Rental Desk Assistant
WhatsApp과 Instagram에서 문의한 날짜의 실제 요금을 안내하고, 예약을 받고, 운전면허증과 신분증 사진을 수집하고, 인수·반납 알림을 보내고, 도로 위 문제까지 처리하는 렌터카 회사용 AI 예약 데스크입니다.
개요
Rental Desk Assistant는 렌터카 회사(시내 지점, 공항 데스크, 호텔·자택 배차)의 예약 데스크 역할을 하며, WhatsApp, Instagram, 웹 채팅에서 24시간, 이용자가 쓰는 언어로, 음성 메시지까지 응대합니다.
문의한 날짜의 실제 요금을 안내하고, 예약을 받고, 운전면허증과 신분증 사진을 수집하고, 인수 안내와 반납 알림을 보내며, 도로 위에서 문제가 생긴 이용자를 돕습니다.
주요 기능
- 요금은 추측하지 않고 계산합니다. 차종별 일일 요금, 시즌 변동, 장기 할인, 젊은 운전자 추가 요금, 옵션, 편도 반납, 배차 요금, 시간 외 요금을 고객님의 자체 수치로 매번 같은 방식으로 계산합니다.
- 인수 전 서류 확인. 예약 후 이용자가 채팅으로 운전면허증과 신분증 또는 여권 사진을 보냅니다. 인수 전에 승인하거나 반려할 수 있으며, 재이용 고객은 다시 보내지 않아도 됩니다.
- 두 가지 예약 방식. 데스크가 한 번의 탭으로 확정하는 요청 예약, 또는 보유 차량 수를 기준으로 해당 차종에 여유가 있으면 즉시 확정하는 방식 중에서 선택할 수 있습니다.
설치 및 설정
- 설정 › MonoStore › 앱에서 Rental Desk Assistant를 설치하거나 설치 링크 app.monochat.ai/apps/CFrmjZTtgg4sGEpnK를 여세요. MonoChat 계정이 없다면 링크에서 먼저 가입할 수 있으며, 앱은 자동으로 설치됩니다.
- MonoChat 홈 페이지에서 Get started 탭을 열고 Set up your rental company를 선택하세요. 양식에서 What kind of rental company?, Company name, 도시, 주소, 전화번호, 통화, 시간대, Desk hours(차량 인수·반납 시간), Pick-up locations, We also bring cars to hotels and homes 여부, How should bookings be confirmed?(어시스턴트가 요금과 함께 요청을 받고 데스크가 확정하거나, 해당 차종에 여유가 있으면 어시스턴트가 즉시 확정)를 입력합니다. 차종, 옵션, 일반적인 규칙의 기본 목록이 미리 채워집니다. 모든 화면을 예시 기록으로 채우고 싶다면 Also load sample data so I can see it full을 선택하세요. Save and continue를 클릭합니다.
- Rentals › Car classes를 열고 일일 요금과 보증금을 추가하세요. Extras, Seasons, Rental rules, Locations를 확인하고, 차량을 배차한다면 Drivers도 추가하세요.
- 왼쪽 메뉴에서 Rentals를 열고 헤더의 초록색 전원 버튼(Turn on)을 클릭하세요. Turn the assistant on 패널에 시작될 항목이 표시되며, 이를 확인하면 됩니다. 제목 옆의 배지가 Off에서 On으로 바뀝니다. 워크스페이스에서 자동화를 관리할 수 있는 사용자만 전원 버튼을 볼 수 있으며 어시스턴트를 켜고 끌 수 있습니다.
- Get started 탭에서 Try it on your own phone을 선택하고, 고객이 보내듯 본인 번호로 메시지를 보내 보세요.
- 방해 금지 시간대나 수신 거부한 사람에게는 아무것도 발송되지 않습니다.
- 몇 달 뒤 다시 방문을 권하는 메시지는 마케팅 메시지이므로 기본값은 꺼짐입니다.
기능
차량 카드
문의한 날짜 기준의 사진, 좌석 수, 짐 수용량, 변속기, 요금을 보여 줍니다.
