ClickUp Lead Sync
Transforme les leads et les commandes de vos conversations MonoChat en tâches ClickUp, et renvoie dans MonoChat ce que votre équipe modifie dans ClickUp : un message au client, une note, un tag, un événement pour vos parcours, des champs de profil et des commentaires.
Présentation
ClickUp Lead Sync relie vos conversations MonoChat à votre ClickUp. Les leads et les commandes issus de vos chats deviennent des tâches ClickUp, remplies selon la façon dont votre équipe travaille, et ce que votre équipe modifie dans ClickUp revient dans MonoChat : un message au client, une note pour l’équipe, un tag, un événement pour vos propres parcours, des champs de profil et des commentaires.
Vous décidez quelles conversations deviennent des prospects (Règles de prospects), où vont les commandes et comment l’application sait qu’elles sont payées (Flux de commandes), et ce que fait MonoChat quand quelque chose change dans ClickUp (Réactions). Les écrans Aujourd’hui et Activité montrent tout ce que l’application a fait, et une carte ClickUp à côté de chaque conversation affiche les tâches du client.
Points forts
- Les chats deviennent des leads ClickUp. Une nouvelle conversation, le premier message d’un nouveau client, un tag, un champ de profil, un formulaire Lead Ads ou votre assistant IA crée une tâche dans la liste de votre choix. Si le même client a déjà une tâche ouverte issue de la règle, l’application y ajoute un commentaire au lieu de créer une nouvelle tâche.
- ClickUp bouge, MonoChat répond. Quand le statut d’une tâche passe à celui que vous avez choisi, qu’une condition sur un champ est remplie ou qu’une commande est payée, MonoChat peut envoyer un message au client, écrire une note pour l’équipe, ajouter ou retirer des tags, assigner ou clôturer la conversation, ou lancer vos parcours avec un événement personnalisé.
- Champs et commentaires dans les deux sens. Un champ mappé (nom, téléphone, e-mail ou champ de profil CRM) peut être réglé sur Dans les deux sens : une modification d’un côté met à jour l’autre. Un nouveau commentaire ClickUp devient une note dans la conversation, et une note que votre équipe ajoute au client devient un commentaire sur la tâche ouverte.
- Essayez sans risque. Le Mode test (et Chuchotement seulement sur une règle ou une réaction précise) n’écrit rien dans ClickUp et n’envoie rien aux clients : chaque étape est écrite comme chuchotement (note interne) dans la conversation.
Avant de commencer
Il vous faut :
- Un jeton API personnel ClickUp. Dans ClickUp : votre avatar › Settings › Apps › API Token › Generate (ou Copy). Il commence par
pk_. L’application agit au nom de cette personne : les tâches et commentaires apparaissent sous son nom. - Une liste ClickUp pour vos prospects, et une pour vos commandes si vous voulez utiliser le flux de commandes.
- Un canal connecté dans MonoChat (WhatsApp, Instagram, Messenger, chat web …). Pour écrire aux clients après la fenêtre de 24 heures, un modèle WhatsApp approuvé sur ce canal.
ClickUp ne peut pas appeler MonoChat : l’application lit donc les modifications des listes qu’elle utilise toutes les 1, 5 ou 15 minutes (Général › Lire ClickUp toutes les). Chaque lecture utilise une requête ClickUp par liste. Quand ClickUp demande à l’application de ralentir, le travail attend puis reprend tout seul.
Avec l’offre ClickUp Free, les champs personnalisés ne peuvent être utilisés qu’un nombre limité de fois. Une fois la limite atteinte, l’application crée quand même la tâche, écrit les valeurs des champs dans sa description et vous le signale sur l’écran Aujourd’hui.
Installation et configuration
- Installez ClickUp Lead Sync depuis Paramètres › MonoStore › Applications, ou ouvrez le lien d’installation app.monochat.ai/apps/v3SaNfhuHhuXb4Hrx. Sans compte MonoChat, le lien vous permet d’abord de vous inscrire, puis installe l’application pour vous.
