School Assistant

التعليم

مكتب قبول بالذكاء الاصطناعي للمدارس اللغوية ومراكز الدورات والمدارس والجامعات، يقترح البرامج ويحجز الحصص التجريبية واختبارات تحديد المستوى، ويستلم الطلبات والمستندات في المحادثة، ويرسل تذكيرات بأقساط الرسوم مع روابط الدفع.

• WhatsApp
• Instagram
• دردشة الموقع
• رسائل صوتية

التثبيت من MonoStoreاطّلع عليه في monochat.ai

نظرة عامة

School Assistant هو مكتب القبول والاستقبال في المدرسة اللغوية أو مركز الدورات أو الدروس الخصوصية أو المدرسة الخاصة أو مكتب القبول الجامعي على WhatsApp وInstagram ودردشة الموقع. يعمل على مدار الساعة ويرد على أولياء الأمور والطلاب والمتقدمين بلغتهم، بما في ذلك الرسائل الصوتية.

تختارون نوع المؤسسة مرة واحدة، وتتبعها الصياغة والمستندات والإعدادات الافتراضية.

بالنسبة للأسر المسجلة بالفعل، يجيب عن المبالغ المستحقة، ويرسل رابط الدفع، ويخبرها بالاختبارات والفعاليات القادمة، ويحوّل رسالة ولي الأمر إلى معلم الصف. وعند الحاجة إلى موظف، يحوّل المحادثة إلى فريقكم.

أبرز المزايا

• كل متقدم، من أول سؤال حتى التسجيل. استفسار، طلب، مستندات، تقييم، عرض، مسجَّل ومفقود في قائمة واحدة. تُوزَّع الطلبات الجديدة على موظفي القبول بالتناوب، وتُوسم الطلبات التي لم يرد عليها أحد في الوقت المناسب بأنها متأخرة.
• المستندات تُجمع في المحادثة. يحدد كل برنامج ما يحتاجه. تُحفظ الصور وملفات PDF المرسلة في المحادثة في الطلب تلقائيًا، وتقبلون كل مستند أو ترفضونه، وتُذكَّر الأسرة بما ما زال ناقصًا.
• الرسوم بالأقساط وتُدفع عبر رابط. رسوم التسجيل أولًا، ثم أقساط شهرية. تُرسل التذكيرات قبل موعد الاستحقاق وعند التأخر، مع زرَّي ادفع الآن واتصل بي.

التثبيت والإعداد

1. ثبّتوا School Assistant من الإعدادات › MonoStore › التطبيقات، أو افتحوا رابط التثبيت app.monochat.ai/apps/wL7gwZkdhT93hMXGA. إن لم يكن لديكم حساب MonoChat، يتيح لكم الرابط التسجيل أولًا ثم يثبّت التطبيق لكم.
2. افتحوا علامة التبويب لنبدأ في الصفحة الرئيسية لـ MonoChat واختاروا إعداد مدرستك، ثم إعداد المدرسة. يسأل النموذج عن ما نوع المدرسة؟ (مدرسة لغات، أو مركز دورات أو دروس خصوصية، أو مدرسة (K-12)، أو قبول جامعي أو في كلية؛ ويضبط ذلك نقطة البداية المعتادة للحصص التجريبية واختبارات تحديد المستوى والمستندات التي يحتاجها طلب الالتحاق)، واسم المدرسة، والهاتف، والعنوان، والموقع الإلكتروني، وكيف تُحجز الدروس التجريبية؟ (يستقبل المساعد طلبًا يؤكده المكتب، أو يحجز فورًا ما دامت هناك أماكن)، والعملة، ولغة الرسائل التلقائية، والمنطقة الزمنية، وساعات عمل مكتبكم لكل يوم. فعّلوا حمّل أيضًا بيانات تجريبية لأراه ممتلئًا إن أردتم ملء كل شاشة بسجلات نموذجية. انقروا حفظ ومتابعة.
3. افتحوا مدرسة › البرامج وأضيفوا برامجكم مع الرسوم والجداول وتواريخ البدء والمستندات التي يحتاجها كل برنامج. أضيفوا صفوفكم في المجموعات مع معلمها وجدولها وقاعتها. راجعوا أيضًا علامات التبويب القبول والرسوم والدفعات ورسائل أولياء الأمور والرسائل التلقائية وأسلوب الحديث والتحويل إلى الفريق.
4. افتحوا مكتب المدرسة في القائمة اليسرى وانقروا زر التشغيل الأخضر (تفعيل) في الترويسة. تعرض لوحة تفعيل المساعد ما لا يزال ناقصًا وما سيبدأ العمل؛ شغّلوا المساعد يرد على العائلات وأكّدوا. تتغير الشارة بجانب العنوان من متوقف إلى مفعّل. لا يرى زر التشغيل ولا يستطيع تشغيل المساعد أو إيقافه إلا من يملك صلاحية إدارة الأتمتة في مساحة العمل.
5. اختاروا جرّبه على هاتفك في علامة التبويب لنبدأ وراسلوا رقمكم كما يفعل ولي الأمر أو الطالب: اسألوا عن برنامج، أو احجزوا حصة تجريبية، أو ابدؤوا طلب التحاق.

