ClickUp Lead Sync
Biến khách tiềm năng và đơn hàng từ các cuộc trò chuyện MonoChat thành task trong ClickUp, đồng thời đưa những thay đổi của đội ngũ trong ClickUp trở lại MonoChat: tin nhắn gửi khách, ghi chú, thẻ, sự kiện cho các luồng của bạn, trường hồ sơ và bình luận.
Tổng quan
ClickUp Lead Sync kết nối các cuộc trò chuyện MonoChat với ClickUp của bạn. Khách tiềm năng và đơn hàng từ các cuộc chat trở thành công việc trong ClickUp, được điền đúng theo cách đội ngũ của bạn làm việc, và những gì đội ngũ thay đổi trong ClickUp sẽ quay về MonoChat: tin nhắn gửi khách, ghi chú cho đội ngũ, thẻ, sự kiện cho các luồng của riêng bạn, trường hồ sơ và bình luận.
Bạn quyết định cuộc trò chuyện nào trở thành khách tiềm năng (Quy tắc khách tiềm năng), đơn hàng được đưa vào đâu và ứng dụng biết đơn đã thanh toán bằng cách nào (Quy trình đơn hàng), và MonoChat làm gì khi có thay đổi trong ClickUp (Phản hồi). Màn hình Hôm nay và Hoạt động hiển thị mọi việc ứng dụng đã làm, và thẻ ClickUp bên cạnh mỗi cuộc trò chuyện hiển thị các công việc của khách.
Điểm nổi bật
- Cuộc chat thành khách tiềm năng trong ClickUp. Một cuộc trò chuyện mới, tin nhắn đầu tiên của khách mới, một thẻ, một trường hồ sơ, một biểu mẫu Lead Ads hoặc trợ lý AI của bạn sẽ tạo công việc trong danh sách bạn chọn. Nếu khách đó đã có một công việc đang mở từ quy tắc này, ứng dụng sẽ thêm bình luận vào công việc đó thay vì tạo công việc mới.
- ClickUp thay đổi, MonoChat phản hồi. Khi trạng thái của công việc chuyển sang trạng thái bạn chọn, một điều kiện trường được thỏa mãn hoặc một đơn hàng được thanh toán, MonoChat có thể nhắn tin cho khách, viết ghi chú cho đội ngũ, thêm hoặc gỡ thẻ, phân công hoặc đóng cuộc trò chuyện, hoặc khởi chạy các luồng của bạn bằng sự kiện tùy chỉnh.
- Trường dữ liệu và bình luận đồng bộ hai chiều. Trường tên, số điện thoại, email hoặc trường hồ sơ CRM đã ánh xạ có thể đặt thành Hai chiều, để thay đổi ở bên này sẽ cập nhật bên kia. Bình luận mới trong ClickUp trở thành ghi chú trong cuộc trò chuyện, và ghi chú đội ngũ thêm cho khách trở thành bình luận trên công việc đang mở.
- Thử an toàn. Chế độ thử (và Chỉ ghi chú nội bộ trên một quy tắc hoặc phản hồi) không ghi gì vào ClickUp và không gửi gì cho khách: mọi bước đều được ghi thành ghi chú nội bộ trong cuộc trò chuyện.
Trước khi bắt đầu
Bạn cần:
- Một personal API token của ClickUp. Trong ClickUp: ảnh đại diện của bạn › Settings › Apps › API Token › Generate (hoặc Copy). Token bắt đầu bằng
pk_. Ứng dụng hoạt động dưới danh nghĩa người đó: công việc và bình luận xuất hiện dưới tên của họ. - Một danh sách ClickUp cho khách tiềm năng, và một danh sách cho đơn hàng nếu bạn muốn dùng quy trình đơn hàng.
- Một kênh đã kết nối trong MonoChat (WhatsApp, Instagram, Messenger, web chat …). Để nhắn tin cho khách sau cửa sổ 24 giờ, bạn cần một mẫu WhatsApp đã được duyệt trên kênh đó.
