из аэропорта и по городу.
Во время проживания гости просят полотенца, ремонт или обслуживание номера прямо в чате, и запрос попадает в нужный отдел. Когда нужен человек, диалог передаётся вашей команде.
Основные возможности
- Реальные цены, ничего не выдумано. Стоимость рассчитывается по базовому тарифу каждого типа номера, вашим сезонам (повышенные или сниженные тарифы, минимальное число ночей, стоп-продажи), дополнительным взрослым, детям, типу питания и городскому налогу.
- Последний номер никогда не обещают дважды. Номера, закреплённые за запросами, и подтверждённые проживания учитываются по ночам. Бронирование может быть запросом, который подтверждает ваша стойка регистрации, или подтверждаться сразу, пока есть свободные номера.
- Запросы гостей попадают в нужную команду. Запросы направляются в службу уборки, техническую службу, обслуживание номеров, спа, на ресепшен или консьержу. Гости могут отправить фото поломки и узнают, когда команда приступила к работе и когда закончила.
Установка и настройка
- Установите Hotel & Travel Assistant в разделе Настройки › MonoStore › Приложения или откройте ссылку для установки app.monochat.ai/apps/mr7QNnHY8X4gDd3ZL. Если у вас ещё нет аккаунта MonoChat, по ссылке можно сначала зарегистрироваться, и приложение установится автоматически.
- Откройте вкладку Начать работу на главной странице MonoChat и выберите Set up your business (Настройте свой бизнес), затем Set up the business (Настроить бизнес). В форме нужно указать What kind of business? (тип бизнеса: отель, бутик-отель, B&B или гостевой дом, курорт либо турагентство или туроператор; от этого зависит, включены ли номера, туры, трансферы и ресторан, и какие автоматические сообщения задаются по умолчанию), Business name (название бизнеса), телефон, адрес, Booking sites you are listed on (сайты бронирования, на которых вы представлены), How should rooms, tours and tables be booked? (как бронировать номера, туры и столики: ассистент называет цену и принимает запрос, который подтверждает ваша команда, или сразу подтверждает, пока есть места), время заезда и выезда, валюту, часовой пояс и часы работы команды на каждый день. Отметьте Also load sample data so I can see it full (загрузить также демо-данные), если хотите, чтобы все экраны были заполнены примерами записей. Нажмите Save and continue (Сохранить и продолжить).
- Откройте Hotel › Rooms and rates (Номера и тарифы) и добавьте типы номеров с базовым тарифом, количеством номеров и фотографиями, затем свои сезоны. Добавьте Extras (дополнительные услуги), которые могут купить гости, а также туры, маршруты трансферов и настройки ресторана, если вы их используете. Проверьте также вкладки Stays and payments (Проживание и оплата), Departments (Отделы), Automatic messages (Автоматические сообщения), How it talks (Как он общается) и Handover (Передача).
- Откройте Hotel desk в меню слева и нажмите зелёную кнопку питания (Turn on, «Включить») в заголовке. В панели Turn the assistant on (Включить ассистента) перечислено, чего ещё не хватает и что будет запущено; включите Assistant answers guests (Ассистент отвечает гостям) и подтвердите. Метка рядом с заголовком сменится с Off на On. Кнопку питания видит и включать или выключать ассистента может только тот, кто может управлять автоматизациями в рабочем пространстве.
- Выберите Try it on your own phone (Попробуйте на своём телефоне) на вкладке Начать работу и напишите на свой номер так, как написал бы гость: спросите номер на свои даты, нажмите More photos (Ещё фото) или Book (Забронировать) на карточке номера, спросите о туре, трансфере или столике.
- У каждого автоматического сообщения свой переключатель, а шаблоны WhatsApp составляются и отправляются на утверждение с вашего номера за вас. Ничего не отправляется в тихие часы и тем, кто написал «стоп».
- Кампании отправляются небольшими партиями как одобренные маркетинговые сообщения WhatsApp, по умолчанию отключены и не затрагивают тех, с кем общались за последние 14 дней.
Экран за экраном
Hotel & Travel Assistant находится в разделе Hotel desk в меню слева (значок колокольчика); список его экранов озаглавлен Hotel. На снимках ниже показано приложение с загруженными демо-данными (Aurora Bay Hotel).
В заголовке списка есть две кнопки быстрого доступа: + открывает новое бронирование, а колокольчик — новый запрос гостя. Рядом с ними находятся метка On / Off и кнопка питания. Какие вкладки вы видите, зависит от того, что включено: Reservations (Бронирования), Occupancy (Загрузка), Rooms and rates (Номера и тарифы) и Extras (Доп. услуги) появляются, когда включены номера, Tour bookings (Бронирования туров) и Tours (Туры) — когда включены туры, Tables (Столики) — когда включён ресторан, а Transfers (Трансферы) — когда включены трансферы.