ملاحظة

• لكل رسالة تلقائية مفتاحها الخاص، وتُكتب قوالب WhatsApp وتُقدَّم للاعتماد على رقمكم نيابةً عنكم. لا يُرسل شيء في ساعات الهدوء ولا إلى من طلب التوقف.
• تُرسل الحملات كرسائل تسويقية معتمدة على WhatsApp، وهي متوقفة افتراضيًا وتستثني من تم التواصل معهم خلال آخر 14 يومًا.

شاشة بشاشة

يوجد School Assistant تحت مكتب المدرسة في القائمة اليسرى (أيقونة قبعة التخرج)؛ وعنوان قائمة شاشاته مدرسة. تعرض لقطات الشاشة أدناه التطبيق مع تحميل بياناته التجريبية.

في ترويسة القائمة زرّا اختصار: + يفتح طلب التحاق جديدًا وأيقونة الطالب تفتح حصة تجريبية جديدة. وبجانبهما شارة مفعّل / متوقف وزر التشغيل. لا تظهر الدروس التجريبية في القائمة إلا عند تشغيل الحصص التجريبية أو اختبارات تحديد المستوى.

إعداد مدرستك

بعد التثبيت، تُضاف خطوات التطبيق إلى علامة التبويب لنبدأ في الصفحة الرئيسية لـ MonoChat: إعداد مدرستك (نوع مدرستكم واسمها وساعات العمل وطريقة حجز الحصص التجريبية؛ نحو دقيقتين)، وتفعيل المساعد وجرّبه على هاتفك. يفتح إعداد المدرسة هذا النموذج. ويمكن تغيير كل جزء منه لاحقًا في علامة التبويب الخاصة به.

الحقل	وظيفته
ما نوع المدرسة؟	مدرسة لغات، أو مركز دورات أو دروس خصوصية، أو مدرسة (K-12)، أو قبول جامعي أو في كلية. يضبط نقطة البداية المعتادة: هل الحصص التجريبية واختبارات تحديد المستوى مفعّلة، وما المستندات التي يحتاجها طلب الالتحاق. وتبدأ مدرسة K-12 أيضًا والملاحظات للمعلمين مفعّلة.
اسم المدرسة، الهاتف، العنوان، الموقع الإلكتروني	ما يخبر به المساعد الأسر عنكم. اسم المدرسة مطلوب.
كيف تُحجز الدروس التجريبية؟	يستقبل المساعد الطلب؛ ويؤكده المكتب، أو يحجز المساعد فورًا ما دامت هناك أماكن.
العملة (مثل EUR وTRY وAED)	رمز من ثلاثة أحرف، يُستخدم لكل الرسوم. مطلوب.
لغة الرسائل التلقائية	اللغة التي تُكتب بها التذكيرات وقوالب WhatsApp. إن تُرك فارغًا تُستخدم لغة مساحة العمل.
المنطقة الزمنية	إن تُرك فارغًا تُستخدم المنطقة الزمنية لمساحة العمل.
أيام الأسبوع	ساعات العمل: متى يرد المكتب على الرسائل. وخارجها يدوّن المساعد رسالة. شغّلوا كل يوم أو أوقفوه واضبطوا يفتح ويغلق.
حمّل أيضًا بيانات تجريبية لأراه ممتلئًا	يملأ كل شاشة ببرامج وطلاب وطلبات التحاق نموذجية.

انقروا حفظ ومتابعة. تظهر الخطوة التالية في رسالة: أضيفوا برامجكم ورسومها في علامة التبويب البرامج.

اليوم

ما يحتاج إلى متابعة اليوم، في شاشة واحدة. تعرض علامات التبويب في الأعلى عدد العناصر في كل منها: الدروس التجريبية (اليوم وغدًا)، وطلبات الالتحاق (المتأخرة أو المنتظرة)، والمستندات (المرسلة والتي لم تُراجع بعد)، والرسوم (المستحقة أو المتأخرة)، وهذا الأسبوع (الاختبارات والمواعيد النهائية والفعاليات القادمة) والرسائل. يجمع العدد بجانب اليوم في القائمة حصص اليوم التجريبية وطلبات الالتحاق المتأخرة والرسوم المتأخرة والرسائل المفتوحة.

