ClickUp Lead Sync

Integrazione

Trasforma lead e ordini delle sue conversazioni MonoChat in attività ClickUp e riporta in MonoChat ciò che il suo team modifica in ClickUp: un messaggio al cliente, una nota, un tag, un evento per i suoi flussi, campi del profilo e commenti.

• ClickUp
• WhatsApp
• Lead
• Ordini

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Panoramica

ClickUp Lead Sync collega le sue conversazioni MonoChat al suo ClickUp. Lead e ordini delle chat diventano attività ClickUp, compilate nel modo in cui lavora il suo team, e ciò che il suo team modifica in ClickUp torna in MonoChat: un messaggio al cliente, una nota per il team, un tag, un evento per i suoi flussi, campi del profilo e commenti.

Lei decide quali conversazioni diventano lead (Lead rules, Regole lead), dove vanno gli ordini e come l’app sa che sono pagati (Order flow, Flusso ordini) e cosa fa MonoChat quando qualcosa cambia in ClickUp (Reactions, Reazioni). Le schermate Today (Oggi) e Activity (Attività) mostrano tutto ciò che l’app ha fatto, e una scheda ClickUp accanto a ogni conversazione mostra le attività del cliente.

In evidenza

• Le chat diventano lead in ClickUp. Una nuova conversazione, il primo messaggio di un nuovo cliente, un tag, un campo del profilo, un modulo Lead Ads o il suo assistente IA creano un’attività nella lista che sceglie. Se lo stesso cliente ha già un’attività aperta generata dalla regola, l’app vi aggiunge un commento invece di creare una nuova attività.
• ClickUp si muove, MonoChat risponde. Quando lo stato di un’attività diventa quello che sceglie, una condizione su un campo è soddisfatta o un ordine viene pagato, MonoChat può inviare un messaggio al cliente, scrivere una nota per il team, aggiungere o rimuovere tag, assegnare o chiudere la conversazione, oppure avviare i suoi flussi con un evento personalizzato.
• Campi e commenti in entrambe le direzioni. Un campo mappato come nome, telefono, e-mail o campo del profilo CRM può essere impostato su Both ways (In entrambe le direzioni), così una modifica da una parte aggiorna l’altra. Un nuovo commento in ClickUp diventa una nota nella conversazione, e una nota che il suo team aggiunge al cliente diventa un commento sull’attività aperta.
• Provi in sicurezza. Test mode (Modalità test), e Whisper only (solo sussurro, cioè nota interna) su una singola regola o reazione, non scrive nulla in ClickUp e non invia nulla ai clienti: ogni passaggio viene scritto come sussurro nella conversazione.

Prima di iniziare

Le servono:

1. Un token API personale di ClickUp. In ClickUp: il suo avatar › Settings › Apps › API Token › Generate (oppure Copy). Inizia con pk_. L’app agisce come quella persona: attività e commenti compaiono a suo nome.
2. Una lista ClickUp per i suoi lead, e una per gli ordini se desidera usare il flusso ordini.
3. Un canale collegato in MonoChat (WhatsApp, Instagram, Messenger, web chat …). Per scrivere ai clienti dopo la finestra di 24 ore, un modello WhatsApp approvato su quel canale.

informazioni

ClickUp non può chiamare MonoChat, quindi l’app legge le modifiche delle liste che usa ogni 1, 5 o 15 minuti (General › Read ClickUp every, Leggi ClickUp ogni). Ogni lettura usa una richiesta a ClickUp per lista. Quando ClickUp chiede all’app di rallentare, il lavoro attende e riprende da solo.

Piano ClickUp Free

Nel piano ClickUp Free i campi personalizzati possono essere usati solo un numero limitato di volte. Quando il limite viene raggiunto, l’app crea comunque l’attività, scrive i valori dei campi nella descrizione e la avvisa nella schermata Today (Oggi).