Карточка «Начать работу»
После установки на вкладке Начать работу на главной странице MonoChat появляются шаги приложения: Set up your business (Настройте свой бизнес), Turn the assistant on (Включите ассистента) и Try it on your own phone (Попробуйте на своём телефоне) — рядом с общими шагами, такими как Подключите канал и Пригласите свою команду. Выполненный шаг отмечается галочкой, а Не сейчас скрывает шаг, который вы хотите пропустить. Шаг Turn the assistant on показывает, чего ещё не хватает (например, Business name and currency — название бизнеса и валюта, или At least one room type with a rate and a number of rooms — хотя бы один тип номера с тарифом и количеством номеров), и какие автоматические сообщения запустятся вместе с ассистентом.
Настройте свой бизнес
Set up the business (Настроить бизнес) открывает эту форму. В ней всё, что нужно ассистенту, прежде чем он сможет кому-либо отвечать, и каждую часть позже можно изменить на отдельной вкладке.
| Поле | Что оно делает |
|---|---|
| What kind of business? (Тип бизнеса) | Отель, бутик-отель, B&B или гостевой дом, курорт либо турагентство или туроператор. Включает или отключает номера, туры, трансферы и ресторан и задаёт обычные автоматические сообщения. У турагентства по умолчанию номера отключены, а туры включены. |
| Business name (Название бизнеса), Phone (Телефон), Address (Адрес) | Что ассистент сообщает гостям о вас. Название бизнеса обязательно. |
| Booking sites you are listed on (Сайты бронирования, где вы представлены) | Через запятую, например Booking.com, Expedia, Airbnb. Обращения, в которых упоминается один из них, учитываются как пришедшие с сайта бронирования. |
| How should rooms, tours and tables be booked? (Как бронировать номера, туры и столики?) | The assistant quotes and takes a request; your team confirms it (ассистент называет цену и принимает запрос, ваша команда его подтверждает) или The assistant confirms at once while there is room (ассистент подтверждает сразу, пока есть места). |
| Check-in from (Заезд с), Check-out until (Выезд до) | Время, которое сообщают гостям. |
| Currency (e.g. EUR, TRY, AED) (Валюта) | Трёхбуквенный код, используется для всех цен. Обязательное поле. |
| Time zone (Часовой пояс) | Если не заполнено, используется часовой пояс рабочего пространства. |
| Дни недели | Team hours (Часы работы команды): когда ресепшен или ваш офис отвечает на сообщения. В остальное время ассистент принимает сообщение. Включите или отключите каждый день и задайте Opens (Открытие) и Closes (Закрытие). |
| Also load sample data so I can see it full (Загрузить также демо-данные) | Заполняет все экраны примерами номеров, гостей и бронирований. |
Нажмите Save and continue (Сохранить и продолжить). Следующий шаг показывается в сообщении: добавьте типы номеров и тарифы или, для турагентства, свои туры.
Кнопка Sample data (Демо-данные) на шаге Try it on your own phone (Попробуйте на своём телефоне) открывает ту же панель демо-данных, что и вкладка Sample data: в ней перечислено, что загружено, и есть кнопка Load sample data (Загрузить демо-данные).
Сегодня
Всё, что требует внимания сегодня, на одном экране. Дата указана под заголовком, а вкладки вверху показывают количество элементов в каждой: Arrivals (Заезды), Departures (Выезды), In-house (Проживают), Booking requests (Запросы на бронирование), Guest requests (Запросы гостей), Tables (Столики), Transfers (Трансферы), Messages taken (Принятые сообщения) и Ratings (Оценки), а также Tours (Туры), когда туры включены. Число рядом с Today (Сегодня) в меню — это сумма заездов, выездов и открытых запросов гостей.
В каждой строке указаны гость, статус, тип номера, даты, количество гостей, тип питания, время прибытия и особые пожелания, а справа — сумма, которую ещё нужно оплатить (To pay, «К оплате»). Значок робота означает, что бронирование сделал ассистент; значок предупреждения — что запрос просрочен. Карандаш открывает запись, а кнопки в строке позволяют подтвердить запрос, оформить выезд гостя или открыть диалог.
Бронирования
Все проживания — от первого запроса до выезда. Фильтруйте по Requests (Запросы), Upcoming (Предстоящие), In-house (Проживают), Departures today (Выезды сегодня), Deposit due (Ожидается депозит), Past (Прошедшие) и All (Все), ищите по имени или коду и сортируйте список. New reservation (Новое бронирование) добавляет проживание, принятое по телефону или на стойке.