인수 안내
인수 이틀 전에는 아직 도착하지 않은 서류를 알리고, 전날에는 인수 안내를 '문제없어요', '시간 변경', '취소' 버튼과 함께 보냅니다.
반납과 연장
'+1일', '+2일', '다른 날짜' 버튼이 있는 반납 알림입니다. 한 번의 탭으로 연장 요금을 계산해 바로 동의하거나 데스크에 문의할 수 있습니다. 월 단위 이용자에게는 반납 며칠 전에 한 달 더 연장을 제안합니다.
반납 지연과 평가
차량 반납이 늦어지면 데스크에 알림이 가고, '렌터카는 어떠셨나요?'라고 물어 만족한 이용자에게는 리뷰 링크를 보내고 불만이 있는 이용자는 담당자에게 직접 연결됩니다.
배차와 회수
호텔이나 자택으로의 배차와 회수는 배차 보드의 작업이 됩니다. 작업에 기사를 배정하고 '이동 중', '도착'을 탭하면 그때마다 기사 이름과 함께 이용자에게 알림이 갑니다.
사고 및 긴급출동
사고, 고장, 타이어 펑크, 파손, 열쇠 분실: 어시스턴트가 즉시 사고 건을 생성하고, 긴급 연락처와 긴급출동 번호를 안내하며, 사진과 실시간 위치를 요청하고, 긴급한 건은 팀에 연결합니다.
데스크
오늘의 인수, 반납, 지연 차량, 요청을 한눈에 보여 주며, 각 항목에서 예약을 열어 차량을 인도(번호판, 주행거리, 연료)하거나 회수할 수 있습니다. 모든 대여를 캘린더에 표시하는 플래너도 있으며 차종마다 색이 다릅니다.
리포트
매출, 차종별 차량 가동률, 연장, 사고, 평가를 접수한 예약, 이용자, 메시지 수와 함께 확인할 수 있습니다.
스크린샷
Rental Desk Assistant가 '지금 예약' 버튼과 함께 SUV 3일 요금을 안내하는 모습
문의한 날짜의 요금: 일일 요금, 공항 인수, 보험
운전면허증과 여권 사진을 채팅으로 수집하고 인수 전에 승인
'+1일', '+2일', '다른 날짜' 버튼이 있는 반납 알림
기사가 이동 중인 배차 추적과 채팅 내 긴급출동 지원
인수, 반납, 지연 차량, 차량 가동률이 표시된 오늘 화면자주 묻는 질문
어떤 렌터카 회사를 위한 것인가요?
시내 지점, 공항 데스크, 호텔·자택 배차를 운영하는 렌터카 회사를 위한 것입니다.
요금은 어떻게 계산하나요?
고객님의 자체 수치로 계산합니다. 차종별 일일 요금, 시즌 변동, 장기 할인, 젊은 운전자 추가 요금, 옵션, 편도 반납, 배차 요금, 시간 외 요금을 매번 같은 방식으로 계산합니다.
예약을 자동으로 확정하나요?
선택할 수 있습니다. 데스크가 한 번의 탭으로 확정하는 요청 예약으로 하거나, 보유 차량 수를 기준으로 해당 차종에 여유가 있으면 즉시 확정하도록 설정할 수 있습니다.
운전면허증과 신분증은 어떻게 수집하나요?
예약 후 이용자가 채팅으로 사진을 보내면 앱이 이용자 카드에 보관합니다. 인수 전에 Documents 화면에서 승인하거나 반려할 수 있으며, 반려한 서류는 다시 요청합니다.
이용자가 도로 위에서 문제를 겪으면 어떻게 되나요?
어시스턴트가 즉시 사고 건을 생성하고, 긴급 연락처와 긴급출동 번호를 안내하며, 사진과 실시간 위치를 요청하고, 긴급한 건은 팀에 연결합니다. 사고 건에 작성한 업데이트는 채팅으로 이용자에게 전달됩니다.
어떤 채널과 언어를 지원하나요?
WhatsApp, Instagram, 웹 채팅에서 24시간, 이용자가 쓰는 언어로, 음성 메시지까지 지원합니다.