Installazione e configurazione

1. Installi ClickUp Lead Sync da Impostazioni › MonoStore › App oppure apra il link di installazione app.monochat.ai/apps/v3SaNfhuHhuXb4Hrx. Se non ha un account MonoChat, il link le permette prima di registrarsi e poi installa l’app per lei.
2. Apra lo sportello ClickUp (l’icona di ClickUp nel menu a sinistra). In Connection (Connessione) incolli il suo ClickUp API token (token API di ClickUp), faccia clic su Test (Prova) e scelga il Workspace con le sue liste. Faccia clic su Save (Salva).
3. In Lead rules (Regole lead) faccia clic su New lead rule (Nuova regola lead): scelga il trigger, i filtri e la lista ClickUp, e come viene compilata l’attività. Faccia clic su Save.
4. Facoltativo: in Order flow (Flusso ordini) scelga la lista degli ordini e come l’app sa che un ordine è pagato.
5. Facoltativo: in Reactions (Reazioni) faccia clic su New reaction (Nuova reazione) per decidere cosa fa MonoChat quando un’attività cambia in ClickUp.
6. Attivi Test mode (Modalità test) in General (Generale) se desidera provare tutto prima su conversazioni reali. Poi faccia clic sul pulsante verde di accensione nell’intestazione dello sportello e su Turn on (Attiva). Il badge accanto al titolo passa da Off (Disattivato) a On (Attivato).

suggerimento

Carichi i Sample data (Dati di esempio) per vedere tutte le schermate compilate prima del primo lead. I dati di esempio non vengono mai scritti in ClickUp e non inviano mai nulla; Remove sample data (Rimuovi i dati di esempio) elimina tutte le righe di esempio e lascia le sue regole, reazioni e attività reali.

Schermata per schermata

L’app si trova nello sportello ClickUp del menu a sinistra: Today (Oggi), Leads (Lead), Orders (Ordini), Lead rules (Regole lead), Reactions (Reazioni) e Activity (Attività), poi le impostazioni: Connection (Connessione), Order flow (Flusso ordini), General (Generale) e Sample data (Dati di esempio). Gli screenshot qui sotto mostrano i dati di esempio.

Inizia

La scheda Inizia nella sua home page aggiunge una scheda Set up ClickUp Lead Sync (Configuri ClickUp Lead Sync) con cinque passaggi: 1. Connect ClickUp (Colleghi ClickUp), 2. Your first lead rule (La sua prima regola lead), 3. Orders (optional) (Ordini, facoltativo), 4. A reaction (optional) (Una reazione, facoltativa) e 5. Turn it on (La attivi). Ogni passaggio ha un pulsante che apre la schermata in cui completarlo, e Next (Avanti) passa al passaggio successivo.

L’intestazione dello sportello

L’intestazione mostra On (Attivato) oppure Off (Disattivato) accanto al titolo. Il pulsante di accensione apre Turn ClickUp Lead Sync on (Attiva ClickUp Lead Sync): elenca ciò che è pronto e ciò che manca (A ClickUp token, un token ClickUp; A ClickUp workspace, un workspace ClickUp; A lead rule, una regola lead; The order flow (optional), il flusso ordini, facoltativo; A reaction (optional), una reazione, facoltativa) e attiva l’app. Una volta attivata, le regole lead, il flusso ordini e le reazioni iniziano a funzionare.

Oggi

ClickUp › Today (Oggi) si apre con un riepilogo: quanti lead e ordini sono stati inviati oggi a ClickUp, quanti ordini sono stati pagati, quante reazioni sono scattate e quanti messaggi sono partiti. Sotto, lo stato dell’app (attivata o disattivata), i passaggi di configurazione ancora aperti e gli ultimi eventi, ciascuno con un’etichetta:

• Task created (Attività creata), Task linked (Attività collegata), Comment added (Commento aggiunto): ciò che l’app ha fatto in ClickUp.
• Order paid (Ordine pagato), Reaction (Reazione), Message sent (Messaggio inviato): ciò che è successo quando è cambiato ClickUp o un pagamento.
• Note from ClickUp (Nota da ClickUp), Profile updated from ClickUp (Profilo aggiornato da ClickUp): commenti e campi tornati indietro.
• Skipped (Saltato) con il motivo (per esempio No phone or e-mail, nessun telefono né e-mail, oppure 24-hour window closed and no template, finestra di 24 ore chiusa e nessun modello) ed Error (Errore) con ciò che ha risposto ClickUp e se l’app Will try again (Riproverà) oppure Gave up (Ha rinunciato).

Lead

ClickUp › Leads (Lead) elenca le attività lead che l’app conosce: quelle che ha creato e quelle che ha collegato tramite telefono o e-mail. Filtri per Open (Aperte), Closed (Chiuse) o All (Tutte), oppure per regola (Every rule, Tutte le regole). Ogni riga mostra il nome dell’attività, il suo stato in ClickUp, il cliente, la lista, la regola, cosa l’ha generata (per esempio New conversation, Nuova conversazione, oppure AI assistant, Assistente IA) e quanti commenti ha aggiunto l’app.

