ClickUp Lead Sync
Macht aus Leads und Bestellungen in Ihren MonoChat-Gesprächen ClickUp-Aufgaben und bringt zurück zu MonoChat, was Ihr Team in ClickUp ändert: eine Nachricht an den Kunden, eine Notiz, ein Tag, ein Ereignis für Ihre Flows, Profilfelder und Kommentare.
Überblick
ClickUp Lead Sync verbindet Ihre MonoChat-Gespräche mit Ihrem ClickUp. Leads und Bestellungen aus Ihren Chats werden zu ClickUp-Aufgaben, ausgefüllt so, wie Ihr Team arbeitet, und was Ihr Team in ClickUp ändert, kommt zurück zu MonoChat: eine Nachricht an den Kunden, eine Notiz für das Team, ein Tag, ein Ereignis für Ihre eigenen Flows, Profilfelder und Kommentare.
Sie legen fest, welche Gespräche zu Leads werden (Lead-Regeln), wohin Bestellungen gehen und woran die App erkennt, dass sie bezahlt sind (Bestellablauf), und was MonoChat tut, wenn sich in ClickUp etwas ändert (Reaktionen). Die Bildschirme Heute und Aktivität zeigen alles, was die App getan hat, und eine ClickUp-Karte neben jedem Gespräch zeigt die Aufgaben des Kunden.
Highlights
- Aus Chats werden ClickUp-Leads. Ein neues Gespräch, die erste Nachricht eines neuen Kunden, ein Tag, ein Profilfeld, ein Lead-Ads-Formular oder Ihr KI-Assistent erstellt eine Aufgabe in der Liste Ihrer Wahl. Hat derselbe Kunde bereits eine offene Aufgabe aus dieser Regel, fügt die App dort einen Kommentar hinzu, statt eine neue Aufgabe anzulegen.
- ClickUp bewegt sich, MonoChat antwortet. Wechselt der Status einer Aufgabe auf den von Ihnen gewählten, ist eine Feldbedingung erfüllt oder wird eine Bestellung bezahlt, kann MonoChat dem Kunden schreiben, eine Notiz für das Team anlegen, Tags hinzufügen oder entfernen, das Gespräch zuweisen oder schließen oder mit einem eigenen Ereignis Ihre Flows starten.
- Felder und Kommentare in beide Richtungen. Ein zugeordnetes Feld für Name, Telefon, E-Mail oder CRM-Profil lässt sich auf In beide Richtungen stellen, sodass eine Änderung auf einer Seite die andere aktualisiert. Ein neuer ClickUp-Kommentar wird zur Notiz im Gespräch, und eine Notiz, die Ihr Team beim Kunden hinzufügt, wird zum Kommentar in der offenen Aufgabe.
- Gefahrlos ausprobieren. Der Testmodus (und Nur Flüsternotiz bei einer einzelnen Regel oder Reaktion) schreibt nichts in ClickUp und sendet nichts an Kunden: Jeder Schritt wird als Flüsternotiz (interne Notiz) ins Gespräch geschrieben.
Bevor Sie beginnen
Sie benötigen:
- Ein persönliches ClickUp-API-Token. In ClickUp: Ihr Avatar › Settings › Apps › API Token › Generate (oder Copy). Es beginnt mit
pk_. Die App handelt als diese Person: Aufgaben und Kommentare erscheinen unter ihrem Namen. - Eine ClickUp-Liste für Ihre Leads und eine für Ihre Bestellungen, wenn Sie den Bestellablauf nutzen möchten.
- Einen verbundenen Kanal in MonoChat (WhatsApp, Instagram, Messenger, Webchat …). Um Kunden nach dem 24-Stunden-Fenster zu schreiben, eine freigegebene WhatsApp-Vorlage auf diesem Kanal.