يعرض صف الحصة التجريبية الوقت والطالب والحالة وما إذا كانت حصة تجريبية أو اختبار تحديد مستوى، والبرنامج والعمر وجهة الاتصال وأي ملاحظة من المحادثة. أيقونة الروبوت تعني أن المساعد هو من حجز. للطلب علامة تأشير لتأكيده وعلامة × لرفضه؛ ويفتح القلم السجل. وفي علامة التبويب الرسوم يمكنكم إرسال طلب الدفع مباشرة من الصف.

طلبات الالتحاق

كل متقدم، من أول سؤال حتى التسجيل. صفّوا بـ فتح وجديد والمستندات والتقييم وعرض قبول ومسجَّل وغير ملتحق، وابحثوا ورتّبوا، وأضيفوا واحدًا عبر طلب التحاق جديد.

يعرض الصف رمز الطلب والطالب والبرنامج (أو لا يوجد برنامج بعد) والمرحلة (استفسار أو طلب الالتحاق أو المستندات أو التقييم أو عرض قبول أو مسجَّل أو غير ملتحق) وجهة الاتصال والهاتف. وعلى اليمين ترون مدة الانتظار، ومتأخرة عندما لم يرد أحد خلال الرد خلال (ساعات)، وعدد المستندات التي لا تزال ناقصة. العدد بجانب طلبات الالتحاق في القائمة هو الطلبات الجديدة مضافًا إليها عروض القبول المفتوحة.

الدروس التجريبية

الحصص التجريبية واختبارات تحديد المستوى المحجوزة في المحادثة أو من قبل المكتب. صفّوا بـ الطلبات والقادمة والسابقة ومغلق، وأضيفوا واحدًا عبر درس تجريبي جديد.

يعرض الصف التاريخ والوقت، وما إذا كانت حصة تجريبية أو اختبار تحديد مستوى، والبرنامج والحالة والطالب وعمره وجهة الاتصال والهاتف وأي ملاحظة. للطلب علامة تأشير لتأكيده وعلامة × لرفضه؛ وعند الرفض تُبلَّغ جهة الاتصال بأن الموعد غير متاح. بعد الحصة تعلّمونها تم أو لم يحضر وتسجّلون النتيجة (مهتم أو يفكر أو غير مهتم). العدد بجانب الدروس التجريبية في القائمة هو عدد الطلبات المنتظرة.

الطلاب

يظهر الطلاب هنا عند تسجيلهم، ويمكنكم أيضًا إضافتهم بأنفسكم عبر طالب جديد. صفّوا بـ فعّالة ومتوقف مؤقتًا ومنتهٍ والمتبقي. يعرض الصف الطالب ومستواه أو صفه الدراسي والحالة والبرنامج والمجموعة وجهة الاتصال التي تتلقى الرسائل (ولي أمر، أو الطالب نفسه).

المجموعات

صفوفكم. صفّوا بـ فعّالة وغير نشط، وأضيفوا واحدة عبر مجموعة جديدة. يعرض الصف اسم المجموعة وعدد الطلاب فيها والبرنامج والمعلم والجدول والقاعة، مع السعة على اليمين.

يتلقى المعلم المحدد للمجموعة الملاحظات التي يتركها أولياء الأمور للمعلم (انظروا رسائل أولياء الأمور). ومن المجموعة يمكنكم أيضًا مراسلة أسرها أو إضافة حدث في التقويم لها.

الرسوم

التسجيلات وخطط أقساطها. صفّوا بـ المستحق ومتأخر وفعّالة ومنتهٍ وملغى، وأضيفوا واحدًا عبر تسجيل جديد. العدد بجانب الرسوم في القائمة هو عدد المتأخر منها.

يعرض الصف رمز التسجيل والطالب والحالة والبرنامج والمجموعة، والمدفوع من الإجمالي، والقسط التالي مع تاريخه. ترسل الطائرة الورقية طلب الدفع إلى جهة الاتصال؛ ويفتح القلم التسجيل، حيث يمكنكم أيضًا تسجيل دفعة استُلمت في المكتب نقدًا أو بالبطاقة أو بالتحويل البنكي. لا تتلقى التسجيلات التجريبية رسائل دفع أبدًا.

التقويم

الاختبارات والمواعيد النهائية والعطل والنتائج والفعاليات. صفّوا بـ القادمة والسابقة وملغى، وأضيفوا واحدًا عبر حدث جديد. يعرض الصف التاريخ والوقت والعنوان والنوع (امتحان أو موعد نهائي أو عطلة أو النتائج أو فعالية) والمجموعة المعنية (أو كل المجموعات) وموعد إرسال التذكير. وعلى اليمين ترون ما إذا كان مجدولة أو أُرسل التذكير، وإلى كم شخصًا. تُذكَّر أسر المجموعات المعنية قبل عدد محدد من الأيام عند تشغيل تذكيرات التقويم.

