School Assistant
ভাষা শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, কোর্স সেন্টার, স্কুল ও বিশ্ববিদ্যালয়ের জন্য AI অ্যাডমিশন অফিস, যা প্রোগ্রামের পরামর্শ দেয়, ট্রায়াল ক্লাস ও প্লেসমেন্ট টেস্ট বুক করে, চ্যাটেই আবেদন ও ডকুমেন্ট নেয় এবং পেমেন্ট লিংকসহ ফি কিস্তির রিমাইন্ডার পাঠায়।
ওভারভিউ
School Assistant হলো ভাষা শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, কোর্স বা টিউটরিং সেন্টার, প্রাইভেট স্কুল অথবা বিশ্ববিদ্যালয় অ্যাডমিশন অফিসের WhatsApp, Instagram ও ওয়েব চ্যাটের অ্যাডমিশন ও ফ্রন্ট অফিস। এটি সারাক্ষণ কাজ করে এবং অভিভাবক, শিক্ষার্থী ও আবেদনকারীদের তাঁদের নিজের ভাষায় উত্তর দেয়, ভয়েস মেসেজসহ।
আপনি প্রতিষ্ঠানের ধরন একবার বেছে নেন, আর শব্দচয়ন, ডকুমেন্ট ও ডিফল্ট সেটিংস সেই অনুযায়ী মিলে যায়।
যেসব পরিবারের সন্তান ইতিমধ্যে ভর্তি হয়েছে, তাদের জন্য এটি জানায় কী বকেয়া আছে, পেমেন্ট লিংক পাঠায়, আসন্ন পরীক্ষা ও অনুষ্ঠানের কথা জানায় এবং অভিভাবকের বার্তা শ্রেণিশিক্ষকের কাছে পৌঁছে দেয়। যখনই কোনো মানুষের প্রয়োজন হয়, এটি আপনার টিমের কাছে হস্তান্তর করে।
হাইলাইট
- প্রতিটি আবেদনকারী, প্রথম প্রশ্ন থেকে ভর্তি পর্যন্ত। অনুসন্ধান, আবেদন, ডকুমেন্ট, মূল্যায়ন, অফার, ভর্তি ও বাতিল, সব এক তালিকায়। নতুন আবেদন পালাক্রমে আপনার অ্যাডমিশন স্টাফদের কাছে যায়, আর সময়মতো কেউ উত্তর না দিলে আবেদনটি বিলম্বিত হিসেবে চিহ্নিত হয়।
- চ্যাটেই ডকুমেন্ট সংগ্রহ। প্রতিটি প্রোগ্রামে কী কী লাগবে তার তালিকা থাকে। চ্যাটে পাঠানো ছবি ও PDF নিজে থেকেই আবেদনের সঙ্গে জমা হয়, আপনি প্রতিটি গ্রহণ বা বাতিল করেন, আর কী বাকি আছে তা পরিবারকে মনে করিয়ে দেওয়া হয়।
- কিস্তিতে ফি, লিংকের মাধ্যমে পরিশোধ। প্রথমে রেজিস্ট্রেশন ফি, তারপর মাসিক কিস্তি। নির্ধারিত তারিখের আগে এবং বকেয়া হলে রিমাইন্ডার যায়, সঙ্গে এখনই পরিশোধ করুন ও আমাকে কল করুন বাটন থাকে।
ইনস্টল ও সেট আপ
- সেটিংস › MonoStore › অ্যাপ থেকে School Assistant ইনস্টল করুন, অথবা ইনস্টল লিংক app.monochat.ai/apps/wL7gwZkdhT93hMXGA খুলুন। MonoChat অ্যাকাউন্ট না থাকলে লিংকটি আগে সাইন আপ করার সুযোগ দেয় এবং আপনার জন্য অ্যাপটি ইনস্টল করে দেয়।
- আপনার MonoChat হোম পেজের শুরু করুন ট্যাব খুলে Set up your school (আপনার স্কুল সেট আপ করুন) বেছে নিন, তারপর Set up the school (স্কুল সেট আপ করুন)। ফর্মে জানতে চাওয়া হয় What kind of school? (কোন ধরনের স্কুল?) (ভাষা শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, কোর্স বা টিউটরিং সেন্টার, স্কুল (K-12), অথবা বিশ্ববিদ্যালয় বা কলেজ অ্যাডমিশন; এটি ট্রায়াল ক্লাস, প্লেসমেন্ট টেস্ট এবং আবেদনের প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টের সাধারণ শুরুর অবস্থা ঠিক করে), School name (স্কুলের নাম), ফোন, ঠিকানা, ওয়েবসাইট, How should trial lessons be booked? (ট্রায়াল ক্লাস কীভাবে বুক হবে?) (অ্যাসিস্ট্যান্ট একটি অনুরোধ নেয় যা অফিস নিশ্চিত করে, অথবা জায়গা থাকলে সঙ্গে সঙ্গে বুক করে), মুদ্রা, Language of automatic messages (স্বয়ংক্রিয় মেসেজের ভাষা), টাইম জোন এবং প্রতিদিনের জন্য আপনার অফিসের সময়। প্রতিটি স্ক্রিন উদাহরণ রেকর্ড দিয়ে ভরা দেখতে চাইলে Also load sample data so I can see it full (পুরো ভরা দেখতে নমুনা ডেটাও লোড করুন) টিক দিন। Save and continue (সংরক্ষণ করে এগিয়ে যান) ক্লিক করুন।
- School › Programs (স্কুল › প্রোগ্রাম) খুলুন এবং ফি, সময়সূচি, শুরুর তারিখ ও প্রতিটির প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টসহ আপনার প্রোগ্রাম যোগ করুন। Groups (গ্রুপ)-এ শিক্ষক, সময়সূচি ও রুমসহ আপনার ক্লাস যোগ করুন। Admissions (অ্যাডমিশন), Fees and payments (ফি ও পেমেন্ট), Parent messages (অভিভাবকের বার্তা), Automatic messages (স্বয়ংক্রিয় মেসেজ), How it talks (কীভাবে কথা বলে) ও Handover (হস্তান্তর) ট্যাবগুলোও দেখে নিন।
- বাম মেনুতে School desk (স্কুল ডেস্ক) খুলুন এবং হেডারে সবুজ পাওয়ার বোতামে (Turn on, চালু করুন) ক্লিক করুন। Turn the assistant on (অ্যাসিস্ট্যান্ট চালু করুন) ড্রয়ারে কী এখনও বাকি এবং কী কী শুরু হবে তার তালিকা থাকে; Assistant answers families (অ্যাসিস্ট্যান্ট পরিবারগুলোকে উত্তর দেয়) চালু করে নিশ্চিত করুন। শিরোনামের পাশের ব্যাজ Off (বন্ধ) থেকে On (চালু) হয়ে যায়। শুধু ওয়ার্কস্পেসে অটোমেশন পরিচালনা করতে পারেন এমন ব্যক্তিই পাওয়ার বোতাম দেখতে পান এবং অ্যাসিস্ট্যান্ট চালু বা বন্ধ করতে পারেন।