- Ouvrez l’espace ClickUp (l’icône ClickUp dans le menu de gauche). Sous Connexion, collez votre Jeton API ClickUp, cliquez sur Tester et choisissez l’Espace de travail qui contient vos listes. Cliquez sur Enregistrer.
- Sous Règles de prospects, cliquez sur Nouvelle règle de prospects : choisissez le déclencheur, les filtres et la liste ClickUp, ainsi que la façon de remplir la tâche. Cliquez sur Enregistrer.
- Facultatif : sous Flux de commandes, choisissez la liste des commandes et la façon dont l’application sait qu’une commande est payée.
- Facultatif : sous Réactions, cliquez sur Nouvelle réaction pour décider de ce que fait MonoChat quand une tâche change dans ClickUp.
- Activez le Mode test sous Général si vous voulez d’abord tout essayer sur de vraies conversations. Cliquez ensuite sur le bouton marche/arrêt vert dans l’en-tête de l’espace, puis sur Activer. Le badge à côté du titre passe de Désactivé à Activé.
Chargez les Données d’exemple pour voir chaque écran rempli avant votre premier prospect. Les données d’exemple ne sont jamais écrites dans ClickUp et n’envoient jamais rien ; Supprimer les données d’exemple retire toutes les lignes d’exemple et conserve vos vraies règles, réactions et tâches.
Écran par écran
L’application se trouve dans l’espace ClickUp du menu de gauche : Aujourd’hui, Prospects, Commandes, Règles de prospects, Réactions et Activité, puis les paramètres : Connexion, Flux de commandes, Général et Données d’exemple. Les captures ci-dessous montrent les données d’exemple.
Pour commencer
L’onglet Pour commencer de votre page d’accueil ajoute une carte Configurer ClickUp Lead Sync en cinq étapes : 1. Connecter ClickUp, 2. Votre première règle de prospects, 3. Commandes (facultatif), 4. Une réaction (facultatif) et 5. L’activer. Chaque étape a un bouton qui ouvre l’écran correspondant, et Suivant passe à l’étape suivante.
L’en-tête de l’espace
L’en-tête affiche Activé ou Désactivé à côté du titre. Le bouton marche/arrêt ouvre Activer ClickUp Lead Sync : il liste ce qui est prêt et ce qui manque (Un jeton ClickUp, Un espace de travail ClickUp, Une règle de prospects, Le flux de commandes (facultatif), Une réaction (facultatif)) et active l’application. Une fois activée, les règles de prospects, le flux de commandes et les réactions se mettent à fonctionner.
Aujourd’hui
ClickUp › Aujourd’hui s’ouvre sur un résumé : combien de prospects et de commandes ont été envoyés à ClickUp aujourd’hui, combien de commandes ont été payées, combien de réactions se sont déclenchées et de messages sont partis. En dessous : l’état de l’application (activée ou désactivée), les étapes de configuration restantes et les derniers événements, chacun avec une étiquette :
- Tâche créée, Tâche liée, Commentaire ajouté : ce que l’application a fait dans ClickUp.
- Commande payée, Réaction, Message envoyé : ce qui s’est passé quand ClickUp ou un paiement a changé.
- Note de ClickUp, Profil mis à jour depuis ClickUp : commentaires et champs revenus de ClickUp.
- Ignoré avec la raison (par exemple Ni téléphone ni e-mail, ou Fenêtre de 24 heures fermée et aucun modèle) et Erreur avec la réponse de ClickUp et si l’application Réessaiera ou A abandonné.
Prospects
ClickUp › Prospects liste les tâches de prospects que l’application connaît : celles qu’elle a créées et celles qu’elle a liées par téléphone ou e-mail. Filtrez par Ouvertes, Fermées ou Tout, ou par règle (Toutes les règles). Chaque ligne affiche le nom de la tâche, son statut ClickUp, le client, la liste, la règle, ce qui l’a déclenchée (par exemple Nouvelle conversation ou Assistant IA) et le nombre de commentaires ajoutés par l’application.