ClickUp không thể gọi đến MonoChat, vì vậy ứng dụng đọc thay đổi của các danh sách đang dùng mỗi 1, 5 hoặc 15 phút (Chung › Đọc ClickUp mỗi). Mỗi lần đọc dùng một yêu cầu ClickUp cho mỗi danh sách. Khi ClickUp yêu cầu ứng dụng giảm tốc độ, công việc sẽ chờ và tự tiếp tục.
Trên gói ClickUp Free, trường tùy chỉnh chỉ được dùng một số lần giới hạn. Khi đạt giới hạn, ứng dụng vẫn tạo công việc, ghi giá trị các trường vào phần mô tả và thông báo cho bạn trên màn hình Hôm nay.
Cài đặt và thiết lập
- Cài đặt ClickUp Lead Sync từ Cài đặt › MonoStore › Ứng dụng, hoặc mở liên kết cài đặt app.monochat.ai/apps/v3SaNfhuHhuXb4Hrx. Nếu chưa có tài khoản MonoChat, liên kết cho phép bạn đăng ký trước rồi tự cài ứng dụng cho bạn.
- Mở bảng ClickUp (biểu tượng ClickUp ở menu bên trái). Trong Kết nối, dán Token API ClickUp, nhấp Kiểm tra và chọn Không gian làm việc chứa các danh sách của bạn. Nhấp Lưu.
- Trong Quy tắc khách tiềm năng, nhấp Quy tắc khách tiềm năng mới: chọn trình kích hoạt, bộ lọc và danh sách ClickUp, cùng cách điền công việc. Nhấp Lưu.
- Tùy chọn: trong Quy trình đơn hàng, chọn danh sách đơn hàng và cách ứng dụng biết một đơn hàng đã được thanh toán.
- Tùy chọn: trong Phản hồi, nhấp Phản hồi mới để quyết định MonoChat làm gì khi một công việc thay đổi trong ClickUp.
- Bật Chế độ thử trong Chung nếu bạn muốn thử mọi thứ trên các cuộc trò chuyện thật trước. Sau đó nhấp nút nguồn màu xanh lá ở đầu bảng và chọn Bật. Huy hiệu cạnh tiêu đề chuyển từ Tắt sang Bật.
Tải Dữ liệu mẫu để xem mọi màn hình đã được điền trước khi có khách tiềm năng đầu tiên. Dữ liệu mẫu không bao giờ được ghi vào ClickUp và không bao giờ gửi gì; Xóa dữ liệu mẫu gỡ mọi dòng mẫu và giữ nguyên các quy tắc, phản hồi và công việc thật của bạn.
Từng màn hình
Ứng dụng nằm trong bảng ClickUp ở menu bên trái: Hôm nay, Khách tiềm năng, Đơn hàng, Quy tắc khách tiềm năng, Phản hồi và Hoạt động, sau đó là phần cài đặt: Kết nối, Quy trình đơn hàng, Chung và Dữ liệu mẫu. Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị dữ liệu mẫu.
Bắt đầu
Thẻ Bắt đầu trên trang chủ của bạn thêm thẻ Thiết lập ClickUp Lead Sync với năm bước: 1. Kết nối ClickUp, 2. Quy tắc khách tiềm năng đầu tiên, 3. Đơn hàng (tùy chọn), 4. Một phản hồi (tùy chọn) và 5. Bật lên. Mỗi bước có một nút mở màn hình để thực hiện, và Tiếp chuyển sang bước kế tiếp.
Đầu bảng
Đầu bảng hiển thị Bật hoặc Tắt cạnh tiêu đề. Nút nguồn mở Bật ClickUp Lead Sync: liệt kê những gì đã sẵn sàng và những gì còn thiếu (Một token ClickUp, Một không gian làm việc ClickUp, Một quy tắc khách tiềm năng, Quy trình đơn hàng (tùy chọn), Một phản hồi (tùy chọn)) và bật ứng dụng. Khi đã bật, các quy tắc khách tiềm năng, quy trình đơn hàng và phản hồi bắt đầu hoạt động.