La matita apre il lead: la lista, la regola e il cliente (telefono ed e-mail), quando l’app lo ha creato e quando lo ha letto l’ultima volta da ClickUp, e la sua Activity (Attività): attività creata, commenti aggiunti, note da ClickUp e campi del profilo aggiornati da ClickUp.

Ordini

ClickUp › Orders (Ordini) elenca le attività degli ordini: Not paid (Non pagati), Paid (Pagati) o All (Tutti). Ogni riga mostra il numero d’ordine, il cliente, l’importo e lo stato dell’attività in ClickUp, e quando è stato pagato.

Regole lead

ClickUp › Lead rules (Regole lead) decide quali conversazioni diventano attività ClickUp. Ogni regola attiva il cui trigger e i cui filtri corrispondono a una conversazione crea la propria attività. Ogni riga mostra il trigger, la lista, i filtri e quante attività, commenti ed errori ha generato la regola. Usi la matita per modificare una regola, l’icona di accensione per attivarla o disattivarla, oppure il cestino per eliminarla. New lead rule (Nuova regola lead) ne aggiunge una.

Il modulo della regola lead

La parte superiore del modulo dà un nome alla regola e ne imposta Order (Ordine; il numero più basso viene prima), Active (Attiva) e Whisper only (solo sussurro; non viene scritto nulla in ClickUp: un sussurro nella conversazione mostra l’attività che verrebbe creata).

When (Quando) è il trigger:

Trigger	Quando viene creata un’attività
New conversation (also returning customers) (Nuova conversazione, anche clienti di ritorno)	Si apre una conversazione.
New customer’s first message (Primo messaggio di un nuovo cliente)	Qualcuno le scrive per la prima volta.
Tag added (Tag aggiunto)	Al cliente viene aggiunto un tag che lei sceglie.
Profile field filled or equal to a value (Campo del profilo compilato o uguale a un valore)	Un campo del profilo viene compilato, oppure assume il valore che lei sceglie.
The AI assistant calls “Send to ClickUp” (L’assistente IA chiama “Send to ClickUp”)	Il suo assistente IA passa il lead con lo strumento Send the lead to the team (ClickUp) (Invia il lead al team), con un riepilogo, l’interesse e i dati di contatto raccolti.
Lead Ads form submitted (Modulo Lead Ads inviato)	Qualcuno compila un modulo Lead Ads di Facebook o Instagram.
Only by hand (from the conversation) (Solo a mano, dalla conversazione)	Il suo team fa clic su Send as lead (Invia come lead) nella scheda ClickUp.

Only when (Solo quando) restringe il trigger:

• Channels (Canali): vuoto significa tutti i canali.
• Source (Provenienza): Any source (Qualsiasi provenienza), Ad click (referral) (Clic su annuncio, referral), Organic (no ad) (Organica, senza annuncio) o Lead Ads form (Modulo Lead Ads).
• Keyword in the first message (Parola chiave nel primo messaggio): più parole separate da virgole, ne basta una qualsiasi.
• Only within business hours (Solo in orario lavorativo): l’orario impostato in General (Generale).
• Needs (Richiede): Nothing (Nulla), A phone number (Un numero di telefono), An e-mail address (Un indirizzo e-mail) o A phone number or an e-mail (Un numero di telefono o un’e-mail), con Wait for it up to (minutes) (Attendi fino a, in minuti). Nel frattempo l’app osserva i messaggi e il profilo; 0 salta subito.
• Comment instead of a new task within (days) (Commenta invece di creare una nuova attività entro, in giorni): se questo cliente ha un’attività aperta di questa regola creata negli ultimi giorni, vi viene aggiunto un commento. 0 crea sempre una nuova attività.

ClickUp list (Lista ClickUp) indica dove va l’attività e come viene compilata:

• Space, Folder e List (spazio, cartella e lista).
• Task name (Nome dell’attività) e Task description (Descrizione dell’attività) con segnaposto: {name} {firstName} {phone} {email} {channel} {source} {date} {firstMessage} {conversationLink} {agent} {tags} {summary} {interest} {notes} {answers}.
• Status (Stato; vuoto: il primo stato della lista), Priority (Priorità), Assignee (Assegnatario: Nobody, nessuno; A fixed ClickUp member, un membro ClickUp fisso; oppure The conversation’s agent (same e-mail in ClickUp), l’agente della conversazione, con la stessa e-mail in ClickUp) e Task tags (Tag dell’attività).