Le crayon ouvre le prospect : la liste, la règle et le client (téléphone et e-mail), quand l’application l’a créé et l’a lu pour la dernière fois dans ClickUp, et son Activité : tâche créée, commentaires ajoutés, notes de ClickUp et champs de profil mis à jour depuis ClickUp.
Commandes
ClickUp › Commandes liste les tâches de commandes : Non payée, Payée ou Tout. Chaque ligne affiche le numéro de commande, le client, le montant, le statut ClickUp de la tâche et la date de paiement.
Règles de prospects
ClickUp › Règles de prospects détermine quelles conversations deviennent des tâches ClickUp. Chaque règle active dont le déclencheur et les filtres correspondent à une conversation crée sa propre tâche. Chaque ligne affiche le déclencheur, la liste, les filtres et le nombre de tâches, commentaires et erreurs produits par la règle. Utilisez le crayon pour modifier une règle, l’icône marche/arrêt pour l’activer ou la désactiver, ou la corbeille pour la supprimer. Nouvelle règle de prospects en ajoute une.
Le formulaire d’une règle de prospects
Le haut du formulaire nomme la règle et définit son Ordre (la plus basse passe en premier), Active et Chuchotement seulement (rien n’est écrit dans ClickUp : un chuchotement dans la conversation montre la tâche qui serait créée).
Quand est le déclencheur :
| Déclencheur | Quand une tâche est créée |
|---|---|
| Nouvelle conversation (clients qui reviennent inclus) | Une conversation s’ouvre. |
| Premier message d’un nouveau client | Quelqu’un vous écrit pour la première fois. |
| Tag ajouté | Un tag que vous choisissez est ajouté au client. |
| Champ du profil rempli ou égal à une valeur | Un champ du profil est rempli, ou prend la valeur que vous choisissez. |
| L’assistant IA appelle « Envoyer à ClickUp » | Votre assistant IA transmet le prospect avec l’outil Send the lead to the team (ClickUp), avec un résumé, l’intérêt et les coordonnées collectées. |
| Formulaire Lead Ads envoyé | Quelqu’un remplit un formulaire Lead Ads Facebook ou Instagram. |
| Seulement à la main (depuis la conversation) | Votre équipe clique sur Envoyer comme prospect sur la carte ClickUp. |
Seulement si affine la sélection :
- Canaux : vide signifie tous les canaux.
- Source : Toute source, Clic sur une annonce (référence), Organique (sans annonce) ou Formulaire Lead Ads.
- Mot-clé dans le premier message : plusieurs mots séparés par des virgules, l’un d’eux suffit.
- Seulement pendant les heures d’ouverture : les horaires définis sous Général.
- Requiert : Rien, Un numéro de téléphone, Une adresse e-mail ou Un numéro de téléphone ou un e-mail, avec L’attendre jusqu’à (minutes). Pendant ce temps, l’application surveille les messages et le profil ; 0 ignore immédiatement.
- Commentaire au lieu d’une nouvelle tâche pendant (jours) : si ce client a une tâche ouverte issue de cette règle créée ces derniers jours, un commentaire y est ajouté. 0 crée toujours une nouvelle tâche.
Liste ClickUp indique où va la tâche et comment elle est remplie :
- Espace, Dossier et Liste.
- Nom de la tâche et Description de la tâche avec des variables :
{name}{firstName}{phone}{email}{channel}{source}{date}{firstMessage}{conversationLink}{agent}{tags}{summary}{interest}{notes}{answers}. - Statut (vide : le premier statut de la liste), Priorité, Assigné (Personne, Un membre ClickUp fixe ou L’agent de la conversation (même e-mail dans ClickUp)) et Tags de la tâche.