الإعلانات

رسالة إلى أسر مجموعة أو أكثر: تغيير قاعة، أو حفلة، أو يوم إغلاق. صفّوا بـ المسودات وقيد الإرسال وتم الإرسال ومتوقفة، وأضيفوا واحدًا عبر إعلان جديد. يعرض الصف العنوان والحالة والمجموعات والرسالة. عند الإرسال، تُثبَّت جهات الاتصال وتُرسل الرسائل بضع عشرات في كل مرة، خارج ساعات الهدوء؛ ولا تُراسل أبدًا من ألغوا الاشتراك ولا البيانات التجريبية. لا يمكن إرسال إعلان تجريبي.

البرامج

البرامج والدورات التي تقدمونها؛ ولا يتحدث المساعد إلا عما هو موجود هنا. صفّوا بـ فعّالة وغير نشط، وأضيفوا واحدًا عبر برنامج جديد. يعرض الصف الاسم والمستوى والمادة والأعمار والنمط (حضوري أو عبر الإنترنت أو هجينة)، وعلى اليمين الرسوم (للدورة أو شهريًا أو للفصل الدراسي أو سنويًا) وما إذا كان يقدم حصة تجريبية.

يحتوي البرنامج أيضًا على وصفه وجدوله ومدته وتواريخ البدء ورسوم التسجيل والحد الأقصى المسموح به من الأقساط والأماكن والمتطلبات والمستندات التي يحتاجها طلب الالتحاق والصور (الأولى هي صورة البطاقة) والكلمات المفتاحية التي قد يستخدمها الناس للإشارة إليه.

جهات الاتصال

كل من يراسلكم على WhatsApp أو Instagram أو دردشة موقعكم الإلكتروني. صفّوا بـ الكل وأولياء الأمور والطلاب والعملاء المحتملون، وأضيفوا واحدًا عبر جهة اتصال جديدة. يعرض الصف الاسم والهاتف والدور (ولي الأمر أو الطالب أو عميل محتمل) واللغة ومصدر جهة الاتصال (الموقع الإلكتروني أو توصية أو إعلان أو حضور مباشر أو بوابة تعليمية أو WhatsApp أو Instagram)، مع عدد الطلاب المرتبطين على اليمين. افتحوا جهة اتصال لرؤية طلابها وطلبات الالتحاق المفتوحة والحصص التجريبية القادمة والرسوم المستحقة.

الحملات

عروض إلى الطلاب السابقون أو المتقدمون الذين لم يلتحقوا أو من لديهم درس تجريبي دون تسجيل أو كل جهات الاتصال. يجهّز حملة جديدة حملةً. ما دام الحملات (التسويق) متوقفًا في الرسائل التلقائية، يشير صف الحملات متوقفة إلى ذلك ولا يمكنكم إلا إعداد المسودات.

الرسائل المدوّنة

عندما لا يستطيع المساعد مساعدة شخص ما، أو يترك ولي أمر رسالة لمعلم، تُدوَّن هنا. صفّوا بـ فتح وملاحظات للمعلمين وتم، وأضيفوا واحدة عبر ملاحظة جديدة. يعرض الصف الرسالة وجهة الاتصال والهاتف ونوعها: الرسالة أو عاجل أو معاودة الاتصال أو ملاحظة للمعلم (مع المعلم المعني). انقروا علامة التأشير لتعليمها منجزة، أو أعيدوا فتحها لاحقًا.

مدرستك

ما يخبر به المساعد أولياء الأمور والطلاب عن المدرسة نفسها. ولا يقول أبدًا أي شيء عن المدرسة غير موجود هنا أو في علامات التبويب الأخرى.

الحقل	وظيفته
نوع المدرسة	مدرسة لغات، أو مركز دورات أو دروس خصوصية، أو مدرسة (K-12)، أو قبول جامعي أو في كلية.
اسم المدرسة، الهاتف، العنوان	بيانات الاتصال الخاصة بكم.
عن المدرسة (جملة أو جملتان)	وصف قصير يمكن للمساعد استخدامه.
رابط الخريطة، الموقع الإلكتروني، Instagram	روابط يمكن للمساعد مشاركتها.
العملة، المنطقة الزمنية، لغة الرسائل التلقائية	تُستخدم للرسوم والأوقات والرسائل التلقائية.
ساعات العمل، أيام الإغلاق (العطلات)	متى يرد المكتب على الرسائل؛ العطل بتاريخ واحد في كل سطر (YYYY-MM-DD).
قواعد المدرسة وسياساتها	الحضور، والغياب، واسترداد الرسوم، والحصص التعويضية، والاصطحاب.
الحرم المدرسي والمرافق	الفصول الدراسية، والنقل، والوجبات، والزي المدرسي، ومواقف السيارات. يجيب المساعد عن الأسئلة المتعلقة بالمكان من هذا النص.
أسئلة وأجوبة أخرى	زوج واحد في كل سطر: Q: … / A: …
رابط صفحة المراجعات	المكان الذي يُطلب فيه من أولياء الأمور والطلاب الراضين ترك مراجعة، مثل رابط Google الخاص بكم.