- শুরু করুন ট্যাবে Try it on your own phone (নিজের ফোনে চেষ্টা করুন) বেছে নিন এবং একজন অভিভাবক বা শিক্ষার্থী যেভাবে মেসেজ করেন সেভাবে নিজের নম্বরে মেসেজ করুন: কোনো প্রোগ্রাম সম্পর্কে জিজ্ঞেস করুন, ট্রায়াল ক্লাস বুক করুন বা একটি আবেদন শুরু করুন।
- প্রতিটি স্বয়ংক্রিয় মেসেজের নিজস্ব সুইচ আছে, এবং WhatsApp টেমপ্লেট আপনার নম্বরে আপনার জন্য লেখা ও জমা দেওয়া হয়। নীরব সময়ে বা যিনি বন্ধ করতে বলেছেন তাঁর কাছে কিছুই পাঠানো হয় না।
- ক্যাম্পেইন অনুমোদিত WhatsApp মার্কেটিং মেসেজ হিসেবে যায়, ডিফল্টভাবে বন্ধ থাকে এবং গত 14 দিনে যাদের কাছে পৌঁছানো হয়েছে তাদের বাদ দেয়।
স্ক্রিন ধরে ধরে
School Assistant বাম মেনুতে School desk (স্কুল ডেস্ক)-এর নিচে থাকে (গ্র্যাজুয়েশন ক্যাপের আইকন); এর স্ক্রিনের তালিকার শিরোনাম School (স্কুল)। নিচের স্ক্রিনশটগুলোতে নমুনা ডেটা লোড করা অবস্থায় অ্যাপটি দেখানো হয়েছে।
তালিকার হেডারে দুটি শর্টকাট বোতাম আছে: + একটি নতুন আবেদন খোলে এবং শিক্ষার্থীর আইকন একটি নতুন ট্রায়াল ক্লাস খোলে। এগুলোর পাশে থাকে On (চালু) / Off (বন্ধ) ব্যাজ ও পাওয়ার বোতাম। ট্রায়াল ক্লাস বা প্লেসমেন্ট টেস্ট চালু থাকলে তবেই মেনুতে Trial lessons (ট্রায়াল ক্লাস) দেখা যায়।
আপনার স্কুল সেট আপ করুন
ইনস্টলের পর আপনার MonoChat হোম পেজের শুরু করুন ট্যাবে অ্যাপের ধাপগুলো যুক্ত হয়: Set up your school (আপনার স্কুল সেট আপ করুন) (আপনার স্কুলের ধরন, নাম, অফিসের সময় এবং ট্রায়াল ক্লাস কীভাবে বুক হয়; প্রায় দুই মিনিট), Turn the assistant on (অ্যাসিস্ট্যান্ট চালু করুন) ও Try it on your own phone (নিজের ফোনে চেষ্টা করুন)। Set up the school (স্কুল সেট আপ করুন) এই ফর্মটি খোলে। প্রতিটি অংশ পরে নিজস্ব ট্যাবে বদলানো যায়।
| ফিল্ড | কী করে |
|---|---|
| What kind of school? (কোন ধরনের স্কুল?) | ভাষা শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, কোর্স বা টিউটরিং সেন্টার, স্কুল (K-12), অথবা বিশ্ববিদ্যালয় বা কলেজ অ্যাডমিশন। সাধারণ শুরুর অবস্থা ঠিক করে: ট্রায়াল ক্লাস ও প্লেসমেন্ট টেস্ট চালু কি না, এবং আবেদনে কোন ডকুমেন্ট লাগবে। K-12 স্কুলে শিক্ষকের জন্য নোটও চালু অবস্থায় শুরু হয়। |
| School name (স্কুলের নাম), Phone (ফোন), Address (ঠিকানা), Website (ওয়েবসাইট) | অ্যাসিস্ট্যান্ট পরিবারগুলোকে আপনার সম্পর্কে যা বলে। স্কুলের নাম আবশ্যক। |
| How should trial lessons be booked? (ট্রায়াল ক্লাস কীভাবে বুক হবে?) | The assistant takes a request; the office confirms it (অ্যাসিস্ট্যান্ট অনুরোধ নেয়; অফিস তা নিশ্চিত করে), অথবা The assistant books at once while there is room (জায়গা থাকলে অ্যাসিস্ট্যান্ট সঙ্গে সঙ্গে বুক করে)। |
| Currency (e.g. EUR, TRY, AED) (মুদ্রা) | তিন অক্ষরের কোড, প্রতিটি ফির জন্য ব্যবহৃত হয়। আবশ্যক। |
| Language of automatic messages (স্বয়ংক্রিয় মেসেজের ভাষা) | রিমাইন্ডার ও WhatsApp টেমপ্লেট যে ভাষায় লেখা হয়। খালি রাখলে ওয়ার্কস্পেসের ভাষা ব্যবহৃত হয়। |
| Time zone (টাইম জোন) | খালি রাখলে ওয়ার্কস্পেসের টাইম জোন ব্যবহৃত হয়। |
| সপ্তাহের দিন | Office hours (অফিসের সময়): অফিস কখন মেসেজের উত্তর দেয়। এর বাইরে অ্যাসিস্ট্যান্ট একটি মেসেজ নিয়ে রাখে। প্রতিটি দিন চালু বা বন্ধ করুন এবং Opens (খোলে) ও Closes (বন্ধ হয়) ঠিক করুন। |
| Also load sample data so I can see it full (পুরো ভরা দেখতে নমুনা ডেটাও লোড করুন) | প্রতিটি স্ক্রিন উদাহরণ প্রোগ্রাম, শিক্ষার্থী ও আবেদন দিয়ে ভরে দেয়। |
Save and continue (সংরক্ষণ করে এগিয়ে যান) ক্লিক করুন। পরের ধাপটি একটি মেসেজে দেখানো হয়: Programs (প্রোগ্রাম) ট্যাবে আপনার প্রোগ্রাম ও সেগুলোর ফি যোগ করুন।
আজ
আজ যা কিছুতে মনোযোগ দরকার, সব এক স্ক্রিনে। ওপরের ট্যাবগুলো দেখায় প্রতিটিতে কতগুলো আইটেম আছে: Trial lessons (ট্রায়াল ক্লাস) (আজ ও আগামীকাল), Applications (আবেদন) (বিলম্বিত বা অপেক্ষমাণ), Documents (ডকুমেন্ট) (পাঠানো হয়েছে, এখনও পর্যালোচনা বাকি), Fees (ফি) (নির্ধারিত বা বকেয়া), This week (এই সপ্তাহ) (আসন্ন পরীক্ষা, শেষ তারিখ ও অনুষ্ঠান) ও Messages (মেসেজ)। মেনুতে Today (আজ)-এর পাশের সংখ্যাটি আজকের ট্রায়াল, বিলম্বিত আবেদন, বকেয়া ফি ও খোলা মেসেজ যোগ করে।
একটি ট্রায়ালের সারিতে থাকে সময়, শিক্ষার্থী, স্ট্যাটাস, এটি ট্রায়াল ক্লাস নাকি প্লেসমেন্ট টেস্ট, প্রোগ্রাম, বয়স, যোগাযোগকারী ও চ্যাট থেকে আসা কোনো নোট। রোবট আইকন মানে অ্যাসিস্ট্যান্ট এটি বুক করেছে। অনুরোধের পাশে নিশ্চিত করার জন্য একটি চেক ও প্রত্যাখ্যানের জন্য একটি ক্রস থাকে; পেনসিল রেকর্ডটি খোলে। Fees (ফি) ট্যাবে আপনি সারি থেকেই সরাসরি পেমেন্টের অনুরোধ পাঠাতে পারেন।