Champs mappe des valeurs MonoChat vers des champs personnalisés ClickUp. Pour chaque ligne, choisissez la Valeur MonoChat (nom, prénom, téléphone, e-mail, canal, source ou annonce, premier message, lien de la conversation, agent assigné, tags, un Champ du profil CRM, une Réponse au formulaire, le Résumé de l’IA ou IA : intérêt, la date ou un Texte fixe), le Champ ClickUp et le Sens :
- MonoChat → ClickUp : la valeur est écrite à la création de la tâche.
- Dans les deux sens (nom, téléphone, e-mail et champs de profil CRM) : quand votre équipe modifie le champ dans ClickUp, le profil du client dans MonoChat est mis à jour (une option de liste déroulante devient l’option de profil correspondante, une date son jour, une case à cocher oui ou non) ; quand il change dans MonoChat, la tâche ouverte est mise à jour. Une valeur que l’application vient d’écrire n’est jamais renvoyée.
Une valeur qui ne convient pas au champ (un mot dans un champ numérique, une option absente de la liste déroulante) est laissée vide et signalée dans Activité. Lier les tâches créées dans ClickUp par téléphone / e-mail relie une tâche que quelqu’un crée dans cette liste au client MonoChat dont le téléphone ou l’e-mail figure dans le champ mappé, pour que ses réactions fonctionnent aussi.
Réactions
ClickUp › Réactions détermine ce que fait MonoChat quand quelque chose change dans ClickUp. Les réactions s’appliquent aux tâches que l’application connaît : celles qu’elle a créées et celles qu’elle a liées par téléphone ou e-mail. Chaque ligne affiche la liste, la condition, l’action, Une fois par tâche ou à chaque fois, et combien de fois la réaction s’est déclenchée, a envoyé un message ou a été ignorée.
Dans le formulaire d’une réaction :
- Quand : la Liste, puis la Condition : Le statut devient un statut que vous choisissez, Une condition sur un champ (une case est cochée, un champ est renseigné, une liste déroulante contient une option, un nombre est supérieur à 0) ou La commande est payée. Fréquence : Une fois par tâche ou Chaque fois qu’elle devient vraie.
- Message au client : Envoyer un message avec les variables
{name}{firstName}{task}{status}{orderNo}{amount}{url}{field:Field name}. Il est envoyé comme message libre tant que le canal le permet (WhatsApp, Messenger, Instagram : 24 heures après le dernier message du client) ; sinon Quand la fenêtre est fermée : modèle WhatsApp depuis un modèle de votre choix, ou l’étape est ignorée. Les clients portant un tag de désinscription ne le reçoivent jamais.
- Faire aussi : Chuchotement pour l’équipe, Ajouter des tags et Retirer des tags, Attribuer la conversation à une équipe ou une personne, Événement personnalisé pour vos flux (vos flux ayant un nœud d’événement avec cette clé démarrent, avec la tâche dans les données de l’événement ; clé vide :
clickup.paid) et Clôturer la conversation.
Activité
ClickUp › Activité conserve 90 jours de ce que l’application a fait : Tout, Tâches, Réactions, Ignoré ou Erreurs. Chaque événement affiche la tâche et le client, ce qui s’est passé et pourquoi, et pour les erreurs le nombre de tentatives. Tout ce qui a échoué peut être relancé.
Connexion
ClickUp › Connexion contient le Jeton API ClickUp et l’Espace de travail. Collez le jeton, cliquez sur Tester pour lister vos espaces de travail, choisissez-en un et cliquez sur Enregistrer.
Flux de commandes
ClickUp › Flux de commandes transforme les commandes en tâches dans une liste ClickUp. Quand une commande est payée, la tâche de commande ouverte du client est marquée comme payée (ou une tâche payée est créée) et les réactions « payée » s’exécutent. Le flux de commandes reste désactivé tant qu’il n’a pas de liste et de source « payée ».
- Liste ClickUp : espace, dossier et liste, nom et description de la tâche, statut d’une nouvelle commande, priorité, assigné, tags et mappage des champs (montant, devise, articles, numéro de commande, moyen de paiement et référence, adresse et coordonnées du client).