Hôm nay
ClickUp › Hôm nay mở ra với phần tóm tắt: hôm nay có bao nhiêu khách tiềm năng và đơn hàng đã gửi sang ClickUp, bao nhiêu đơn đã thanh toán, bao nhiêu phản hồi đã kích hoạt và tin nhắn đã gửi. Bên dưới là trạng thái của ứng dụng (bật hoặc tắt), các bước thiết lập còn dang dở và các sự kiện mới nhất, mỗi sự kiện có một nhãn:
- Đã tạo công việc, Đã liên kết công việc, Đã thêm bình luận: những gì ứng dụng đã làm trong ClickUp.
- Đơn hàng đã thanh toán, Phản hồi, Đã gửi tin nhắn: những gì đã xảy ra khi ClickUp hoặc một khoản thanh toán thay đổi.
- Ghi chú từ ClickUp, Hồ sơ được cập nhật từ ClickUp: bình luận và trường đã quay về.
- Đã bỏ qua kèm lý do (ví dụ Không có số điện thoại hoặc email, hoặc Cửa sổ 24 giờ đã đóng và không có mẫu) và Lỗi kèm thông báo của ClickUp và việc ứng dụng Sẽ thử lại hay Đã ngừng thử.
Khách tiềm năng
ClickUp › Khách tiềm năng liệt kê các công việc khách tiềm năng mà ứng dụng biết: những công việc do ứng dụng tạo và những công việc được liên kết qua số điện thoại hoặc email. Lọc theo Đang mở, Đã đóng hoặc Tất cả, hoặc theo quy tắc (Mọi quy tắc). Mỗi dòng hiển thị tên công việc, trạng thái ClickUp, khách hàng, danh sách, quy tắc, nguồn khởi tạo (ví dụ Cuộc trò chuyện mới hoặc Trợ lý AI) và số bình luận ứng dụng đã thêm.
Biểu tượng bút chì mở khách tiềm năng: danh sách, quy tắc và khách hàng (số điện thoại và email), thời điểm ứng dụng tạo và lần cuối đọc từ ClickUp, cùng Hoạt động của nó: công việc đã tạo, bình luận đã thêm, ghi chú từ ClickUp và trường hồ sơ được cập nhật từ ClickUp.
Đơn hàng
ClickUp › Đơn hàng liệt kê các công việc đơn hàng: Chưa thanh toán, Đã thanh toán hoặc Tất cả. Mỗi dòng hiển thị mã đơn, khách hàng, số tiền, trạng thái ClickUp của công việc và thời điểm thanh toán.
Quy tắc khách tiềm năng
ClickUp › Quy tắc khách tiềm năng quyết định cuộc trò chuyện nào trở thành công việc ClickUp. Mỗi quy tắc đang hoạt động có trình kích hoạt và bộ lọc khớp với một cuộc trò chuyện sẽ tạo công việc riêng. Mỗi dòng hiển thị trình kích hoạt, danh sách, bộ lọc và số công việc, bình luận và lỗi mà quy tắc tạo ra. Dùng bút chì để sửa quy tắc, biểu tượng nguồn để bật hoặc tắt, hoặc thùng rác để xóa. Quy tắc khách tiềm năng mới thêm một quy tắc.
Biểu mẫu quy tắc khách tiềm năng
Phần đầu biểu mẫu đặt tên quy tắc và thiết lập Thứ tự (số nhỏ hơn chạy trước), Đang hoạt động và Chỉ ghi chú nội bộ (không ghi gì vào ClickUp: một ghi chú nội bộ trong cuộc trò chuyện cho thấy công việc sẽ được tạo).
Khi nào là trình kích hoạt:
| Trình kích hoạt | Khi nào công việc được tạo |
|---|---|
| Cuộc trò chuyện mới (kể cả khách quay lại) | Một cuộc trò chuyện được mở. |
| Tin nhắn đầu tiên của khách mới | Ai đó nhắn cho bạn lần đầu tiên. |
| Đã thêm thẻ | Một thẻ bạn chọn được thêm cho khách. |
| Trường hồ sơ được điền hoặc bằng một giá trị | Một trường hồ sơ được điền, hoặc nhận giá trị bạn chọn. |
| Trợ lý AI gọi “Gửi sang ClickUp” | Trợ lý AI của bạn chuyển khách tiềm năng bằng công cụ Gửi khách tiềm năng cho đội ngũ (ClickUp), kèm bản tóm tắt, mối quan tâm và thông tin liên hệ đã thu thập. |
| Đã gửi biểu mẫu Lead Ads | Ai đó điền biểu mẫu Lead Ads trên Facebook hoặc Instagram. |
| Chỉ thủ công (từ cuộc trò chuyện) | Đội ngũ của bạn nhấp Gửi làm khách tiềm năng trên thẻ ClickUp. |
Chỉ khi thu hẹp phạm vi:
- Kênh: để trống nghĩa là mọi kênh.