ClickUp kann MonoChat nicht aufrufen, daher liest die App die Änderungen der genutzten Listen alle 1, 5 oder 15 Minuten (Allgemein › ClickUp lesen alle). Jeder Lesevorgang verbraucht eine ClickUp-Anfrage pro Liste. Bittet ClickUp die App, langsamer zu werden, wartet die Arbeit und läuft von selbst weiter.
Im ClickUp-Free-Plan lassen sich benutzerdefinierte Felder nur begrenzt oft verwenden. Ist das Limit erreicht, erstellt die App die Aufgabe trotzdem, schreibt die Feldwerte in die Beschreibung und informiert Sie auf dem Bildschirm Heute.
Installation und Einrichtung
- Installieren Sie ClickUp Lead Sync unter Einstellungen › MonoStore › Apps oder öffnen Sie den Installationslink app.monochat.ai/apps/v3SaNfhuHhuXb4Hrx. Ohne MonoChat-Konto können Sie sich über den Link zuerst registrieren, und die App wird für Sie installiert.
- Öffnen Sie den ClickUp-Bereich (das ClickUp-Symbol im linken Menü). Fügen Sie unter Verbindung Ihr ClickUp-API-Token ein, klicken Sie auf Testen und wählen Sie den Workspace mit Ihren Listen. Klicken Sie auf Speichern.
- Klicken Sie unter Lead-Regeln auf Neue Lead-Regel: Wählen Sie den Auslöser, die Filter und die ClickUp-Liste sowie, wie die Aufgabe ausgefüllt wird. Klicken Sie auf Speichern.
- Optional: Wählen Sie unter Bestellablauf die Bestellliste und woran die App erkennt, dass eine Bestellung bezahlt ist.
- Optional: Klicken Sie unter Reaktionen auf Neue Reaktion, um festzulegen, was MonoChat tut, wenn sich eine Aufgabe in ClickUp ändert.
- Schalten Sie unter Allgemein den Testmodus ein, wenn Sie zuerst alles an echten Gesprächen ausprobieren möchten. Klicken Sie dann auf den grünen Ein-/Aus-Schalter in der Kopfzeile des Bereichs und auf Einschalten. Das Badge neben dem Titel wechselt von Aus zu An.
Laden Sie Beispieldaten, um jeden Bildschirm schon vor Ihrem ersten Lead ausgefüllt zu sehen. Beispieldaten werden nie in ClickUp geschrieben und senden nie etwas; Beispieldaten entfernen entfernt alle Beispielzeilen und lässt Ihre echten Regeln, Reaktionen und Aufgaben unberührt.
Bildschirm für Bildschirm
Die App befindet sich im ClickUp-Bereich im linken Menü: Heute, Leads, Bestellungen, Lead-Regeln, Reaktionen und Aktivität, danach die Einstellungen: Verbindung, Bestellablauf, Allgemein und Beispieldaten. Die Screenshots unten zeigen die Beispieldaten.
Erste Schritte
Der Tab Erste Schritte auf Ihrer Startseite erhält eine Karte ClickUp Lead Sync einrichten mit fünf Schritten: 1. ClickUp verbinden, 2. Ihre erste Lead-Regel, 3. Bestellungen (optional), 4. Eine Reaktion (optional) und 5. Einschalten. Jeder Schritt hat eine Schaltfläche, die den passenden Bildschirm öffnet, und Weiter springt zum nächsten Schritt.
Die Kopfzeile des Bereichs
Die Kopfzeile zeigt An oder Aus neben dem Titel. Der Ein-/Aus-Schalter öffnet ClickUp Lead Sync einschalten: Dort steht, was bereit ist und was fehlt (Ein ClickUp-Token, Ein ClickUp-Workspace, Eine Lead-Regel, Der Bestellablauf (optional), Eine Reaktion (optional)), und die App wird eingeschaltet. Sobald sie an ist, beginnen die Lead-Regeln, der Bestellablauf und die Reaktionen zu arbeiten.