আবেদন
প্রথম প্রশ্ন থেকে ভর্তি পর্যন্ত প্রতিটি আবেদনকারী। Open (খোলা), New (নতুন), Documents (ডকুমেন্ট), Assessment (মূল্যায়ন), Offer (অফার), Enrolled (ভর্তি) ও Lost (হারানো) দিয়ে ফিল্টার করুন, খুঁজুন ও সাজান, এবং New application (নতুন আবেদন) দিয়ে একটি যোগ করুন।
একটি সারিতে থাকে আবেদনের কোড, শিক্ষার্থী, প্রোগ্রাম (বা No program yet (এখনও কোনো প্রোগ্রাম নেই)), ধাপ (Inquiry (অনুসন্ধান), Application (আবেদন), Documents (ডকুমেন্ট), Assessment (মূল্যায়ন), Offer (অফার), Enrolled (ভর্তি) বা Lost (হারানো)), যোগাযোগকারী ও ফোন। ডানে দেখবেন এটি কতক্ষণ ধরে অপেক্ষা করছে, Answer within (hours) (কত ঘণ্টার মধ্যে উত্তর)-এর মধ্যে কেউ উত্তর না দিলে Late (বিলম্বিত), এবং কতগুলো ডকুমেন্ট এখনও বাকি। মেনুতে Applications (আবেদন)-এর পাশের সংখ্যাটি নতুন আবেদন ও খোলা অফারের যোগফল।
ট্রায়াল ক্লাস
চ্যাটে বা অফিসের মাধ্যমে বুক হওয়া ট্রায়াল ক্লাস ও প্লেসমেন্ট টেস্ট। Requests (অনুরোধ), Upcoming (আসন্ন), Past (অতীত) ও Closed (বন্ধ) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New trial (নতুন ট্রায়াল) দিয়ে একটি যোগ করুন।
একটি সারিতে থাকে তারিখ ও সময়, এটি ট্রায়াল ক্লাস নাকি প্লেসমেন্ট টেস্ট, প্রোগ্রাম, স্ট্যাটাস, শিক্ষার্থী ও বয়স, যোগাযোগকারী ও ফোন, এবং কোনো নোট। অনুরোধের পাশে নিশ্চিত করার জন্য একটি চেক ও প্রত্যাখ্যানের জন্য একটি ক্রস থাকে; প্রত্যাখ্যান করলে যোগাযোগকারীকে জানানো হয় যে ওই সময়টি দেওয়া সম্ভব নয়। ক্লাসের পর আপনি এটিকে Done (সম্পন্ন) বা No-show (আসেননি) চিহ্নিত করেন এবং ফলাফল রেকর্ড করেন (Interested (আগ্রহী), Thinking (ভাবছেন) বা Not interested (আগ্রহী নন))। মেনুতে Trial lessons (ট্রায়াল ক্লাস)-এর পাশের সংখ্যাটি অপেক্ষমাণ অনুরোধের সংখ্যা।
শিক্ষার্থী
শিক্ষার্থীরা ভর্তি হলে এখানে দেখা যান, এবং আপনি New student (নতুন শিক্ষার্থী) দিয়ে নিজেও যোগ করতে পারেন। Active (সক্রিয়), Paused (স্থগিত), Finished (শেষ) ও Left (চলে গেছেন) দিয়ে ফিল্টার করুন। একটি সারিতে থাকে শিক্ষার্থী, তাঁর লেভেল বা শ্রেণি, স্ট্যাটাস, প্রোগ্রাম ও গ্রুপ, এবং যিনি মেসেজ পান সেই যোগাযোগকারী (একজন অভিভাবক, বা শিক্ষার্থী নিজে)।
গ্রুপ
আপনার ক্লাস। Active (সক্রিয়) ও Inactive (নিষ্ক্রিয়) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New group (নতুন গ্রুপ) দিয়ে একটি যোগ করুন। একটি সারিতে থাকে গ্রুপের নাম, এতে কতজন শিক্ষার্থী, প্রোগ্রাম, শিক্ষক, সময়সূচি ও রুম, এবং ডানে ধারণক্ষমতা।
গ্রুপে নির্ধারিত শিক্ষক অভিভাবকদের রেখে যাওয়া শিক্ষকের জন্য নোটগুলো পান (Parent messages (অভিভাবকের বার্তা) দেখুন)। একটি গ্রুপ থেকে আপনি এর পরিবারগুলোকে মেসেজও পাঠাতে পারেন বা এর জন্য একটি ক্যালেন্ডার ইভেন্ট যোগ করতে পারেন।
ফি
ভর্তি ও সেগুলোর কিস্তির পরিকল্পনা। Due (নির্ধারিত), Overdue (বকেয়া), Active (সক্রিয়), Finished (শেষ) ও Cancelled (বাতিল) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New enrolment (নতুন ভর্তি) দিয়ে একটি যোগ করুন। মেনুতে Fees (ফি)-এর পাশের সংখ্যাটি বকেয়ার সংখ্যা।
একটি সারিতে থাকে ভর্তির কোড, শিক্ষার্থী, স্ট্যাটাস, প্রোগ্রাম ও গ্রুপ, মোটের মধ্যে কত পরিশোধিত, এবং তারিখসহ পরের কিস্তি। কাগজের বিমান আইকনটি যোগাযোগকারীকে পেমেন্টের অনুরোধ পাঠায়; পেনসিল ভর্তির রেকর্ডটি খোলে, যেখানে অফিসে নগদ, কার্ড বা ব্যাংক ট্রান্সফারে নেওয়া পেমেন্টও রেকর্ড করতে পারেন। নমুনা ভর্তিতে কখনো পেমেন্টের মেসেজ যায় না।
ক্যালেন্ডার
পরীক্ষা, শেষ তারিখ, ছুটি, ফলাফল ও অনুষ্ঠান। Upcoming (আসন্ন), Past (অতীত) ও Cancelled (বাতিল) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New event (নতুন ইভেন্ট) দিয়ে একটি যোগ করুন। একটি সারিতে থাকে তারিখ ও সময়, শিরোনাম, ধরন (Exam (পরীক্ষা), Deadline (শেষ তারিখ), Holiday (ছুটি), Results (ফলাফল) বা Event (অনুষ্ঠান)), কোন গ্রুপের জন্য (বা All groups (সব গ্রুপ)) এবং রিমাইন্ডার কখন যায়। ডানে দেখবেন এটি Scheduled (নির্ধারিত) নাকি Reminder sent (রিমাইন্ডার পাঠানো হয়েছে), এবং কতজনকে। Calendar reminders (ক্যালেন্ডার রিমাইন্ডার) চালু থাকলে সংশ্লিষ্ট গ্রুপের পরিবারগুলোকে নির্দিষ্ট কয়েক দিন আগে মনে করিয়ে দেওয়া হয়।
ঘোষণা