القبول

الحصص التجريبية واختبارات تحديد المستوى وطلبات الالتحاق والمستندات التي تحتاجها. البرامج والرسوم موجودة في علامة التبويب البرامج.

الحقل	وظيفته
الدروس التجريبية	يعرض المساعد حصة تجريبية مجانية للبرامج التي تسمح بها.
اختبارات تحديد المستوى	يحجز المساعد اختبار تحديد مستوى لإيجاد المستوى أو المجموعة المناسبة.
كيف يتم الحجز؟	يستقبل المساعد الطلب؛ ويؤكده المكتب، أو يحجز المساعد فورًا ما دامت هناك أماكن.
المدة (بالدقائق)، أوقات البدء كل (دقائق)، عدد الأشخاص لكل وقت بدء	مدة الحصة، وكم مرة يمكن أن تبدأ، وكم شخصًا تستوعب.
مهلة الإشعار المطلوبة (ساعات)، الحجز متاح حتى (أيام مقدمًا)	آخر موعد وأبعد موعد مسبق يمكن فيه حجز حصة تجريبية.
أيام الأسبوع	من وحتى للحصص التجريبية واختبارات تحديد المستوى. ويترك آخر وقت بدء متسعًا للحصة كاملة قبل الإغلاق.
الرد خلال (ساعات)	تُعلَّم الطلبات الأقدم بأنها متأخرة في المكتب.
المتابعة بعد (أيام)	عندما لا يتقدم طلب الالتحاق، تتلقى الأسرة رسالة متابعة.
التذكير بالمستندات كل (أيام)	تذكيران على الأكثر.
موظفو القبول الذين يتلقون طلبات الالتحاق الجديدة بالتناوب	تُسند طلبات الالتحاق الجديدة إليهم واحدًا تلو الآخر. فارغ: لا يُسند أحد تلقائيًا.
مستندات طلب الالتحاق	كل نوع مستند مع مفتاح المطلوب. تُطلب الأنواع المفعّلة في كل طلب التحاق؛ ويمكن للبرنامج أن يطلب أقل منها. يضيف إضافة نوع مستند نوعًا خاصًا بكم، مثل سجل التطعيمات.

الرسوم والدفعات

كيف تدفع الأسر الرسوم والأقساط، ومتى تُذكَّر. رسوم كل برنامج موجودة في علامة التبويب البرامج.

• روابط الدفع: إرسال رابط دفع عندما تنقر الأسرة ادفع الآن أو تطلب الدفع. مع تكامل للدفع، تُسجَّل المدفوعات تلقائيًا. وبدونه، تشير الشاشة إلى ذلك، وتتلقى الأسر طريقة الدفع (بدون رابط) بدلًا من ذلك، مثل بيانات التحويل البنكي أو الدفع في المكتب. اربطوا تكاملًا في الإعدادات › الدفع.
• التذكير قبل تاريخ الاستحقاق (أيام): 0 يرسل التذكير في تاريخ الاستحقاق.
• التذكير عند التأخر بعد (أيام): يُرسل مرة واحدة؛ و0 يعني اليوم التالي لتاريخ الاستحقاق.

تُشغَّل تذكيرات الرسوم والإيصالات أو تُوقف في الرسائل التلقائية. انقروا حفظ.

رسائل أولياء الأمور

ملاحظات من أولياء الأمور والطلاب إلى معلم الصف: غياب، أو تأخر، أو واجب منزلي، أو اجتماع. تظهر في الرسائل المدوّنة، مسندةً إلى المعلم.

• نقل الملاحظات إلى المعلمين: يمكن للمساعد نقل رسالة ولي الأمر أو الطالب إلى معلم الصف. عند الإيقاف: تذهب كل رسالة إلى المكتب.
• اسم مكتبك: من يتلقى الرسالة عندما لا يكون للمجموعة معلم، مثل مكتب المدرسة أو مكتب القبول. فارغ: «مكتب المدرسة».

يُحدَّد المعلمون لكل مجموعة في علامة التبويب المجموعات. لا ينقل المساعد إلا الملاحظات المتعلقة بالطلاب المرتبطين بجهة الاتصال التي تكتب، ولا يَعِد أبدًا بما سيقوله المعلم.