Heute
ClickUp › Heute beginnt mit einer Zusammenfassung: wie viele Leads und Bestellungen heute an ClickUp gesendet wurden, wie viele Bestellungen bezahlt wurden und wie viele Reaktionen ausgelöst und Nachrichten verschickt wurden. Darunter stehen der Zustand der App (an oder aus), die noch offenen Einrichtungsschritte und die neuesten Ereignisse, jeweils mit einer Kennzeichnung:
- Aufgabe angelegt, Aufgabe verknüpft, Kommentar hinzugefügt: was die App in ClickUp getan hat.
- Bestellung bezahlt, Reaktion, Nachricht gesendet: was passiert ist, als sich ClickUp oder eine Zahlung geändert hat.
- Notiz aus ClickUp, Profil aus ClickUp aktualisiert: Kommentare und Felder, die zurückgekommen sind.
- Übersprungen mit dem Grund (zum Beispiel Keine Telefonnummer oder E-Mail oder 24-Stunden-Fenster geschlossen und keine Vorlage) und Fehler mit der Meldung von ClickUp und ob die App Versucht es erneut oder Aufgegeben hat.
Leads
ClickUp › Leads listet die Lead-Aufgaben, die die App kennt: die von ihr erstellten und die über Telefon oder E-Mail verknüpften. Filtern Sie nach Offen, Geschlossen oder Alle oder nach Regel (Alle Regeln). Jede Zeile zeigt den Aufgabennamen, ihren ClickUp-Status, den Kunden, die Liste, die Regel, den Auslöser (zum Beispiel Neues Gespräch oder KI-Assistent) und wie viele Kommentare die App hinzugefügt hat.
Der Stift öffnet den Lead: Liste, Regel und Kunde (Telefon und E-Mail), wann die App ihn angelegt und zuletzt aus ClickUp gelesen hat, und seine Aktivität: angelegte Aufgabe, hinzugefügte Kommentare, Notizen aus ClickUp und aus ClickUp aktualisierte Profilfelder.
Bestellungen
ClickUp › Bestellungen listet die Bestellaufgaben: Nicht bezahlt, Bezahlt oder Alle. Jede Zeile zeigt die Bestellnummer, den Kunden, den Betrag, den ClickUp-Status der Aufgabe und wann bezahlt wurde.
Lead-Regeln
ClickUp › Lead-Regeln legt fest, welche Gespräche zu ClickUp-Aufgaben werden. Jede aktive Regel, deren Auslöser und Filter auf ein Gespräch passen, erstellt ihre eigene Aufgabe. Jede Zeile zeigt den Auslöser, die Liste, die Filter und wie viele Aufgaben, Kommentare und Fehler die Regel erzeugt hat. Mit dem Stift bearbeiten Sie eine Regel, mit dem Ein-/Aus-Symbol schalten Sie sie ein oder aus, mit dem Papierkorb löschen Sie sie. Neue Lead-Regel fügt eine hinzu.
Das Formular einer Lead-Regel
Oben im Formular benennen Sie die Regel und legen ihre Reihenfolge (niedriger kommt zuerst), Aktiv und Nur Flüsternotiz fest (nichts wird in ClickUp geschrieben: Eine Flüsternotiz im Gespräch zeigt die Aufgabe, die erstellt würde).
Wann ist der Auslöser:
| Auslöser | Wann eine Aufgabe erstellt wird |
|---|---|
| Neues Gespräch (auch wiederkehrende Kunden) | Ein Gespräch wird eröffnet. |
| Erste Nachricht eines neuen Kunden | Jemand schreibt Ihnen zum ersten Mal. |
| Tag hinzugefügt | Ein von Ihnen gewähltes Tag wird dem Kunden hinzugefügt. |
| Profilfeld ausgefüllt oder gleich einem Wert | Ein Profilfeld wird ausgefüllt oder erhält den von Ihnen gewählten Wert. |
| Der KI-Assistent ruft „An ClickUp senden“ auf | Ihr KI-Assistent übergibt den Lead mit dem Tool Send the lead to the team (ClickUp), zusammen mit einer Zusammenfassung, dem Interesse und den gesammelten Kontaktdaten. |
| Lead-Ads-Formular abgeschickt | Jemand füllt ein Facebook- oder Instagram-Lead-Ads-Formular aus. |
| Nur von Hand (aus dem Gespräch) | Ihr Team klickt auf der ClickUp-Karte auf Als Lead senden. |
Nur wenn schränkt das ein:
- Kanäle: leer bedeutet jeden Kanal.