В строке указаны код бронирования и гость, статус (Request — запрос, Confirmed — подтверждено, In-house — проживает, Departed — выехал, Cancelled — отменено, Declined — отклонено, No-show — неявка или Expired — истекло), тип номера, даты и количество ночей, гости и тип питания. Справа — итоговая сумма и что оплачено или какой депозит ещё ожидается. У запроса есть кнопка-галочка для подтверждения: после этого гость получает подтверждение и запрос на депозит. Запросы старше значения Answer requests within (hours) (Отвечать на запросы в течение, часов) отмечаются как просроченные. Число рядом с Reservations в меню — количество ожидающих запросов.
Загрузка
Насколько вы заполнены в ближайшие 14 дней. Каждая строка — тип номера с количеством номеров, каждый столбец — ночь. В ячейке указано, сколько номеров занято в эту ночь из всех номеров этого типа: учитываются запросы, подтверждённые проживания и проживающие гости. Строка Total (Итого) суммирует все типы номеров и показывает процент.
Цвета показывают заполненность ночи: Under half (Меньше половины), Half or more (Половина и больше), 80% or more (80% и больше), Full (Заполнено) и Overbooked (Овербукинг). Ассистент использует тот же подсчёт по ночам, поэтому никогда не предлагает занятый номер.
Запросы гостей
То, что проживающие гости просят в чате: полотенца, ремонт, обслуживание номера, массаж, такси. Ассистент направляет каждый запрос в один из ваших отделов (см. Departments, «Отделы»). Фильтруйте по Open (Открытые), New (Новые), In progress (В работе), Done (Выполнено) и All (Все), а добавить запрос самостоятельно можно кнопкой New guest request (Новый запрос гостя).
В строке указаны код запроса, номер комнаты, гость, статус, отдел и суть запроса, сколько времени прошло с его поступления, кто им занимается и фотографии, которые прислал гость. Нажмите On it (Беру в работу, значок человека), чтобы взять новый запрос, галочку — чтобы отметить его как Done, и карандаш — чтобы открыть его. Когда включено Tell the guest when the team starts and when it is done (Сообщать гостю, когда команда приступила и когда закончила), гость узнаёт об обоих этапах.
Столики
Столики в ресторане, забронированные в чате или вашей командой. Фильтруйте по Today (Сегодня), Tomorrow (Завтра), Requests (Запросы), Upcoming (Предстоящие), Past (Прошедшие) и All (Все), а добавить бронирование можно кнопкой New table booking (Новое бронирование столика).
В строке указаны время, гость и размер компании, статус, повод и столик. Кнопки в строке следуют за ходом бронирования: подтвердить запрос, отметить компанию как Seated (Рассажены) в день визита, отметить Done (Завершено) или отметить No-show (Неявка), когда время прошло. Время бронирования, число гостей на время и максимальный размер компании задаются на вкладке Tours, transfers and restaurant (Туры, трансферы и ресторан).
Трансферы
Трансферы из аэропорта, с вокзала и по городу. Фильтруйте по Requests (Запросы), Upcoming (Предстоящие), Today (Сегодня), Past (Прошедшие) и All (Все), а добавить трансфер можно кнопкой New transfer (Новый трансфер). На вкладке Routes (Маршруты) перечислены ваши маршруты с ценой за автомобиль и вместимостью; Add a route (Добавить маршрут) добавляет маршрут, а отключить маршрут можно, не удаляя его.
В строке указаны дата и время, гость, статус, маршрут и автомобиль, номер рейса, количество человек и их багаж, а также цена. Трансферы всегда подтверждает ваша команда, она же назначает водителя; значок предупреждения означает, что запрос просрочен или водитель ещё не назначен. Когда вы назначаете водителя, гость получает его имя, автомобиль и телефон.
Гости
Все, кто пишет вам в WhatsApp, Instagram или в чат на сайте. Фильтруйте по All (Все), In-house (Проживают), VIP и Opted out (Отписались), а добавить гостя можно кнопкой New guest (Новый гость).
В строке указаны имя, телефон, страна и откуда пришёл гость (Website — сайт, Booking site — сайт бронирования, Ad — реклама, Referral — рекомендация, Walk-in — пришёл сам, WhatsApp или Instagram), а также дата последнего сообщения. Откройте гостя, чтобы изменить его данные или начать диалог.
Номера и тарифы
Типы номеров, которые вы продаёте. На вкладке Room types (Типы номеров) каждый указан с коротким кодом, кроватями, видом, площадью и вместимостью, а справа — базовый тариф за ночь, количество номеров и число фотографий. Используйте Add room type (Добавить тип номера), карандаш для редактирования и корзину для удаления (бронирования сохраняют его название; тип также можно скрыть).