- Nguồn: Mọi nguồn, Nhấp quảng cáo (giới thiệu), Tự nhiên (không quảng cáo) hoặc Biểu mẫu Lead Ads.
- Từ khóa trong tin nhắn đầu tiên: nhiều từ cách nhau bằng dấu phẩy, khớp bất kỳ từ nào.
- Chỉ trong giờ làm việc: khung giờ thiết lập trong Chung.
- Cần có: Không gì, Một số điện thoại, Một địa chỉ email hoặc Một số điện thoại hoặc email, cùng Chờ tối đa (phút). Trong lúc đó ứng dụng theo dõi tin nhắn và hồ sơ; 0 bỏ qua ngay.
- Bình luận thay vì tạo công việc mới trong (ngày): nếu khách này có một công việc đang mở từ quy tắc này được tạo trong những ngày gần đây, một bình luận sẽ được thêm vào đó. 0 luôn tạo công việc mới.
Danh sách ClickUp cho biết công việc được đưa vào đâu và được điền thế nào:
- Space, Thư mục và Danh sách.
- Tên công việc và Mô tả công việc với các biến giữ chỗ:
{name}{firstName}{phone}{email}{channel}{source}{date}{firstMessage}{conversationLink}{agent}{tags}{summary}{interest}{notes}{answers}. - Trạng thái (để trống: trạng thái đầu tiên của danh sách), Mức ưu tiên, Người phụ trách (Không ai, Một thành viên ClickUp cố định hoặc Nhân viên phụ trách cuộc trò chuyện (cùng email trong ClickUp)) và Thẻ công việc.
Trường ánh xạ giá trị MonoChat sang trường tùy chỉnh của ClickUp. Với mỗi dòng, chọn Giá trị MonoChat (tên, tên riêng, số điện thoại, email, kênh, nguồn hoặc quảng cáo, tin nhắn đầu tiên, liên kết cuộc trò chuyện, nhân viên được giao, thẻ, một Trường hồ sơ CRM, một Câu trả lời biểu mẫu, Tóm tắt của AI hoặc AI: mối quan tâm, ngày hoặc Văn bản cố định), Trường ClickUp và Chiều:
- MonoChat → ClickUp: giá trị được ghi khi công việc được tạo.
- Hai chiều (tên, số điện thoại, email và trường hồ sơ CRM): khi đội ngũ của bạn thay đổi trường trong ClickUp, hồ sơ của khách trong MonoChat được cập nhật (một tùy chọn trong danh sách thả xuống trở thành tùy chọn hồ sơ tương ứng, một ngày thành ngày đó, một ô đánh dấu thành có hoặc không); khi trường thay đổi trong MonoChat, công việc đang mở được cập nhật. Giá trị ứng dụng vừa ghi sẽ không bao giờ bị gửi ngược lại.
Giá trị không phù hợp với trường (một từ trong trường số, một tùy chọn mà danh sách thả xuống không có) sẽ được để trống và ghi lại trong Hoạt động. Liên kết công việc tạo trong ClickUp qua điện thoại / email liên kết công việc mà ai đó tạo trong danh sách này với khách hàng MonoChat có số điện thoại hoặc email nằm trong trường đã ánh xạ, để các phản hồi của nó cũng hoạt động.
Phản hồi
ClickUp › Phản hồi quyết định MonoChat làm gì khi có thay đổi trong ClickUp. Phản hồi hoạt động trên các công việc ứng dụng biết: những công việc do ứng dụng tạo và những công việc được liên kết qua số điện thoại hoặc email. Mỗi dòng hiển thị danh sách, điều kiện, hành động, Một lần mỗi công việc hay mỗi lần, và số lần phản hồi đã kích hoạt, đã gửi tin nhắn hoặc bị bỏ qua.