Fields (Campi) mappa i valori MonoChat sui campi personalizzati di ClickUp. Per ogni riga scelga il MonoChat value (valore MonoChat: nome, nome di battesimo, telefono, e-mail, canale, provenienza o annuncio, primo messaggio, link della conversazione, agente assegnato, tag, un CRM profile field o campo del profilo CRM, una Lead form answer o risposta del modulo lead, l’AI summary o riepilogo IA, AI: interest o interesse secondo l’IA, la data oppure Fixed text, testo fisso), il ClickUp field (campo ClickUp) e la Direction (Direzione):

• MonoChat → ClickUp: il valore viene scritto quando l’attività viene creata.
• Both ways (In entrambe le direzioni; nome, telefono, e-mail e campi del profilo CRM): quando il suo team modifica il campo in ClickUp, il profilo del cliente in MonoChat viene aggiornato (un’opzione di un menu a tendina diventa l’opzione di profilo corrispondente, una data il suo giorno, una casella sì o no); quando cambia in MonoChat, viene aggiornata l’attività aperta. Un valore che l’app ha appena scritto non viene mai rimandato indietro.

Un valore non adatto al campo (una parola in un campo numerico, un’opzione che il menu a tendina non ha) viene lasciato vuoto e indicato in Activity (Attività). Link tasks made in ClickUp by phone / e-mail (Collega tramite telefono / e-mail le attività create in ClickUp) collega un’attività che qualcuno crea in questa lista al cliente MonoChat il cui telefono o e-mail si trova nel campo mappato, così anche le reazioni funzionano.

Reazioni

ClickUp › Reactions (Reazioni) decide cosa fa MonoChat quando qualcosa cambia in ClickUp. Le reazioni funzionano sulle attività che l’app conosce: quelle che ha creato e quelle che ha collegato tramite telefono o e-mail. Ogni riga mostra la lista, la condizione, cosa fa, Once per task (Una volta per attività) oppure ogni volta, e quante volte è scattata, ha inviato un messaggio o è stata saltata.

Nel modulo della reazione:

• When (Quando): la List (Lista), poi la Condition (Condizione): The status becomes (Lo stato diventa) uno stato che lei sceglie, A field condition (Una condizione su un campo: una casella viene spuntata, un campo viene compilato, un menu a tendina include un’opzione, un numero è maggiore di 0) oppure The order is paid (L’ordine è pagato). How often (Con quale frequenza): Once per task (Una volta per attività) oppure Every time it becomes true (Ogni volta che diventa vera).
• Message to the customer (Messaggio al cliente): Send a message (Invia un messaggio) con segnaposto {name} {firstName} {task} {status} {orderNo} {amount} {url} {field:Field name}. Viene inviato come messaggio libero finché il canale lo consente (WhatsApp, Messenger, Instagram: 24 ore dopo l’ultimo messaggio del cliente); altrimenti When the window is closed: WhatsApp template from (Quando la finestra è chiusa: modello WhatsApp da) un modello che lei sceglie, oppure viene saltato. I clienti con un tag di opt-out non lo ricevono mai.

• Also do (Fai anche): Whisper for the team (Sussurro per il team), Add tags (Aggiungi tag) e Remove tags (Rimuovi tag), Assign the conversation to (Assegna la conversazione a) un team o una persona, Custom event for your flows (Evento personalizzato per i suoi flussi; si avviano i suoi flussi con un nodo evento con questa chiave, con l’attività nei dati dell’evento; chiave vuota: clickup.paid) e Close the conversation (Chiudi la conversazione).

Attività

ClickUp › Activity (Attività) conserva 90 giorni di ciò che l’app ha fatto: All (Tutto), Tasks (Attività), Reactions (Reazioni), Skipped (Saltati) o Errors (Errori). Ogni evento mostra l’attività e il cliente, cosa è successo e perché e, per gli errori, quanti tentativi sono stati fatti. Tutto ciò che non è andato a buon fine può essere ritentato.

Connessione

ClickUp › Connection (Connessione) contiene il ClickUp API token (token API di ClickUp) e il Workspace. Incolli il token, faccia clic su Test (Prova) per elencare i suoi workspace, ne scelga uno e faccia clic su Save (Salva).

Flusso ordini

ClickUp › Order flow (Flusso ordini) trasforma gli ordini in attività in una lista ClickUp. Quando un ordine viene pagato, l’attività d’ordine aperta del cliente viene segnata come pagata (oppure ne viene creata una già pagata) e partono le reazioni “pagato”. Il flusso ordini resta disattivato finché non ha una lista e una fonte di “pagato”.