এক বা একাধিক গ্রুপের পরিবারগুলোর কাছে একটি মেসেজ: রুম পরিবর্তন, পার্টি, বন্ধের দিন। Drafts (খসড়া), Sending (পাঠানো হচ্ছে), Sent (পাঠানো হয়েছে) ও Stopped (থামানো) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New announcement (নতুন ঘোষণা) দিয়ে একটি যোগ করুন। একটি সারিতে থাকে শিরোনাম, স্ট্যাটাস, গ্রুপ ও মেসেজ। পাঠানোর সময় যোগাযোগকারীদের তালিকা স্থির হয়ে যায় এবং নীরব সময়ের বাইরে একবারে কয়েক ডজন করে মেসেজ যায়; অপ্ট আউট করা ব্যক্তি ও নমুনা ডেটাকে কখনো মেসেজ পাঠানো হয় না। নমুনা ঘোষণা পাঠানো যায় না।
প্রোগ্রাম
আপনি যেসব প্রোগ্রাম ও কোর্স অফার করেন; অ্যাসিস্ট্যান্ট শুধু এখানে যা আছে তা নিয়েই কথা বলে। Active (সক্রিয়) ও Inactive (নিষ্ক্রিয়) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New program (নতুন প্রোগ্রাম) দিয়ে একটি যোগ করুন। একটি সারিতে থাকে নাম ও লেভেল, বিষয়, বয়স, ধরন (In person (সরাসরি), Online (অনলাইন) বা Hybrid (হাইব্রিড)), এবং ডানে ফি (per course (প্রতি কোর্স), per month (প্রতি মাস), per term (প্রতি টার্ম) বা per year (প্রতি বছর)) ও এতে ট্রায়াল ক্লাস আছে কি না।
একটি প্রোগ্রামে আরও থাকে এর বিবরণ, সময়সূচি, মেয়াদ, শুরুর তারিখ, রেজিস্ট্রেশন ফি, সর্বোচ্চ অনুমোদিত কিস্তি, আসন, শর্তাবলি, আবেদনের প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট, ছবি (প্রথমটি কার্ডের ছবি) এবং মানুষ এর জন্য যেসব কিওয়ার্ড ব্যবহার করতে পারেন।
যোগাযোগ
WhatsApp, Instagram বা আপনার ওয়েবসাইট চ্যাটে যাঁরাই আপনাকে লেখেন। All (সব), Guardians (অভিভাবক), Students (শিক্ষার্থী) ও Prospects (সম্ভাব্য) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New contact (নতুন যোগাযোগ) দিয়ে একটি যোগ করুন। একটি সারিতে থাকে নাম, ফোন, ভূমিকা (Guardian (অভিভাবক), Student (শিক্ষার্থী) বা Prospect (সম্ভাব্য)), ভাষা এবং কোথা থেকে এসেছেন (Website (ওয়েবসাইট), Referral (রেফারেল), Ad (বিজ্ঞাপন), Walk-in (সরাসরি আগত), Education portal (শিক্ষা পোর্টাল), WhatsApp বা Instagram), আর ডানে যুক্ত শিক্ষার্থীর সংখ্যা। একটি যোগাযোগ খুলে তাঁর শিক্ষার্থী, খোলা আবেদন, আসন্ন ট্রায়াল ও পরিশোধযোগ্য ফি দেখুন।
ক্যাম্পেইন
Past students (আগের শিক্ষার্থী), Applicants who did not enrol (যে আবেদনকারীরা ভর্তি হননি), Trial lesson, no enrolment (ট্রায়াল ক্লাস, ভর্তি নয়) বা All contacts (সব যোগাযোগ)-এর জন্য অফার। New campaign (নতুন ক্যাম্পেইন) একটি প্রস্তুত করে। Automatic messages (স্বয়ংক্রিয় মেসেজ)-এর নিচে Campaigns (marketing) (ক্যাম্পেইন (মার্কেটিং)) বন্ধ থাকা অবস্থায় একটি Campaigns are off (ক্যাম্পেইন বন্ধ) সারি তা জানায় এবং আপনি শুধু খসড়া প্রস্তুত করতে পারেন।
নেওয়া মেসেজ
অ্যাসিস্ট্যান্ট যখন কাউকে সাহায্য করতে পারে না, বা কোনো অভিভাবক শিক্ষকের জন্য বার্তা রেখে যান, তখন তা এখানে লিখে রাখা হয়। Open (খোলা), Teacher notes (শিক্ষকের নোট) ও Done (সম্পন্ন) দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং New note (নতুন নোট) দিয়ে একটি যোগ করুন। একটি সারিতে থাকে মেসেজ, যোগাযোগকারী ও ফোন, এবং এর ধরন: Message (মেসেজ), Urgent (জরুরি), Call back (কল ব্যাক) বা Teacher note (শিক্ষকের নোট) (যে শিক্ষকের জন্য তা সহ)। সম্পন্ন চিহ্নিত করতে চেকে ক্লিক করুন, বা পরে আবার খুলুন।
আপনার স্কুল
স্কুল সম্পর্কে অ্যাসিস্ট্যান্ট অভিভাবক ও শিক্ষার্থীদের যা বলে। এখানে বা অন্য ট্যাবগুলোতে নেই এমন কিছু এটি স্কুল সম্পর্কে কখনো বলে না।
| ফিল্ড | কী করে |
|---|---|
| Kind of school (স্কুলের ধরন) | ভাষা শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, কোর্স বা টিউটরিং সেন্টার, স্কুল (K-12), অথবা বিশ্ববিদ্যালয় বা কলেজ অ্যাডমিশন। |
| School name (স্কুলের নাম), Phone (ফোন), Address (ঠিকানা) | আপনার যোগাযোগের তথ্য। |
| About the school (one or two sentences) (স্কুল সম্পর্কে, এক-দুই বাক্যে) | অ্যাসিস্ট্যান্ট ব্যবহার করতে পারে এমন একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ। |
| Map link (ম্যাপ লিংক), Website (ওয়েবসাইট), Instagram | অ্যাসিস্ট্যান্ট যেসব লিংক শেয়ার করতে পারে। |
| Currency (মুদ্রা), Time zone (টাইম জোন), Language of automatic messages (স্বয়ংক্রিয় মেসেজের ভাষা) | ফি, সময় ও স্বয়ংক্রিয় মেসেজের জন্য ব্যবহৃত হয়। |
| অফিসের সময়, Closed on (holidays) (বন্ধের দিন (ছুটি)) | অফিস কখন মেসেজের উত্তর দেয়; ছুটির দিন প্রতি লাইনে একটি তারিখ (YYYY-MM-DD)। |