- Quelle: Jede Quelle, Anzeigenklick (Referral), Organisch (ohne Anzeige) oder Lead-Ads-Formular.
- Stichwort in der ersten Nachricht: mehrere durch Kommas getrennt, eines davon genügt.
- Nur während der Geschäftszeiten: die Zeiten unter Allgemein.
- Benötigt: Nichts, Eine Telefonnummer, Eine E-Mail-Adresse oder Eine Telefonnummer oder E-Mail, mit Höchstens warten (Minuten). Die App beobachtet währenddessen die Nachrichten und das Profil; bei 0 wird sofort übersprungen.
- Kommentar statt neuer Aufgabe innerhalb von (Tagen): Hat dieser Kunde eine offene Aufgabe aus dieser Regel, die in den letzten Tagen angelegt wurde, wird dort ein Kommentar hinzugefügt. Bei 0 entsteht immer eine neue Aufgabe.
ClickUp-Liste legt fest, wohin die Aufgabe geht und wie sie ausgefüllt wird:
- Space, Ordner und Liste.
- Aufgabenname und Aufgabenbeschreibung mit Platzhaltern:
{name}{firstName}{phone}{email}{channel}{source}{date}{firstMessage}{conversationLink}{agent}{tags}{summary}{interest}{notes}{answers}. - Status (leer: der erste Status der Liste), Priorität, Zuständig (Niemand, Ein festes ClickUp-Mitglied oder Der Agent des Gesprächs (gleiche E-Mail in ClickUp)) und Aufgaben-Tags.
Felder ordnet MonoChat-Werte benutzerdefinierten ClickUp-Feldern zu. Wählen Sie für jede Zeile den MonoChat-Wert (Name, Vorname, Telefon, E-Mail, Kanal, Quelle oder Anzeige, erste Nachricht, Gesprächslink, zugewiesener Agent, Tags, ein CRM-Profilfeld, eine Antwort im Lead-Formular, die KI-Zusammenfassung oder KI: Interesse, das Datum oder Fester Text), das ClickUp-Feld und die Richtung:
- MonoChat → ClickUp: Der Wert wird beim Erstellen der Aufgabe geschrieben.
- In beide Richtungen (Name, Telefon, E-Mail und CRM-Profilfelder): Ändert Ihr Team das Feld in ClickUp, wird das Profil des Kunden in MonoChat aktualisiert (eine Dropdown-Option wird zur passenden Profiloption, ein Datum zu seinem Tag, ein Kontrollkästchen zu Ja oder Nein); ändert es sich in MonoChat, wird die offene Aufgabe aktualisiert. Ein Wert, den die App gerade geschrieben hat, wird nie zurückgesendet.
Ein Wert, der nicht zum Feld passt (ein Wort in einem Zahlenfeld, eine Option, die das Dropdown nicht hat), bleibt leer und wird unter Aktivität genannt. In ClickUp angelegte Aufgaben über Telefon / E-Mail verknüpfen verknüpft eine Aufgabe, die jemand in dieser Liste anlegt, mit dem MonoChat-Kunden, dessen Telefonnummer oder E-Mail im zugeordneten Feld steht, damit auch deren Reaktionen funktionieren.
Reaktionen
ClickUp › Reaktionen legt fest, was MonoChat tut, wenn sich in ClickUp etwas ändert. Reaktionen wirken auf Aufgaben, die die App kennt: die von ihr erstellten und die über Telefon oder E-Mail verknüpften. Jede Zeile zeigt die Liste, die Bedingung, was die Reaktion tut, Einmal pro Aufgabe oder jedes Mal, und wie oft sie ausgelöst wurde, eine Nachricht gesendet hat oder übersprungen wurde.