Вкладка Seasons (Сезоны) повышает или понижает тариф на определённые даты (Higher rate — повышенный тариф, Lower rate — сниженный тариф или Same rate — тот же тариф), задаёт минимальный срок проживания или закрывает продажу типа номера (Stop-sell, стоп-продажа) — для одного типа номера или для всех. Ассистент использует всё это, чтобы рассчитать называемую цену.
Дополнительные услуги
То, что гости могут добавить к проживанию: поздний выезд, романтическую встречу, спа-массаж, ужин. У каждой услуги есть цена per stay (за проживание), per night (за ночь), per person (за человека) или per person per night (за человека за ночь), и её можно предлагать In the pre-arrival message (в сообщении перед приездом). Используйте Add an extra (Добавить услугу), редактируйте карандашом или удаляйте корзиной. Скройте услугу, чтобы перестать её предлагать; в проживаниях, где она уже есть, она остаётся в счёте.
Местный гид
Рестораны, пляжи, достопримечательности, кафе и аптеки, которые вы любите рекомендовать. Когда гость спрашивает, чем заняться или где поесть, ассистент отвечает по этому списку. Фильтруйте по Shown (Показываются), Hidden (Скрыты) и All (Все), а добавить место можно кнопкой New place (Новое место). В строке указаны тип места, расстояние, адрес, уровень цен и задана ли метка на карте.
Кампании
Предложения прошлым гостям, гостям туров или тем, кто спрашивал, но не забронировал. New campaign (Новая кампания) готовит кампанию; в строке указаны её название, к чему она призывает (Book a stay — забронировать проживание, Book a tour — забронировать тур или Book a table — забронировать столик), статус и сколько сообщений отправлено и сколько получено ответов. Пока Campaigns (marketing) (Кампании, маркетинг) отключены в Automatic messages (Автоматические сообщения), экран сообщает об этом, и можно только готовить черновики. Демо-кампанию отправить нельзя.
Оценки
Оценки, которые гости ставят после проживания или тура. Фильтруйте по To handle (К обработке), Low ratings (Низкие оценки) и All (Все). В строке указаны звёзды, гость, было ли это проживание или тур, тип номера и код бронирования. Гости, поставившие пять звёзд, получают ссылку на ваш отзыв; более низкие оценки попадают сюда, чтобы ваша команда могла связаться с гостем. Нажмите галочку (Mark handled, «Отметить как обработанное»), когда разберётесь с оценкой.
Принятые сообщения
Когда ассистент не может помочь гостю, например с групповым предложением или особой просьбой для кухни, он записывает запрос сюда с именем гостя, телефоном и каналом. Каждая запись имеет статус Open (Открыто), пока вы не нажмёте галочку, чтобы отметить её выполненной. Срочные записи отмечены значком предупреждения.
Ваш бизнес
Что ассистент рассказывает гостям о самом объекте. Он никогда не говорит о бизнесе ничего, чего нет здесь или на других вкладках.
| Поле | Что оно делает |
|---|---|
| Business name (Название бизнеса), Phone (Телефон), Address (Адрес) | Ваши контактные данные. |
| About the business (one or two sentences) (О бизнесе, одно-два предложения) | Краткое описание, которое может использовать ассистент. |
| Kind of business (Тип бизнеса) | Отель, бутик-отель, B&B или гостевой дом, курорт либо турагентство или туроператор. |
| Facilities (pool, spa, parking, Wi-Fi, pets, accessibility…) (Удобства: бассейн, спа, парковка, Wi-Fi, животные, доступность…) | Ассистент отвечает на вопросы об объекте по этому тексту. |
| Booking sites you are listed on (Сайты бронирования, где вы представлены) | Обращения, в которых упоминается один из них, учитываются как пришедшие с сайта бронирования. |
| Review page link (Ссылка на страницу отзывов) | Куда довольных гостей просят оставить отзыв, например ваша ссылка на Google или TripAdvisor. |
| Map link (Ссылка на карту), Website (Сайт), Instagram | Ссылки, которыми может делиться ассистент. |
| Currency (Валюта), Time zone (Часовой пояс), Language of automatic messages (Язык автоматических сообщений) | Используются для цен, времени и автоматических сообщений. |
| Emergency number (Экстренный номер) | Номер, который может сообщить ассистент. |
| Часы работы команды, Closed on (holidays) (Выходные, праздники) | Когда ресепшен или ваш офис отвечает на сообщения; праздники — по одной дате на строку (YYYY-MM-DD). |
| House rules and policies (Правила проживания) | Дети, животные, курение, документ при заселении, посетители. |
| Other questions and answers (Другие вопросы и ответы) | По одной паре на строку: Q: … / A: … |
Проживание и оплата
Как номера бронируются в чате, типы питания, депозит, отмена и оплата. Типы номеров, тарифы и сезоны находятся на вкладке Rooms and rates (Номера и тарифы).