| School rules and policies (স্কুলের নিয়ম ও নীতিমালা) | উপস্থিতি, অনুপস্থিতি, রিফান্ড, মেক-আপ ক্লাস, সন্তানকে নিয়ে যাওয়া। |
| Campus and facilities (ক্যাম্পাস ও সুবিধা) | ক্লাসরুম, যাতায়াত, খাবার, ইউনিফর্ম, পার্কিং। স্থান সম্পর্কে প্রশ্নের উত্তর অ্যাসিস্ট্যান্ট এই লেখা থেকে দেয়। |
| Other questions and answers (অন্যান্য প্রশ্ন ও উত্তর) | প্রতি লাইনে একটি জোড়া: Q: … / A: … |
| Review page link (রিভিউ পেজের লিংক) | খুশি অভিভাবক ও শিক্ষার্থীদের যেখানে রিভিউ দিতে বলা হয়, যেমন আপনার Google লিংক। |
অ্যাডমিশন
ট্রায়াল ক্লাস, প্লেসমেন্ট টেস্ট, আবেদন এবং সেগুলোর প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট। প্রোগ্রাম ও ফি থাকে Programs (প্রোগ্রাম) ট্যাবে।
| ফিল্ড | কী করে |
|---|---|
| Trial lessons (ট্রায়াল ক্লাস) | যেসব প্রোগ্রামে অনুমতি আছে সেগুলোর জন্য অ্যাসিস্ট্যান্ট একটি বিনামূল্যের ট্রায়াল ক্লাস অফার করে। |
| Placement tests (প্লেসমেন্ট টেস্ট) | সঠিক লেভেল বা গ্রুপ খুঁজে বের করতে অ্যাসিস্ট্যান্ট একটি প্লেসমেন্ট টেস্ট বুক করে। |
| How should they be booked? (এগুলো কীভাবে বুক হবে?) | The assistant takes a request; the office confirms it (অ্যাসিস্ট্যান্ট অনুরোধ নেয়; অফিস তা নিশ্চিত করে), অথবা The assistant books at once while there is room (জায়গা থাকলে অ্যাসিস্ট্যান্ট সঙ্গে সঙ্গে বুক করে)। |
| Length (minutes) (দৈর্ঘ্য, মিনিট), Start times every (minutes) (কত মিনিট পরপর শুরুর সময়), People per start time (প্রতি শুরুর সময়ে কতজন) | একটি ক্লাস কতক্ষণ চলে, কত পরপর শুরু হতে পারে এবং কতজন অংশ নিতে পারেন। |
| Notice needed (hours) (কত ঘণ্টা আগে জানাতে হবে), Bookable up to (days ahead) (কত দিন আগে পর্যন্ত বুক করা যায়) | একটি ট্রায়াল সবচেয়ে দেরিতে কখন ও কত আগে বুক করা যায়। |
| সপ্তাহের দিন | ট্রায়াল ক্লাস ও প্লেসমেন্ট টেস্টের From (থেকে) ও Until (পর্যন্ত)। শেষ শুরুর সময় বন্ধের আগে পুরো ক্লাসের জন্য সময় রাখে। |
| Answer within (hours) (কত ঘণ্টার মধ্যে উত্তর) | এর চেয়ে পুরোনো আবেদন ডেস্কে বিলম্বিত হিসেবে চিহ্নিত হয়। |
| Follow up after (days) (কত দিন পর ফলো-আপ) | কোনো আবেদন না এগোলে পরিবারটি একটি ফলো-আপ পায়। |
| Remind about documents every (days) (কত দিন পরপর ডকুমেন্টের রিমাইন্ডার) | সর্বোচ্চ দুটি রিমাইন্ডার। |
| Admissions staff who get new applications in turn (যে অ্যাডমিশন স্টাফরা পালাক্রমে নতুন আবেদন পান) | নতুন আবেদন একের পর এক তাঁদের দেওয়া হয়। খালি: কাউকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে দেওয়া হয় না। |
| Documents for an application (আবেদনের ডকুমেন্ট) | প্রতিটি ডকুমেন্টের ধরন একটি Asked for (চাওয়া হয়) সুইচসহ। চালু থাকাগুলো প্রতিটি আবেদনে চাওয়া হয়; একটি প্রোগ্রাম এর চেয়ে কম চাইতে পারে। Add document type (ডকুমেন্টের ধরন যোগ করুন) আপনার নিজের ধরন যোগ করে, যেমন টিকার রেকর্ড। |
ফি ও পেমেন্ট
পরিবারগুলো কীভাবে ফি ও কিস্তি পরিশোধ করে, এবং কখন তাদের মনে করিয়ে দেওয়া হয়। প্রতিটি প্রোগ্রামের ফি থাকে Programs (প্রোগ্রাম) ট্যাবে।
- Payment links (পেমেন্ট লিংক): কোনো পরিবার Pay now (এখনই পরিশোধ করুন) ট্যাপ করলে বা পরিশোধ করতে চাইলে একটি পেমেন্ট লিংক পাঠান। পেমেন্ট ইন্টিগ্রেশন থাকলে পেমেন্ট নিজে থেকেই রেকর্ড হয়। না থাকলে স্ক্রিনে তা জানানো হয়, এবং পরিবারগুলো এর বদলে How to pay (without a link) (কীভাবে পরিশোধ করবেন, লিংক ছাড়া) পায়, যেমন ব্যাংক ট্রান্সফারের তথ্য বা অফিসে পরিশোধ। সেটিংস › পেমেন্ট-এ একটি সংযুক্ত করুন।
- Remind before the due date (days) (নির্ধারিত তারিখের কত দিন আগে রিমাইন্ডার): 0 দিলে নির্ধারিত তারিখেই রিমাইন্ডার যায়।
- Remind when overdue after (days) (বকেয়া হওয়ার কত দিন পর রিমাইন্ডার): একবার পাঠানো হয়; 0 মানে নির্ধারিত তারিখের পরের দিন।
ফির রিমাইন্ডার ও রসিদ Automatic messages (স্বয়ংক্রিয় মেসেজ)-এর নিচে চালু বা বন্ধ করা হয়। Save (সংরক্ষণ) ক্লিক করুন।
অভিভাবকের বার্তা
শ্রেণিশিক্ষকের জন্য অভিভাবক ও শিক্ষার্থীদের নোট: অনুপস্থিতি, দেরি, হোমওয়ার্ক, সাক্ষাৎ। এগুলো শিক্ষকের নামে অর্পিত হয়ে Messages taken (নেওয়া মেসেজ)-এ দেখা যায়।
- Pass notes to teachers (শিক্ষকের কাছে নোট পৌঁছে দিন): অ্যাসিস্ট্যান্ট অভিভাবক বা শিক্ষার্থীর বার্তা শ্রেণিশিক্ষকের কাছে পৌঁছে দিতে পারে। বন্ধ: প্রতিটি মেসেজ অফিসে যায়।