الرسائل التلقائية

رسائل ترسلها المدرسة دون المساعد. لا يُرسل شيء ما دام المساعد متوقفًا، ولا لمن ألغوا الاشتراك، ولا للبيانات التجريبية، ولا خلال ساعات الهدوء.

الرسالة	متى تُرسل
تأكيدات الدروس التجريبية	عندما يؤكد المكتب حصة تجريبية أو اختبار تحديد مستوى أو يرفضه؛ أما الحجوزات الفورية فتُؤكَّد في المحادثة.
تذكيرات الدروس التجريبية	مساء اليوم السابق، مع سأكون هناك وتغيير وإلغاء. يُرد على النقرة فورًا ويُبلَّغ المكتب.
بعد الدرس التجريبي	بعد ساعات قليلة من الحصة التجريبية: أريد التسجيل وما زلت أفكر واتصل بي.
تحديثات طلب الالتحاق	عندما يحصل الطلب على عرض قبول، أو يُسجَّل، أو يُغلق.
متابعة طلب الالتحاق	عندما لا يتقدم الطلب لبضعة أيام: متابعة واتصل بي.
تذكيرات المستندات	تسرد المستندات التي لا تزال ناقصة، مرتين على الأكثر. ويمكن لأولياء الأمور إرسالها مباشرة في المحادثة.
تذكيرات الرسوم	قبل استحقاق القسط ومرة واحدة عند تأخره: المبلغ وادفع الآن.
الإيصالات	لكل دفعة تتم عبر الرابط أو يسجلها المكتب.
تذكيرات التقويم	في اليوم السابق للاختبارات والمواعيد النهائية والفعاليات، إلى أسر المجموعات المعنية.
الحملات (التسويق)	تتيح لكم إرسال عروض إلى الطلاب السابقين ومن سألوا. متوقفة افتراضيًا، ولا تُرسل أبدًا لمن ألغوا الاشتراك.

أسفل المفاتيح تضبطون وقت تذكيرات المساء ورسالة ما بعد الدرس التجريبي (بعد ساعات) والهدوء من والهدوء حتى. يعرض قسم قوالب WhatsApp حالة كل قالب على رقمكم؛ ويكتب إرسال القوالب الناقصة القوالب التي لا تزال ناقصة ويرسلها للاعتماد، بلغة الرسائل التلقائية.

أسلوب الحديث

ما يفعله المساعد ثابت؛ أما كيف يبدو فهو قراركم، ويسري أي تغيير بدءًا من الرسالة التالية مباشرة.

الحقل	وظيفته
الاسم الذي يُعرّف به نفسه	اسم للمساعد. اتركوه فارغًا فيرد باسم المدرسة دون ذكر اسم.
النبرة	مهنية، أو ودية (كمكتب مدرسة متعاون)، أو دافئة، أو مباشرة.
كيف يخاطب أولياء الأمور والطلاب	رسميًا أو بشكل ودي، بالاسم الأول.
الرموز التعبيرية	بلا رموز، أو رمز واحد على الأكثر حيث يفيد، أو بحرية.
طول الإجابة	موجزة، أو متوازنة، أو مفصلة.
اللغة الاحتياطية	يرد دائمًا باللغة التي يكتب بها كل ولي أمر أو طالب؛ ولا تُستخدم هذه إلا عندما لا يستطيع تحديدها.
أي شيء آخر يجب أن يعرفه	يُضاف إلى تعليماته كما هو مكتوب: قواعد المدرسة، وأشياء لا يَعِد بها أبدًا (مقعد، أو درجة، أو خصم). ولا يمكنه تجاوز القاعدة التي تمنعه من اختلاق الحقائق.

التحويل إلى الفريق

عندما يطلب ولي أمر أو طالب التحدث إلى شخص، أو يكون غير راضٍ، أو يسأل عن شيء لا يملك المساعد إجابة له، يحوّل المحادثة إلى المكتب. اختاروا من يتولاها (فريق مثل المكتب أو القبول، أو شخص واحد بالاسم، أو لا أحد)، والساعات عبر يفتح الساعة (0–23) ويغلق الساعة (1–24)، وأي الأيام (كل يوم أو أيام الأسبوع فقط) والمنطقة الزمنية التي تُقرأ بها الساعات. وخارج هذه الساعات يدوّن رسالة بدلًا من ذلك. انقروا حفظ.

بيانات تجريبية

تُظهر ما إذا كانت البيانات التجريبية محمّلة. تحمّل مدرسة لغات ودورات نموذجية: برامج مع صور، وثلاث مجموعات مع معلميها، وأولياء أمور وطلابًا بالغين، وطلبات التحاق في كل المراحل مع مستندات، وحصصًا تجريبية واختبارات تحديد مستوى (بعضها اليوم وغدًا)، وتسجيلات مع أقساط (مدفوعة، ومستحقة هذا الأسبوع، ومتأخرة)، واختبارات وعطلًا، وإعلانات، ومسودة حملة، وملاحظات للمكتب ولمعلم. لا تتغير سجلاتكم الخاصة.