Im Formular einer Reaktion:
- Wann: die Liste, dann die Bedingung: Der Status wird zu einem von Ihnen gewählten Status, Eine Feldbedingung (ein Kontrollkästchen ist aktiviert, ein Feld ist gesetzt, ein Dropdown enthält eine Option, eine Zahl ist größer als 0) oder Die Bestellung ist bezahlt. Wie oft: Einmal pro Aufgabe oder Jedes Mal, wenn sie zutrifft.
- Nachricht an den Kunden: Nachricht senden mit den Platzhaltern
{name}{firstName}{task}{status}{orderNo}{amount}{url}{field:Field name}. Sie wird als freie Nachricht gesendet, solange der Kanal das erlaubt (WhatsApp, Messenger, Instagram: 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden); andernfalls Wenn das Fenster geschlossen ist: WhatsApp-Vorlage von einer Vorlage Ihrer Wahl, oder der Schritt wird übersprungen. Kunden mit einem Abmelde-Tag erhalten sie nie.
- Außerdem: Flüsternotiz für das Team, Tags hinzufügen und Tags entfernen, Gespräch zuweisen an ein Team oder eine Person, Eigenes Ereignis für Ihre Flows (Ihre Flows mit einem Ereignisknoten mit diesem Schlüssel starten, mit der Aufgabe in den Daten des Ereignisses; leerer Schlüssel:
clickup.paid) und Gespräch schließen.
Aktivität
ClickUp › Aktivität bewahrt 90 Tage lang auf, was die App getan hat: Alle, Aufgaben, Reaktionen, Übersprungen oder Fehler. Jedes Ereignis zeigt Aufgabe und Kunde, was passiert ist und warum, und bei Fehlern, wie viele Versuche unternommen wurden. Alles, was fehlgeschlagen ist, lässt sich erneut versuchen.
Verbindung
ClickUp › Verbindung enthält das ClickUp-API-Token und den Workspace. Fügen Sie das Token ein, klicken Sie auf Testen, um Ihre Workspaces aufzulisten, wählen Sie einen aus und klicken Sie auf Speichern.
Bestellablauf
ClickUp › Bestellablauf macht aus Bestellungen Aufgaben in einer ClickUp-Liste. Wird eine Bestellung bezahlt, wird die offene Bestellaufgabe des Kunden als bezahlt markiert (oder eine bezahlte angelegt), und die „bezahlt“-Reaktionen laufen. Der Bestellablauf bleibt aus, bis er eine Liste und eine „bezahlt“-Quelle hat.
- ClickUp-Liste: Space, Ordner und Liste, Aufgabenname und Beschreibung, Status einer neuen Bestellung, Priorität, Zuständigkeit, Tags und Feldzuordnung (Betrag, Währung, Artikel, Bestellnummer, Zahlungsart und Referenz, Adresse und die Daten des Kunden).
- Wann ist eine Bestellung bezahlt? Eine oder mehrere der folgenden Quellen:
- MonoChat-Zahlungen: Eine Zahlung über Ihre MonoChat-Zahlungslinks markiert die offene Bestellung des Kunden als bezahlt oder legt eine bezahlte Bestellung an.
- Eine Bedingung in ClickUp: Ihr Team markiert es in ClickUp (ein Status oder ein Feld); die App erkennt es beim nächsten Lesevorgang.
- Ihr System (API): Ihr Shop oder Zahlungssystem teilt es der App mit. Der Bildschirm zeigt die Adresse, einen App-Schlüssel und einen fertigen
curl-Befehl. Der Aufruf benötigt ein MonoChat-Benutzer-API-Token und den App-Schlüssel sowie Telefonnummer, E-Mail oder ID des Kunden und den Betrag; Bestellnummer, Währung, Artikel, Zahlungsart, Adresse und Referenz sind optional. Dieselbe Referenz wird nur einmal erfasst.