- Name of your office (আপনার অফিসের নাম): গ্রুপে কোনো শিক্ষক না থাকলে কে মেসেজটি পান, যেমন স্কুল অফিস বা অ্যাডমিশন অফিস। খালি: “স্কুল অফিস”।
শিক্ষক প্রতিটি গ্রুপে Groups (গ্রুপ) ট্যাবে নির্ধারণ করা হয়। যিনি লিখছেন সেই যোগাযোগের সঙ্গে যুক্ত শিক্ষার্থীদের বিষয়েই শুধু অ্যাসিস্ট্যান্ট নোট পৌঁছে দেয়, এবং শিক্ষক কী বলবেন তার কখনো প্রতিশ্রুতি দেয় না।
স্বয়ংক্রিয় মেসেজ
অ্যাসিস্ট্যান্ট ছাড়াই স্কুলের পক্ষ থেকে পাঠানো মেসেজ। অ্যাসিস্ট্যান্ট বন্ধ থাকলে, অপ্ট আউট করা ব্যক্তিদের কাছে, নমুনা ডেটায় বা নীরব সময়ে কিছুই যায় না।
| মেসেজ | কখন যায় |
|---|---|
| Trial confirmations (ট্রায়াল নিশ্চিতকরণ) | অফিস কোনো ট্রায়াল ক্লাস বা প্লেসমেন্ট টেস্ট নিশ্চিত বা প্রত্যাখ্যান করলে; তাৎক্ষণিক বুকিং চ্যাটেই নিশ্চিত হয়। |
| Trial reminders (ট্রায়ালের রিমাইন্ডার) | আগের সন্ধ্যায়, সঙ্গে I will be there (আমি থাকব), Change (পরিবর্তন) ও Cancel (বাতিল)। একটি ট্যাপের উত্তর সঙ্গে সঙ্গে দেওয়া হয় এবং অফিসকে জানানো হয়। |
| After the trial (ট্রায়ালের পর) | ট্রায়াল ক্লাসের কয়েক ঘণ্টা পর: I want to enrol (আমি ভর্তি হতে চাই), I am thinking (ভাবছি) ও Call me (আমাকে কল করুন)। |
| Application updates (আবেদনের আপডেট) | কোনো আবেদন অফার পেলে, ভর্তি হলে বা বন্ধ হলে। |
| Application follow-up (আবেদনের ফলো-আপ) | কোনো আবেদন কয়েক দিন না এগোলে: Continue (চালিয়ে যান) ও Call me (আমাকে কল করুন)। |
| Document reminders (ডকুমেন্টের রিমাইন্ডার) | এখনও বাকি থাকা ডকুমেন্টের তালিকা দেয়, সর্বোচ্চ দুবার। অভিভাবকরা সরাসরি চ্যাটেই সেগুলো পাঠাতে পারেন। |
| Fee reminders (ফির রিমাইন্ডার) | কিস্তির নির্ধারিত তারিখের আগে এবং বকেয়া হলে একবার: পরিমাণ ও Pay now (এখনই পরিশোধ করুন)। |
| Receipts (রসিদ) | লিংকের মাধ্যমে করা বা অফিসের রেকর্ড করা প্রতিটি পেমেন্টের জন্য। |
| Calendar reminders (ক্যালেন্ডার রিমাইন্ডার) | পরীক্ষা, শেষ তারিখ ও অনুষ্ঠানের আগের দিন, সংশ্লিষ্ট গ্রুপের পরিবারগুলোকে। |
| Campaigns (marketing) (ক্যাম্পেইন (মার্কেটিং)) | আগের শিক্ষার্থী ও যাঁরা জিজ্ঞেস করেছেন তাঁদের অফার পাঠাতে দেয়। ডিফল্টভাবে বন্ধ, অপ্ট আউট করা ব্যক্তিদের কাছে কখনো নয়। |
সুইচগুলোর নিচে আপনি ঠিক করেন Evening reminders at (সন্ধ্যার রিমাইন্ডারের সময়), After-trial message (hours later) (ট্রায়ালের পরের মেসেজ, কত ঘণ্টা পর), এবং Quiet from (নীরব সময় শুরু) ও Quiet until (নীরব সময় শেষ)। WhatsApp templates (WhatsApp টেমপ্লেট) অংশে আপনার নম্বরে প্রতিটি টেমপ্লেটের স্ট্যাটাস দেখা যায়; Submit missing templates (বাকি টেমপ্লেট জমা দিন) এখনও বাকি থাকা টেমপ্লেটগুলো স্বয়ংক্রিয় মেসেজের ভাষায় লিখে জমা দেয়।
কীভাবে কথা বলে
অ্যাসিস্ট্যান্ট কী করে তা নির্দিষ্ট; এটি কেমন শোনায় তা আপনার হাতে, এবং কোনো পরিবর্তন পরের মেসেজ থেকেই কার্যকর হয়।
| ফিল্ড | কী করে |
|---|---|
| What it calls itself (নিজেকে কী নামে ডাকে) | অ্যাসিস্ট্যান্টের একটি নাম। খালি রাখলে এটি কোনো নাম না দিয়ে শুধু স্কুলের পক্ষ থেকে উত্তর দেয়। |
| Tone (টোন) | পেশাদার, বন্ধুত্বপূর্ণ (সহায়ক স্কুল অফিসের মতো), আন্তরিক বা সরাসরি। |
| How it addresses parents and students (অভিভাবক ও শিক্ষার্থীদের কীভাবে সম্বোধন করে) | Formally (আনুষ্ঠানিকভাবে) বা Casually, by first name (অনানুষ্ঠানিকভাবে, প্রথম নামে)। |
| Emojis (ইমোজি) | একেবারেই না, প্রয়োজনে সর্বোচ্চ একটি, বা অবাধে। |
| Answer length (উত্তরের দৈর্ঘ্য) | সংক্ষিপ্ত, মাঝারি বা বিস্তারিত। |
| Fallback language (বিকল্প ভাষা) | এটি সবসময় প্রতিটি অভিভাবক বা শিক্ষার্থী যে ভাষায় লেখেন সেই ভাষায় উত্তর দেয়; এটি শুধু তখনই ব্যবহৃত হয় যখন ভাষা বোঝা যায় না। |
| Anything else it should know (আর যা জানা উচিত) | যেমন লেখা হয়েছে তেমনই এর নির্দেশনায় যোগ হয়: স্কুলের নিয়ম, যা কখনো প্রতিশ্রুতি দেওয়া যাবে না (আসন, গ্রেড, ছাড়)। তথ্য বানায় না—এই নিয়মটি এটি বাতিল করতে পারে না। |
হস্তান্তর
কোনো অভিভাবক বা শিক্ষার্থী একজন মানুষের সঙ্গে কথা বলতে চাইলে, অসন্তুষ্ট হলে, বা অ্যাসিস্ট্যান্টের কাছে উত্তর নেই এমন কিছু জিজ্ঞেস করলে, এটি কথোপকথন অফিসের কাছে হস্তান্তর করে। Who picks it up (কে গ্রহণ করবে) বেছে নিন (অফিস বা অ্যাডমিশনের মতো একটি টিম, নাম ধরে একজন ব্যক্তি, বা কেউ না), Opens at (খোলে) (0–23) ও Closes at (বন্ধ হয়) (1–24) দিয়ে সময়, Which days (কোন দিন) (প্রতিদিন বা শুধু সপ্তাহের কর্মদিবস) এবং যে Time zone (টাইম জোন) অনুযায়ী সময় ধরা হয়। এই সময়ের বাইরে এটি এর বদলে একটি মেসেজ নিয়ে রাখে। Save (সংরক্ষণ) ক্লিক করুন।