Trong biểu mẫu phản hồi:
- Khi nào: Danh sách, sau đó là Điều kiện: Trạng thái chuyển thành một trạng thái bạn chọn, Một điều kiện trường (một ô đánh dấu được chọn, một trường được điền, một danh sách thả xuống chứa một tùy chọn, một số lớn hơn 0) hoặc Đơn hàng đã thanh toán. Bao lâu một lần: Một lần mỗi công việc hoặc Mỗi lần điều kiện đúng.
- Tin nhắn cho khách hàng: Gửi tin nhắn với các biến giữ chỗ
{name}{firstName}{task}{status}{orderNo}{amount}{url}{field:Field name}. Tin nhắn được gửi dưới dạng tin nhắn tự do khi kênh cho phép (WhatsApp, Messenger, Instagram: trong 24 giờ kể từ lần cuối khách nhắn); nếu không, Khi cửa sổ đã đóng: mẫu WhatsApp từ một mẫu bạn chọn, hoặc bỏ qua. Khách có thẻ từ chối sẽ không bao giờ nhận được.
- Làm thêm: Ghi chú nội bộ cho nhóm, Thêm thẻ và Gỡ thẻ, Giao cuộc trò chuyện cho một nhóm hoặc một người, Sự kiện tùy chỉnh cho các luồng của bạn (các luồng có nút sự kiện với khóa này sẽ chạy, kèm công việc trong dữ liệu sự kiện; khóa để trống:
clickup.paid) và Đóng cuộc trò chuyện.
Hoạt động
ClickUp › Hoạt động lưu 90 ngày những gì ứng dụng đã làm: Tất cả, Công việc, Phản hồi, Đã bỏ qua hoặc Lỗi. Mỗi sự kiện hiển thị công việc và khách hàng, điều đã xảy ra và lý do, và với lỗi là số lần đã thử. Mọi tác vụ thất bại đều có thể thử lại.
Kết nối
ClickUp › Kết nối lưu Token API ClickUp và Không gian làm việc. Dán token, nhấp Kiểm tra để liệt kê các không gian làm việc, chọn một và nhấp Lưu.
Quy trình đơn hàng
ClickUp › Quy trình đơn hàng biến đơn hàng thành công việc trong một danh sách ClickUp. Khi một đơn hàng được thanh toán, công việc đơn hàng đang mở của khách được đánh dấu đã thanh toán (hoặc một công việc đã thanh toán được tạo) và các phản hồi “đã thanh toán” sẽ chạy. Quy trình đơn hàng ở trạng thái tắt cho đến khi có danh sách và nguồn xác nhận “đã thanh toán”.
- Danh sách ClickUp: space, thư mục và danh sách, tên và mô tả công việc, trạng thái của đơn mới, mức ưu tiên, người phụ trách, thẻ và ánh xạ trường (số tiền, tiền tệ, mặt hàng, mã đơn, phương thức và mã tham chiếu thanh toán, địa chỉ và thông tin khách hàng).
- Khi nào một đơn hàng được coi là đã thanh toán? Một hoặc nhiều trong số:
- Thanh toán MonoChat: một khoản thanh toán qua liên kết thanh toán MonoChat sẽ đánh dấu đơn hàng đang mở của khách là đã thanh toán, hoặc tạo một đơn đã thanh toán.
- Một điều kiện trong ClickUp: đội ngũ của bạn đánh dấu trong ClickUp (bằng trạng thái hoặc trường); ứng dụng nhận ra ở lần đọc kế tiếp.
- Hệ thống của bạn (API): cửa hàng hoặc hệ thống thanh toán của bạn báo cho ứng dụng. Màn hình hiển thị địa chỉ, một Khóa ứng dụng và lệnh
curldùng ngay. Lệnh gọi cần token API người dùng MonoChat và khóa ứng dụng, cùng số điện thoại, email hoặc id của khách và số tiền; mã đơn, tiền tệ, mặt hàng, phương thức thanh toán, địa chỉ và mã tham chiếu là tùy chọn. Cùng một mã tham chiếu chỉ được ghi nhận một lần.