| Поле | Что оно делает |
|---|---|
| The assistant quotes and books rooms (Ассистент называет цены и бронирует номера) | Включает или отключает бронирование номеров. |
| How should rooms be booked? (Как бронировать номера?) | The assistant quotes and takes a request; reception confirms it (ассистент называет цену и принимает запрос, ресепшен его подтверждает) или The assistant confirms at once while rooms are free (ассистент подтверждает сразу, пока есть свободные номера). |
| Check-in from (Заезд с), Check-out until (Выезд до) | Время, которое сообщают гостям. |
| Minimum nights (Минимум ночей), Bookable up to (days ahead) (Бронирование не ранее чем за, дней) | Минимальный срок проживания и насколько заранее гости могут бронировать. |
| Children are up to (age) (Дети — до возраста) | Гости старше считаются взрослыми. |
| Answer requests within (hours) (Отвечать на запросы в течение, часов) | Более старые запросы отмечаются как просроченные. |
| City tax per adult per night (Городской налог за взрослого за ночь) | Добавляется к стоимости. 0 — без налога. |
| Reception staff who get new reservations in turn (Сотрудники ресепшена, получающие новые бронирования по очереди) | Новые бронирования назначаются им по очереди. Пусто — никто не назначается автоматически. |
| Типы питания | RO, BB, HB, FB и AI, у каждого — переключатель, Name guests see (название для гостей) и цена Per person per night (за человека за ночь), добавляемая к тарифу номера. Meal plan quoted when the guest does not choose (тип питания, если гость не выбрал) задаёт вариант по умолчанию. Хотя бы один тип должен быть включён. |
| Deposit (% of the stay) (Депозит, % от стоимости проживания) | 0 — без депозита. 100 — полная предоплата. |
| Deposit due within (days) (Срок внесения депозита, дней) | После подтверждения; не позже даты заезда. |
| Free cancellation until (days before arrival) (Бесплатная отмена до, дней до заезда), Cancellation terms guests should know (Условия отмены для гостей) | Что ассистент сообщает гостям об отмене. |
| Send a payment link when the guest taps Pay now (Отправлять ссылку на оплату, когда гость нажимает «Оплатить») | С платёжной интеграцией запросы на депозит содержат ссылку на оплату, а платежи фиксируются автоматически. Без неё гости получают текст из поля How to pay (without a link) (Как оплатить без ссылки). |
Туры, трансферы и ресторан
Что ассистент может бронировать помимо номеров. Сами туры и маршруты трансферов добавляются на отдельных вкладках.
| Поле | Что оно делает |
|---|---|
| The assistant offers and books tours (Ассистент предлагает и бронирует туры) | Включает туры и поездки на день. How should tours be booked? (Как бронировать туры?) задаёт запрос, который подтверждает команда, или мгновенное бронирование, пока есть места. |
| Notice needed (hours) (Требуемое время на подготовку, часов), Bookable up to (days ahead) (Бронирование не ранее чем за, дней) | Насколько поздно и насколько заранее можно забронировать тур, трансфер или столик. |
| Tours: what guests should know (Туры: что нужно знать гостям) | Что взять с собой, отмена, дети, трансфер из других отелей. |
| The assistant takes transfer requests (airport, station, city) (Ассистент принимает запросы на трансфер: аэропорт, вокзал, город) | Включает трансферы. Трансферы всегда подтверждает команда, она же назначает водителя. |
| Transfers: what guests should know (Трансферы: что нужно знать гостям) | Где ждёт водитель, время ожидания при задержке рейса, детские кресла. |
| The assistant books tables at the restaurant (Ассистент бронирует столики в ресторане) | Включает ресторан, с полями How should tables be booked? (Как бронировать столики?) и Restaurant name (Название ресторана). |
| Booking times every (minutes) (Интервал бронирования, минут), Guests per booking time (Гостей на время бронирования), Largest party in the chat (Максимальная компания в чате) | Как предлагаются столики. |
| Часы ужина | Opens (Открытие) и Closes (Закрытие) на каждый день. Последнее время бронирования — за 45 минут до закрытия. |
| Restaurant: what guests should know (Ресторан: что нужно знать гостям) | Стиль меню, дресс-код, часы завтрака, часы обслуживания номеров. |
Отделы
Проживающие гости могут просить что-то в чате. Ассистент направляет каждый запрос в один из этих отделов, и на стойке он отображается в разделе Guest requests (Запросы гостей). Отделов шесть: Housekeeping (Уборка), Maintenance (Техническая служба), Room service and restaurant (Обслуживание номеров и ресторан), Spa and wellness (Спа и велнес), Reception (Ресепшен) и Concierge (Консьерж). Включите или отключите каждый и измените Name (Название), которое видят гости. Tell the guest when the team starts and when it is done (Сообщать гостю, когда команда приступила и когда закончила) отправляет гостю уведомление на обоих этапах. Нажмите Save (Сохранить).