• ClickUp list (Lista ClickUp): spazio, cartella e lista, il nome e la descrizione dell’attività, lo stato di un nuovo ordine, la priorità, l’assegnatario, i tag e la mappatura dei campi (importo, valuta, articoli, numero d’ordine, metodo di pagamento e riferimento, indirizzo e i dati del cliente).
• When is an order paid? (Quando un ordine è pagato?) Una o più di queste opzioni:
  • MonoChat payments (Pagamenti MonoChat): un pagamento tramite i suoi link di pagamento MonoChat segna come pagato l’ordine aperto del cliente, oppure crea un ordine pagato.
  • A condition in ClickUp (Una condizione in ClickUp): il suo team lo segna in ClickUp (uno stato o un campo); l’app lo rileva alla lettura successiva.
  • Your system (API) (Il suo sistema, API): il suo negozio o sistema di pagamento lo comunica all’app. La schermata mostra l’indirizzo, una App key (chiave dell’app) e un comando curl pronto all’uso. La chiamata richiede un token API utente di MonoChat e la chiave dell’app, più il telefono, l’e-mail o l’id del cliente e l’importo; numero d’ordine, valuta, articoli, metodo di pagamento, indirizzo e riferimento sono facoltativi. Lo stesso riferimento viene registrato una sola volta.
• When MonoChat or your system says paid, the app marks the task (Quando MonoChat o il suo sistema indicano il pagamento, l’app segna l’attività): imposta lo stato e, facoltativamente, spunta una casella.

Il suo team può anche fare clic su Create order (Crea ordine) nella scheda ClickUp accanto a una conversazione: un’attività d’ordine non pagato per quel cliente, segnata come pagata quando arriva il pagamento.

Generale

ClickUp › General (Generale):

Impostazione	Cosa fa
Test mode (Modalità test)	Non viene scritto nulla in ClickUp e nulla arriva ai clienti: ogni attività, commento, messaggio e modifica viene scritto come sussurro nella conversazione. La disattivi per andare in produzione.
Read ClickUp every (Leggi ClickUp ogni)	1, 5 o 15 minuti. Ogni lettura usa una richiesta a ClickUp per lista (di più quando sono cambiate molte attività).
Time zone (Fuso orario), Business hours: days (Orario lavorativo: giorni), From (Da), To (A)	Per le regole lead con Only within business hours (Solo in orario lavorativo).
Language of the team notes (Lingua delle note del team)	La lingua dei sussurri che l’app scrive.
Opt-out tags (Tag di opt-out)	I clienti con uno qualsiasi di questi tag non ricevono mai messaggi dall’app.
Note in the conversation (Nota nella conversazione)	Un sussurro per il team quando un’attività viene creata o commentata, con il suo link.
ClickUp comments → conversation note (Commenti ClickUp → nota nella conversazione)	Un nuovo commento su un’attività collegata (non scritto dall’app) diventa una nota nella conversazione più recente del cliente.
Customer notes → ClickUp comment (Note del cliente → commento ClickUp)	Una nota che il suo team aggiunge a un cliente (la scheda Note accanto alla conversazione) viene pubblicata come commento sull’attività aperta del cliente, con il nome di chi l’ha scritta.

La scheda ClickUp accanto a una conversazione

Nella Posta in arrivo, una scheda ClickUp accanto alla conversazione mostra le attività del cliente, il loro stato e l’ultimo commento ClickUp, con Open in ClickUp (Apri in ClickUp). Il suo team può usare Send as lead (Invia come lead; scelga la regola) o Create order (Crea ordine) con un clic. Mentre l’app è disattivata, o prima che il cliente abbia un’attività, la scheda lo segnala.

FAQ

ClickUp aggiorna MonoChat all’istante? No. ClickUp non può chiamare MonoChat, quindi l’app legge le liste che usa ogni 1, 5 o 15 minuti. Sono previsti il collegamento con il login ClickUp (OAuth) e gli aggiornamenti istantanei.

Lo stesso cliente riceverà molte attività? Non dalla stessa regola: entro i giorni impostati in Comment instead of a new task within (days) (Commenta invece di creare una nuova attività entro, in giorni), l’app aggiunge invece un commento all’attività aperta del cliente.

Cosa succede quando un messaggio non può essere inviato? Fuori dalla finestra di 24 ore l’app usa il modello WhatsApp che lei ha scelto. Quando non sono possibili né un messaggio libero né un modello, oppure il cliente ha un tag di opt-out, il passaggio viene saltato e mostrato in Activity (Attività).

Posso provarla senza toccare ClickUp o i clienti? Sì. Attivi Test mode (Modalità test) in General (Generale), oppure Whisper only (solo sussurro) su una singola regola o reazione: tutto viene scritto come sussurro nella conversazione.

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