নমুনা ডেটা
নমুনা ডেটা লোড করা আছে কি না দেখায়। এটি একটি নমুনা ভাষা ও কোর্স স্কুল লোড করে: ছবিসহ প্রোগ্রাম, শিক্ষকসহ তিনটি গ্রুপ, অভিভাবক ও প্রাপ্তবয়স্ক শিক্ষার্থী, ডকুমেন্টসহ প্রতিটি ধাপের আবেদন, ট্রায়াল ক্লাস ও প্লেসমেন্ট টেস্ট (কিছু আজ ও আগামীকাল), কিস্তিসহ ভর্তি (পরিশোধিত, এই সপ্তাহে নির্ধারিত, বকেয়া), পরীক্ষা ও ছুটি, ঘোষণা, একটি খসড়া ক্যাম্পেইন এবং অফিস ও একজন শিক্ষকের জন্য নোট। আপনার নিজের রেকর্ড বদলায় না।
নমুনা যোগাযোগগুলোকে কখনো মেসেজ পাঠানো হয় না, তবে আপনি নিজের নম্বরে নমুনা প্রোগ্রাম দিয়ে অ্যাসিস্ট্যান্ট চেষ্টা করে দেখতে পারেন। Load again (আবার লোড করুন) এটি আবার লোড করে, এবং Remove sample data (নমুনা ডেটা সরান) প্রতিটি নমুনা সারি সরিয়ে দেয়; আপনার প্রকৃত রেকর্ডে হাত দেওয়া হয় না। প্রকৃত পরিবারগুলো লেখার আগে এটি সরিয়ে ফেলুন।
আবেদনের ড্রয়ার
একটি আবেদনে ক্লিক করে খুলুন। ওপরে থাকে যোগাযোগকারী ও ফোন এবং তিনি অভিভাবক নাকি শিক্ষার্থী, তাঁর বয়স ও লেভেল, প্রোগ্রাম ও শুরুর তারিখ, ধাপ, এবং আবেদনকারী কোথা থেকে এসেছেন।
- Details (বিবরণ): Program (প্রোগ্রাম), The contact is (যোগাযোগকারী হলেন) (অভিভাবক, অভিভাবকত্বের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বা প্রাপ্তবয়স্ক শিক্ষার্থী), Student name (শিক্ষার্থীর নাম), Birth year (জন্মসাল), Age (বয়স), Level (লেভেল) বা শ্রেণি, Start date (শুরুর তারিখ), Assigned to (অর্পিত) ও Notes (for the team) (নোট (টিমের জন্য))। নতুন প্রোগ্রাম দিলে ডকুমেন্টের তালিকা বদলে যায়। Save (সংরক্ষণ) ক্লিক করুন।
- Stage (ধাপ): একটি নতুন Stage বেছে নিন, একটি Note (নোট) যোগ করুন এবং হারালে একটি Reason (when lost) (কারণ (হারালে)), তারপর Change the stage (ধাপ পরিবর্তন করুন) ক্লিক করুন। অফার ও হারানোর বিষয়টি স্বয়ংক্রিয় মেসেজের মাধ্যমে যোগাযোগকারীকে জানানো হয়।
- Enrol (ভর্তি করুন): প্রোগ্রাম সংরক্ষণের পর গ্রুপ, শুরুর তারিখ ও কিস্তির সংখ্যা বেছে নিন। শিক্ষার্থী এবং কিস্তির পরিকল্পনাসহ ভর্তি তৈরি হয়; প্রথমে রেজিস্ট্রেশন ফি দিতে হয় এবং কোর্সের ফি মাসিক কিস্তিতে ভাগ হয়।
আরও নিচে Documents (ডকুমেন্ট) প্রোগ্রামের প্রয়োজনীয় প্রতিটি ডকুমেন্ট তার অবস্থা (Received (প্রাপ্ত), Accepted (গৃহীত), Rejected (বাতিল) বা Missing (অনুপস্থিত)) এবং পরিবারের চ্যাটে পাঠানো ফাইলসহ তালিকাভুক্ত করে। Accept (গ্রহণ করুন) বা Reject (বাতিল করুন) ক্লিক করুন (একটি Note (why rejected) (নোট (কেন বাতিল)) সহ, যাতে যোগাযোগকারী জানেন কী পাঠাতে হবে), অথবা Missing (অনুপস্থিত)। বাতিল বা অনুপস্থিত ডকুমেন্ট রিমাইন্ডারের মাধ্যমে আবার চাওয়া হয়। নিজে একটি ডকুমেন্ট জমা দিতে Document (ডকুমেন্ট) বেছে নিন, একটি File link (ফাইল লিংক) ও File name (ফাইলের নাম) পেস্ট করুন এবং Add the file (ফাইল যোগ করুন) ক্লিক করুন। প্রতিটি ডকুমেন্ট গৃহীত হলে আবেদনটি Assessment (মূল্যায়ন)-এ চলে যায়। নিচে History (ইতিহাস) আবেদনটির সঙ্গে কী কী ঘটেছে তার তালিকা দেয়।
অ্যাসিস্ট্যান্ট চালু করুন
হেডারের পাওয়ার বোতাম এই ড্রয়ারটি খোলে। ওপরে এটি তালিকা দেয় কী এখনও বাকি: School name and currency (স্কুলের নাম ও মুদ্রা), Office hours (অফিসের সময়), At least one program or course (অন্তত একটি প্রোগ্রাম বা কোর্স), ট্রায়াল ক্লাস ও প্লেসমেন্ট টেস্ট চালু থাকলে Hours for trial lessons and placement tests (ট্রায়াল ক্লাস ও প্লেসমেন্ট টেস্টের সময়), এবং Classes or groups (for reminders and announcements) (ক্লাস বা গ্রুপ (রিমাইন্ডার ও ঘোষণার জন্য)) (প্রস্তাবিত)।
Assistant answers families (অ্যাসিস্ট্যান্ট পরিবারগুলোকে উত্তর দেয়) চালু করে নিশ্চিত করুন। সুইচের নিচে দেখবেন অ্যাসিস্ট্যান্টের সঙ্গে কী কী শুরু হয় (চ্যাটে উত্তর, ট্রায়াল ক্লাসের অনুরোধ, প্লেসমেন্ট টেস্ট, আবেদন ও ডকুমেন্ট, নেওয়া মেসেজ, বোতামের উত্তর এবং চালু থাকা প্রতিটি স্বয়ংক্রিয় মেসেজ) এবং কী বন্ধ থাকে, যেমন Campaigns (marketing) (ক্যাম্পেইন (মার্কেটিং))। নমুনা ডেটা এখনও লোড করা থাকলে একটি সতর্কবার্তা আপনাকে মনে করিয়ে দেয়, এবং ওয়ার্কস্পেসে অন্য কোনো বটও চালু থাকলে আরেকটি।
রিপোর্ট
রিপোর্ট › School desk (স্কুল ডেস্ক) 7, 30 বা 90 দিনের একটি Period (সময়কাল)-এর সারসংক্ষেপ দেয়; নমুনা রেকর্ডও গণনা করতে Include sample data (নমুনা ডেটা অন্তর্ভুক্ত করুন) টিক দিন।