لا تُرسل رسائل أبدًا إلى جهات الاتصال التجريبية، لكن يمكنكم تجربة المساعد على رقمكم مع البرامج التجريبية. يعيد إعادة التحميل تحميلها، ويحذف إزالة البيانات التجريبية كل صف تجريبي؛ ولا تُمس سجلاتكم الحقيقية. أزيلوها قبل أن تراسلكم أسر حقيقية.

لوحة طلب الالتحاق

انقروا طلب التحاق لفتحه. يعرض الجزء العلوي جهة الاتصال والهاتف وما إذا كانت ولي الأمر أو الطالب، وعمر الطالب ومستواه، والبرنامج وتاريخ البدء، والمرحلة، ومصدر المتقدم.

• التفاصيل: البرنامج وجهة الاتصال هي (أحد الوالدين أو ولي الأمر أو الطالب البالغ) واسم الطالب وسنة الميلاد والعمر والمستوى أو الصف الدراسي وتاريخ البدء ومُسند إلى وملاحظات (للفريق). يغيّر البرنامج الجديد قائمة المستندات. انقروا حفظ.
• المرحلة: اختاروا المرحلة الجديدة، وأضيفوا ملاحظة، وعند عدم الالتحاق السبب (عند عدم الالتحاق)، ثم انقروا تغيير المرحلة. تُبلَّغ جهة الاتصال بعرض القبول وعدم الالتحاق عبر الرسائل التلقائية.
• تسجيل: بعد حفظ البرنامج، اختاروا المجموعة وتاريخ البدء وعدد الأقساط. يُنشأ الطالب والتسجيل مع خطة أقساطه؛ وتُستحق رسوم التسجيل أولًا وتُقسَّم رسوم الدورة على أقساط شهرية.

في الأسفل، تسرد المستندات كل مستند يحتاجه البرنامج مع حالته (مستلم أو مقبول أو مرفوض أو ناقص) والملف الذي أرسلته الأسرة في المحادثة. انقروا قبول أو رفض (مع ملاحظة (سبب الرفض)، لتعرف جهة الاتصال ما يجب إرساله)، أو ناقص. تطلب التذكيرات المستند المرفوض أو الناقص مرة أخرى. لإضافة مستند بأنفسكم، اختاروا المستند، والصقوا رابط الملف واسم الملف وانقروا إضافة الملف. عند قبول كل المستندات، ينتقل الطلب إلى التقييم. ويسرد السجل في الأسفل ما حدث للطلب.

تفعيل المساعد

يفتح زر التشغيل في الترويسة هذه اللوحة. يعرض الجزء العلوي ما لا يزال ناقصًا: اسم المدرسة والعملة، وساعات العمل، وبرنامج أو دورة واحدة على الأقل، وساعات الدروس التجريبية واختبارات تحديد المستوى عند تشغيلها، والصفوف أو المجموعات (للتذكيرات والإعلانات) (مستحسن).

شغّلوا المساعد يرد على العائلات وأكّدوا. أسفل المفتاح ترون ما يبدأ مع المساعد (الردود في المحادثة، وطلبات الحصص التجريبية، واختبارات تحديد المستوى، وطلبات الالتحاق والمستندات، والرسائل المدوّنة، والردود على الأزرار، وكل رسالة تلقائية مفعّلة) وما يبقى متوقفًا، مثل الحملات (التسويق). ويذكّركم تحذير عندما تكون البيانات التجريبية لا تزال محمّلة، وآخر عندما يكون بوت آخر مفعّلًا أيضًا في مساحة العمل.

التقرير

يلخّص التقارير › مكتب المدرسة المدة المختارة من 7 أو 30 أو 90 يومًا؛ فعّلوا تضمين البيانات النموذجية لاحتساب السجلات التجريبية.

• القبول: طلبات الالتحاق ومسجَّل وغير ملتحق وتولاها المساعد وتولاها الفريق.
• مسار القبول: عدد طلبات الالتحاق التي بلغت كل مرحلة، من الإجمالي ومن المرحلة السابقة.
• مصادر طلبات الالتحاق: طلبات الالتحاق والمسجلون وغير الملتحقين لكل مصدر.
• حسب البرنامج وأسباب عدم الالتحاق.
• وفي الأسفل: الحصص التجريبية ونتائجها، والمستندات المستلمة، والتسجيلات والرسوم (المفوترة، والمدفوعة، والمتأخرة حاليًا، والمدفوعة عبر رابط الدفع)، والرسائل إلى الأسر والحملات.