Автоматические сообщения
Сообщения, которые бизнес отправляет без участия ассистента. Ничего не отправляется, пока ассистент выключен, тем, кто отписался, и в тихие часы.
| Сообщение | Когда отправляется |
|---|---|
| Booking confirmations (Подтверждения бронирований) | Для проживаний, туров, столиков и трансферов, которые подтверждает команда; свои бронирования ассистент подтверждает в чате. Если нужен депозит, следом приходит запрос на оплату. |
| Deposit reminder (Напоминание о депозите) | Когда наступил срок депозита, а он ещё не оплачен: сумма и Pay now («Оплатить» — ссылка на оплату или инструкция по оплате). |
| Before arrival (Перед приездом) | За несколько дней до заезда: адрес и время заселения с кнопками Book a transfer (Заказать трансфер), See extras (Доп. услуги) и Ask a question (Задать вопрос). |
| Welcome on check-in (Приветствие при заселении) | Когда гость заселён: номер комнаты и меню для уборки, ресторана и помощи. |
| Reminders the evening before (Напоминания накануне вечером) | Для туров, столиков и трансферов, с кнопками I will be there (Буду на месте), Change (Изменить) и Cancel (Отменить). На нажатие сразу приходит ответ, а команда получает уведомление. |
| Guest request updates (Обновления по запросам гостей) | Когда команда приступает к запросу из номера и когда заканчивает, а также когда на трансфер назначен водитель. |
| Receipts (Квитанции) | За каждый платёж по ссылке или зафиксированный командой. |
| Rating after the stay (Оценка после проживания) | После выезда или тура: Great (Отлично), Okay (Нормально) или Not happy (Недоволен). Гости, поставившие 5 звёзд, получают ссылку на ваш отзыв; более низкие оценки записываются для команды. |
| Campaigns (marketing) (Кампании, маркетинг) | Позволяет отправлять предложения прошлым гостям и тем, кто спрашивал. По умолчанию отключено, никогда не отправляется тем, кто отписался. |
Под переключателями задаются Evening reminder at (Время вечернего напоминания), Before-arrival message (days before) (Сообщение перед приездом, за сколько дней), Ask for a rating after check-out (hours) (Запрос оценки после выезда, через сколько часов), а также Quiet from (Тихие часы с) и Quiet until (Тихие часы до). Раздел WhatsApp templates (Шаблоны WhatsApp) показывает статус каждого шаблона на вашем номере (например, Approved — одобрен или Waiting for Meta — ожидает Meta); Submit missing templates (Отправить недостающие шаблоны) составляет и отправляет на утверждение недостающие шаблоны на языке автоматических сообщений.
Как он общается
Что делает ассистент, задано заранее; как он звучит — решаете вы, и изменение вступает в силу уже со следующего сообщения.
| Поле | Что оно делает |
|---|---|
| What it calls itself (Как он себя называет) | Имя ассистента. Если оставить пустым, он просто отвечает от имени бизнеса, не называя себя. |
| Tone (Тон) | Профессиональный, дружелюбный, тёплый или прямой. |
| How it addresses guests (Как обращается к гостям) | Formally (Официально, на «Вы») или Casually, by first name (Неформально, по имени). |
| Emojis (Эмодзи) | Без эмодзи, не больше одного там, где уместно, или свободно. |
| Answer length (Длина ответа) | Кратко, сбалансированно или подробно. |
| Fallback language (Резервный язык) | Ассистент всегда отвечает на языке, на котором пишет гость; этот язык используется, только когда язык определить не удаётся. |
| Anything else it should know (Что ещё ему нужно знать) | Добавляется к его инструкциям как есть: правила проживания, то, что никогда нельзя обещать. Это не отменяет правило не выдумывать факты. |
Передача
Когда гость просит человека, недоволен или спрашивает о том, на что у ассистента нет ответа, ассистент передаёт диалог. Выберите Who picks it up (Кто принимает: команда, конкретный человек или никто), часы с помощью Opens at (Начало, 0–23) и Closes at (Конец, 1–24), Which days (Дни: каждый день или только будни) и Time zone (Часовой пояс), в котором указаны часы. В остальное время диалог не передаётся. Нажмите Save (Сохранить).
