Rental Desk Assistant
Un guichet de réservation IA pour les loueurs de voitures : il donne des prix réels pour les dates demandées sur WhatsApp et Instagram, prend les réservations, collecte les photos du permis et de la pièce d’identité, envoie les rappels de retrait et de retour et gère les problèmes en route.
Présentation
Rental Desk Assistant est le guichet de réservation d’un loueur de voitures (agences en ville, comptoirs d’aéroport, livraison à l’hôtel ou à domicile) sur WhatsApp, Instagram et le chat web, 24 h/24 et dans la langue du locataire, messages vocaux compris.
Il donne des prix réels pour les dates demandées, prend la réservation, collecte les photos du permis de conduire et de la pièce d’identité, envoie les détails de retrait et les rappels de retour, et s’occupe des locataires en difficulté sur la route.
Points forts
- Des prix calculés, jamais devinés. Tarif journalier par catégorie de voiture, changements de saison, remises selon la durée, supplément jeune conducteur, options, aller simple, frais de livraison et hors horaires, calculés toujours de la même manière à partir de vos propres chiffres.
- Les documents avant le retrait. Après la réservation, le locataire envoie dans le chat une photo de son permis de conduire et de sa pièce d’identité ou de son passeport. Vous les validez ou les refusez avant le retrait, et un locataire déjà connu ne les envoie pas deux fois.
- Deux façons de réserver. Des demandes que l’agence confirme d’un clic, ou une confirmation immédiate lorsqu’une voiture de la catégorie est libre, d’après les chiffres de votre flotte.
Installation et configuration
- Installez Rental Desk Assistant depuis Paramètres › MonoStore › Applications, ou ouvrez le lien d’installation app.monochat.ai/apps/CFrmjZTtgg4sGEpnK. Sans compte MonoChat, le lien vous permet de vous inscrire d’abord, puis installe l’application pour vous.
- Ouvrez l’onglet Pour commencer de votre page d’accueil MonoChat et choisissez Configurez votre société de location. Le formulaire demande Quel type de société de location ?, le Nom de la société, la ville, l’adresse, le téléphone, la devise, le fuseau horaire, les Horaires du guichet (quand les voitures sont retirées et rendues), les Lieux de retrait, si Nous livrons aussi des voitures à l’hôtel ou à domicile, et Comment les réservations doivent-elles être confirmées ? (l’assistant prend une demande avec le prix et le guichet la confirme, ou l’assistant confirme aussitôt lorsqu’une voiture de la catégorie est libre). Une liste de départ de catégories de voitures, d’options et de règles courantes est déjà remplie. Cochez Charger aussi des données d’exemple pour tout voir rempli si vous voulez que chaque écran soit rempli d’exemples. Cliquez sur Enregistrer et continuer.
- Ouvrez Locations › Catégories de voitures et ajoutez vos tarifs journaliers et vos cautions. Vérifiez Options, Saisons, Règles de location et Lieux, et ajoutez vos Chauffeurs si vous livrez des voitures.
- Ouvrez Locations dans le menu de gauche et cliquez sur le bouton d’alimentation vert (Activer) dans l’en-tête. Le panneau Activer l’assistant liste ce qui va démarrer ; confirmez. Le badge à côté du titre passe de Désactivé à Activé. Seule une personne qui peut gérer les automatisations de l’espace de travail voit le bouton d’alimentation et peut activer ou désactiver l’assistant.
- Choisissez Essayez-le sur votre propre téléphone dans l’onglet Pour commencer et écrivez à votre propre numéro comme le ferait un client.
- Rien n’est envoyé pendant les heures de silence ni à une personne qui a dit stop.
- Le message de retour envoyé des mois plus tard relève du marketing et est désactivé par défaut.
Fonctionnalités
Fiches voiture
Photos, places, bagages, boîte de vitesses et prix pour les dates demandées.
Détails du retrait
Les documents encore manquants deux jours avant le retrait, puis les détails du retrait la veille avec les boutons Tout est bon, Changer l’heure et Annuler.
Retours et prolongations
Des rappels de retour avec +1 jour, +2 jours et Autre date. Un clic chiffre la prolongation et la valide ou la soumet à l’agence. Un locataire au mois se voit proposer un mois de plus quelques jours avant le retour.
Retards et évaluations
Une alerte à l’agence quand une voiture est en retard, et « Comment s’est passée la location ? » : les locataires satisfaits reçoivent votre lien d’avis, les mécontents vous contactent directement.
Livraison et reprise
Les voitures amenées à un hôtel ou à un domicile, puis reprises sur place, deviennent des missions sur le tableau de dispatch. Affectez un chauffeur, appuyez sur En route puis Arrivé, et le locataire est prévenu à chaque étape avec le nom du chauffeur.
Dommages et assistance routière
Accident, panne, crevaison, dommage ou clé perdue : l’assistant ouvre aussitôt un incident, donne les numéros d’urgence et d’assistance routière, demande des photos et la position en direct, et transmet les cas urgents à l’équipe.
Le guichet
Les retraits, retours, retards et demandes du jour, chacun ouvrant la réservation pour remettre la voiture (plaque, km, carburant) ou la récupérer, plus un planning avec toutes les locations dans le calendrier, une couleur par catégorie.
Rapports
Chiffre d’affaires, utilisation de la flotte par catégorie, prolongations, incidents et évaluations, à côté des réservations, des locataires et des messages traités.
Captures d’écran
Rental Desk Assistant propose un SUV pour trois jours avec un bouton Réserver
Un prix pour les dates demandées : tarif journalier, retrait à l’aéroport et assurance
Photos du permis de conduire et du passeport collectées dans le chat et validées avant le retrait
Rappel de retour avec les boutons +1 jour, +2 jours et Autre date
Suivi de livraison avec le chauffeur en route, et assistance routière dans le chat
Écran du jour avec retraits, retours, retards et utilisation de la flotteFAQ
Pour quels loueurs de voitures ?
Les loueurs de voitures avec des agences en ville, des comptoirs d’aéroport ou la livraison à l’hôtel ou à domicile.
Comment calcule-t-il les prix ?
À partir de vos propres chiffres : tarif journalier par catégorie de voiture, changements de saison, remises selon la durée, supplément jeune conducteur, options, aller simple, frais de livraison et hors horaires, toujours de la même manière.
Confirme-t-il les réservations tout seul ?
C’est vous qui choisissez. Les réservations peuvent être des demandes que l’agence confirme d’un clic, ou être confirmées instantanément lorsqu’une voiture de la catégorie est libre, d’après les chiffres de votre flotte.
Comment les permis et pièces d’identité sont-ils collectés ?
Après la réservation, le locataire envoie des photos dans le chat et l’application les range sur sa fiche. Vous les validez ou les refusez sur l’écran Documents avant le retrait, et un document refusé est redemandé.
Que se passe-t-il si un locataire a un problème sur la route ?
L’assistant ouvre aussitôt un incident, donne les numéros d’urgence et d’assistance routière, demande des photos et la position en direct, et transmet les cas urgents à votre équipe. Les mises à jour que vous écrivez sur l’incident parviennent au locataire dans le chat.
Quels canaux et quelles langues prend-il en charge ?
WhatsApp, Instagram et le chat web, 24 h/24, dans la langue du locataire, messages vocaux compris.