- Wenn MonoChat oder Ihr System „bezahlt“ meldet, markiert die App die Aufgabe: Status setzen und optional ein Kontrollkästchen aktivieren.
Ihr Team kann auch auf der ClickUp-Karte neben einem Gespräch auf Bestellung anlegen klicken: eine unbezahlte Bestellaufgabe für diesen Kunden, die als bezahlt markiert wird, sobald die Zahlung eingeht.
Allgemein
ClickUp › Allgemein:
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Testmodus | Nichts wird in ClickUp geschrieben und nichts geht an Kunden: Jede Aufgabe, jeder Kommentar, jede Nachricht und jede Änderung wird als Flüsternotiz ins Gespräch geschrieben. Schalten Sie ihn aus, um live zu gehen. |
| ClickUp lesen alle | 1, 5 oder 15 Minuten. Jeder Lesevorgang verbraucht eine ClickUp-Anfrage pro Liste (mehr, wenn sich viele Aufgaben geändert haben). |
| Zeitzone, Geschäftszeiten: Tage, Von, Bis | Für Lead-Regeln mit Nur während der Geschäftszeiten. |
| Sprache der Team-Notizen | Die Sprache der Flüsternotizen, die die App schreibt. |
| Abmelde-Tags | Kunden mit einem dieser Tags erhalten nie eine Nachricht von der App. |
| Notiz im Gespräch | Eine Flüsternotiz für das Team mit dem Link, wenn eine Aufgabe angelegt oder kommentiert wird. |
| ClickUp-Kommentare → Notiz im Gespräch | Ein neuer Kommentar zu einer verknüpften Aufgabe (nicht einer, den die App geschrieben hat) wird zur Notiz im neuesten Gespräch des Kunden. |
| Kundennotizen → ClickUp-Kommentar | Eine Notiz, die Ihr Team bei einem Kunden hinzufügt (die Notizen-Karte neben dem Gespräch), wird mit dem Namen der schreibenden Person als Kommentar in der offenen Aufgabe des Kunden veröffentlicht. |
Die ClickUp-Karte neben einem Gespräch
Im Posteingang zeigt eine ClickUp-Karte neben dem Gespräch die Aufgaben des Kunden, ihren Status und den neuesten ClickUp-Kommentar, mit In ClickUp öffnen. Ihr Team kann mit einem Klick Als Lead senden (Regel auswählen) oder Bestellung anlegen. Ist die App aus oder hat der Kunde noch keine Aufgabe, weist die Karte darauf hin.
FAQ
Aktualisiert ClickUp MonoChat sofort? Nein. ClickUp kann MonoChat nicht aufrufen, daher liest die App die genutzten Listen alle 1, 5 oder 15 Minuten. Die Verbindung über Ihr ClickUp-Login (OAuth) und sofortige Updates sind geplant.
Bekommt derselbe Kunde viele Aufgaben? Nicht aus derselben Regel: Innerhalb der Tage, die Sie unter Kommentar statt neuer Aufgabe innerhalb von (Tagen) festlegen, fügt die App stattdessen einen Kommentar zur offenen Aufgabe des Kunden hinzu.
Was passiert, wenn eine Nachricht nicht gesendet werden kann? Außerhalb des 24-Stunden-Fensters verwendet die App die von Ihnen gewählte WhatsApp-Vorlage. Ist weder eine freie Nachricht noch eine Vorlage möglich oder hat der Kunde ein Abmelde-Tag, wird der Schritt übersprungen und unter Aktivität angezeigt.
Kann ich es testen, ohne ClickUp oder Kunden zu berühren? Ja. Schalten Sie unter Allgemein den Testmodus ein oder bei einer einzelnen Regel oder Reaktion Nur Flüsternotiz: Alles wird als Flüsternotiz ins Gespräch geschrieben.