- Admissions (অ্যাডমিশন): Applications (আবেদন), Enrolled (ভর্তি), Lost (হারানো), Taken by the assistant (অ্যাসিস্ট্যান্টের নেওয়া) ও Taken by the team (টিমের নেওয়া)।
- Admissions funnel (অ্যাডমিশন ফানেল): কতগুলো আবেদন প্রতিটি ধাপে পৌঁছেছে, মোটের তুলনায় এবং আগের ধাপের তুলনায়।
- Where applications come from (আবেদন কোথা থেকে আসে): প্রতিটি উৎস অনুযায়ী আবেদন, ভর্তি ও হারানো।
- By program (প্রোগ্রাম অনুযায়ী) ও Lost reasons (হারানোর কারণ)।
- আরও নিচে: ট্রায়াল ক্লাস ও সেগুলোর ফলাফল, প্রাপ্ত ডকুমেন্ট, ভর্তি ও ফি (ইনভয়েস করা, পরিশোধিত, বর্তমানে বকেয়া, পেমেন্ট লিংকে পরিশোধিত), পরিবারগুলোকে পাঠানো মেসেজ এবং ক্যাম্পেইন।
ফিচার
কার্ড আকারে প্রোগ্রাম
বয়স, লেভেল, বিষয় ও ধরন (সরাসরি, অনলাইন বা হাইব্রিড) অনুযায়ী উপযুক্ত প্রোগ্রাম, ছবি, ফি ও সময়সূচিসহ কার্ড আকারে পাঠানো হয়।
ট্রায়াল ক্লাস ও প্লেসমেন্ট টেস্ট
এটি ফাঁকা সময় দেখায় এবং বুক করে। বুকিং হতে পারে এমন অনুরোধ যা আপনার অফিস নিশ্চিত করে, অথবা আসন থাকা পর্যন্ত সঙ্গে সঙ্গে নিশ্চিত।
আবেদন
এটি আবেদন শুরু করে, শিক্ষার্থীর তথ্য সংগ্রহ করে এবং আপনার প্রোগ্রামের প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট চায়: আইডি, ছবি, ট্রান্সক্রিপ্ট, জন্মসনদ, স্বাস্থ্য প্রতিবেদন বা আপনার নিজের ধরনের ডকুমেন্ট।
এক ধাপে ভর্তি
গ্রুপ, শুরুর তারিখ ও কিস্তির সংখ্যা বেছে নিন, তাতেই শিক্ষার্থী, ভর্তি ও পেমেন্ট প্ল্যান তৈরি হয়ে যায়।
পেমেন্ট
পেমেন্ট ইন্টিগ্রেশন থাকলে এখনই পরিশোধ করুন বাটন পেমেন্ট লিংক পাঠায়, পেমেন্ট নিজে থেকেই রেকর্ড হয় এবং রসিদ চলে যায়। না থাকলে আপনার পেমেন্ট নির্দেশনা পাঠানো হয়। নগদ, কার্ড বা ব্যাংক পেমেন্ট অফিসে রেকর্ড করা যায়।
গ্রুপ ও ক্যালেন্ডার
প্রোগ্রাম, শিক্ষক, সময়সূচি ও রুমসহ ক্লাস। পরীক্ষা, শেষ তারিখ, ছুটি, ফলাফল ও অনুষ্ঠান, একটি গ্রুপ বা সব গ্রুপের জন্য, নির্দিষ্ট কয়েক দিন আগে পরিবারকে রিমাইন্ডারসহ।
ঘোষণা ও অভিভাবকের বার্তা
এক বা একাধিক গ্রুপে বার্তা, অল্প অল্প করে পাঠানো হয়। শিক্ষকের জন্য অভিভাবকের বার্তা নোট করা হয় এবং শ্রেণিশিক্ষকের কাছে অর্পণ করা হয়।
রিপোর্ট
7, 30 বা 90 দিনের: উৎস ও প্রোগ্রাম অনুযায়ী অ্যাডমিশন ফানেল এবং আবেদনকারী হারানোর কারণ, ট্রায়াল ক্লাস, ভর্তি, ইনভয়েস করা, পরিশোধিত ও বকেয়া ফি, ডকুমেন্ট, ঘোষণা ও ক্যাম্পেইন।
স্ক্রিনশট
School Assistant ফিসহ প্রোগ্রাম কার্ড আকারে পাঠাচ্ছে এবং ট্রায়াল ক্লাস বুক করছে
অনুসন্ধান থেকে ভর্তি পর্যন্ত সব ধাপসহ আবেদনের তালিকা
গ্রহণ, বাতিল বা অনুপস্থিত ডকুমেন্টসহ একটি আবেদন এবং পরিবারের জন্য রিমাইন্ডার
রিমাইন্ডার, এখনই পরিশোধ করুন বাটন ও রসিদসহ ফির কিস্তি
পরিবারকে রিমাইন্ডারসহ পরীক্ষা, শেষ তারিখ ও অনুষ্ঠানের ক্যালেন্ডার
ফানেল, উৎস, প্রোগ্রাম ও হারানোর কারণসহ অ্যাডমিশন রিপোর্টপ্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
এটি কোন প্রতিষ্ঠানের জন্য?
ভাষা শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, কোর্স ও টিউটরিং সেন্টার, প্রাইভেট স্কুল এবং বিশ্ববিদ্যালয় অ্যাডমিশন অফিস। আপনি প্রতিষ্ঠানের ধরন একবার বেছে নেন, আর শব্দচয়ন, ডকুমেন্ট ও ডিফল্ট সেটিংস সেই অনুযায়ী মিলে যায়।
এটি কি ট্রায়াল ক্লাস ও প্লেসমেন্ট টেস্ট বুক করতে পারে?
হ্যাঁ। এটি ফাঁকা সময় দেখায় এবং বুক করে। বুকিং হতে পারে এমন অনুরোধ যা আপনার অফিস নিশ্চিত করে, অথবা আসন থাকা পর্যন্ত সঙ্গে সঙ্গে নিশ্চিত।
আবেদনের ডকুমেন্ট কীভাবে সংগ্রহ করা হয়?
প্রতিটি প্রোগ্রামে কী কী লাগবে তার তালিকা থাকে। চ্যাটে পাঠানো ছবি ও PDF নিজে থেকেই আবেদনের সঙ্গে জমা হয়। আপনি প্রতিটি গ্রহণ বা বাতিল করেন, আর কী বাকি আছে তা পরিবারকে মনে করিয়ে দেওয়া হয়।
পরিবারগুলো কি চ্যাটে ফি পরিশোধ করতে পারে?
হ্যাঁ। কিস্তির নির্ধারিত তারিখের আগে এবং বকেয়া হলে রিমাইন্ডার যায়, সঙ্গে এখনই পরিশোধ করুন ও আমাকে কল করুন বাটন থাকে। পেমেন্ট ইন্টিগ্রেশন থাকলে এখনই পরিশোধ করুন বাটন পেমেন্ট লিংক পাঠায় এবং পেমেন্ট রেকর্ড হয়; না থাকলে আপনার পেমেন্ট নির্দেশনা পাঠানো হয়।
যেসব পরিবারের সন্তান ইতিমধ্যে ভর্তি হয়েছে, এটি কি তাদের সহায়তা করে?
হ্যাঁ। এটি জানায় কী বকেয়া আছে, পেমেন্ট লিংক পাঠায়, পরিবারকে পরীক্ষা ও অনুষ্ঠানের কথা মনে করিয়ে দেয়, গ্রুপে ঘোষণা পাঠায় এবং অভিভাবকের বার্তা শ্রেণিশিক্ষকের কাছে পৌঁছে দেয়।
কোন চ্যানেল ও ভাষা সমর্থন করে?
WhatsApp, Instagram ও ওয়েব চ্যাট, সারাক্ষণ, অভিভাবক বা শিক্ষার্থীর নিজের ভাষায়, ভয়েস মেসেজসহ।