الميزات

البرامج على شكل بطاقات

البرنامج المناسب بحسب العمر والمستوى والمادة والنمط (حضوري أو عن بُعد أو مدمج)، يُرسل على شكل بطاقات مع الصور والرسوم والجدول.

الحصص التجريبية واختبارات تحديد المستوى

يعرض المواعيد المتاحة ويحجزها. قد يكون الحجز طلبًا يؤكده مكتبكم، أو يُؤكَّد فورًا ما دامت هناك أماكن.

الطلبات

يبدأ الطلب، ويجمع بيانات الطالب، ويطلب المستندات التي يحتاجها برنامجكم: الهوية، الصورة، كشف الدرجات، شهادة الميلاد، التقرير الصحي أو أنواعكم الخاصة.

التسجيل بخطوة واحدة

اختاروا المجموعة وتاريخ البدء وعدد الأقساط، فيُنشأ الطالب والتسجيل وخطة الدفع.

المدفوعات

مع تكامل الدفع، يرسل زر ادفع الآن رابط دفع، ويُسجَّل الدفع تلقائيًا ويُرسل إيصال. وبدونه تُرسل تعليمات الدفع الخاصة بكم. ويمكن تسجيل المدفوعات النقدية أو بالبطاقة أو التحويل البنكي في المكتب.

المجموعات والتقويم

الصفوف مع برنامجها ومعلمها وجدولها وقاعتها. الاختبارات والمواعيد النهائية والعطل والنتائج والفعاليات، لمجموعة واحدة أو للجميع، مع تذكير للأسر قبل عدد محدد من الأيام.

الإعلانات ورسائل أولياء الأمور

رسالة إلى مجموعة أو أكثر، تُرسل على دفعات صغيرة. تُسجَّل رسالة ولي الأمر الموجهة إلى المعلم وتُسند إلى معلم الصف.

التقارير

على مدى 7 أو 30 أو 90 يومًا: قمع القبول بحسب المصدر والبرنامج وأسباب فقدان المتقدمين، والحصص التجريبية، والتسجيلات، والرسوم المفوترة والمدفوعة والمتأخرة، والمستندات، والإعلانات والحملات.

لقطات الشاشة

School Assistant يرسل البرامج على شكل بطاقات مع الرسوم ويحجز حصة تجريبيةقائمة الطلبات مع كل المراحل من الاستفسار حتى التسجيلطلب مع مستندات مقبولة أو مرفوضة أو ناقصة، وتذكير للأسرةأقساط الرسوم مع تذكير وزر ادفع الآن وإيصالتقويم الاختبارات والمواعيد النهائية والفعاليات مع تذكيرات للأسرتقرير القبول مع القمع والمصادر والبرامج وأسباب الفقدان

الأسئلة الشائعة

لأي مؤسسات هو مناسب؟

المدارس اللغوية ومراكز الدورات والدروس الخصوصية والمدارس الخاصة ومكاتب القبول الجامعي. تختارون نوع المؤسسة مرة واحدة، وتتبعها الصياغة والمستندات والإعدادات الافتراضية.

هل يستطيع حجز الحصص التجريبية واختبارات تحديد المستوى؟

نعم. يعرض المواعيد المتاحة ويحجزها. قد يكون الحجز طلبًا يؤكده مكتبكم، أو يُؤكَّد فورًا ما دامت هناك أماكن.

كيف تُجمع مستندات الطلب؟

يحدد كل برنامج ما يحتاجه. تُحفظ الصور وملفات PDF المرسلة في المحادثة في الطلب تلقائيًا. وتقبلون كل مستند أو ترفضونه، وتُذكَّر الأسرة بما ما زال ناقصًا.

هل تستطيع الأسر دفع الرسوم في المحادثة؟

نعم. تُرسل التذكيرات قبل استحقاق القسط وعند التأخر، مع زرَّي ادفع الآن واتصل بي. ومع تكامل الدفع، يرسل زر ادفع الآن رابط دفع ويُسجَّل الدفع؛ وبدونه تُرسل تعليمات الدفع الخاصة بكم.

هل يساعد الأسر المسجلة بالفعل؟

نعم. يجيب عن المبالغ المستحقة، ويرسل رابط الدفع، ويذكّر الأسر بالاختبارات والفعاليات، ويرسل الإعلانات إلى المجموعات، ويحوّل رسالة ولي الأمر إلى معلم الصف.

ما القنوات واللغات التي يدعمها؟

WhatsApp وInstagram ودردشة الموقع، على مدار الساعة، بلغة ولي الأمر أو الطالب، بما في ذلك الرسائل الصوتية.

ذات صلة

• Hotel & Travel Assistant
• Studio Assistant
• أنظمة الدفع
• رسائل القوالب
• MonoStore