Демо-данные
Показывает, загружены ли демо-данные. Загружаются 5 типов номеров с фотографиями, сезонами и дополнительными услугами, 14 гостей и их проживания во всех статусах (с депозитами и платежами), туры и их бронирования, столики в ресторане, трансферы, запросы из номеров, местные рекомендации, оценки и черновик кампании. Ваши собственные записи не меняются. Демо-гостям никогда не отправляются сообщения, но вы можете проверить ассистента на своём номере на демо-номерах и турах. Load again (Загрузить снова) перезагружает данные, а Remove sample data (Удалить демо-данные) удаляет все демо-записи; ваши реальные записи не затрагиваются. Удалите демо-данные до того, как начнут писать реальные гости.
Панель бронирования
Нажмите на бронирование, чтобы открыть его. Вверху указаны гость и телефон, тип номера, даты и количество ночей, гости, тип питания, статус и кто сделал бронирование, рейс прибытия, цена каждой ночи, итоговая сумма, что оплачено, ожидаемый депозит и его срок, а также остаток.
- Check in (Заселить, после того как вы укажете Room number — номер комнаты), No-show (Неявка) и затем Check out (Выселить) продвигают проживание по этапам; у запроса вместо них есть Confirm (Подтвердить) и Decline (Отклонить). Save the room number (Сохранить номер комнаты) сохраняет номер.
- Change the stay (Изменить проживание): новые Check-in (Заезд), Check-out (Выезд), Room type (Тип номера), Adults (Взрослые), Children (Дети), Rooms (Номера) или Meal plan (Тип питания). Цена рассчитывается заново; пустые поля остаются без изменений. Нажмите Save the change (Сохранить изменение).
- Extras (Доп. услуги): выберите Extra (Услуга) и Quantity (Количество) и нажмите Add (Добавить). Цена зависит от единицы услуги и добавляется к счёту.
- Details and notes (Подробности и заметки): Special requests (Особые пожелания), Arrival time (Время прибытия), Flight (Рейс), Child ages (Возраст детей) и Notes (for the team) (Заметки для команды), которые гости никогда не видят.
- Payments (Платежи): Send the payment request (Отправить запрос на оплату), Copy the payment link (Скопировать ссылку на оплату), Check the payment (Проверить платёж) или Record a payment (Записать платёж), принятый на стойке или банковским переводом. Сначала запрашивается депозит, затем остаток, и на каждый платёж выдаётся квитанция.
- Cancel the reservation (Отменить бронирование) освобождает номер; гость получает короткое сообщение об отмене.
Панель типа номера
Откройте тип номера на вкладке Rooms and rates (Номера и тарифы), чтобы изменить его: Name (Название), Short code (Короткий код), Description (Описание), Beds (Кровати), View (Вид) и Size (m²) (Площадь, м²); кто помещается в одном номере (Adults at most — максимум взрослых, Children at most — максимум детей, Guests at most — максимум гостей, Guests in the base rate — гостей в базовом тарифе); тариф за номер за ночь (Base rate — базовый тариф, Each extra adult — каждый дополнительный взрослый, Each child — каждый ребёнок); Rooms of this type (Номеров этого типа — сколько можно продать за ночь), Minimum nights (Минимум ночей) и Order (Порядок); Amenities (Удобства); Photo links (Ссылки на фото — по одной https-ссылке на строку, до 15, первая используется как фото карточки); Video link (Ссылка на видео) и Active (the assistant offers it) (Активен — ассистент его предлагает). Сезоны повышают или понижают базовый тариф.
Включение ассистента
Кнопка питания в заголовке открывает эту панель. Вверху перечислено, чего ещё не хватает: Business name and currency (Название бизнеса и валюта), Team hours (Часы работы команды), хотя бы одно из включённого — номера, туры, трансферы или столики, At least one room type with a rate and a number of rooms (Хотя бы один тип номера с тарифом и количеством номеров), когда включены номера, At least one tour (Хотя бы один тур), когда включены туры, и Transfer routes with prices (Маршруты трансферов с ценами, рекомендуется).
Включите Assistant answers guests (Ассистент отвечает гостям) и подтвердите. Под переключателем видно, что запускается вместе с ассистентом (ответы в чате, запросы на бронирование номеров, столики, трансферы, запросы гостей, ответы на кнопки и каждое включённое автоматическое сообщение) и что остаётся выключенным, например Campaigns (marketing) (Кампании, маркетинг). Предупреждение напомнит, если демо-данные всё ещё загружены, а другое — если в рабочем пространстве включён ещё один бот.
Отчёт
Отчёты › Hotel desk подводит итоги за последние 30 дней:
- Stays (Проживания): Booking requests (Запросы на бронирование), Confirmed (Подтверждено), Booked by the assistant (Забронировано ассистентом), Nights (Ночи), Stay value (Стоимость проживаний) и Booked ahead (average) (Срок бронирования заранее, в среднем).