- Khi MonoChat hoặc hệ thống của bạn báo đã thanh toán, ứng dụng đánh dấu công việc: đặt trạng thái, và tùy chọn đánh dấu một ô.
Đội ngũ của bạn cũng có thể nhấp Tạo đơn hàng trên thẻ ClickUp bên cạnh cuộc trò chuyện: một công việc đơn hàng chưa thanh toán cho khách đó, được đánh dấu đã thanh toán khi khoản thanh toán đến.
Chung
ClickUp › Chung:
| Cài đặt | Chức năng |
|---|---|
| Chế độ thử | Không ghi gì vào ClickUp và không gửi gì cho khách: mọi công việc, bình luận, tin nhắn và thay đổi đều được ghi thành ghi chú nội bộ trong cuộc trò chuyện. Tắt để chạy thật. |
| Đọc ClickUp mỗi | 1, 5 hoặc 15 phút. Mỗi lần đọc dùng một yêu cầu ClickUp cho mỗi danh sách (nhiều hơn khi có nhiều công việc thay đổi). |
| Múi giờ, Giờ làm việc: các ngày, Từ, Đến | Dành cho các quy tắc khách tiềm năng có Chỉ trong giờ làm việc. |
| Ngôn ngữ ghi chú cho nhóm | Ngôn ngữ của các ghi chú nội bộ do ứng dụng viết. |
| Thẻ từ chối | Khách có bất kỳ thẻ nào trong số này sẽ không bao giờ nhận tin nhắn từ ứng dụng. |
| Ghi chú trong cuộc trò chuyện | Một ghi chú nội bộ cho đội ngũ khi công việc được tạo hoặc được bình luận, kèm liên kết. |
| Bình luận ClickUp → ghi chú trong cuộc trò chuyện | Bình luận mới trên một công việc đã liên kết (không phải do ứng dụng viết) trở thành ghi chú trong cuộc trò chuyện gần nhất của khách. |
| Ghi chú khách hàng → bình luận ClickUp | Ghi chú mà đội ngũ thêm cho khách (thẻ Ghi chú bên cạnh cuộc trò chuyện) được đăng thành bình luận trên công việc đang mở của khách, kèm tên người viết. |
Thẻ ClickUp bên cạnh cuộc trò chuyện
Trong hộp thư, thẻ ClickUp bên cạnh cuộc trò chuyện hiển thị các công việc của khách, trạng thái và bình luận ClickUp mới nhất, kèm Mở trong ClickUp. Đội ngũ của bạn có thể Gửi làm khách tiềm năng (chọn quy tắc) hoặc Tạo đơn hàng chỉ với một cú nhấp. Khi ứng dụng đang tắt, hoặc khi khách chưa có công việc nào, thẻ sẽ thông báo điều đó.
Câu hỏi thường gặp
ClickUp có cập nhật MonoChat ngay lập tức không? Không. ClickUp không thể gọi đến MonoChat, vì vậy ứng dụng đọc các danh sách đang dùng mỗi 1, 5 hoặc 15 phút. Kết nối bằng tài khoản đăng nhập ClickUp (OAuth) và cập nhật tức thì đang được lên kế hoạch.
Cùng một khách có nhận nhiều công việc không? Không từ cùng một quy tắc: trong số ngày bạn đặt ở Bình luận thay vì tạo công việc mới trong (ngày), ứng dụng sẽ thêm bình luận vào công việc đang mở của khách thay vì tạo mới.
Điều gì xảy ra khi không thể gửi tin nhắn? Ngoài cửa sổ 24 giờ, ứng dụng dùng mẫu WhatsApp bạn đã chọn. Khi không thể gửi tin nhắn tự do lẫn mẫu, hoặc khách có thẻ từ chối, bước đó sẽ bị bỏ qua và hiển thị trong Hoạt động.
Tôi có thể thử mà không ảnh hưởng đến ClickUp hay khách hàng không? Có. Bật Chế độ thử trong Chung, hoặc Chỉ ghi chú nội bộ trên một quy tắc hoặc phản hồi: mọi thứ đều được ghi thành ghi chú nội bộ trong cuộc trò chuyện.