- Quand une commande est-elle payée ? Une ou plusieurs de ces sources :
- Paiements MonoChat : un paiement via vos liens de paiement MonoChat marque la commande ouverte du client comme payée, ou crée une commande payée.
- Une condition dans ClickUp : votre équipe l’indique dans ClickUp (un statut ou un champ) ; l’application le voit à la lecture suivante.
- Votre système (API) : votre boutique ou votre système de paiement prévient l’application. L’écran affiche l’adresse, une Clé de l’application et une commande
curlprête à l’emploi. L’appel nécessite un jeton API utilisateur MonoChat et la clé de l’application, ainsi que le téléphone, l’e-mail ou l’identifiant du client et le montant ; numéro de commande, devise, articles, moyen de paiement, adresse et référence sont facultatifs. Une même référence n’est enregistrée qu’une fois.
- Quand MonoChat ou votre système indique payé, l’application marque la tâche : elle définit le statut et, en option, coche une case.
Votre équipe peut aussi cliquer sur Créer une commande sur la carte ClickUp à côté d’une conversation : une tâche de commande non payée pour ce client, marquée payée à l’arrivée du paiement.
Général
ClickUp › Général :
| Paramètre | Effet |
|---|---|
| Mode test | Rien n’est écrit dans ClickUp et rien ne part vers les clients : chaque tâche, commentaire, message et modification est écrit comme chuchotement dans la conversation. Désactivez-le pour passer en production. |
| Lire ClickUp toutes les | 1, 5 ou 15 minutes. Chaque lecture utilise une requête ClickUp par liste (davantage quand beaucoup de tâches ont changé). |
| Fuseau horaire, Heures d’ouverture : jours, De, À | Pour les règles de prospects avec Seulement pendant les heures d’ouverture. |
| Langue des notes de l’équipe | La langue des chuchotements écrits par l’application. |
| Tags de désinscription | Les clients portant l’un de ces tags ne reçoivent jamais de message de l’application. |
| Note dans la conversation | Un chuchotement pour l’équipe, avec le lien, quand une tâche est créée ou commentée. |
| Commentaires ClickUp → note dans la conversation | Un nouveau commentaire sur une tâche liée (hors commentaires écrits par l’application) devient une note dans la dernière conversation du client. |
| Notes client → commentaire ClickUp | Une note que votre équipe ajoute à un client (la carte Notes à côté de la conversation) est publiée comme commentaire sur la tâche ouverte du client, avec le nom de son auteur. |
La carte ClickUp à côté d’une conversation
Dans la boîte de réception, une carte ClickUp à côté de la conversation affiche les tâches du client, leur statut et le dernier commentaire ClickUp, avec Ouvrir dans ClickUp. Votre équipe peut Envoyer comme prospect (en choisissant la règle) ou Créer une commande en un clic. Tant que l’application est désactivée, ou avant que le client ait une tâche, la carte l’indique.
FAQ
ClickUp met-il MonoChat à jour instantanément ? Non. ClickUp ne peut pas appeler MonoChat : l’application lit donc les listes qu’elle utilise toutes les 1, 5 ou 15 minutes. La connexion avec votre identifiant ClickUp (OAuth) et les mises à jour instantanées sont prévues.
Le même client recevra-t-il beaucoup de tâches ? Pas depuis la même règle : pendant le nombre de jours défini dans Commentaire au lieu d’une nouvelle tâche pendant (jours), l’application ajoute plutôt un commentaire à la tâche ouverte du client.
Que se passe-t-il quand un message ne peut pas être envoyé ? En dehors de la fenêtre de 24 heures, l’application utilise le modèle WhatsApp que vous avez choisi. Quand ni un message libre ni un modèle n’est possible, ou que le client porte un tag de désinscription, l’étape est ignorée et affichée dans Activité.
Puis-je l’essayer sans toucher à ClickUp ni aux clients ? Oui. Activez le Mode test sous Général, ou Chuchotement seulement sur une règle ou une réaction précise : tout est écrit comme chuchotement dans la conversation.