- Where bookings come from (Откуда приходят бронирования): запросы, подтверждения, ночи и выручка по источникам (сайт, сайт бронирования, реклама, WhatsApp, Instagram, визит без брони, рекомендация).
- Money (Деньги): Payments (Платежи) и Paid online (Оплачено онлайн).
- Guest requests (Запросы гостей): запросы, выполненные и Average time to done (Среднее время выполнения), а также запросы по отделам.
- Restaurant tables (Столики в ресторане), Tours (Туры) и Transfers (Трансферы): бронирования, количество гостей, неявки и стоимость.
- Ratings (Оценки), проживания по статусам, забронированные типы номеров и Campaigns (Кампании) с отправленными сообщениями и ответами.
Возможности
Карточки номеров
Фото, итоговая стоимость проживания, площадь, кровати и вид, с кнопками «Ещё фото» и «Забронировать номер». В WhatsApp несколько номеров приходят в виде карусели, которую можно листать.
Депозиты и оплата
После подтверждения гость получает запрос на депозит с кнопкой «Оплатить». Если подключена платёжная интеграция, отправляется ссылка на оплату, а платёж фиксируется автоматически; без неё отправляются ваши платёжные реквизиты.
Дополнительные услуги и загрузка
Встреча в аэропорту, поздний выезд, спа-пакет или романтический ужин можно добавить на проживание, на ночь или на человека. Обзор на 14 дней показывает, сколько номеров продано по каждому типу и ночи.
Перед приездом и при заселении
За несколько дней до заезда гость получает адрес и время заселения с кнопками «Заказать трансфер», «Доп. услуги» и «Задать вопрос». При заселении — номер комнаты и небольшое меню: «Уборка», «Ресторан» и «Нужна помощь».
Туры и столики
Выезды на туры с количеством мест, ценами для взрослых и детей, местом встречи и сезоном. Столики в ресторане в рамках часов ужина, с числом гостей на время и максимальным размером компании.
Трансферы
Маршруты с ценами за автомобиль и вместимостью. Когда вы назначаете водителя, гость получает имя, автомобиль и телефон. Напоминания накануне вечером приходят с кнопками «Буду на месте», «Изменить» и «Отменить».
Оценки и кампании
Оценка после проживания направляет довольных гостей на вашу ссылку для отзыва. Кампании для прошлых гостей, гостей туров и тех, кто спрашивал, но не забронировал, по умолчанию отключены.
Отчёты
За 30 дней: запросы на бронирование по источникам, подтверждения, ночи и стоимость проживания, за сколько заранее гости бронируют, платежи, запросы гостей по отделам, туры, столики, трансферы, оценки и ответы на кампании.
Снимки экрана
Hotel & Travel Assistant отправляет свободные номера карточками с ценами на даты гостя
Список бронирований с запросами, подтверждёнными проживаниями и ожидаемыми депозитами
Проживание с ценами по ночам, депозитом, остатком, дополнительными услугами и изменениями
Обзор на сегодня: заезды, выезды и гости в отеле
Запросы гостей направляются в нужный отдел, гость остаётся в курсе
Отчёт по ресепшену отеля: бронирования по источникам, ночи, стоимость проживания и платежиВопросы и ответы
Для каких бизнесов подходит?
Для отелей, бутик-отелей, курортов и турагентств. Он бронирует номера, туры и поездки на день, столики в ресторане и трансферы, и каждый вид вы включаете или отключаете.
Как рассчитываются цены на номера?
По базовому тарифу каждого типа номера, вашим сезонам (повышенные или сниженные тарифы, минимальное число ночей, стоп-продажи), дополнительным взрослым, детям, типу питания и городскому налогу. Цену он никогда не выдумывает.
Может ли он сам подтверждать бронирования?
Вы выбираете. Бронирование может быть запросом, который подтверждает ваша стойка регистрации, или подтверждаться сразу, пока есть свободные номера. Номера учитываются по ночам, поэтому последний номер никогда не обещают дважды.
Могут ли гости оплатить депозит в чате?
Да. После подтверждения гость получает запрос на депозит с кнопкой «Оплатить». Если подключена платёжная интеграция, отправляется ссылка на оплату и платёж записывается; без неё отправляются ваши платёжные реквизиты.
Что происходит во время проживания?
Гости просят полотенца, ремонт или обслуживание номера в чате. Запрос попадает в нужный отдел, гости могут отправить фото и узнают, когда команда приступила к работе и когда закончила.
Какие каналы и языки поддерживаются?
WhatsApp, Instagram и веб-чат, круглосуточно, на языке гостя, включая голосовые сообщения.